土建工程竣工資料管理存在的問題與對(duì)策

馮汝靜

摘 ? 要：工程竣工的資料檔案能全方位的鑒定及考核工程的質(zhì)量，也是后期運(yùn)營(yíng)與維護(hù)的主要參考。因此，作為項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)建造單位，必須將整個(gè)項(xiàng)目的所有流程涉及的資料檔案，嚴(yán)格的遵照管理規(guī)范進(jìn)行分類封存，務(wù)必確保資料的真實(shí)性，可靠性以及準(zhǔn)確性，為整個(gè)工程的安全、高效及持久性提供保障。但從建立檔案，到收集資料，再到資料審核整理、驗(yàn)收與結(jié)算，直至最后封存，有很多方面的問題要注意，因此需要相關(guān)單位提高資料管理意識(shí)以及工作素養(yǎng)，將資料檔案更好地進(jìn)行管理，以保障整個(gè)工程的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：土建工程;竣工資料檔案;管理工作

1 ?引言

在土建工程施工建設(shè)與管理過程中出現(xiàn)的具備價(jià)值的文字、圖片、表格、報(bào)告、圖紙等資料與記錄均屬于土建工程竣工驗(yàn)收資料。土建工程竣工驗(yàn)收資料能夠真實(shí)反映整個(gè)土建工程的施工過程，屬于工程管理與工程驗(yàn)收中最重要的一種文獻(xiàn)資料，是對(duì)土建工程施工質(zhì)量進(jìn)行衡量的重要依據(jù)。在土建工程施工結(jié)束后，土建工程竣工驗(yàn)收資料有利于工程運(yùn)行的管理，為工程擴(kuò)建提供書面依據(jù)，因此，需做好土建工程竣工驗(yàn)收資料的收集與編制，以有利于土建工程的管理與維護(hù)。

2 ?土建竣工資料存在問題

2.1 ?相關(guān)制度不健全

隨著工程的開展，雖然在資料管理方面制定了一些制度，但一般都不健全，難以保證資料整編工作的有效開展。比如，項(xiàng)目前期未建立竣工資料的收集、整理、分類制度，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)數(shù)據(jù)查詢和索引系統(tǒng)，沒有專門的數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)系統(tǒng)，也沒有統(tǒng)一的驗(yàn)收格式和范圍劃分標(biāo)準(zhǔn)，第三方資料移交標(biāo)準(zhǔn)制度沒有制定。

2.2 ?人員問題

通常資料的形成和資料的整理是由不同的人來操作的。資料形成多是由現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員來負(fù)責(zé)，而后期資料整理則是由資料員負(fù)責(zé)。工程技術(shù)人員重視現(xiàn)場(chǎng)施工、輕視資料填寫，只懂技術(shù)不懂檔案，填寫資料時(shí)態(tài)度隨意、敷衍了之，缺乏技術(shù)含量，僅僅是施工的流水賬，填寫的資料不真實(shí)或不完整，不僅無法真實(shí)反映建設(shè)項(xiàng)目的各種施工情況，而且做出來的資料也不滿足歸檔要求;而從事檔案管理的資料員往往只有文檔知識(shí)，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)完全不了解，對(duì)工程資料體系又不夠熟悉，導(dǎo)致資料歸檔時(shí)效率很低。再加上技術(shù)人員和文檔人員的流動(dòng)性大，極易出現(xiàn)交接斷層現(xiàn)象。

2.3 ?部分資料編制時(shí)效性差

竣工資料多是在項(xiàng)目完工之后3～6個(gè)月完成移交，而土建項(xiàng)目工程由于其建設(shè)周期較長(zhǎng)，資料移交進(jìn)展緩慢，不能達(dá)到“邊施工、邊移交”。不及時(shí)編制匯總類的竣工資料（如分部工程驗(yàn)收，子單位工程驗(yàn)收），而是到整個(gè)單位工程都結(jié)束之后，才開始集中整理并移交，使得大量的問題遺留到最后，部分問題甚至難以追溯，不僅導(dǎo)致后期工作量突然變大，還會(huì)降低對(duì)資料的完整性、規(guī)范性的要求。而且過程中一旦出現(xiàn)相關(guān)人員變動(dòng)，就會(huì)造成資料交接漏洞，給歸檔的預(yù)編制管理造成了很大困難。

3 ?土建工程竣工資料管理措施

3.1 ?提升相關(guān)人員對(duì)竣工資料檔案管理的意識(shí)

土建工程竣工的重要組成部分就是竣工資料檔案的管理，因?yàn)檫@一環(huán)節(jié)可以起到參考、審核、驗(yàn)收及維護(hù)等重要作用，并且跟整個(gè)工程的效益是有直接關(guān)系的。所以一定要將竣工資料收集完整，將整個(gè)檔案做的真實(shí)有效并且準(zhǔn)確。要是沒能將這部分做好，將會(huì)為項(xiàng)目埋下不小的隱患。因此，整個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，一定要將竣工檔案的管理意識(shí)提升上來，在實(shí)際工作中，嚴(yán)格的遵照管理流程以及檔案歸檔的規(guī)范，認(rèn)真的對(duì)待檔案管理這項(xiàng)工作，務(wù)必將工程真實(shí)，準(zhǔn)確并完整的呈現(xiàn)出來，為工程做好輔助工作。畢竟一旦出現(xiàn)資料不全或管理不善的局面，就會(huì)導(dǎo)致一部分的資料失真或缺失，或者一旦產(chǎn)生問題便很難查詢因由，無法及時(shí)正確的將隱患消除，為工程后期的運(yùn)營(yíng)造成不必要的麻煩，還會(huì)為社會(huì)埋下多種不安全隱患。即便如此，資料檔案管理也不是一朝一夕就能完成的，靠后期填補(bǔ)，或是突擊制作檔案，是沒有辦法保證檔案的準(zhǔn)確性，真實(shí)性及全面性的。必須在工程一開始，就有專人跟進(jìn)，進(jìn)行資料的收集、分類及歸納總結(jié)。要讓檔案管理工作與工程的施工同步進(jìn)行，這樣到竣工時(shí)，只要稍加整理和檢查就可以了。

3.2 ?構(gòu)建土建工程竣工驗(yàn)收資料的管理體系

土建工程竣工驗(yàn)收資料的收集與編制屬于土建工程竣工驗(yàn)收資料管理工作中最重要的部分，嚴(yán)重影響土建工程的施工質(zhì)量與施工進(jìn)度。從土建工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始，一直到土建工程施工竣工，資料文件都貫穿其中。在土建工程建設(shè)開始之初，施工企業(yè)就應(yīng)該組織設(shè)置土建工程竣工驗(yàn)收資料收集小組，并指派專人負(fù)責(zé)，同時(shí)該小組隨著土建工程施工的發(fā)展而發(fā)生變化，且小組涵蓋監(jiān)理人員、審計(jì)人員以及施工人員等，以保證資料收集的全面性，同時(shí)各工作人員之間要做好溝通交流工作，以有利于土建工程竣工驗(yàn)收資料整理與管理等工作的開展。小組負(fù)責(zé)人在日常工作開展過程中要以身作則，通過自身的行為影響其他工作人員，以有利于資料收集、整合、管理等工作的開展，同時(shí)還能夠指導(dǎo)工作人員做好資料監(jiān)管工作，保證土建工程竣工驗(yàn)收資料的完整性，以有利于土建工程施工建設(shè)的順利進(jìn)行，保證土建工程施工質(zhì)量。

3.3 ?加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

工程檔案要由專人負(fù)責(zé)，且對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理的人員時(shí)常進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋檔案管理工作的基本常識(shí)、檔案法規(guī)以及管理標(biāo)準(zhǔn)等，除此以外，檔案管理工作人員要具有一定的穩(wěn)定性。因?yàn)檫@部分人員不穩(wěn)定，會(huì)造成整個(gè)工程的各項(xiàng)措施與制度不能持續(xù)的落實(shí)。而且中途換人管理就會(huì)出現(xiàn)交接問題，后來人員對(duì)工程前半部分的實(shí)施不了解，通過人員交接一知半解，無法與后續(xù)工作進(jìn)行更好的串聯(lián)，容易造成材料的遺失，或是數(shù)據(jù)上的錯(cuò)誤，或者進(jìn)行某項(xiàng)資料查詢時(shí)耗費(fèi)的時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，造成不必要的人力物力財(cái)力的浪費(fèi)。因此，檔案管理人員要將自己的業(yè)務(wù)水平不斷提高，除了將檔案進(jìn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理外，還要努力的搜集信息資源，給土建工程的運(yùn)行與維護(hù)提供更高效的服務(wù)。

3.4 ?構(gòu)建完善的、系統(tǒng)化的土建工程竣工驗(yàn)收資料編制標(biāo)準(zhǔn)

在土建工程竣工驗(yàn)收資料的編制過程中，需從實(shí)際情況出發(fā)，并以土建工程的結(jié)構(gòu)與重要性為基礎(chǔ)進(jìn)行有效歸納與詳細(xì)分析，利用先進(jìn)的理論思想實(shí)施編制工作，以有利于后續(xù)土建工程檔案的編制與借鑒，為土建工程的施工建設(shè)提供可靠的數(shù)據(jù)資料。一是土建工程施工企業(yè)應(yīng)組織構(gòu)建專門負(fù)責(zé)資料管理的部門，同時(shí)組織編制管理人員參與專業(yè)培訓(xùn)，以有效提高編制管理人員的專業(yè)技術(shù)水平與綜合素質(zhì)，在檔案部門先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，編制完善的工作流程，有效增強(qiáng)工程竣工驗(yàn)收資料的管理職能。二是構(gòu)建健全的土建工程施工管理約束機(jī)制，以有利于管理人員與管理流程發(fā)揮充足的作用，從而貫徹落實(shí)管理措施，做好土建工程竣工驗(yàn)收資料的審查工作，實(shí)現(xiàn)資料管理的科學(xué)性與合理性，以實(shí)現(xiàn)土建工程竣工驗(yàn)收資料的全面管理。三是編制完善的土建工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高工作人員的管理水平，培養(yǎng)工作人員的綜合素質(zhì)，為管理制度的實(shí)施奠定基礎(chǔ)，從而有利于資料管理工作的開展，同時(shí)土建工程竣工驗(yàn)收資料的管理要具備靈活性，從而提高管理部門的應(yīng)急能力。

4 ?結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在土建工程竣工驗(yàn)收資料的收集、編制與管理過程中，工作人員需嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定與工作流程開展工作，同時(shí)重視審核，并編制各種表格追蹤各項(xiàng)工作的開展情況，保證土建工程竣工驗(yàn)收資料收集與編制的完善性，為土建工程的交接提供便利性，從而保證土建工程結(jié)算工作的開展。

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