規(guī)范審計檔案管理的思考

劉慧敏

摘 要：審計檔案指的是審計部門在對項目進行審計或專項審計調查過程中形成的紙質媒介形式保存的檔案。審計檔案作為專門存貯的檔案，是對審計工作的真實寫照，規(guī)范審計部門審計檔案管理顯得尤為重要。鑒于此，本文首先對審計檔案的作用與地位進行闡述，通過分析審計檔案管理部門的主要工作職責與審計資料整理歸納的原則，最后提出規(guī)范審計檔案管理的幾點要求。

關鍵詞：規(guī)范;審計檔案;檔案管理

審計檔案能夠直接反映審計工作的真實性與完整性，是對審計工作過程的記錄。審計檔案在審計監(jiān)管過程中發(fā)揮著重要的作用，是開展審計監(jiān)督工作的基本依據(jù)，發(fā)揮審計監(jiān)督職能的基本保障。基于此，本文通過對審計檔案的基本特征進行闡述，分析審計檔案在審計工作中的作用與地位，進一步探討規(guī)范審計檔案管理的措施，改善審計工作現(xiàn)狀，提升審計工作質量。提高對審計檔案的認識，加強對審計檔案管理，進而提升審計的質量，有效發(fā)揮出審計的職能作用，拓展審計監(jiān)管職能的寬度與深度。

一、審計檔案的基本特征

審計檔案是審計工作人員在長期進行審計工作過程中形成的具有紙質、語音、影像等多種媒介形式存儲的資料，是對審計活動的真實記錄與反映。審計檔案是對審計工作的佐證，是衡量審計工作質量的關鍵依據(jù)。由此可以看出，加強對審計檔案的管理顯得至關重要，審計檔案作為開展審計活動的重要依據(jù)，具備專業(yè)性、公正性與整體性特征。

首先，審計檔案具有專業(yè)性特征。這是由審計工作的性質決定的，因為審計檔案是對審計監(jiān)督工作的真實記錄與反映，審計監(jiān)督工作由專業(yè)的審計工作人員執(zhí)行，因而形成審計檔案更具專業(yè)性。另外，審計檔案的歸檔整理通常要按照相關的規(guī)范與條例進行整理歸檔，例如單位的財務收支審計、預算審計等，在實際執(zhí)行過程中需要形成審計工作底稿，因而按照相應的內容規(guī)范對審計檔案進行歸檔整理，能夠確保審計檔案資料的準確性、真實性與完整性，同時也為后續(xù)審計復核等環(huán)節(jié)工作提供便利。

其次，審計檔案具有公正性的特征。這是由審計監(jiān)督工作性質所決定。審計工作通常由專業(yè)的審計機構或者審計部門開展，依照審計準則與相關法律規(guī)范開展審計工作，是法律效能與社會性質的有機統(tǒng)一。專業(yè)的審計機構通常為第三方審計結構，自身具有客觀、公正性的特點。而審計部門包括國家審計機關和單位內部審計。為保障審計工作的真實性、合法性、效益性，國家審計機關在本級人民政府主要負責人領導下，依照法律進行審計監(jiān)督，單位內部審計通常獨立于其他部門存在，并且對審計工作的開展具有獨斷權。因而，確保審計工作的公正性才能實現(xiàn)有效監(jiān)督，提升審計工作的質量。

最后，審計檔案具有整體性特征。這是由審計工作過程中各個環(huán)節(jié)工作相互之間聯(lián)系所決定的。審計工作主要程序由計劃階段、實施階段和報告階段組成。計劃階段包括確定被審計單位、確定審計的法律關系、配置審計資源、調查被審計單位、實施初步的分析性測試，確定重要性水平、制定總體審計計劃和具體審計計劃。審計實施階段的主要工作包括充分調查了解被審計單位有關情況，編制審計實施方案（社會審計中稱為具體審計計劃，通常在審計計劃階段開展），獲取審計證據(jù)，編制審計記錄，得出審計結論。審計報告階段的主要工作主要為完成全部必要的現(xiàn)場審計工作;分析、整理審計證據(jù)，匯總、復核審計工作底稿，實施最后的分析性測試，評價審計工作質量和審計結果;編寫并提交審計報告;與相關方面進行溝通，提出審計意見或建議?？梢钥闯觯瑢徲嬚麄€環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，不可輕易分割，每個環(huán)節(jié)都會影響著后續(xù)環(huán)節(jié)工作的開展。

二、審計檔案的管理原則、要求與作用

1.審計檔案管理原則

為保障審計檔案的真實性、規(guī)范性、公正性、客觀性與整體性，在歸檔整理審計檔案過程中要遵循以下幾項原則。

（1）對審計檔案進行單獨存放管理，明確區(qū)分行政管理與審計監(jiān)督文件材料。通常情況下審計檔案應當獨立于行政事業(yè)管理文件進行存放。

（2）參考被審計項目的利用價值，審計項目的重要程度，對審計檔案劃分不同存管期限，例如行政事業(yè)單位可以依照被審計項目的重要程度，依據(jù)檔案管理規(guī)定進行期限劃分，利用年度審計事項分類法，將項目審計檔案歸類為財務收支審計檔案、項目決算審計檔案、專項審計調查審計檔案等等。

（3）對審計文件的收集、歸檔與整理工作注意留痕處理。由審計部門安排責任人員負責審計檔案的歸檔與整理，實行崗位職制，并且每個部門的審計檔案歸檔后由相應的人員進行簽字記錄，包括簽字人員的姓名、時間、職位等;并且后續(xù)對審計檔案的使用與更改都需要記錄相關人員的姓名、時間與原因。

2.審計檔案管理要求

審計檔案管理過程中要保證檔案庫以及相關設備的安全耐用性。檔案存儲庫要有防火、防潮、防水、防盜等安全管理設置，這樣能夠基本保障審計檔案的能夠長期存儲備后續(xù)過程使用。建立完善的審計檔案管理機制與保密機制，首先對審計檔案進行多媒介形式保存，不僅需要保存紙質介質的審計檔案，而且對管理審計檔案資料轉換為電子、影像等形式，利用先進的技術對其進行保存，防止審計檔案丟失與損壞，提高對審計檔案的管理水平。另外，針對超過保存期限的審計檔案，由審計部門與專門鑒定人員對審計檔案的利用價值進行考察，一旦通過審查鑒定，逾期的審計檔案沒有再利用價值申請批準后進行銷毀。最后對審計檔案建立規(guī)范的管理機制，將審計檔案的種類以及信息錄入到信息系統(tǒng)，通過定期分析與統(tǒng)計檔案的歸檔情況，從而規(guī)范對審計檔案的管理工作。

3.審計檔案管理的作用

根據(jù)《審計文件材料立卷歸檔工作程序》等法律規(guī)定要求，審計檔案是對審計工作的真實寫照，對審計檔案管理是開展審計監(jiān)督管理工作的依據(jù)。隨著審計工作的日積月累，審計檔案資料也隨之增加，對審計檔案進行歸檔管理為后續(xù)工作開展提供了重要的參考信息。首先，審計檔案是審計工作的真實反映，通過對單位的資金運用進行審計，降低違法違規(guī)行為的發(fā)生概率，提升單位的資金使用績效。其次，審計檔案能夠為單位的經(jīng)營管理提供研究信息，審計部門與相關研究部門開展綜合研究工作離不開審計檔案，通常在相關案例基礎上找到切入點進行研究，進而制定相應的管理措施。最后，審計檔案為審前調查提供途徑。審計檔案本身充滿著各種信息，通常項目的開展需要充分盡職調查，因而在審計工作開展前，通過對相關審計檔案進行查閱能夠起到事半功倍的效果。

三、規(guī)范審計檔案管理的措施

（1）審計檔案的管理離不開人員的努力，審計人員的綜合素質與積極的管理意識影響著審計檔案的管理工作。首先，審計人員的素質通常指的審計人員的專業(yè)技能知識，需要單位定期對審計人員進行知識技能培訓，增強審計人員的綜合素質能力，從而保障審計人員按照相關的條例管理規(guī)定進行歸檔與整理，這樣也能為審計檔案后續(xù)調整、更改、使用帶來便捷。另外對審計檔案的管理建立崗位責任制與崗位績效掛鉤，提高管理人員對檔案管理的重視。對審計檔案的調度使用制定嚴格的制度，對檔案的使用要記錄使用人員的姓名、用途以及在后續(xù)環(huán)節(jié)核查檔案的完整情況。

（2）健全審計檔案管理制度。制度通常是規(guī)范檔案管理行為以及檔案完整性的重要保障。對審計檔案的內容進行規(guī)范化，特別是對審計內容進行規(guī)范，通過制定審計具體內容規(guī)范包括具體文件，并且對審計檔案內容具體格式排版按照統(tǒng)一制定的規(guī)范，不斷優(yōu)化與完善檔案管理制度，從而提升檔案管理質量。為保證審計檔案的客觀性、公正性與整體性，在審計檔案歸檔時對檔案內容進行核查，并且對不同存儲期限的審計檔案進行分類歸總，方便后續(xù)管理。

（3）在對審計檔案管理過程中，利用先進的數(shù)據(jù)技術將審計檔案進行數(shù)據(jù)化、信息化，通過信息數(shù)據(jù)能夠提高對檔案的管理效率，并且數(shù)據(jù)化管理能夠將審計檔案保存更長時間。隨著當前國家大數(shù)據(jù)、云計算等前沿技術不斷發(fā)展，審計檔案管理也應當順應時代潮流發(fā)展趨勢，將先進技術運用到審計檔案管理上，實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化、信息化與精確化。

四、結語

審計檔案是審計工作的產物，也是對審計工作質量的真實反映。本文通過對審計檔案管理進行探討，闡述了審計檔案的三種基本特征分別由審計工作性質所決定，然后針對審計檔案的管理原則進行探討，提出對審計檔案管理要遵循上述幾項原則才能規(guī)范檔案管理工作，有助于提升審計工作質量，并且繼續(xù)闡述審計檔案管理的作用，進一步分析規(guī)范審計檔案管理的重要性。最后，本文從審計人員、審計檔案制度建設以及審計檔案管理方法三個方面提出改善措施，希望能夠為審計檔案的規(guī)劃管理提供借鑒。

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