用好Excel特殊日期提醒更智能

俞木發(fā)

范例使用的數(shù)據(jù)非常多，而實(shí)際提醒只要部分的數(shù)據(jù)即可，因此我們可以先為智能提醒制作一個(gè)專門的工作表，新表中的數(shù)據(jù)借助VLOOKUP函數(shù)從原始表中ABCD列的數(shù)據(jù)提取。按提示新建一個(gè)“提醒表”，復(fù)制A1～D1表頭數(shù)據(jù)，接著定位到B2，輸入公式“=IF（LEN（$A2）=0，""，VLOOKUP（$A2，Sheet1！$A$1：$D$15，COLUMN（B2），0））”，然后將其向右填充到D列，向下填充到15行（圖2）。

這樣我們只要在A2單元格中開始填充員工的工號數(shù)據(jù)，上述函數(shù)就會自動引用原來的表格數(shù)據(jù)。以后在原始數(shù)據(jù)表中添加其他員工信息后，我們只要在這里繼續(xù)填充相應(yīng)員工的工號即可自動調(diào)用數(shù)據(jù)（圖3）。當(dāng)然這還是個(gè)查找器，如果員工很多，只要在A列輸入工號即可快速找到該員工的信息。

因?yàn)槭菃T工入職周年提醒，我們需要先計(jì)算員工的工齡，工齡借助INT函數(shù)來計(jì)算。定位到E2單元格并輸入公式“=INT（（TODAY（）-D2）/365）”，向下填充后就可以自動顯示員工的工齡了（圖4）。

示例要求是需要在員工入職周年日前兩天進(jìn)行提醒，周年是按照員工入職月份為準(zhǔn)，因此還要計(jì)算截至今天為止，員工入職月份和今天日期的時(shí)間差。這個(gè)時(shí)間差通過DAYS函數(shù)計(jì)算（入職月日-今日的月日），定位到F2單元格并輸入公式“=DAYS（TEXT（D2，"mm-dd"），TODAY（））”，下拉即可（圖5）。

最后是提醒語句的設(shè)置，語句可以借助IF函數(shù)設(shè)置。定位到G2單元格并輸入公式“=IF（F2=2，C2&"的"&B2&后"天入職"&E2&"周年"，""）”，然后下拉，這樣符合條件的員工在G列就會出現(xiàn)提醒語句（圖6）。

在示例中還需要為提醒語句填充底色，這里借助條件格式完成。選中G列數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“開始→條件格式→突出顯示單元格規(guī)則→為包含以下文本的單元格設(shè)置格式”，在打開的窗口中包含文本輸入“周年”，點(diǎn)擊自定義格式，選擇填充黃色底色的設(shè)置（圖7）。

完成上述設(shè)置后，以后我們只要每天打開這個(gè)文檔，如果有符合條件的員工，那么在G列就會自動出現(xiàn)填充黃色底色的提醒語句，根據(jù)這個(gè)提示安排相應(yīng)的活動即可。為了方便書寫，這里還可以只保留G列提醒并在G2單元格直接使用IF嵌套E、F函數(shù)。只要將函數(shù)更改為“=IF（DAYS（TEXT（D15，"mm-dd"），TODAY（））=2，C 15&"的"&B15&"后天入職"&INT（（TODAY（）-D15）/365）&"周年"，""）”即可（圖8）。

因?yàn)門ODAY日期是動態(tài)變化的，上述提醒借助函數(shù)和條件格式可以實(shí)現(xiàn)動態(tài)計(jì)算日期。大家可以舉一反三，制作類似員工生日、公司周年慶、高考倒計(jì)時(shí)等智能提醒。