大數(shù)據(jù)背景下檔案管理缺陷及革新思考

李北川

摘要：檔案管理是一項具有重要價值的工作，有利于維護檔案的完整與安全。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案數(shù)量不斷增多，檔案管理效率低下，嚴重影響了檔案管理質(zhì)量，只有將大數(shù)據(jù)應用在檔案管理工作當中，對檔案管理工作進行改革創(chuàng)新才能夠提高檔案管理的效率，因此本文將對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的缺陷進行簡要分析并提出相應的革新措施，以期為相關研究提供參考。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;革新

前言：

檔案管理在社會發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，隨著信息技術的發(fā)展，越來越多的技術、設備被應用在了檔案管理當中，提高了檔案管理的水平。大數(shù)據(jù)的發(fā)展給檔案管理帶來了一定的挑戰(zhàn)，但同時也帶來了新的發(fā)展機遇，應該綜合分析大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的缺陷，并通過有效措施創(chuàng)新檔案管理工作。

1.大數(shù)據(jù)和檔案管理概述

（1）大數(shù)據(jù)：在互聯(lián)網(wǎng)、信息技術不斷發(fā)展的過程中，大數(shù)據(jù)應運而生。大數(shù)據(jù)指的是數(shù)據(jù)量過大，只有通過新的處理方式才能夠應用的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)具有大量、多樣、高速、真實性以及低價值密度等特點。在社會發(fā)展中，大數(shù)據(jù)具有重要價值，會給各個行業(yè)帶來更多發(fā)展機遇，也會創(chuàng)造更多的財富。（2）檔案管理：檔案管理就是對檔案實體以及信息進行管理和利用的活動，主要包括收集檔案、整理檔案、鑒定檔案價值、保管檔案等多個環(huán)節(jié)[1]。檔案管理具有管理性、服務性以及政治性等性質(zhì)，可以有效保持檔案的完整、維護檔案的安全。

2.檔案管理新的發(fā)展方向

2.1虛擬化

隨著社會的發(fā)展以及信息技術水平的提升，互聯(lián)網(wǎng)的應用范圍越來越廣泛，檔案管理人員可以不再利用紙質(zhì)檔案管理模式，而是直接利用網(wǎng)絡進行線上辦公，即實現(xiàn)無紙式虛擬化辦公[2]。這樣不僅可以減小資金投入，也可以減小資源占用面積，擴大存儲量。

2.2數(shù)字化

檔案管理人員可以將數(shù)碼攝像以及微縮攝影等技術應用在檔案管理工作當中，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。利用數(shù)碼微縮技術可以將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為體積極小的微縮品，然后再將其轉(zhuǎn)化為電子文件。利用數(shù)碼攝像技術可以對檔案信息進行高清處理，然后再將其轉(zhuǎn)化為電子文件。利用這些技術手段可以將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子信息，然后再進行存儲和管理。其次，利用計算機存儲檔案信息就可以直接在計算機當中查詢檔案信息，十分便利。

2.3智能化

隨著信息技術的發(fā)展，檔案的存儲形式越來越多，不僅可以利用紙張、圖片存儲檔案信息，還可以利用光盤、磁盤存儲檔案信息。此外，還可以利用音頻、視頻存儲檔案信息，豐富了檔案存儲的手段。這樣不僅促進了檔案館藏數(shù)量的增加，也促進了檔案館藏種類的發(fā)展，因此應該積極利用各種設備和技術手段記錄和存儲檔案信息。

3.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的缺陷

3.1檔案管理思維老套

檔案管理思維指導著檔案管理工作，但是當前檔案管理思維較為傳統(tǒng)和老套，對檔案管理工作的質(zhì)量造成了一定影響。第一，檔案管理人員沒有認識到自身工作的重要性，認為這份工作枯燥乏味，所以沒有認真進行檔案管理工作。第二，檔案管理人員只是按照要求開展具體工作，沒有積極獲取檔案資料，也沒有合理應用檔案資料，這就無法充分體現(xiàn)檔案資料的內(nèi)在價值。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息越來越多，檔案價值也越來越高，檔案管理人員只有樹立發(fā)散性思維和服務意識，主動研究檔案、挖掘檔案價值才能夠發(fā)揮檔案作用[3]。

3.2檔案管理方式落后

檔案管理不僅需要對檔案實體進行管理，也需要對檔案信息進行管理，只是進行數(shù)字化查詢已經(jīng)不符合時代需要了。但是，當前很多檔案管理人員只是從表面實現(xiàn)了檔案的信息化管理，沒有提高檔案信息的利用價值。在大數(shù)據(jù)時代中，檔案管理人員不僅需要提供檔案數(shù)據(jù)，還需要提供數(shù)據(jù)當中的信息。

3.3未合理應用大數(shù)據(jù)技術

近年來，我國大力提倡建設智慧城市。智慧城市當中含有很多大數(shù)據(jù)元素，而檔案館屬于智慧城市當中的一部分，只有合理應用大數(shù)據(jù)技術才能夠提高檔案管理質(zhì)量、促進城市發(fā)展[4]。但是，當前部分檔案館的主要職能仍然只是保存檔案，沒有意識到大數(shù)據(jù)技術的重要性，沒有將大數(shù)據(jù)技術應用在檔案管理中。

4.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的革新策略

4.1轉(zhuǎn)變思維、提高檔案管理人員的素質(zhì)

大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)對傳統(tǒng)的檔案管理模式造成了一定的沖擊，作為服務社會的重要機構(gòu)，檔案館應該轉(zhuǎn)變思維，提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，檔案館應該認識到檔案在社會發(fā)展中的作用，增強社會服務意識。其次，檔案管理人員應該了解檔案信息的價值，提高對檔案管理的重視程度，增強自身的職責意識。再次，檔案管理人員應該改變管理方式，將單一的檔案保管轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案保管→檔案價值挖掘→檔案綜合利用，構(gòu)建信息化管理模式。同時，檔案管理人員應該優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，加強資料收集，實現(xiàn)集中管理，建立信息保密制度。檔案管理人員還應該深入分析檔案信息，挖掘檔案信息的潛在價值，在為檔案用戶提供檔案的同時提供內(nèi)在的檔案信息。此外，檔案管理人員需要不斷學習，深入研究大數(shù)據(jù)技術，掌握相關的操作技能，以適應時代需要。

4.2統(tǒng)一管理檔案資源

大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)據(jù)資源量巨大，只有具備較高的數(shù)據(jù)存儲能力和數(shù)據(jù)處理能力才能夠滿足需求，因此檔案館需要提高數(shù)據(jù)存儲以及處理能力，對所有的檔案資源進行統(tǒng)一的管理和備份。檔案館需要積極探索統(tǒng)一管理模式，建立基于大數(shù)據(jù)的檔案處理中心，對檔案資料進行集中化管理，實現(xiàn)檔案資料的共享，從而改善檔案管理效果，增強檔案資料的安全性[5]。同時，若進行統(tǒng)一管理還可以優(yōu)化整合所有的檔案資源，促進檔案管理工作的協(xié)同進步。因此，各個有關部門都需要參與到檔案管理工作當中，形成部門聯(lián)動管理，積極開展電子檔案管理，提高檔案管理的水平。

4.3創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫

在應用大數(shù)據(jù)技術時，檔案館會受到產(chǎn)業(yè)、專業(yè)等各方面的限制，會影響到管理效果，因此檔案館應該創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，在實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化的同時提高數(shù)據(jù)庫資源的應用效率，為檔案管理工作的優(yōu)化升級奠定基礎。檔案館可以和數(shù)據(jù)公司共同開發(fā)能夠為檔案管理提供便利的軟件、設備。同時，檔案館也可以和一些科技研究所共同研發(fā)數(shù)據(jù)分析工具，從而實現(xiàn)檔案信息化管理。在開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫時，需要先實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，即將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案信息。其次，需要對檔案進行合理分類，提高檔案管理效率。第三，需要創(chuàng)建完整的檔案數(shù)據(jù)庫，匯編所有的檔案資料，并將數(shù)據(jù)庫公開，從而提高數(shù)據(jù)庫的利用效率[6]。

4.4加大檔案宣傳力度

檔案當中包含了各種社會信息，記錄了時代發(fā)展的變化，應該加大檔案宣傳力度讓更多的人了解到相關的檔案資源和檔案資源的重要價值，號召更多的人參與到檔案管理工作當中。在日常生活當中，很多人都忽視了檔案的存在，沒有合理利用檔案。因此，檔案管理人員在工作當中需要總結(jié)檔案的意義，檔案的應用作用等要點，并利用媒體、網(wǎng)絡進行大力宣傳，讓人民群眾正確看待檔案，從而充分發(fā)揮檔案的作用，促進社會發(fā)展。

4.5注意事項

在開展檔案管理工作時，檔案管理人員需要找出檔案管理中存在的問題并及時解決問題，并借鑒相關的經(jīng)驗，增強檔案管理效果，還應該注意一些事項。首先，檔案管理人員應該按照《檔案法》等相關法律政策的要求優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理質(zhì)量。此外，檔案管理人員應該注意潛在的風險。檔案管理工作中存在網(wǎng)絡安全隱患、保管風險等風險。在創(chuàng)建和使用網(wǎng)絡平臺和數(shù)據(jù)庫時需要啟用訪問控制服務以及防入侵功能，降低網(wǎng)絡安全風險。還應該完善責任制，明確保管人員的職責，降低保管風險。

結(jié)語：

在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足實際需求了，只有對檔案管理工作進行轉(zhuǎn)型升級才能夠符合時代需求。為此，檔案管理人員應該加強對自身工作的重視，開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫、加大檔案宣傳力度，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻：

[1]蔡利劍.大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理問題研究[J].西北工業(yè)大學學報（社會科學版），2016 （1）：110-113.

[2]尹德鳳，朱瑜梅.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理及價值提升研究[J].辦公室業(yè)務，2018 （12）：114.

[3]劉保瑞.淺談大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理及價值提升[J].中國高新區(qū)，2018 （11）：249.

[4]李永寧.檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下所面臨的挑戰(zhàn)及應對措施[J].現(xiàn)代物業(yè)旬刊，2015 （5期）：106-108.

[5]張學成，李云華，陳麗，et al.檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)及對策分析[J].經(jīng)濟研究導刊，2017 （29）183-185.

[6]沈志恩.檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)及解決措施分析[J].辦公室業(yè)務，2018 （9）：57-58.