淺談檔案管理信息化與數(shù)字化建設(shè)

摘 要：隨著社會主義的不斷發(fā)展，越來越多的傳統(tǒng)管理被新興的現(xiàn)代管理所替換，各行各業(yè)的創(chuàng)新都在一定程度上加快了信息技術(shù)的全方面發(fā)展。信息技術(shù)的快速發(fā)展不僅被社會各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，還獲得了一眾好評，更加推動了社會主義數(shù)字化時代的降臨。在這樣一個大前提背景下，檔案的管理建設(shè)工作做也迎來了新的挑戰(zhàn)，檔案管理是一項十分嚴謹不容出錯的工作，所以如何從以前傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉袭?dāng)下時代要求的數(shù)字化檔案管理就成為首要任務(wù)。不僅如此，我們還會在實行和試驗的情況下，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的不足之處，我們不僅要做好檔案管理的數(shù)字化，更要完善檔案管理的信息化，將一系列社會主義產(chǎn)物的先進現(xiàn)代化技術(shù)加以融合，例如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)和遠程通信技術(shù)等。形成一套真真正正的適合社會主義現(xiàn)代化檔案管理的服務(wù)體系，成為全國聯(lián)網(wǎng)就能查到的社會共享的完整體系。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;數(shù)字化

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和全面普及，數(shù)字化的時代已經(jīng)迎面向我們走來，信息資源也就變得越來越為重要。在當(dāng)今這個社會下，人類的經(jīng)濟情況已然和過去大不相同，人們的生活水平大大提升，吃不飽穿不暖的情況大大降低。人類的社會活動也變得多樣性，越來越多的新興產(chǎn)業(yè)得以快速的發(fā)展，所以擁有豐富的信息并能夠有方法管理好信息資源是未來發(fā)展的關(guān)鍵所在。檔案管理就擁有豐富的信息資源，所以要把檔案管理這一寶貴資源的價值充分體現(xiàn)出來，就必然要把檔案管理進行信息化和數(shù)字化的整合，這不僅僅節(jié)約了人力，更能提高整體的效率。建設(shè)檔案管理數(shù)字化和信息化雖然有所成效，但是這中間存在的問題也慢慢顯露出來。

1 檔案管理數(shù)字化以及信息化的定義

1.1 檔案信息標準化管理

首先要想建設(shè)檔案管理的信息化和數(shù)字化就要保證目前所有的檔案是真實的標準的。之前傳統(tǒng)的檔案管理留下了太多的隱患，因為在計算機和互聯(lián)網(wǎng)并不普遍的過去，人們對檔案的記載都是靠人力進行統(tǒng)計的，這就導(dǎo)致一些檔案的內(nèi)容不正確或者不真實，這也就為后期的檔案發(fā)展事業(yè)留下帶來一定程度上的困難，所以檔案管理的信息化和數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然，這樣不僅保證了檔案信息的真實度和可信度，更是為日后大檔案發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

1.2 電子檔案的特性管理

電子檔案是運用一系列的先進技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、音像文件和已經(jīng)形成的電子檔案進行重新系統(tǒng)化的整合，從而形成全新的全面的具有有序結(jié)構(gòu)和完整體系檔案資料網(wǎng)絡(luò)庫。電子檔案相較于之前傳統(tǒng)的檔案具有更多的優(yōu)點，之前傳統(tǒng)的檔案主要以紙質(zhì)文件和音像文件為主，這些傳統(tǒng)文件不僅不利于保管，還容易受到其他情況的影響而產(chǎn)生變質(zhì)現(xiàn)象，這樣就降低了檔案的完整度和準確度。而電子檔案不僅利于保管，更方便了檔案信息的傳遞和接受，并能通過現(xiàn)代技術(shù)的整合進行有序分類。真真正正的適應(yīng)了當(dāng)今社會的數(shù)字化發(fā)展。

1.3 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理

當(dāng)今社會是互聯(lián)網(wǎng)的時代，計算機被越來越多的地方廣泛應(yīng)用，大到國家機密小到飯店收銀，可以看出信息技術(shù)在當(dāng)今社會的重要性。互聯(lián)網(wǎng)作為連接生活和計算機的媒介，不僅開闊了人們視野，更是豐富了人們的生活。所以檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是社會發(fā)展的必然要求，人們通過方便的互聯(lián)網(wǎng)和計算機就可以快速準確的查找到自己想要的檔案，而檔案管理也在互聯(lián)網(wǎng)的介入下可以為人們提供更簡便更完善的服務(wù)。重要的檔案保存是管理檔案人員的工作重點，因為檔案信息化對知識資產(chǎn)有著特殊要求，知識資產(chǎn)對未來檔案的建立有著至關(guān)重要的影響。有效的對知識資產(chǎn)進行檔案管理，能夠為我國將來的檔案事業(yè)健康穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展有著良好的促進作用。

2 目前檔案管理信息化與數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中存在的問題

2.1 任務(wù)繁重，見效較慢

雖然我們現(xiàn)在是計算機和互聯(lián)網(wǎng)的時代，檔案的管理已經(jīng)逐步的向著信息化和數(shù)字化發(fā)展，但在互聯(lián)網(wǎng)并不普及的過去，有很多檔案仍然是由紙質(zhì)文件保存的，這就需要一定的技術(shù)將這些檔案電子化，面對眾多的傳統(tǒng)檔案，想馬上把所有檔案全部數(shù)字化是需要一定時間的，也就意味著檔案管理的信息化和數(shù)字化建設(shè)時非常繁瑣的任務(wù)，在短期之內(nèi)的效果不會太明顯。

2.2 資金投入大

要想實現(xiàn)檔案管理信息化和數(shù)字化，就需要拿出大量的資金來做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，不僅如此還必須要保證基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量性，這樣才能確保檔案管理信息化和數(shù)字化的順利建設(shè)，那么在如此高要求的前提下，資金問題就成為最先要解決的事情，一旦超出預(yù)期的估算，建設(shè)者就會通過降低設(shè)備的質(zhì)量來降低成本，這樣也就沒辦法滿足檔案信息化的標準要求，那么其成效也就不會那么顯著了。

2.3 人才短缺

要想檔案管理信息化數(shù)字化，那么就必然離不開信息技術(shù)的應(yīng)用，可是當(dāng)今社會上缺少復(fù)合型的人才，哪怕引進一些先進的設(shè)備和技術(shù)，卻因為沒有專業(yè)的人才而無法開展工作，就更別提把核心技術(shù)傳承下去了。專業(yè)人才的短缺就成為檔案管理信息化數(shù)字化的阻礙。

3 全面推進檔案管理信息化與數(shù)字化建設(shè)的有效方案

3.1 堅持長期目標與短期目標結(jié)合

堅持全面落實檔案管理信息化數(shù)字化這個長期目標，在今后的檔案上優(yōu)先采用數(shù)字化信息管理;把紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案這個短期目標作為檔案管理數(shù)字化信息化的輔助手段，加強信息資源的互補，才能更好的實現(xiàn)信息化。積極建設(shè)符合現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的檔案管理。把短期目標與長期目標相結(jié)合才能有效地使檔案管理有序性和完整性。

3.2 堅持統(tǒng)籌規(guī)劃與分步實施結(jié)合

檔案管理數(shù)字化信息化在剛開始建立的時候沒有一個統(tǒng)一的標準，這也就使地區(qū)之間的檔案管理存在了很大的差異性，各個地區(qū)的檔案管理都只能服務(wù)于本地區(qū)，有的地區(qū)仍然在使用簡單的單機版檔案管理，而有的地區(qū)雖然開始向著數(shù)字化管理普及，但是功能還不夠完善，這在建設(shè)信息化數(shù)字化的檔案管理時就阻礙了系統(tǒng)的形成。我們的根源就在于沒有有效的把管理進行統(tǒng)一和規(guī)劃，所以我們要堅持對檔案管理進行統(tǒng)籌規(guī)劃，并能一步一步的按照標準的檔案管理系統(tǒng)去實行，這樣才能保證檔案管理信息化數(shù)字化的建立。

3.3 加強人才引入與訓(xùn)練

面對擁有高標準的統(tǒng)一化的檔案管理，就需要有專門的人員來保證檔案管理數(shù)字化信息化的有效建立。所以社會要加強對信息技術(shù)的引進，重視和培養(yǎng)相關(guān)的技術(shù)人員，并加強技術(shù)人員的操作技能和信息技術(shù)，才能全面提高技術(shù)人員的整體水平?？梢酝ㄟ^比賽和培訓(xùn)的方式使得越來越多的人重視信息技術(shù)對檔案管理的重要性，才能實現(xiàn)檔案管理信息化數(shù)字化建設(shè)的要求。人才的培養(yǎng)不僅對檔案管理的建立有至關(guān)重要的作用，更是對當(dāng)今社會的發(fā)展起到一定的推動作用，只有真正掌握了核心的技術(shù)，才能應(yīng)對未來可能出現(xiàn)的任何挑戰(zhàn)。

4 結(jié)論

在互聯(lián)網(wǎng)和計算機時代全面到來的今天，信息化和數(shù)字化不僅僅是對檔案管理的建設(shè)起到至關(guān)重要的作用，對未來其他一切有關(guān)于信息技術(shù)的事物都有一定的作用，社會發(fā)展的速度就決定了未來工作必然要走向信息化數(shù)字化。本文通過檔案管理數(shù)字化和信息化的分析，明確地指出其中要面對的問題并且提出了相應(yīng)的解決方案，我們有針對性的解決問題才能保證檔案管理數(shù)字化信息化順利建立，才能充分地發(fā)揮信息技術(shù)的價值，才能符合當(dāng)今社會的發(fā)展，才能進一步推動社會主義的進步。

參考文獻

[1]葉李芳.數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)途徑探討[J].城建檔案，2017（03）：28-29.

[2]何慶.數(shù)字化時代推動高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（06）：232.

作者簡介

馬曉東（1978-），男，漢族，山東章丘，山東省科學(xué)院，研究方向：檔案管理信息化與數(shù)字化建設(shè)。