新時期做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

陳佩群

摘 要：在社會發(fā)展過程中，檔案是歷史記錄的正確記錄，是為社會服務(wù)和人民受益的特殊工作，無論是在編寫各種歷史記錄方面，還是在日常工作參考資料方面，無論是在科學(xué)研究還是在政府信息搜索方面，都是如此，對檔案材料的實(shí)際需求很大，對檔案管理的要求也越來越高。進(jìn)入信息時代，各種信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，如何充分利用先進(jìn)技術(shù)為檔案管理工作服務(wù)，不斷提高基層檔案的科學(xué)管理水平，充分挖掘檔案信息隱藏的巨大價值，使檔案更好地為社會服務(wù)，這是檔案管理工作面臨的時代和發(fā)展機(jī)遇。鑒于此，本文對新時期做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;基層單位;管理水平;途徑

基層單位的檔案管理工作只有不斷地提升管理水平，堅持與時俱進(jìn)，才能滿足新形勢發(fā)展的需要，努力創(chuàng)造基層單位檔案管理的新局面，盡快實(shí)現(xiàn)檔案工作管理的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。

1 基層單位部門檔案管理工作內(nèi)容

基層單位部門的工作相對繁雜，各種蓋章檔案，會議記錄和影像資料等都需要?dú)w檔工作，檔案資料數(shù)量龐大，又由于基層單位有民政、黨建、計生等不同性質(zhì)的部門。因此，基層單位的檔案管理工作也有所不同，使基層單位的檔案管理工作更加復(fù)雜。檔案管理信息能夠反映本部門的工作流程和相關(guān)工作，及時記錄反饋工作流程，并保存過去的工作信息，作為提高和進(jìn)一步開展工作的參考資料，并且能夠方便地發(fā)現(xiàn)和思考過去的工作問題，從而提高基層單位的工作效率和組織的公眾滿意度。基層檔案管理工作內(nèi)容豐富，部門形式多樣，亟需新的有效途徑。

2 基層單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 組織管理方面

1）檔案部門工作職責(zé)、檔案工作人員崗位職責(zé)不明確、不具體。部分基層單位在部門職責(zé)中沒有明確檔案工作內(nèi)容;在檔案專兼職人員的崗位職責(zé)中，對檔案工作一筆帶過，未涉及明確、具體的工作內(nèi)容。

2）部分基層單位檔案基礎(chǔ)管理制度不健全、內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)、落實(shí)有差距。一是檔案基礎(chǔ)管理制度距離健全完善仍存在一定的差距，沒有完全涵蓋到檔案工作的收集整理、歸檔利用、保管、保密、統(tǒng)計、鑒定銷毀、應(yīng)急預(yù)案等各個方面。二是雖建立了檔案工作相關(guān)制度，但制度內(nèi)容與本單位檔案工作實(shí)際有偏差，缺乏適用性和實(shí)效性。三是檔案工作制度在實(shí)際工作中執(zhí)行落實(shí)不到位。如：沒有按已制定的制度要求對檔案庫房進(jìn)行巡視檢查和登記;檔案借閱利用手續(xù)不完善，填寫不規(guī)范，缺乏對檔案借閱工作的有效管理。

2.2 設(shè)備設(shè)施方面

近年來，基層單位的檔案保管條件在一定程度上都有所改善，投入資金配置必要的檔案柜架、裝具和裝訂、辦公等設(shè)備，以及阻燃窗簾、防爆燈、防盜門等安全防護(hù)設(shè)施。但也有部分基層單位因經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)施設(shè)備配置不全、影響著檔案工作的開展。由于檔案工作開展及檔案庫設(shè)施缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致庫房設(shè)施不全，防潮、防霉、防蟲、防高溫等基本“八防”措施不能滿足。有的單位甚至庫房、閱覽室、工作人員辦公室沒有按要求實(shí)現(xiàn)“三分開”，無法滿足檔案工作發(fā)展需要，不利于檔案安全保管和利用。

3 加強(qiáng)基層檔案管理的策略

3.1 不斷更新傳統(tǒng)檔案管理理念

由于基層單位重視不夠，檔案管理工作有限，檔案的作用無法得到充分體現(xiàn)，在今后的工作中必須不斷更新傳統(tǒng)的檔案管理理念，制定符合現(xiàn)代信息社會發(fā)展需要的現(xiàn)代信息管理理念，從而促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。相關(guān)管理人員應(yīng)建立更具前瞻性和開放性的管理理念，創(chuàng)新管理方法，充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，建立信息檢索平臺，優(yōu)化現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)，不斷提高檔案管理的智能化和自動化水平，按時間順序推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。

3.2 加強(qiáng)基層檔案管理專門人才隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理員的素質(zhì)決定著檔案管理的水平，這就需要加強(qiáng)專門知識，提高檔案管理員的總體素質(zhì)，提供政治思維和檔案管理方面的培訓(xùn)，以及利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案管理的效率。還鼓勵檔案管理人員通過知識競賽和成果競賽等獎勵措施發(fā)展專業(yè)技能。各部門更加重視檔案管理，對檔案管理部門建設(shè)加大投入。

3.3 加強(qiáng)硬件配備，進(jìn)一步為檔案管理工作提供保障

工欲善其事，必先利其器良好的硬件設(shè)施是檔案管理的前提和基礎(chǔ)。作為單位最重要的負(fù)責(zé)人，要積極支持檔案設(shè)備建設(shè)，配備必要的設(shè)備和資金。作為檔案工作者，必須熟悉和了解檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)制定檔案建設(shè)規(guī)劃，最大限度地按照檔案進(jìn)行改造和升級有了標(biāo)準(zhǔn)，使硬件基礎(chǔ)設(shè)施能夠滿足和滿足檔案管理的需求。為了加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字建設(shè)，配備專用計算機(jī)、高速掃描儀等設(shè)備，并在可行的情況下，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高紙質(zhì)檔案的管理和利用檔案。

3.4 取得領(lǐng)導(dǎo)支持，逐步加大檔案基礎(chǔ)建設(shè)投入

在開展工作時，應(yīng)加強(qiáng)與管理層的合作，并考慮到檔案管理的發(fā)展，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)能力和自主決策的行政能力對檔案進(jìn)行監(jiān)督管理，在開展工作時應(yīng)及時處理檔案管理中出現(xiàn)的問題，注意檔案的使用，改進(jìn)檔案管理，加強(qiáng)檔案建設(shè)，檔案服務(wù)應(yīng)監(jiān)督檔案管理資源，協(xié)助各部門管理工作規(guī)程。因此，檔案管理過程中應(yīng)及時對檔案資料進(jìn)行分類研究，注意檔案管理資源的開發(fā)，嚴(yán)格控制檔案管理的檔案系統(tǒng)，建立合理的檔案管理方法，確保檔案工作在發(fā)展過程中得到充分利用，不受損失。

3.5 崗位培訓(xùn)，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

檔案工作人員應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，及時主動向上級反饋問題，提出措施，爭取支持，嚴(yán)格按照規(guī)定和程序做好歸檔、保管、使用、統(tǒng)計、鑒定銷毀等工作，并監(jiān)督和指導(dǎo)各檔案制定部門規(guī)范，做好歸檔工作。隨著信息化時代的到來，檔案工作方法不斷更新，工作方法也逐漸多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理方法不再適應(yīng)時代的需要。因此，基層組織尚未達(dá)到現(xiàn)任檔案工作者的教育、職稱和新技術(shù)要求，首先應(yīng)積極推行檔案工作者認(rèn)證制度;第二，鼓勵檔案管理員參加短期檔案專業(yè)培訓(xùn);第三，為了能夠評估檔案系列中的專業(yè)和技術(shù)職位，不斷改善檔案工作人員的待遇。

4 結(jié)束語

檔案事務(wù)對國家、單位和個人都很重要和重要，也是黨和國家所有事業(yè)的重要組成部分。習(xí)近平總書記在黨的第十九次報告中說：中國特色社會主義進(jìn)入了一個新時代。檔案管理工作也必須適應(yīng)新時代、新形勢、新挑戰(zhàn)，并進(jìn)入轉(zhuǎn)型和現(xiàn)代化時代。近年來，在各級政黨委員會、政府和各級檔案部門的具體領(lǐng)導(dǎo)下，基層檔案管理工作取得了重大進(jìn)展。但是，我們也應(yīng)該清醒地認(rèn)識到，目前的檔案管理工作仍然存在許多問題和不足，特別是在如何在新的環(huán)境下更好地管理檔案方面，這是每個檔案管理干事的主題。

參考文獻(xiàn)

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