探究二維碼在水文檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：隨著二維碼技術(shù)在我國各行業(yè)領(lǐng)域的深入融合與滲透，有效轉(zhuǎn)變了當(dāng)代人們的生活與工作方式，尤其是二維碼技術(shù)在檔案管理方向的應(yīng)用，為相關(guān)檔案查閱索引工作創(chuàng)造了極大便利，有效提高了檔案查閱的工作效率?；诖?，本文就我國水文檔案管理為切入點(diǎn)，深入探討二維碼在相關(guān)水文檔案管理工作中的應(yīng)用機(jī)理，以期能為推動(dòng)我國水文檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)提供部分參考性意見。

關(guān)鍵詞：二維碼;水文檔案;管理

目前我國水文勘測單位所實(shí)行的檔案管理模式，尤其是針對(duì)檔案查閱中的索引分類版塊，多是采取“大類索引”的方式，即在檔案室的資料柜上標(biāo)明資料大類的署名，而后檢索人員再根據(jù)自身資料需求，利用電腦或相關(guān)檔案文件夾查詢對(duì)應(yīng)資料，這種索引模式非但耗時(shí)耗力，檢索效率也十分低下。而二維碼技術(shù)的引入及應(yīng)用，有效簡化了傳統(tǒng)人工索引的操作流程，在節(jié)約時(shí)間、人力成本的同時(shí)更全面提高了檢索效率。

二維碼技術(shù)作為新時(shí)代科技發(fā)展的尖端產(chǎn)物，其伴隨著當(dāng)代互聯(lián)網(wǎng)科技和智能終端的推廣，獲得了在我國多行業(yè)范圍的融合與應(yīng)用，尤其是該技術(shù)與手機(jī)的有效兼容，更是開發(fā)出了其在檔案管理應(yīng)用領(lǐng)域的獨(dú)特優(yōu)勢，開創(chuàng)了全新的發(fā)展前景。

1 二維碼技術(shù)概述

所謂二維碼，即通過利用特殊的幾何圖案，在參照一定排序規(guī)律基礎(chǔ)上，所組成的黑白交縱的二維平面矩陣圖形。二維碼技術(shù)實(shí)質(zhì)上是一種條碼技術(shù)，即通過特定的二維規(guī)律圖形來收錄部分相關(guān)信息數(shù)據(jù)。廣義上的二維碼共由二維碼矩陣圖、二維碼編號(hào)、二維碼文字備注三部分構(gòu)成。較傳統(tǒng)條碼技術(shù)相比，二維碼技術(shù)在信息儲(chǔ)備量、容錯(cuò)率、識(shí)別速度、識(shí)別范圍等方面均具有明顯優(yōu)勢。

目前，我國應(yīng)用最頻繁的二維碼制主要有QR Code，Code 49，Data Matrix，PDF417，Maxi Code等，而這些二維碼按照表現(xiàn)形式又可大致分為以下兩類：

1.1 堆疊式二維條碼

此類二維碼主要是以一維碼為基底，而后根據(jù)實(shí)際需求行數(shù)進(jìn)行逐層累疊。常見的形式有PDF417，Code 49等。

1.2 矩陣式二維碼

顧名思義，矩陣式二維碼的主要構(gòu)成核心就是矩陣圖形，其編碼原理主要是利用矩陣內(nèi)的元素轉(zhuǎn)換來排列構(gòu)成相應(yīng)的代碼，即在保留二進(jìn)制算法的基礎(chǔ)上，以“點(diǎn)”代“1”，以“空”代“0”，構(gòu)成點(diǎn)、空之間的排列組合，用以表示二維碼的特定意義。此外，矩陣式二維碼除了融合了相應(yīng)的組合編碼原理，還有效引入了計(jì)算機(jī)圖像處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了矩陣式二維碼在自動(dòng)識(shí)別解讀方面的創(chuàng)新性功能，其中最為典型的應(yīng)用形式就是QR CODE。

二維碼是基于一維碼所發(fā)展、延續(xù)起來的。傳統(tǒng)一維碼的功能僅限于對(duì)某個(gè)物品編制一個(gè)相應(yīng)代碼，從而方便掃描設(shè)備根據(jù)代碼信息識(shí)別物品，但是該代碼本身內(nèi)部不包含物品的任何屬性信息。而使用者若想獲取對(duì)應(yīng)信息，其前提必須要實(shí)現(xiàn)條碼和物品數(shù)據(jù)庫的有效對(duì)接，用戶通過掃碼獲取入庫資格，而后才能查閱相關(guān)信息。二維碼則對(duì)此進(jìn)行了有效更新，二維碼本身能夠承載物品文字、圖像或是網(wǎng)址鏈接等多種數(shù)據(jù)信息，無需關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫，只用把關(guān)聯(lián)信息儲(chǔ)存到二維碼內(nèi)部，使用者就可以通過手機(jī)等移動(dòng)終端設(shè)備掃描二維碼，快速讀取相關(guān)信息。

2 二維碼在水文檔案管理中的應(yīng)用探究

2.1 檔案分類

現(xiàn)階段我國水文水質(zhì)勘測單位所實(shí)行的檔案管理模式主要為三級(jí)管理，其中一級(jí)管理為大類管理，二級(jí)為小類管理，三級(jí)則為詳細(xì)的檔案資料。大類管理主要包括水文、水質(zhì)、測繪、基建等各項(xiàng)基礎(chǔ)性內(nèi)容;而小類管理中，以水文檔案管理為例，又可細(xì)分為水文年鑒、整編資料、水位整改、水資源公報(bào)、水土保持及墑情監(jiān)測等多個(gè)細(xì)化項(xiàng);三級(jí)管理則主要針對(duì)二級(jí)管理內(nèi)的分項(xiàng)內(nèi)容作出進(jìn)一步的詳細(xì)化處理，劃分具體的工作事項(xiàng)。

2.2 二維碼制作

當(dāng)下我國水文檔案管理中二維碼技術(shù)的應(yīng)用主要是針對(duì)其中二、三級(jí)管理項(xiàng)目所設(shè)定的，通過分類編碼或是列表編碼的方式，來優(yōu)化相應(yīng)的索引目錄，簡化索引流程，從而提高資料查詢效率。

二維碼的制作方式大體共分兩種，其一為線上制作，其二則是通過軟件進(jìn)行線下合成。但不論是哪種方式，都需經(jīng)過三項(xiàng)主要流程，即準(zhǔn)備環(huán)節(jié)、制作環(huán)節(jié)以及最后的識(shí)別檢驗(yàn)環(huán)節(jié)。

首先，準(zhǔn)備環(huán)節(jié)需要提前置備好二維碼所需轉(zhuǎn)換的文字、圖片等內(nèi)容資料。以檔案查閱為例，水文水質(zhì)勘測部門需根據(jù)分類屬性把大類中所涵蓋的二級(jí)分類項(xiàng)轉(zhuǎn)換為文本，而后按照同樣方式對(duì)三級(jí)分類中的詳細(xì)材料內(nèi)容進(jìn)行文本轉(zhuǎn)換操作，最后再根據(jù)大類內(nèi)容制作相應(yīng)的二維碼分類LOGO放置于二維碼中間。具體呈現(xiàn)效果如圖1所示：

其次，在制作環(huán)節(jié)中，有關(guān)部門可積極借助一些外部二維碼生成軟件、工具等來協(xié)助完成，如最為簡便的“二維碼生成器”，檔案管理工作者可在各大門戶網(wǎng)站上搜索相關(guān)應(yīng)用，選擇合適的制作方式，并將文檔轉(zhuǎn)換內(nèi)容錄入其中，附貼大類LOGO圖標(biāo)，從而生成所需二維碼。二維碼制作完成后，檔案管理工作者可對(duì)其進(jìn)行打印，在打印材料選擇上，相關(guān)部門可根據(jù)自身實(shí)際需求，選擇打印于普通紙張上或制成二維碼標(biāo)簽，并按照檔案類級(jí)，分別張貼于各個(gè)檔案柜、檔案盒、檔案袋上方，以便檔案室來往人員進(jìn)行直接掃碼查詢，快速了解檔案基本信息，找到對(duì)應(yīng)詳細(xì)資料。

最后，識(shí)別檢驗(yàn)環(huán)節(jié)。檔案管理者可通過各類移動(dòng)終端，如智能手機(jī)、平板等對(duì)制成二維碼進(jìn)行掃描檢驗(yàn)，查看能否識(shí)別成功，核驗(yàn)二維碼內(nèi)容是否準(zhǔn)確。

3 結(jié)束語

近年來，隨著“掃碼支付”概念的興起，二維碼技術(shù)在我國各行業(yè)領(lǐng)域的應(yīng)用愈發(fā)深入與嫻熟，“二維碼生活”成為當(dāng)下我國國民生活的主流形式，二維碼也不再局限于傳統(tǒng)意義上的文字信息識(shí)別，大量圖片、視頻、網(wǎng)頁鏈接的添注也極大豐富了二維碼的應(yīng)用方式。

但就現(xiàn)階段我國水文檔案管理二維碼應(yīng)用現(xiàn)狀來講，其應(yīng)用程度尚處初級(jí)階段，亟待進(jìn)一步加強(qiáng)與完善。對(duì)此，相關(guān)水文水質(zhì)勘測部門可大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)二維碼技術(shù)與移動(dòng)終端和網(wǎng)絡(luò)信息科技的有效融合，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)水文檔案信息管理、查詢一體化平臺(tái)，開通線上索引、查詢渠道，依托“關(guān)鍵詞”功能，實(shí)現(xiàn)“一站式”查詢。

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作者簡介

李瀟（1983-），女，漢族，江蘇省東?？h人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。