淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

潘曉菊

摘 要：檔案管理是信息管理的重要內(nèi)容與根本工作，對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展擁有積極效益，所以，在信息社會(huì)的背景下，檔案管理還應(yīng)該跟隨時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，不斷引入先進(jìn)的信息技術(shù)，提高管理工作的速度與品質(zhì)。在此基礎(chǔ)上，本文主要分析和講述了信息時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新工作

現(xiàn)代社會(huì)下，創(chuàng)新工作創(chuàng)在與各個(gè)行業(yè)中，是各類企業(yè)與工作發(fā)展的主要能力與來(lái)源，它還是推動(dòng)檔案管理不斷發(fā)展的重要力量。檔案的創(chuàng)新工作是檔案管理信息建設(shè)的客觀需求，并且還是信息社會(huì)中檔案管理的重要需求。在實(shí)施創(chuàng)新的時(shí)候，還應(yīng)該要求創(chuàng)新的思想能夠順應(yīng)時(shí)代的潮流，利用創(chuàng)新的方法來(lái)貼近生活，這樣才能讓檔案管理工作獲得穩(wěn)定開(kāi)展，為檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展打下穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

1 檔案信息管理

1.1 檔案管理工作的含義

在以往的檔案管理工作中，都是采用紙質(zhì)辦公，利用手工的方式實(shí)施信息收集與整理。在信息時(shí)代的不斷發(fā)展中，中國(guó)各檔案建設(shè)管理部門也引進(jìn)了檔案的信息化，并實(shí)施了統(tǒng)一指導(dǎo)與組織。推動(dòng)了檔案管理部門逐漸由紙質(zhì)辦公轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑥k公，用計(jì)算機(jī)創(chuàng)建有關(guān)的電子檔案管理程序以及平臺(tái)，利用現(xiàn)代認(rèn)識(shí)服務(wù)模式以及現(xiàn)代服務(wù)的方式相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文件管理現(xiàn)代化，完成了電子文件的自動(dòng)上傳、收集、自動(dòng)歸檔與提取，擺脫了以往的文件管理模式。

1.2 信息時(shí)代檔案管理的特征

在信息社會(huì)下，對(duì)創(chuàng)新檔案管理工作擁有大量特征，使得檔案信息管理工作能夠得到穩(wěn)定的發(fā)展，因此，針對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作特征進(jìn)行了以下幾個(gè)方面的分析。

1）信息時(shí)代的檔案管理有必要按照檔案行政管理部門設(shè)定的相關(guān)法律與政策進(jìn)行。檔案與個(gè)人信息具有一定的聯(lián)系，假如這些信息并沒(méi)有得到法律的保護(hù)，如果被自己公司的管理人員擅自亂用，個(gè)人信息就會(huì)被泄露，使得職員會(huì)面臨更多的問(wèn)題。例如，身份證號(hào)碼的泄露會(huì)造成公司員工的工資卡被他人盜用的情況。因此，在信息社會(huì)下，檔案管理工作應(yīng)該按照檔案管理部門行政部門相關(guān)法律與法規(guī)來(lái)進(jìn)行，使得檔案管理工作能夠?qū)θ嗣竦男畔⑦M(jìn)行良好保護(hù)。

2）信息時(shí)代下，檔案管理的展現(xiàn)形式逐步由傳統(tǒng)的材料檔案變成電子檔案，信息管理的標(biāo)準(zhǔn)主要是由紙質(zhì)存檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鏅n。在20世紀(jì)，記錄被保存在紙上，能夠隨意被人們進(jìn)行銷毀和篡改，使得個(gè)人信息變得不真實(shí)。因此，目前是信息社會(huì)，現(xiàn)代社會(huì)下的檔案管理工作主要是將物理文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募沟谜軌蚋玫膶?duì)員工的信息進(jìn)行管理。

3）促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。在檔案管理工作中使用信息化的管理制度，能夠讓檔案管理可以得到良好的管理，在此基礎(chǔ)上，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

2 怎樣良好開(kāi)展管理工作的創(chuàng)新與創(chuàng)新方式

2.1 意識(shí)形態(tài)的轉(zhuǎn)變

想要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，相關(guān)部門必須從思想入手，將思想作為創(chuàng)新的主要?jiǎng)恿?，推?dòng)我國(guó)檔案管理的持續(xù)進(jìn)程。此外，在開(kāi)展檔案管理創(chuàng)新的過(guò)程中，還應(yīng)該積極關(guān)注思想觀念的轉(zhuǎn)換與創(chuàng)新，結(jié)合信息時(shí)代的發(fā)展需要，開(kāi)展有關(guān)的信息技術(shù)研究，轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)檔案管理中的后端性與封閉性等缺陷，然后經(jīng)過(guò)創(chuàng)新思想的指引，擴(kuò)大檔案管理的愿景，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)完成檔案共享，最大程度的展現(xiàn)出檔案管理工作的優(yōu)點(diǎn)，突破新形勢(shì)與局面，和時(shí)代進(jìn)行共同進(jìn)步。

2.2 服務(wù)模式人力

在信息時(shí)代下開(kāi)展檔案管理工作，我們必須創(chuàng)新與改革檔案管理的模式，利用最大的服務(wù)方式，建立有關(guān)的傳統(tǒng)電子自動(dòng)上傳文件程序，確保員工可以及時(shí)接受和整理有關(guān)的文件，完成計(jì)算機(jī)的自動(dòng)歸檔電子文件。

2.3 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)

伴隨我國(guó)信息化進(jìn)程日益加快，越來(lái)越多的人在尋找檔案，為了可以更好地保護(hù)公民的切身利益，我們必須認(rèn)清當(dāng)前時(shí)代的根本需要，更快、更準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)有關(guān)的政策信息，才能良好地適應(yīng)新社會(huì)的發(fā)展。因此，我們應(yīng)該不斷開(kāi)拓檔案管理工作，創(chuàng)新服務(wù)領(lǐng)域。

3 完成創(chuàng)新時(shí)代檔案管理的措施

3.1 檔案管理要與現(xiàn)代元素相結(jié)合

伴隨科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，中國(guó)信息網(wǎng)絡(luò)獲得了全面涉及，為了可以良好的適應(yīng)目前社會(huì)的發(fā)展需求，要科學(xué)地保存全部的檔案信息電子文件，特別是信息管理、ERP和CAM等各種系統(tǒng)，把這些較為先進(jìn)的信息技術(shù)引入到檔案管理的信息化工作中，以此來(lái)優(yōu)化檔案管理方式與信息化建設(shè)，讓檔案管理變成信息管理的關(guān)鍵內(nèi)容，才能最大程度的展現(xiàn)它的價(jià)值。

3.2 檔案管理的數(shù)字化

在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)，伴隨信息與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作必須使用數(shù)字技術(shù)，建設(shè)有關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能良好的儲(chǔ)存電子檔案文件，創(chuàng)新管理思想，優(yōu)化科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，它能夠良好地將檔案管理服務(wù)體系和其他網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效結(jié)合，開(kāi)展在線服務(wù)模式，不但可以開(kāi)拓工作人員的創(chuàng)新思想，還可以最大程度的展現(xiàn)檔案管理的作用與價(jià)值，緊緊圍繞時(shí)代的腳步，良好的適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求。

3.3 落實(shí)文件資源共享

目前，我國(guó)檔案管理存在的主要問(wèn)題是缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，軟件在應(yīng)用的時(shí)候混亂不堪，沒(méi)有最大程度展現(xiàn)硬件的優(yōu)勢(shì)。這一部分的問(wèn)題造成了中國(guó)檔案信息不能良好完成資源共享，導(dǎo)致各部分直接檔案管理工作具有獨(dú)立性。

4 結(jié)論

現(xiàn)代社會(huì)下檔案是一種極為關(guān)鍵的信息資源，能夠有效推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展，對(duì)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展具有重要意義。然而，在信息社會(huì)，以往的管理方式和思想以及不能良好的適應(yīng)時(shí)代與用戶的需要。所以，檔案部門應(yīng)該在工作的過(guò)程中不斷創(chuàng)新，引進(jìn)最為先進(jìn)的信息技術(shù)，為檔案管理工作的穩(wěn)定開(kāi)展供應(yīng)技術(shù)支持。與此同時(shí)，在檔案管理越來(lái)越現(xiàn)代化的過(guò)程中，還應(yīng)該確保檔案資料具有完整性和共享性，有效拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量，從而展現(xiàn)出檔案的應(yīng)用價(jià)值。在開(kāi)展創(chuàng)新工作的過(guò)程中，我們還應(yīng)不斷創(chuàng)新思維，利用符合時(shí)代潮流的發(fā)創(chuàng)新方式來(lái)進(jìn)行生活，以此來(lái)加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張銳.信息時(shí)代高校辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新[J].城建檔案，2019（11）：81-82.

[2]孫麗.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新路徑探索[J].中外企業(yè)家，2019（32）：102.

[3]彭紅.信息時(shí)代高?？蒲袡n案管理工作創(chuàng)新模式探究[J].重慶交通大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2019，19（05）：119-124.