淺談基層單位檔案管理信息化

宋尚方

摘 要：隨著社會(huì)科技水平的提高，促使各行各業(yè)的工作開(kāi)展更為現(xiàn)代化，針對(duì)基層事業(yè)機(jī)關(guān)的工作而言，加強(qiáng)檔案管理可以讓員工信息更為清楚，在工作時(shí)盡量少產(chǎn)生問(wèn)題?；鶎訂挝辉陂_(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)與現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步趨勢(shì)相協(xié)調(diào)，必須積極引入信息化科技加強(qiáng)信息化管理。本文通過(guò)介紹基層事業(yè)機(jī)關(guān)加強(qiáng)檔案信息化保管的意義，指出了信息化背景下基層單位面臨的檔案管理問(wèn)題，由此提出了一些有效的完善途徑。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案保管;信息化;意義

檔案記載了基層機(jī)構(gòu)發(fā)展的關(guān)鍵內(nèi)容，重視檔案管理十分有必要。伴隨信息系統(tǒng)的發(fā)展，檔案管理更為信息化，從原本的實(shí)體管理模式逐漸變?yōu)樾畔?shù)據(jù)，存儲(chǔ)于信息庫(kù)內(nèi)。相較于原來(lái)的管理方式，檔案的信息化保管有很多有點(diǎn)，在分類(lèi)、查詢時(shí)均較為便捷，必定會(huì)在以后起到更為顯著的作用。

1 基層單位加強(qiáng)檔案信息化保管的意義

在基層單位以往的檔案管理模式中，檔案屬于紙質(zhì)信息，包裝于檔案盒內(nèi)。改中保管模式占據(jù)了很大空間，對(duì)管理環(huán)境有較高要求，在管理時(shí)極易破損。而且，查詢檔案時(shí)不便捷，需要消耗大量時(shí)間，下降了工作效率。為妥善管理紙質(zhì)信息，基層機(jī)關(guān)每年都要在檔案管理中投放很多資金，增多了基層單位的支出。而檔案信息管理系統(tǒng)可以有效處理傳統(tǒng)檔案保管的不足，提高基層單位的工作效率，營(yíng)造大量的經(jīng)濟(jì)利益。信息化條件下，僅需把檔案錄入進(jìn)信息管理平臺(tái)內(nèi)，依靠信息化系統(tǒng)就可以對(duì)多種檔案進(jìn)行劃分。而且，信息系統(tǒng)可以及時(shí)備份存入的資料，避免檔案產(chǎn)生丟失或是破損等情況[1]。信息化模式具有一套完整的流程，管理時(shí)更為安全，查找時(shí)更為便捷，解放了大量的工作人員。所以，注重檔案保管的信息化發(fā)展意義顯著。

2 基層單位進(jìn)行檔案信息化保管時(shí)面臨的問(wèn)題

1）管理方法陳舊。管理方法陳舊是信息化發(fā)展的重要問(wèn)題，盡管在保管傳統(tǒng)檔案時(shí)職工較為熟悉，但是他們?cè)谑褂眯畔⑾到y(tǒng)時(shí)還是很難把握技術(shù)核心?；鶎邮聵I(yè)機(jī)關(guān)在用人層面有很多問(wèn)題，管理者的技能較低，在采用管理設(shè)施時(shí)，很難突出其價(jià)值[2]。管理者未立即更新檔案數(shù)據(jù)，而且未針對(duì)實(shí)際要求更換管理設(shè)施。技術(shù)方法是信息化發(fā)展的基礎(chǔ)未滿足標(biāo)準(zhǔn)，就很難把高科技設(shè)施引進(jìn)信息化建設(shè)方面。該種情況下，檔案數(shù)據(jù)很難獲得良好保護(hù)，下降了信息的嚴(yán)密性。尤其是伴隨信息系統(tǒng)的進(jìn)步，管理者的技術(shù)未跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，這將不能促進(jìn)檔案保管信息化發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理停留于傳統(tǒng)的老方式。

2）離職交接不全面。現(xiàn)代人在工作和生活中常常會(huì)選擇自己喜愛(ài)的行業(yè)，在工作時(shí)喜歡嘗試。檔案保管看似很輕松，但事實(shí)上其對(duì)技術(shù)有很高要求，并考驗(yàn)人的耐心與細(xì)心程度。在保管檔案時(shí)，盡管?chē)?guó)家開(kāi)始采取信息化模式，但是很多員工會(huì)在短期內(nèi)反復(fù)調(diào)換工作。在保管電子文檔時(shí)，如果出現(xiàn)離職交接情況，就需要根據(jù)相關(guān)制度做好工作。但是，有些員工在離職交接時(shí)無(wú)法完全遵守交接流程，無(wú)章可循。檔案保管常常存在一系列問(wèn)題，在缺少規(guī)范的離職交接后，有些檔案就變?yōu)榱恕皸墮n”、“死檔”，今后很難查詢。在出現(xiàn)這一問(wèn)題以后，基層單位將面臨巨大損失，以后也很難追責(zé)。

3）信息化使用率不高。盡管基層單位在迎合時(shí)代潮流進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)，但是總體運(yùn)營(yíng)體制還是較為落后。其服務(wù)模式和手段很難迎合大眾要求，在保管檔案時(shí)，很難提高信息化使用率。電子文檔的保管要有專人處理，在時(shí)代高速發(fā)展階段，服務(wù)模式逐步多元化，對(duì)資源的研發(fā)也不斷增加[3]。有些信息部門(mén)在提供社會(huì)資料和服務(wù)時(shí)，很難做出實(shí)際性變革，促使單位的存活率降低。信息化的總體使用率很低，在市場(chǎng)信息持續(xù)發(fā)展階段，其極易被淘汰，從而很難起到作用。

4）管理意識(shí)不高。當(dāng)前，有些基層機(jī)關(guān)的信息化程度比較滯后，檔案信息化保管意識(shí)很低，保管檔案時(shí)仍然采取以往的檔案形式?；鶎訂挝粚?duì)信息保管的投資很少，投資額不夠，很多信息化設(shè)施無(wú)法得到及時(shí)更新。管理人員思想方面的落后，導(dǎo)致其無(wú)法認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)管理手段的不足。查找檔案時(shí)通常較為被動(dòng)，無(wú)法自覺(jué)的搜索信息，搜索到的信息也通常不全面，導(dǎo)致檔案不齊全。管理意識(shí)不高限制了檔案信息化發(fā)展的進(jìn)度，導(dǎo)致管理效率很低。

3 基層單位加強(qiáng)檔案信息化保管的有效路徑

1）注重單位檔案部門(mén)建立。基層單位對(duì)信息數(shù)據(jù)實(shí)施信息化管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重部門(mén)建立，領(lǐng)導(dǎo)者要提升總體重視程度。檔案保管活動(dòng)的開(kāi)展包含單位的實(shí)際情況，所以需要根據(jù)《檔案法》有關(guān)內(nèi)容展開(kāi)宣傳，還要求做好員工培訓(xùn)活動(dòng)。在設(shè)立檔案部門(mén)時(shí)，應(yīng)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理需求，根據(jù)流程做好每項(xiàng)工作，使員工主動(dòng)參加相關(guān)工作。檔案部門(mén)建立應(yīng)當(dāng)注重對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，基層單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案員和組長(zhǎng)，創(chuàng)建綜合檔案室，促使電子文檔的保管和保存滿足標(biāo)準(zhǔn)。

2）完善信息化保管。信息化保管的規(guī)范化屬于基層單位的第一任務(wù)，相關(guān)員工在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)規(guī)范行為和思想，重視員工的檔案分析。例如，文體旅游產(chǎn)業(yè)在對(duì)檔案實(shí)施信息化建設(shè)和管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)詳細(xì)分析用戶資料。員工既要科學(xué)設(shè)立用戶的旅程，還應(yīng)當(dāng)通過(guò)分析資料確定文體旅游的具體作用。其應(yīng)當(dāng)清楚不同用戶的潛在要求，在規(guī)范化保管檔案時(shí)，借助信息系統(tǒng)歸類(lèi)不同用戶的喜好和需求，然后經(jīng)過(guò)整合提供優(yōu)質(zhì)的綜合服務(wù)。在具體管理環(huán)節(jié)，員工應(yīng)當(dāng)注重檔案管理活動(dòng)的開(kāi)展，清楚自己的工作任務(wù)，妥善處理各個(gè)細(xì)節(jié)。

3）加強(qiáng)信息化服務(wù)。這主要是全面開(kāi)發(fā)和使用檔案資料，既要重視技術(shù)方面的效用，還應(yīng)當(dāng)重視服務(wù)態(tài)度的改進(jìn)。信息化檔案保管在很大程度上具備教育作用，在開(kāi)發(fā)和使用信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)摒棄原來(lái)的以藏為主的管理模式，逐步轉(zhuǎn)變成以開(kāi)發(fā)為主的方式。在加強(qiáng)信息化服務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)改進(jìn)信息檢索工具，使基層單位檔案保管功能更為全面。員工能夠科學(xué)使用多媒體展開(kāi)管理活動(dòng)，依靠更為科學(xué)的手段制定高效化管理制度，從而為教育和科研工作帶來(lái)良好服務(wù)。

4）加大管理監(jiān)督力度。管理監(jiān)督在各行各業(yè)中均需要起到重要意義，針對(duì)檔案管理而言，其應(yīng)當(dāng)管控人的行為和思想，注重該方面的監(jiān)督。在進(jìn)行信息化建設(shè)保管時(shí)，人是重要的行為載體，要合理分類(lèi)和保存檔案信息。如果員工在工作中思想與行為不端正，將會(huì)影響整個(gè)管理質(zhì)量。盡管信息化建設(shè)能夠降低人作為行為主體的積累，但是依舊無(wú)法避免的要有員工作為主體。在實(shí)施信息化檔案保管監(jiān)督時(shí)，基層單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化單位中的監(jiān)督制度，并融入單位外部的監(jiān)督條件，仔細(xì)分析檔案保管信息化方面的隱患。如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的工作形式，就應(yīng)當(dāng)立即糾正管理制度，提高信息化建設(shè)效果。

5）增加經(jīng)費(fèi)投資。檔案信息化保管對(duì)信息化設(shè)施有很高要求，基層單位應(yīng)當(dāng)提高投資力度，優(yōu)化本身的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，改進(jìn)軟件?；鶎訂挝桓鶕?jù)本身的具體情況，開(kāi)發(fā)或是與技術(shù)工作聯(lián)合，建立檔案應(yīng)用平臺(tái)，而且分配專職員工對(duì)系統(tǒng)服務(wù)?；鶎訖C(jī)關(guān)檔案信息化發(fā)展投資力度的提高，可以明顯改善信息系統(tǒng)的軟件與硬件，提升信息化管理效果。伴隨信息化管理的開(kāi)展，可以為單位節(jié)約大量人力與物力，并降低基層單位的開(kāi)支。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，伴隨信息系統(tǒng)的不斷進(jìn)步，基層單位檔案保管正朝著信息化、數(shù)字化趨勢(shì)發(fā)展。單位應(yīng)了解到檔案信息化發(fā)展的意義，提高對(duì)檔案信息化保管的投資力度，加強(qiáng)信息化服務(wù)，加大管理監(jiān)督力度，進(jìn)一步提高信息化管理質(zhì)量，促使單位現(xiàn)代化程度的提高。

參考文獻(xiàn)

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