淺議中小城市城建檔案異地備份工作

摘 要：本文分析了中小城市城建檔案異地備份工作滯后的原因，并根據(jù)工作實(shí)際從權(quán)衡優(yōu)劣，采用經(jīng)濟(jì)實(shí)用的備份方式等方面提出了關(guān)于中小城市城建檔案異地備份的工作建議。

關(guān)鍵詞：檔案;信息;服務(wù)

我國(guó)城建檔案異地備份研究，最早起源于上個(gè)世紀(jì)末。學(xué)術(shù)界對(duì)城建檔案異地備份的研究越來(lái)越多，涉及的層面越來(lái)越廣泛。在管理層面，2004年，住房與城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布的《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施方案》（建辦檔〔2004〕39號(hào)）及2008年發(fā)布的《關(guān)于積極防御地震等自然災(zāi)害，充分發(fā)揮城建檔案作用的通知》（建辦檔[2008]39號(hào)）為城建檔案異地備份工作提供了理論、政策依據(jù)，為城建檔案異地備份工作指明了方向。

通過(guò)調(diào)研得知，目前完成城建檔案異地備份工作的大多均為經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的大城市，大部分中小城市城建檔案異地備份工作尚未開展，個(gè)別中小城市雖已開展此項(xiàng)工作，但進(jìn)展緩慢。

1 中小城市城建檔案異地備份工作滯后的原因

首先是意識(shí)問(wèn)題。一些單位對(duì)城建檔案異地備份工作認(rèn)識(shí)不夠充分，不重視此項(xiàng)工作。大城市一般管理比較規(guī)范，各項(xiàng)制度比較完善，認(rèn)識(shí)水平也比較到位，能夠意識(shí)到城建檔案異地備份的重要性，所以能夠率先開展此項(xiàng)工作。

第二是經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。大部分中小城市城建檔案館的經(jīng)費(fèi)較少，能夠用于異地備份工作的經(jīng)費(fèi)就更少，無(wú)法滿足城建檔案異地備份的需求，難以全面開展檔案異地備份工作。

第三是數(shù)字化的開展問(wèn)題。城建檔案館館藏主要是以紙質(zhì)檔案為主體，要想進(jìn)行異地備份，首先要解決的就是紙質(zhì)檔案數(shù)字化問(wèn)題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作以及電子檔案收取工作的滯后，嚴(yán)重制約著城建檔案異地備份工作的開展。

第四是相關(guān)中小城市城建檔案異地備份工作的理論與經(jīng)驗(yàn)問(wèn)題。城建檔案異地備份工作的理論研究與廣泛開展是近些年的才開始的，相對(duì)成熟的經(jīng)驗(yàn)的缺乏也是影響中小城市異地備份工作開展的一個(gè)因素。[1]

2 我市城建檔案異地備份情況

朝陽(yáng)市城建檔案館始建于1986年，截止2018年底，朝陽(yáng)市城建檔案館共接收保存城建檔案11萬(wàn)余卷。異地備份的前提是要做好電子檔案的研究。朝陽(yáng)市城建檔案館對(duì)電子檔案的研究，始于2005年前后。由于受到經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等因素的制約，一直未能有效開展電子檔案業(yè)務(wù)，異地備份工作更是無(wú)從談起。

為了加強(qiáng)城建檔案異地備份工作，2017年6月30日，湖南省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳、遼寧省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)城建檔案異地備份工作的通知》（湘建〔2017〕122號(hào)），通知明確了異地備份工作的工作原則和目標(biāo)任務(wù)，確立了異地備份對(duì)口協(xié)作單位，強(qiáng)調(diào)要加快信息化建設(shè)、提高數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)能力、加大設(shè)備投入、強(qiáng)化安全性和保密性措施。以此為契機(jī)，朝陽(yáng)市城建檔案的異地備份工作被提到了重要的議事日程。2017年，朝陽(yáng)市檔案館與朝陽(yáng)市城建檔案館合作的相關(guān)科技項(xiàng)目開始啟動(dòng)，我們項(xiàng)目組結(jié)合工作實(shí)際和工作經(jīng)驗(yàn)，與軟件公司合作嘗試開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，并派工作人員到沈陽(yáng)、阜新等省內(nèi)電子檔案業(yè)務(wù)開展較早的城市進(jìn)行考察，初步形成了適合自身的工作思路。

3 關(guān)于中小城市城建檔案異地備份的一點(diǎn)建議

1）權(quán)衡優(yōu)劣，采用經(jīng)濟(jì)實(shí)用的備份方式。城建檔案?jìng)浞菽壳坝袃煞N復(fù)制品，一是縮微復(fù)制品，一是數(shù)字化信息復(fù)制品。檔案縮微復(fù)制品與檔案數(shù)字備份功能互補(bǔ)，然而，檔案縮微的成本高。因此，綜合考慮，受中小城市的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)方面的原因制約，采取數(shù)字化方式最經(jīng)濟(jì)實(shí)用。

2）突出重點(diǎn)，確保重要城建檔案異地存儲(chǔ)。中小城建檔案異地備份的內(nèi)容應(yīng)為城建檔案館所保存的本地區(qū)的全部城建檔案。其重點(diǎn)為：（1）城市電子地形圖，給排水、燃?xì)?、采暖、廣電、通信等地下管線數(shù)據(jù)及管理系統(tǒng)等城市公用基礎(chǔ)設(shè)施檔案;（2）道路、交通、水利、橋梁、污水處理、垃圾處理、機(jī)場(chǎng)、碼頭、港口、鐵路、汽車站、地鐵、人防工程等重點(diǎn)市政基礎(chǔ)設(shè)施和交通基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案;（3）學(xué)校、醫(yī)院、住宅、銀行、商場(chǎng)、公園、名勝古跡等大型公共建筑及園林綠化、廣場(chǎng)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程檔案;（4）其他災(zāi)害發(fā)生時(shí)涉及救援、恢復(fù)生活，恢復(fù)生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)的城市詳細(xì)規(guī)劃和控制規(guī)劃，以及重要工業(yè)建筑工程檔案;（5）重要的住房城建聲像檔案。

3）科學(xué)籌劃，規(guī)范城建檔案異地備份的工作流程。一是申請(qǐng)資金，設(shè)備采購(gòu)。在設(shè)備采購(gòu)上，要考慮紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作所需要的設(shè)備，以及存儲(chǔ)服務(wù)器設(shè)備，沒(méi)有設(shè)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)的還需要考慮電子檔案管理平臺(tái)的引進(jìn)。在采購(gòu)設(shè)備時(shí)，還要考慮到計(jì)算機(jī)行業(yè)技術(shù)和設(shè)備淘汰周期性，要采購(gòu)最先進(jìn)的設(shè)備，以延長(zhǎng)試用期。二是構(gòu)建城建檔案紙質(zhì)檔案數(shù)字化及電子檔案管理平臺(tái)。首先是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化?？紤]到中小城市的城建檔案館人員有限，資金有限，因此，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作宜采取外包給專業(yè)數(shù)字化公司的方式進(jìn)行，中小城市城建檔案館爭(zhēng)取財(cái)政經(jīng)費(fèi)支持，并提出相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、要求，專業(yè)數(shù)字化公司提供先進(jìn)的技術(shù)和軟硬件設(shè)備，雙方合力，共同完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。第二是電子檔案管理平臺(tái)構(gòu)建。朝陽(yáng)市城建檔案電子管理平臺(tái)及數(shù)字化加工采取與設(shè)計(jì)部門聯(lián)合，并面向社會(huì)招標(biāo)的方式，面向全社會(huì)公開招標(biāo)，選擇適合的單位進(jìn)行合作。軟件系統(tǒng)方面，結(jié)合工作實(shí)際，與設(shè)計(jì)部門聯(lián)合設(shè)計(jì)具有以下功能的軟件：城建檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)、檔案互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、電子檔案編制平臺(tái)、電子檔案接收審核平臺(tái)、檔案查閱平臺(tái)。在硬件方面，主要需要服務(wù)器及磁盤陣列。除明確規(guī)定各項(xiàng)功能、指標(biāo)外，還要確保企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)，確保軟硬件在以后的工作中正常應(yīng)用。[2]

4）明確思路，選擇好異地備份載體。除了考慮介質(zhì)的存儲(chǔ)容量、速度、耐久性等因素外，還要綜合考慮以下幾點(diǎn)：一是減少利用或存儲(chǔ)過(guò)程的損壞頻率，如防止撞擊、震落，造成存儲(chǔ)介質(zhì)的損壞，以致影響數(shù)據(jù)安全。二是盡可能減少數(shù)據(jù)遷移的次數(shù)，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改。三是應(yīng)選用市場(chǎng)上較為暢銷、市場(chǎng)保有率較高、兼容性較好的產(chǎn)品，在售后方面有所保障。朝陽(yáng)市城建檔案館結(jié)合自身實(shí)際情況，異地備份工作采用的載體形式為藍(lán)光光盤（單張光盤50G容量），運(yùn)送方式為人工送達(dá)。

5）形成制度，異地備份檔案后期維護(hù)與備份常態(tài)化。城建檔案完成首次異地備份后，要有專人定期對(duì)備份數(shù)據(jù)、載體進(jìn)行檢查、檢測(cè)，維護(hù)，確保備份檔案存放安全、可靠。還要定期對(duì)新入館城建檔案進(jìn)行異地備份，每半年或一年對(duì)新入館檔案進(jìn)行異地備份，確保備份檔案數(shù)據(jù)能及時(shí)補(bǔ)充、更新，做城建檔案異地備份常態(tài)化。

總之，城建檔案的不可再生性的特點(diǎn)決定了在任何情況下都處于安全狀態(tài)的是重中之重，對(duì)于經(jīng)濟(jì)相對(duì)落后的中小城市，城建檔案的異地備份工作任重道遠(yuǎn)，如何科學(xué)有效地做好城建檔案的異地備份工作，是檔案工作者需要長(zhǎng)期重視的一個(gè)課題。

參考文獻(xiàn)

[1]郭潔.吉林地區(qū)中小城市城建檔案管理中存在問(wèn)題及建議[J].城建檔案，2013（12）：20-21.

[2]林紅文.蘇州市城建檔案完成異地備份工作[J].城建檔案，2015（10）：11.

作者簡(jiǎn)介

韓秀娟（1975-），女，遼寧省朝陽(yáng)市人。現(xiàn)就職于遼寧省朝陽(yáng)市檔案局（館），編研征集科科長(zhǎng)，遼寧省檔案學(xué)會(huì)理事。從事檔案工作22年，多次主持和參與檔案科研項(xiàng)目研究，并獲得遼寧省檔案優(yōu)秀科技成果獎(jiǎng)。在檔案專業(yè)期刊上發(fā)表論文多篇。