如何做好交通建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集整理工作

交通運(yùn)輸是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的戰(zhàn)略性、支撐性產(chǎn)業(yè)，交通建設(shè)對(duì)一個(gè)地方的發(fā)展具有基礎(chǔ)性、先導(dǎo)性作用。未來(lái)三年，忠縣交通基礎(chǔ)設(shè)施將預(yù)計(jì)投入92億元，全面提升過(guò)境鐵路、過(guò)境高速公路、港口碼頭、航空機(jī)場(chǎng)、普通干線公路、“四好農(nóng)村路”六個(gè)方面的交通基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)任務(wù)重，檔案資料多，只有做好交通建設(shè)工程檔案資料收集整理工作，才能更好地為交通建設(shè)、發(fā)展提供有力的技術(shù)支撐和保障。

1 交通工程檔案現(xiàn)狀

目前，忠縣交通運(yùn)輸檔案管理中心保管的交通建設(shè)工程項(xiàng)目檔案906個(gè)項(xiàng)目共計(jì)6254余卷，全部進(jìn)行檔案數(shù)字。其中，交通重點(diǎn)工程44個(gè)4500余卷，農(nóng)村公路工程862個(gè)1754卷。

2017年以前，根據(jù)交通運(yùn)輸部公路局《關(guān)于印發(fā)公路工程竣交工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則的通知》、縣交委《關(guān)于進(jìn)一步優(yōu)化農(nóng)村公路建設(shè)程序簡(jiǎn)化工程歸檔資料的通知》等文件要求，我縣交通建設(shè)工程組卷按綜合文件、結(jié)算和審計(jì)文件、竣工圖表、工程管理文件、施工質(zhì)量控制文件、施工原始記錄等六個(gè)部分歸檔整理。2017年以后，根據(jù)交通運(yùn)輸部《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》、《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》、忠縣交委《忠縣交通建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法（試行）的通知》、《關(guān)于進(jìn)一步做好農(nóng)村公路工程檔案資料歸檔相關(guān)工作的通知》規(guī)定，把交通重點(diǎn)建設(shè)工程按立項(xiàng)審批、審計(jì)審批、工程準(zhǔn)備、監(jiān)理文件、工程交竣工驗(yàn)收、資金管理、科研等七個(gè)部分歸檔整理;農(nóng)村公路工程的立項(xiàng)審批、審計(jì)審批、工程準(zhǔn)備、施工、交竣工驗(yàn)收、工程招投標(biāo)及合同、資金管理等環(huán)節(jié)簡(jiǎn)化為項(xiàng)目前期工作和施工過(guò)程、完工自然形成過(guò)程兩個(gè)部分組卷，一個(gè)農(nóng)村公路工程原則上組兩卷，若工程量大或有橋涵、堡坎等分項(xiàng)工程可單獨(dú)組卷。

2 交通工程檔案存在的問(wèn)題

根據(jù)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)，自2018年10月1日起實(shí)施《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018），結(jié)合2017年忠縣交委《忠縣交通建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法（試行）的通知》、《關(guān)于進(jìn)一步做好農(nóng)村公路工程檔案資料歸檔相關(guān)工作的通知》文件，目前存在三個(gè)方面問(wèn)題

2.1 交通建設(shè)工程檔案標(biāo)準(zhǔn)未完全統(tǒng)一

《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）最大亮點(diǎn)是標(biāo)準(zhǔn)的主體要素由“國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案”調(diào)整為“建設(shè)項(xiàng)目檔案”。這種變化使該標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍和作用領(lǐng)域得到了有效延伸，使檔案行政管理部門(mén)及相關(guān)建設(shè)單位、業(yè)主單位在開(kāi)展建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中獲得了重要的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。擴(kuò)大收集范圍，適用于新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等建設(shè)項(xiàng)目。而2017年忠縣交委《忠縣交通建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法（試行）的通知》標(biāo)準(zhǔn)只適用忠縣交通重點(diǎn)建設(shè)工程，農(nóng)村公路工程執(zhí)行忠縣交委《關(guān)于進(jìn)一步做好農(nóng)村公路工程檔案資料歸檔相關(guān)工作的通知》。

2.2 部分交通建設(shè)工程未建立檔案預(yù)立卷制度

檔案預(yù)立卷是檔案管理的重要基礎(chǔ)工作。檔案預(yù)立卷工作的好壞在一定程度上決定了最終檔案收集整理質(zhì)量的優(yōu)劣，很多時(shí)候就是因?yàn)轭A(yù)立卷工作未做到位而導(dǎo)致了歸檔時(shí)出現(xiàn)文件材料不全、不符合歸檔要求等各種問(wèn)題。特別是農(nóng)村公路工程項(xiàng)目的業(yè)主認(rèn)為農(nóng)村公路工程項(xiàng)目投資規(guī)模小，檔案整理也比較簡(jiǎn)單，不需要平時(shí)落實(shí)人員開(kāi)展檔案的收集整理工作，到工程完工后再來(lái)著手進(jìn)行檔案資料的收集整理，導(dǎo)致公路工程項(xiàng)目檔案普遍存在完整性、規(guī)范性不足的問(wèn)題。

2.3 建設(shè)業(yè)主對(duì)工程檔案管理重視不夠

部分業(yè)主單位工程檔案收集重視不夠，不統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工程檔案工作，把工程檔案整理收集工作全部由施工單位、監(jiān)理單位承擔(dān)，形成業(yè)主部分檔案缺失，資料不完整、不連貫、利用價(jià)值減低。

3 交通建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔工作的建議

3.1 嚴(yán)格執(zhí)行交通建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

明確交通建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，是做好交通工程檔案收集整理的基礎(chǔ)?！督ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）2018年10月1日起實(shí)施，鑒于明確交通運(yùn)輸部還沒(méi)有新出臺(tái)實(shí)施意見(jiàn)，任執(zhí)行《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》、《關(guān)于印發(fā)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》，忠縣交通建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔收集整理任執(zhí)行縣交委印發(fā)的《忠縣交通建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法（試行）的通知》，只是將原施工單位、監(jiān)理單位檔案文件保存期限由原來(lái)的30年調(diào)整為永久。

3.2 督促業(yè)主執(zhí)行好檔案預(yù)立卷制度

一是明確立卷責(zé)任人，各參建單位要設(shè)立專職或兼職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案整理歸檔工作，同時(shí)預(yù)立卷工作不是某個(gè)人或某個(gè)部門(mén)單獨(dú)的工作，需要所有參建部門(mén)和相關(guān)工作人員的密切配合，確保預(yù)立卷工作正常開(kāi)展。二是編制好預(yù)立卷類目、做好平時(shí)收集整理和資料匯總立卷資料臺(tái)賬。根據(jù)縣交委印發(fā)的《忠縣交通建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法（試行）的通知》附件一《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔范圍》、附件二《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔范圍》編制預(yù)立卷目錄。三是注重對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的收集整理。業(yè)務(wù)工作人員根據(jù)預(yù)立卷類目表結(jié)合所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容確定對(duì)應(yīng)的歸檔文件材料，在日常工作中應(yīng)對(duì)辦理完畢的文件材料（包括紙質(zhì)版與電子版）及時(shí)進(jìn)行收集，同時(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行分類整理，按預(yù)立卷類目分類存放。四是交通部門(mén)建設(shè)管理科（忠縣交通運(yùn)輸檔案管理中心）認(rèn)真抓好工程檔案預(yù)立卷制工作督導(dǎo)服務(wù)工作，重點(diǎn)是新開(kāi)工和在建重點(diǎn)項(xiàng)目。由于工程檔案技術(shù)含量較高，檔案中心可聯(lián)合縣交通工程中心每季度對(duì)在建交通重點(diǎn)各參建單位的檔案預(yù)立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題督查整改，掌握各重點(diǎn)項(xiàng)目檔案預(yù)立卷工作的真實(shí)情況，有效保障檔案預(yù)立卷工作的規(guī)范開(kāi)展，為檔案統(tǒng)一移交工作做準(zhǔn)備。

3.3 嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目檔案業(yè)主負(fù)責(zé)制，確保歸檔整理齊全完整

《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）增加了建設(shè)項(xiàng)目檔案工作組織體系和工作職責(zé)、制度體系建設(shè)等方面的新內(nèi)容，明確了建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織體系和項(xiàng)目檔案工作職責(zé)。對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)方式、管理機(jī)構(gòu)、人員配置、人員素質(zhì)、隊(duì)伍建設(shè)、管理網(wǎng)絡(luò)和管理機(jī)制等，均提出了明確要求（建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門(mén)和上級(jí)主管部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo);實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)）。交通建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，項(xiàng)目法人單位負(fù)責(zé)做好本單位形成的交通建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作，承擔(dān)各參建單位項(xiàng)目文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)等管理職責(zé)，同時(shí)按照“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，把各參建單位負(fù)責(zé)本單位所形成的文件材料，所有材料與工程建設(shè)同步收集、同步管理、同步歸檔，確保交通建設(shè)項(xiàng)目檔案收集整理齊全、完整，通過(guò)檔案利用價(jià)值。

作者簡(jiǎn)介

劉德明（1973-），男，漢族，本科，研究方式檔案，中級(jí)（檔案館員）。