探析如何做好公文與檔案的有效銜接

鐘汝嘉

摘 要：公文是檔案的基礎(chǔ)，檔案是公文的精華。公文的質(zhì)量將直接影響到檔案的質(zhì)量，關(guān)系到檔案的提供利用。沒有高質(zhì)量的公文就不會(huì)有高質(zhì)量的檔案，故加強(qiáng)公文管理，提升公文辦文質(zhì)量，使公文與檔案工作有效銜接顯得十分重要。基于此，本文就如何做好公文與檔案的有效銜接，對存在的問題和采取的措施進(jìn)行簡明的分析與探討，目的是推動(dòng)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的有序運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：公文;檔案;管理;銜接

1 公文與檔案的差異性及聯(lián)系性分析

1）差異性。公文，全稱公務(wù)文書，是法定機(jī)關(guān)或其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中，具有法律效力和規(guī)范的文體。公文的定義揭示了公文具有法律效力并且是一種規(guī)范的文體，故公文的撰寫和制發(fā)是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，絕不允許有絲毫懈怠。在日常工作中，文書員要能準(zhǔn)確規(guī)范的處理好公文，離不開對公文知識的學(xué)習(xí)和熟練掌握。而檔案是指人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這就是公文與檔案之間的差異性，也是影響二者有效銜接的難點(diǎn)所在。

2）聯(lián)系性。從聯(lián)系性的角度來看，檔案來源于文件，是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的。而公文的本質(zhì)也是一種特殊類型的文件，想要做好對公文的處理工作，就必須要學(xué)會(huì)收集和整理基礎(chǔ)文件資料，這就突出體現(xiàn)了檔案管理工作的重要性，需要各個(gè)單位結(jié)合自身經(jīng)營項(xiàng)目和發(fā)展情況展開詳細(xì)的分析。

2 影響公文與檔案有效銜接的原因分析

想要做好公文與檔案的有效銜接，就必須要結(jié)合日常工作的實(shí)際情況，分析出影響二者銜接效果的關(guān)鍵因素，然后有針對性的制定相應(yīng)的解決方案。

1）培訓(xùn)工作跟不上。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對公文培訓(xùn)的緊迫性認(rèn)識不足，特別是一些工程施工單位，重工程施工，輕內(nèi)業(yè)工作的管理，認(rèn)為外出培訓(xùn)是變相的去旅游，還要占用上班時(shí)間，占用單位有限的管理費(fèi)用，未能及時(shí)組織單位文書員和有關(guān)人員參加上級黨政機(jī)關(guān)舉辦的《公文知識》的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。專兼職文書員未能及時(shí)掌握和領(lǐng)會(huì)公文管理的新要求和產(chǎn)生的新變化，從而使公文管理工作存在這樣那樣的問題和瑕疵。

2）文書員責(zé)任意識不強(qiáng)。文書員對公文的重要性認(rèn)識不足，責(zé)任意識不強(qiáng)，工作不夠認(rèn)真細(xì)致，缺乏精益求精的工作態(tài)度。引發(fā)這個(gè)問題的主要原因就是文書員沒有意識到自身工作的重要性，同時(shí)，也與單位內(nèi)部的人員管理機(jī)制設(shè)置工作存在不科學(xué)、不合理的地方有一定的關(guān)系。單位沒有在制定發(fā)展計(jì)劃的過程中研究員工個(gè)人的發(fā)展問題，就容易影響員工的工作積極性，最終造成公文及檔案銜接工作出現(xiàn)質(zhì)量問題的情況。

3）專業(yè)工作能力方面的問題。專職機(jī)要文書員、部門文書員和相關(guān)人員對公文管理制度學(xué)習(xí)不透徹，領(lǐng)會(huì)不深入，使在公文處理工作中難以得心應(yīng)手，造成公文質(zhì)量得不得保證。這就要求單位結(jié)合新時(shí)期公文處理工作的重點(diǎn)及難點(diǎn)情況對員工展開培訓(xùn)教育，以便于提高員工的專業(yè)工作能力。然而實(shí)際情況是，目前仍然有許多單位過于注重自身的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，沒有定期組織開展思想教育及技能培訓(xùn)工作，導(dǎo)致內(nèi)部整體公文處理效率下降，這就是目前需要解決的主要問題。此外，在實(shí)際工作中，因人員出差、休假和出現(xiàn)人員變更調(diào)動(dòng)情況時(shí)，因工作交接不善或接手工作的人員對公文處理不熟練，使公文的內(nèi)在質(zhì)量受到影響。

4）文檔一體意識不強(qiáng)。由于工作的分工不同，造成文書員不懂也不愿去學(xué)檔案歸檔的相關(guān)知識，檔案人員對日常的文書辦理情況的關(guān)注也存在滯后現(xiàn)象，當(dāng)文件材料歸檔時(shí)，文件材料存在的問題就集中的暴露出來，使公文的歸檔不能進(jìn)行順利的工作銜接，而整改的一些工作是費(fèi)時(shí)費(fèi)力的，影響到歸檔工作的進(jìn)度和效率。

5）歸檔工作中公文存在的常見問題。發(fā)文單有簽名漏簽項(xiàng)，文件用印不全和不規(guī)范，排版格式不符合規(guī)范要求，打印不清晰，文件文號有重號現(xiàn)象，文件附件不齊或有漏頁，裝訂不規(guī)范，會(huì)議紀(jì)要簽到表缺失或?yàn)閺?fù)印件，簽署頁和簽到表用易褪色書寫材料進(jìn)行書寫，由于過程保管不善，文件原件遺失等。凡此種種都使公文質(zhì)量大打折扣，從而影響到檔案的歸檔質(zhì)量，使文件材料的歸檔未能滿足檔案質(zhì)量的要求，給公文與歸檔工作的有效銜接留下了隱患。

3 做好公文和檔案銜接的措施

1）領(lǐng)導(dǎo)重視。單位在新時(shí)期的發(fā)展背景下，想要做好公文及檔案的銜接工作，就必須要從領(lǐng)導(dǎo)人員的角度出發(fā)，提高對這項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識。同時(shí)，要將這項(xiàng)工作與單位的可持續(xù)發(fā)展情況結(jié)合起來，積極安排文書員參加舉辦的公文知識培訓(xùn)班，為專兼職文書員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，參加培訓(xùn)的人員也應(yīng)珍惜學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，學(xué)好掌握培訓(xùn)知識，更好的應(yīng)用于工作中，不斷的提高單位公文處理的效率和質(zhì)量。磨刀不誤砍柴工，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以長遠(yuǎn)的眼光重視員工教育培訓(xùn)工作。

2）教育培訓(xùn)及管理工作。在公文和檔案銜接工作中，必須要結(jié)合單位獨(dú)特的文化建設(shè)情況開展思想教育工作，可以通過文化交流活動(dòng)，安排領(lǐng)導(dǎo)人員與基層員工進(jìn)行溝通交流。重點(diǎn)加強(qiáng)對文書員責(zé)任意識的教育，單位辦公室還應(yīng)適時(shí)組織做好單位公文點(diǎn)評及進(jìn)行考核工作，做到獎(jiǎng)罰分明，增強(qiáng)文書員責(zé)任意識和公文處理水平，使公文質(zhì)量在可控在控狀態(tài)。此外，文書員應(yīng)培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、一絲不茍的工作態(tài)度，力爭公文辦理零失誤。只有公文質(zhì)量得到有效提高，方能為歸檔工作創(chuàng)造有利條件，避免出現(xiàn)文件材料歸檔重復(fù)整改的怪圈。

3）增強(qiáng)文檔一體意識。文書員在認(rèn)真履行崗位職責(zé)的情況下，利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)一定的檔案基礎(chǔ)知識，檔案管理人員也應(yīng)積極的學(xué)習(xí)公文處理的相關(guān)知識。為提高檔案管理工作的質(zhì)量，在日常工作中，更應(yīng)關(guān)注了解文件材料形成的情況，對存在的質(zhì)量問題給予及時(shí)提出并要求其整改，使檔案管理的質(zhì)量關(guān)口前移，避免把問題都留到歸檔的時(shí)候，使檔案工作變得被動(dòng)。在實(shí)際工作中，可根據(jù)單位工作的需要，進(jìn)行一定時(shí)間的崗位對調(diào)和交叉學(xué)習(xí)，營造學(xué)習(xí)型企業(yè)的氛圍，培養(yǎng)企業(yè)員工具備一專多能的工作能力，使公文處理和歸檔工作實(shí)現(xiàn)有效銜接，讓管理工作更加高效。

4）質(zhì)量管理工作。公文處理的質(zhì)量要求與檔案歸檔的質(zhì)量要求是契合相通的，區(qū)別在于公文歸檔是把分散的文件材料通過鑒定按一定的邏輯規(guī)律進(jìn)行分類整合和組卷，便于保管，利于今后的查考利用。由此可見，公文質(zhì)量的高低將直接影響到檔案質(zhì)量的高低，將對公文與檔案的有效銜接或歸檔轉(zhuǎn)化產(chǎn)生影響。在日常工作中，作為專職文書員要善于總結(jié)公文處理容易出現(xiàn)的常見問題和易放的低級錯(cuò)誤進(jìn)行有效規(guī)避，練就過硬的文書制發(fā)技能本領(lǐng)。

4 結(jié)語

公文的辦文質(zhì)量反映了單位管理水平的高低，是單位形象的體現(xiàn)。公文是檔案的前提，檔案是公文的歸宿，優(yōu)質(zhì)的檔案離不開規(guī)范、優(yōu)質(zhì)的文件材料為支撐。在實(shí)際工作中，往往是公文管理得好的單位越能夠在歸檔工作上實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)有效的對接，反之則歸檔工作舉步維艱。公文與檔案是相輔相成、密切相關(guān)的關(guān)系。只有不斷提高全員的工作責(zé)任意識、強(qiáng)化個(gè)人綜合素質(zhì)，有學(xué)習(xí)永遠(yuǎn)在路上的思想，工作中有團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，公文處理與檔案管理工作就能有效銜接，使工作效率得到穩(wěn)步提高。

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