淺談加強疾控中心檔案管理的方法

程遠玉

摘 要：疾控中心是重要的公共衛(wèi)生健康服務機構，在其疾病預防和控制過程中會形成許多檔案資料，這些資料對疾控中心的工作有著重要的意義，要求疾控中心要加強檔案管理。但是目前許多疾控中心在檔案管理方面仍然存在不足的地方，管理模式與管理形式也相對落后，嚴重影響疾控事業(yè)的發(fā)展?；诖?，本文主要分析如何加強疾控中心檔案管理，就疾控中心檔案管理的問題提出一些管理方法，希望能夠進一步提升疾控中心檔案管理的水平。

關鍵詞：疾控中心;檔案管理;方法

檔案管理對疾控中心的工作有著重要的意義，疾控中心作為預防保健、健康體檢、公共衛(wèi)生服務等重要的健康服務機構，在其疾病預防控制過程中會形成許多重要的檔案資料，包括文書、視頻、錄音、報告等資料，這些資料是疾控中心工作成果的體現，也是疾控中心預防和控制的寶貴財富。因此，疾控中心要重視檔案管理，提高檔案管理的效能，為疾控中疾病心防治工作提供有效的數據，從而促進疾控事業(yè)的發(fā)展。

1 加強疾控中心檔案管理的必要性

1）疾控檔案的歷史價值和科研價值。隨著經濟的快速發(fā)展和社會的進步，疾控中心的工作也不斷進行改革與創(chuàng)新，許多傳染病、慢性疾病及地方病等都得到了有效控制和治療，而在疾控中心預防和控制工作過程中，形成了許多具有歷史價值的檔案，記錄了疾病中心與疾病斗爭的過程，因此具有非常重要的歷史價值。同時，疾控檔案是疾病醫(yī)師在疾病預防控制和治療中所形成的第一手資料，具有還原性和真實性的特點，因此疾控檔案對于疾控中心的工作有一定的科研價值。

2）疾控檔案是疾控工作的重要體現。疾控中心承擔著服務社會的重要責任，其在疾控工作中所形成的疾控檔案是重要的成果和結晶，是疾控中心進行預防保健、健康體檢、疾病防治等工作的見證，也是政府部門公共事務管理的重要咨詢對象。相關部門通過查閱疾控中心的檔案，能夠從中了解疾控中心的工作情況以及責任義務完成的情況，從而進行相關的工作部署。

2 疾控中心檔案管理中存在的不足

1）檔案管理投入不足。由于受到長期的工作思維影響，疾控中心領導層并不重視疾控檔案管理，因此在檔案管理方面的投入也不足。雖然部分疾控中心設有專門的檔案庫房，但是并沒有配備齊全的檔案管理設備，檔案管理硬軟件陳舊、老化，并沒有妥善保管檔案資料，尤其是在紙質檔案保管方面，并沒有進行相應的防護工作，導致疾控檔案出現破損、丟失等情況。此外，隨著信息技術的發(fā)展，檔案管理現代化尤其緊迫，但是當前疾控中心檔案管理在硬件和軟件方面并不足，難以滿足當前管理的要求。

2）檔案管理不規(guī)范。目前在疾控中心檔案管理工作中，主要存在中心級檔案管理和科室級檔案管理兩種模式，由于疾控中心的工作需要，往往需要將這兩種檔案管理模式并存進行，這便對疾控中心的檔案管理規(guī)范化要求更高。如果檔案管理人員不能夠對各個科室的檔案進行收集、整理及歸檔工作，不妥善進行檔案保管，則很有可能導致檔案丟失。同時，如果不能夠正確認識檔案的重要性，對各個科室的檔案進行有效分類，這樣會降低檔案保存的質量，也不利于檔案規(guī)范化管理。此外，由于疾控檔案管理不規(guī)范，在使用檔案時，尤其是年代久遠的檔案，尋找起來需要花費大量的時間和精力，這極大地降低了疾控檔案的使用效率。

3）檔案管理人員水平較低。疾控中心作為疾病預防控制的前線，往往會遇到人手不足、人員素質不高等問題，如果疾控檔案管理人員沒有專業(yè)的知識和豐富的經驗支持，是難以有效推進疾病工作的開展，也不利于疾控檔案管理效率的提升。同時，由于疾控中心人員調動較為頻繁，所以在工作交接過程中，如果不能保證交接的連續(xù)性，則容易出現工作斷層的問題，從而引發(fā)一系列管理問題。目前在疾控中心的檔案管理工作中，大部分檔案管理人員身兼數職，使得實際的檔案管理效果并不佳。

4）檔案管理信息化建設不足。隨著信息化時代的到來，信息技術的應用，能夠極大提升檔案管理的效率。但是目前有的疾控中心仍然保留傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案管理信息化建設方面力度不足，尤其是在檔案保管時，沒有配備相應的管理設備與技術，許多紙質檔案并沒有進行統(tǒng)一分類和管理。同時，在信息化背景下，產生大量的電子檔案，但疾控中心在檔案管理過程中并沒有對這些電子檔案進行有效保管，從而影響檔案的完整性，加之檔案管理的手段，基本靠人工來進行，檔案管理的效率較低，還給檔案管理帶來較大的隱患。

5）檔案資源利用率較低。疾控檔案是疾控中心長期工作積累形成的資料，是疾控中心的寶貴財富，具有非常重要的歷史價值和研究價值。然而部分疾控中心雖然重視疾控檔案的管理，但是忽略了檔案資源的利用，沒有充分利用疾控檔案指導疾控工作，檔案資料研究利用率較低，不能更好地服務于疾控工作。

3 加強疾控中心檔案管理的措施

1）重視檔案管理，完善檔案管理基礎設施。加強疾控中心檔案管理，需要進一步強化檔案管理的重視，并完善檔案管理基礎設施，對現有的紙質檔案做好“八防”工作，妥善保管檔案資料，延長檔案資料的保管期限。同時，對于電子檔案，要充分利用電子信息技術，保證檔案資料的安全性和完整性，并做好檔案數據備份工作，利用防火墻技術加強檔案傳輸過程中的安全可靠性。

2）完善檔案管理制度，強化檔案規(guī)范化管理。完善的檔案管理制度是疾控中心檔案管理工作的重要基礎，因此疾控中心還需要不斷完善檔案管理制度，根據疾控中心實際的工作需求和檔案管理需要，強化檔案規(guī)范化管理。對此，在保管和利用疾控檔案時，要嚴格按照檔案管理制度進行，落實相應的檔案管理責任，做到疾控檔案雙向管理，既約束檔案管理部門，又約束疾控檔案的形成和使用，切實發(fā)揮疾控檔案的作用和價值。

3）提升檔案管理人員管理水平，提升檔案質量。檔案管理人員的管理水平直接影響疾控中心檔案管理工作的質量，因此還需要不斷提升檔案管理人員的管理水平。首先，要強化檔案管理人員的管理意識，使其充分認識疾控檔案的重要性，促進檔案管理工作的有效開展;其次，加強檔案管理人員的培訓，提升他們管理能力和服務意識，通過多元化的培訓方式，不斷提升他們的檔案管理水平;最后，檔案管理人員也要加強各個科室部門的檔案指導，強化全體員工的檔案管理意識，提升各個科室檔案質量，以此提升檔案管理的整體水平。

4）加強信息化建設，提升檔案管理效率。新時期加強疾控中心的檔案管理，還需要加強信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，從而有效提升疾控中心檔案管理的效率。對此，疾控中心要加大檔案管理的投入，積極引進先進的檔案管理技術與設備，完善檔案管理硬件和軟件，同時對于新增的電子化、數字化檔案，也要統(tǒng)一進行分類、整理和保管，強化電子檔案管理，實現疾控檔案信息化、現代化及規(guī)范化管理。

5）加強檔案資源的開發(fā)利用，提升檔案管理水平。加強疾控中心檔案管理，不僅要重視檔案管理，還需要重視檔案資源的開發(fā)利用，這樣才能夠有效提升檔案管理的水平。對此，疾控中心應當將檔案資源的開發(fā)利用作為重要的工作內容，正確認識檔案資源的重要性，并做好各個業(yè)務科室檔案資源的收集工作，保證檔案數據的真實性和完整性。同時，加強各個科室部門的聯系與溝通，實現檔案資源的共享，加強檔案分析，進一步挖掘檔案數據的價值，從而為疾控事業(yè)決策和發(fā)展提供技術理論依據。

4 結語

總而言之，疾控檔案對疾控中心工作有著重要的意義，要求疾控中心針對當前檔案管理中存在的問題，采取有效的管理措施解決，不斷提升檔案管理效率與質量，從而為疾控事業(yè)發(fā)展作貢獻。

參考文獻

[1]黃婷，李忻芝.論新形勢下如何加強疾控檔案信息的開發(fā)利用[J].辦公室業(yè)務，2019（01）：54.

[2]施欣彤.加強疾控中心檔案管理與利用之我見[J].中國新通信，2018，20（21）：236.

[3]唐娟.疾控中心檔案管理工作中存在的常態(tài)問題分析[J].科技風，2018（27）：234.