社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法分析

李秋果

摘 要：為了使我國的社會保障體系越來越完善，工作人員應(yīng)當(dāng)重視檔案管理，提高檔案管理能力。為此，本文先說明社會保險檔案管理存在的問題，然后針對性的提出改進方法，提出檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提高管理意識、構(gòu)建專業(yè)的檔案管理隊伍、應(yīng)用先進的管理手段、完善檔案管理體系，從而提升檔案的管理能力。

關(guān)鍵詞：社會保險;檔案管理;信息開發(fā)

隨著檔案管理體系的不斷完善，社會保險的檔案管理體系也隨之變革。社會保險的檔案管理主要針對的是保險機構(gòu)在辦理保險的過程中所形成的各種具有一定價值的檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子文件、視頻圖片等。工作人員應(yīng)當(dāng)加強對這些檔案的管理，為保險事業(yè)提供信息支持，為需要保險的人民提供幫助。

1 社會保險檔案管理存在的問題

1）管理意識有待提升。我國社會保障體系在不斷完善的同時，管理人員的思想覺悟也應(yīng)當(dāng)隨之提升。但是，社保體系的建設(shè)工作中，領(lǐng)導(dǎo)更加關(guān)注的是社保的業(yè)務(wù)工作，有時會忽略對檔案管理的關(guān)注，因此在資金的投入與宣傳開發(fā)上面缺乏一定的支持，從而導(dǎo)致社保檔案的人員在意識上面沒有得到明顯提升。同時，我國部分地區(qū)缺乏專業(yè)的社會保障管理機構(gòu)，某些檔案管理者并不是專業(yè)的檔案管理人員，因此對于檔案管理的意識并不高，沒有提供足夠的管理技術(shù)支持，增加了社保檔案的管理難度，降低了管理人員的工作效率。

2）管理隊伍人員不足。社保檔案管理是一項極為復(fù)雜的工作，一個專業(yè)的檔案管理團隊可以為社保檔案的管理提供安全保障。我國一些省級、市級的社保機構(gòu)基本擁有完善的檔案管理團隊，但是在一些地方的社保機構(gòu)中，為了減少在社保檔案管理方面的資金投入，管理者降低了對人才的綜合要求，因此在部分部門中仍然缺乏專業(yè)性強、能力高的管理人才。同時，檔案管理工作頗為復(fù)雜，尤其是保險方面的檔案管理工作，任何一個環(huán)節(jié)的疏漏就可能導(dǎo)致工作整體出現(xiàn)錯誤，因此，檔案管理的工作人員需要承受很大的工作壓力，影響了管理人員的工作效率。

3）管理手段較為傳統(tǒng)。多頭管理是現(xiàn)代社保檔案管理工作中的一項重大難題。這種傳統(tǒng)的管理手段源自社保業(yè)的不斷發(fā)展中，社保檔案涉到的層面較多且極為復(fù)雜，因此會對工作人員開展工作造成影響。如，某些參保人的社保檔案存在于多個部門中，參保人如果要想對自所有的社保檔案進行查詢，就需要去各個部門進行檔案查詢，這樣的方式過于麻煩，耗費時間也較長。同時，部分社保機構(gòu)沒有擁有充足的信息技術(shù)，增加了參保人員進行檔案查詢的難度。

4）管理制度不統(tǒng)一。在最近幾年社保業(yè)的發(fā)展中，很多檔案管理部門為了提升自身的檔案管理能力，其開始向著制度化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)發(fā)展，因此各個地區(qū)的社保檔案部門也紛紛制定了全新的管理制度。這些制度雖然提升了工作人員們的管理能力，但是，這些地區(qū)的社保機構(gòu)因為地區(qū)差異，其實行的管理制度也沒有得到統(tǒng)一，因此存在著一定程度的差異性，所以很多參保人在離開當(dāng)?shù)厍巴硪粋€地區(qū)時，要辦理社保也較為麻煩。

2 社會保險檔案管理存在問題的解決方法

1）提高管理意識。社保機構(gòu)想要提升檔案的管理水平，就應(yīng)當(dāng)在檔案部門的工作人員心中樹立正確的管理意識，解放他們的思想，從而提升管理人員的積極性。為此，工作人員應(yīng)當(dāng)加強各級社保檔案管理部門的宣傳工作，以此提升社保檔案人員的管理意識與法制意識。通過良好的宣傳可以讓檔案管理人員明確其工作的重要性與必要性，使其重視社保的檔案管理工作，讓他們可以端正自身的工作態(tài)度，經(jīng)常進行工作經(jīng)驗與業(yè)務(wù)知識的交流工作，做到合作發(fā)展、共同進步。此外當(dāng)?shù)卣矐?yīng)當(dāng)提供經(jīng)濟、政策等方面的支持，這樣可以為社保檔案部門的工作提供保障，使社保事業(yè)蒸蒸日上。例如，2019年，河南省開封市社保局積極迎合市檔案局的號召，認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》等政策文件，以“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”為核心思想在市民之家的二樓展廳進行了社保檔案的宣傳活動，工作人員精心制作了宣傳展板，讓市民可以近距離感悟檔案管理文化，感受到檔案管理的魅力，使人們深刻理解社保檔案管理的重要性，也提升了管理人員的個人意識。

2）構(gòu)建專業(yè)的檔案管理隊伍。社保檔案存在著廣泛性、規(guī)范性、變動性以及權(quán)益性的四個特點，因此社保檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)擁有較強的個人素質(zhì)。所以，管理者應(yīng)當(dāng)注重人才的招聘、培養(yǎng)以及管理。首先，檔案部門中應(yīng)當(dāng)擁有健全的用人機制，招聘的檔案人員應(yīng)當(dāng)用擁有專業(yè)的工作能力與職業(yè)技能，并擴大檔案管理團隊。其次，管理者應(yīng)當(dāng)定期邀請檔案管理的專家對工作人員進行全面的培訓(xùn)，使工作人員可以掌握各種先進的檔案管理技能，提升他們的工作質(zhì)量以及工作效率。最后，還應(yīng)當(dāng)做好管理精神的培養(yǎng)工作，管理者應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)員工擁有愛崗樂業(yè)的工作態(tài)度以及與積極奉獻的工作精神，從而緩解員工的工作壓力，使他們可以為參保人提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。例如，2018年，遼寧省大連市檔案館的工作人員就對當(dāng)?shù)馗鱾€機構(gòu)的檔案工作人員進行了全面的培訓(xùn)，包括業(yè)務(wù)能力、計算機操作、檔案的收集與整理等，使工作人員掌握了檔案管理的核心技能，同時，管理人員還將《檔案法》、《保密法》以及《社會保險法》作為員工學(xué)習(xí)的主要內(nèi)容，通過讓這些員工學(xué)習(xí)法律法規(guī)來培養(yǎng)他們的自覺性，使其擁有良好的法律意識及社會責(zé)任感[1]。

3）應(yīng)用先進的管理手段。先進的管理手段需要先進的科學(xué)技術(shù)作為支持，而在現(xiàn)代社會中國，最常見的管理技術(shù)就是信息管理技術(shù)。管理者應(yīng)當(dāng)增加對檔案管理部門的投資，使這些工作人員在面對社保問題時可以井然有序的處理。例如，2018年，上海市社保局進行了檔案管理技術(shù)的全面改革，其邀請專業(yè)的工作人員建立了檔案數(shù)據(jù)庫，利用微光檔案管理軟件為社保的參保人進行立卷與歸檔工作，通過網(wǎng)路軟件將參保人的信息輸入到“云”中，并建立官方網(wǎng)站來讓參保人進行直接的數(shù)據(jù)查詢，參保人只要使用網(wǎng)絡(luò)就可以自行查詢，通過這樣的方式，工作人員的工作壓力得到緩解，參保人也不需要花費過多的時間與精力，節(jié)省了工作時間，也為人民提供了更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4）完善檔案管理體系。一個健全的管理體系可以保證員工的工作態(tài)度，激發(fā)其工作的積極性，避免他們在工作中出現(xiàn)問題，因此，管理者應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前管理局的實際情況來構(gòu)建檔案管理體系。例如，2018年，舟山市社保局為了提升其服務(wù)能力，管理者嚴(yán)格按照檔案室的創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)開展了檔案室的建設(shè)工作，其完善了基礎(chǔ)設(shè)施，并提供業(yè)務(wù)建設(shè)與利用服務(wù)，全面普及信息技術(shù)的運用，拓展當(dāng)前檔案管理在社保機構(gòu)中的功能，實現(xiàn)了社保檔案管理工作的“信息共享化、服務(wù)大眾化、需求擴大化、資源多樣化、載體多元化、保存集中化、庫房規(guī)范化、監(jiān)督制度化?！钡哪繕?biāo)，從原本傳統(tǒng)的橫向管理體系向著多級的縱向服務(wù)一體化體系進行延伸，推動了社保檔案管理工作的開展，取得了良好的改進效果[2]。

3 結(jié)論

綜上所述，在社會保險的檔案管理工作中，工作人員應(yīng)當(dāng)明確其存在的問題并及時進行優(yōu)化改正。經(jīng)過上述內(nèi)容可知，社會保險是人們生活中必不可少的一部分，所以工作人員應(yīng)當(dāng)保證社保檔案的完整性、有效性，使社會保險業(yè)可以更快更好的發(fā)展，為參保人的生活提供保障，為社會的穩(wěn)定發(fā)展提供幫助。

參考文獻

[1]姚金玉.社會保險檔案管理存在的常用問題及其解決方法[J].勞動保障世界，2018（30）：56.

[2]錢均.社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：180-181.