事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑探討

石春杰

摘 要：目前由于科技技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)得到了飛快的發(fā)展，信息技術(shù)能夠幫助人們提高工作效率，方便人們的生活。相同在事業(yè)單位檔案管理過程當(dāng)中使用信息化建設(shè)能夠更加高效的完成檔案管理工作，為工作人員提供便利，本文對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑進(jìn)行討論研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

在事業(yè)管理工作當(dāng)中，檔案管理是其中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，由于目前事業(yè)單位的不斷改革和發(fā)展，需要管理的檔案數(shù)量也在不斷的增多，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，所以人工對(duì)于檔案進(jìn)行管理就會(huì)非常繁瑣復(fù)雜，并且還有可能出錯(cuò)。所以為了能夠解決事業(yè)單位檔案管理問題，可以采用信息化管理的模式，從而才能夠保證檔案的準(zhǔn)確性以及完整性。所以事業(yè)單位必須建立好信息化的檔案管理模式，從而提升事業(yè)單位的工作效率。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

由于目前事業(yè)單位的發(fā)展，以及檔案數(shù)量正在不斷遞增，對(duì)于事業(yè)檔案管理人員來說有著不小的壓力，同時(shí)由于數(shù)量的增加，人工出錯(cuò)的概率也就大幅度增長(zhǎng)。所以對(duì)于這些問題，事業(yè)單位檔案管理必須要進(jìn)行信息化的建設(shè)，因?yàn)槟壳坝?jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，很多OA辦公系統(tǒng)都在被廣泛使用，同樣也能夠應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，這樣就能夠極大程度上提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率，而且還不會(huì)出錯(cuò)。所以由以上可以得知事業(yè)單位檔案管理有著非常重要的作用，利于工作效率的提升以及服務(wù)質(zhì)量的提升，從而能夠?qū)崿F(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1 完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

事業(yè)單位要想在檔案管理上采取信息化建設(shè)，首先對(duì)于完善好檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的管理建設(shè)工作。第一是需要健全好檔案的管理制度。因?yàn)槭聵I(yè)單位在對(duì)于檔案管理方面都是需要進(jìn)行一個(gè)制度化管理，無規(guī)矩不成方圓，所以首先需要完善自身的管理制度，對(duì)于一些不合理的制度需要擯棄，完善管理制度不僅僅能夠有利于事業(yè)單位的發(fā)展，同時(shí)還能夠提升工作效率。第二點(diǎn)是需要提升事業(yè)單位的自動(dòng)化辦公水平。在目前科技飛速發(fā)展的今天，很多事情都可以用機(jī)器來代替人工，事業(yè)單位也是如此，在日常的小事情當(dāng)中，多可以采用機(jī)器來代替人工進(jìn)行工作，提高自動(dòng)化水平。第三點(diǎn)就是需要加強(qiáng)對(duì)于電子檔案的管理監(jiān)督工作。電子檔案是根據(jù)紙質(zhì)檔案來進(jìn)行編寫的，科學(xué)的編寫電子檔案，確保電子檔案的完整以及準(zhǔn)確性。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化

由于事業(yè)單位是在不斷發(fā)展的，所以檔案數(shù)量也是不斷增加，必須要進(jìn)行信息化管理建設(shè)工作，在信息化管理建設(shè)過程當(dāng)中數(shù)字化是其中最重要的一部分。目前由于很多事業(yè)單位在信息化建設(shè)管理工作上資金投入不夠，就導(dǎo)致了很多單位在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理上，都是將紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，加上沒有專業(yè)的檔案管理人員，很難有著非常明顯的效果。所以針對(duì)于這種情況，首先需要對(duì)于有著較高價(jià)值的檔案進(jìn)行優(yōu)先保存，轉(zhuǎn)變成數(shù)字化，然后在對(duì)于一些普通的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理工作，在進(jìn)行數(shù)字化管理工作的同時(shí)，需要注意對(duì)于檢索類型的優(yōu)化，不然一旦數(shù)量很大，就會(huì)很難尋找，反而增加了工作量。

2.3 明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

因?yàn)槭聵I(yè)單位每天都會(huì)產(chǎn)生很多類型的檔案，并且這些單位都是需要根據(jù)類型保存在各個(gè)部門當(dāng)中，所以為了能夠?qū)τ谶@些檔案進(jìn)行有條不紊的歸類，整理，保存等等工作，就需要事業(yè)能夠有著一套高效的信息化管理平臺(tái)，所以檔案的收集、整理，入庫(kù)保存等等工作內(nèi)容都在這個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行，就能夠?qū)崿F(xiàn)精確化的工作，而且還不會(huì)出錯(cuò)，同時(shí)也對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化了，在此過程當(dāng)中制定出一個(gè)明確的目標(biāo)，從而每個(gè)管理人員進(jìn)行參考，提高工作效率的同時(shí)還能夠?yàn)闇p少事業(yè)單位的成本支出，提供可持續(xù)發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)檔案資料安全保護(hù)

在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展過程當(dāng)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)正在被人們廣泛使用，人們已經(jīng)離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)了，事業(yè)單位信息化管理依靠的也就是計(jì)算機(jī)技術(shù)，雖然目前計(jì)算器技術(shù)有著不錯(cuò)的發(fā)展，但與此同時(shí)安全問題也是很多人都關(guān)注的問題，所以事業(yè)單位需要注意檔案資料的丟失以及泄露等等問題。同時(shí)目前也會(huì)存在電腦被黑客攻擊以及計(jì)算機(jī)病毒入侵等等，這些都會(huì)給事業(yè)單位的信息化管理帶來很多的風(fēng)險(xiǎn)，所以就要求事業(yè)單位的工作人員要做好各項(xiàng)保密工作，如果發(fā)生了信息泄露的問題，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展也有著很大的影響，對(duì)于信息化平臺(tái)需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全措施，從而才能夠應(yīng)對(duì)目前各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)檫@些檔案在信息平臺(tái)當(dāng)中都是以數(shù)據(jù)的形式保存的，所以為了不讓這些數(shù)據(jù)丟失，工作人員也需要定時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份工作，當(dāng)平臺(tái)被攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失就可以直接恢復(fù)，降低了事業(yè)單位損失。

2.5 重視檔案人員的培養(yǎng)

事業(yè)單位采取了信息化管理之后，對(duì)于單位工作人員需要進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)工作，例如如何使用信息化平臺(tái)，以及如何應(yīng)對(duì)一些突發(fā)問題，同時(shí)對(duì)于一些想學(xué)習(xí)更多知識(shí)的人進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理以及計(jì)算機(jī)操作等等方面的培訓(xùn)工作，提升員工的綜合能力，才能夠適應(yīng)目前技術(shù)的發(fā)展。同時(shí)在培養(yǎng)的過程當(dāng)中，對(duì)于人員的評(píng)價(jià)考核也需要進(jìn)行完善，將員工的工資和日常評(píng)價(jià)考核進(jìn)行掛鉤，這樣就能夠很大程度上提高員工的工作效率，提高工作積極性。

3 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位需要做好檔案管理工作的同時(shí)需要注重對(duì)于員工的培養(yǎng)教育，同時(shí)員工只有自身得到了很好的進(jìn)步和發(fā)展，才能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來更好的價(jià)值，同時(shí)由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是人工進(jìn)行，在進(jìn)行了信息化檔案管理建設(shè)之后，很多工作人員都不懂平臺(tái)如何去進(jìn)行操作，就需要進(jìn)行培訓(xùn)工作，以滿足目前的工作需求，提升員工的綜合素質(zhì)能力。另外事業(yè)單位信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，特別注意安全防護(hù)工作，因?yàn)槔锩姹４媪舜罅康臋n案數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)一旦泄露就會(huì)造成無法估量的損失，所以需要加強(qiáng)防護(hù)工作。

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