更新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

蘇宇容

摘 要：檔案是資料信息收集管理的重要方式，隨著現(xiàn)代檔案信息管理技術(shù)的逐漸進(jìn)步，以往的檔案信息管理方式不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案信息管理的發(fā)展，因此檔案管理方式要進(jìn)行改革，其首要任務(wù)便是對(duì)檔案人事制度的規(guī)范性進(jìn)行調(diào)整，人事改革是檔案科學(xué)化理念方式運(yùn)行的先決條件，除此之外對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)整時(shí)，還需要注重檔案理念與先進(jìn)管理方式之間的契合性，只有二者規(guī)范融合，才能對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范的調(diào)整。本文通過(guò)更新檔案管理的實(shí)際案例對(duì)檔案管理的科學(xué)性進(jìn)行研究分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理;檔案跟新;科學(xué)化

0 引言

檔案信息管理是現(xiàn)今規(guī)范人事管理的重要措施，近些年由于檔案管理引發(fā)的問(wèn)題越來(lái)越多，檔案信息管理部門(mén)紛紛進(jìn)行改革，檔案管理改革的主要原因在于檔案管理的重要性與我們的工作生活息息相關(guān)。在針對(duì)檔案管理改革時(shí)首要工作便是這對(duì)人事制度的研究方案調(diào)整上，在改革調(diào)整中需要注意保證管理方式與部門(mén)運(yùn)行之間的融合性并通過(guò)科學(xué)化的管理，促使檔案管理的效率達(dá)到事半功倍的效果。

1 檔案管理中現(xiàn)存在的問(wèn)題分析

1.1 缺乏重視力度

在檔案信息管理工作中缺乏重視力度，是我國(guó)檔案管理工作中普遍存在的一個(gè)問(wèn)題。管理人員也對(duì)檔案信息的重要性也有著一定誤解，就是檔案管理的實(shí)用性較小，易造成檔案管理人員對(duì)檔案缺乏重視，這是在檔案信息管理工作中缺乏科學(xué)性規(guī)范管理的主要原因，想要加深對(duì)檔案管理工作的重視性，便要從檔案規(guī)范性管理的細(xì)節(jié)著手，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的科學(xué)性。

1.2 人事交接工作缺乏規(guī)范性

在檔案信息的管理工作中，檔案管理崗位工作人員具有較大的流動(dòng)性，就造成前任對(duì)現(xiàn)任的工作交接之中存在較多的空隙性，容易形成責(zé)任不明的管理現(xiàn)象。其中也有部分因素是由于管理人員對(duì)檔案信息管理的重視力度不夠，在交接工作中缺乏責(zé)任心的傳承，因此在檔案管理工作中應(yīng)該引起對(duì)檔案工作交接的重視性。

1.3 管理人員自身因素

檔案信息管理人員大多是非科班的管理人員擔(dān)任管理職務(wù)或者是兼職，對(duì)檔案信息管理工作缺乏專(zhuān)業(yè)性的培訓(xùn)。缺乏相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)，在檔案信息管理時(shí)，缺乏熱情且投入力度不夠，造成檔案信息管理工作有諸多問(wèn)題。特別是收集工作和歸檔工作缺乏有序性。

1.4 檔案宣傳普化不到位

檔案信息管理不足的關(guān)鍵點(diǎn)在于對(duì)檔案的宣傳不到位，其原因有以下兩個(gè)方面，一是管理人員缺乏檔案宣傳意識(shí)，只是簡(jiǎn)單的應(yīng)付工作任務(wù)，沒(méi)有系統(tǒng)了解檔案，做好宣傳普化的計(jì)劃和實(shí)施。二是檔案宣傳形式單一，檔案知識(shí)、檔案的實(shí)用性沒(méi)有得到最大程度，最廣范圍的宣傳，群眾缺少對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)。

2 解決措施

要改變檔案信息管理的現(xiàn)狀，需要從檔案人事管理的規(guī)范性著手，做到物盡人用盡最大能力提升檔案信息的管理規(guī)范性。下面將對(duì)檔案信息管理改進(jìn)的具體措施進(jìn)行研究分析。

2.1 嚴(yán)格檔案交接工作

重視檔案信息交接工作的完善性。檔案工作交接不是簡(jiǎn)單的工作銜接，更多交接的是一份責(zé)任，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照交接流程交接工作。應(yīng)該做到以下幾個(gè)方面：（1）對(duì)檔案信息進(jìn)行一次規(guī)范性的整理清理。（2）對(duì)檔案的外借現(xiàn)象及時(shí)應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行檔案的清收工作，在檔案外借的手續(xù)中還需要做好檔案外借的借據(jù)手續(xù)整理。（3）整個(gè)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)存放。（4）確保檔案工作的程序化和規(guī)范化。

2.2 提升檔案信息管理工作效率

提升檔案信息的管理效率，要從硬件軟件兩個(gè)方面著手。硬件設(shè)施從細(xì)處著手，庫(kù)房、空調(diào)、除濕機(jī)、密集架、電腦必須設(shè)備要配齊配好。軟件從知識(shí)上著手，培養(yǎng)、提高管理人員自身職業(yè)能力，如學(xué)習(xí)日常辦公軟件，建立數(shù)字化信息化的檔案信息管理系統(tǒng)，以此便利檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的高效性。最終實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的全、齊、真。

2.3 檔案管理制度的建立

（1）保證整個(gè)檔案管理制度的規(guī)范性科學(xué)性和合理性，使檔案管理制度適應(yīng)單位整體運(yùn)營(yíng)體制。（2）保證規(guī)章制度的簡(jiǎn)潔性和清晰性，更好的為檔案信息管理服務(wù)。（3）制度約束力的可行性，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作管理制度，使其具有制約性。（4）處理工作的嚴(yán)肅性，處理工作問(wèn)題按照制度章程嚴(yán)格操作。

2.4 檔案管理操作的規(guī)范性

檔案管理人員需要對(duì)工作細(xì)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)處理，如檔案信息的歸類(lèi)，收集、數(shù)據(jù)記錄等。還要做到手勤、腳勤、腦勤等，為檔案信息管理提供強(qiáng)有力的信息依托。

2.5 加大宣傳并增強(qiáng)群眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)

針對(duì)檔案重要性的宣傳方式可以根據(jù)以下幾點(diǎn)進(jìn)行宣傳，并提升人民群眾對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，（1）開(kāi)展檔案宣傳推廣、普化、教育活動(dòng)，建立檔案信息咨詢(xún)服務(wù)工作，提升群眾對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)度。（2）改變以往單一的宣傳形式，可以借助現(xiàn)代多媒體技術(shù)提升檔案重要性宣傳的趣味性，增強(qiáng)宣傳效果，通過(guò)短視頻或者檔案故事進(jìn)行宣傳，管理人員合理運(yùn)用現(xiàn)代多媒體技術(shù)以實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化效果，讓更多的人認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。

3 總結(jié)

通過(guò)上述的簡(jiǎn)要分析，可以看出檔案信息管理工作中存在很多不足，想要改變檔案信息管理的現(xiàn)狀需從全方面的角度著手，望此研究分析對(duì)我國(guó)檔案信息管理有著一定幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]趙冬.更新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化[J].中外企業(yè)家，2018，（20）：113.

[2]王曉尉.更新醫(yī)院檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化與規(guī)范化[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2018，18（13）：170+178.