基于網(wǎng)絡(luò)模式下的高校物資采購(gòu)管理工作*

何文婷

(上海出版印刷高等專(zhuān)科學(xué)校，上海200093)

當(dāng)今社會(huì)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信科技在全國(guó)范圍內(nèi)的快速發(fā)展，在日常的工作與生活中利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)操作得到了越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，尤其是近年來(lái)政府采購(gòu)平臺(tái)的深入推廣，高校物資采購(gòu)工作逐漸從原來(lái)集中統(tǒng)一的計(jì)劃分配轉(zhuǎn)變?yōu)榛诰W(wǎng)絡(luò)模式下的多元化市場(chǎng)采購(gòu)形式。但由此暴露出的內(nèi)部管理制度不健全、工作效率低及采購(gòu)過(guò)程透明度不高、重復(fù)建設(shè)導(dǎo)致設(shè)備閑置浪費(fèi)嚴(yán)重、采購(gòu)人員業(yè)務(wù)水平普遍不高等問(wèn)題，仍是迫切需要解決的問(wèn)題。

1 高校物資采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題

1.1 網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)管理制度不健全，內(nèi)部機(jī)制不夠規(guī)范

近年來(lái)，政府采購(gòu)制度工作不斷深入，高校按照上級(jí)部門(mén)要求逐步在電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行物資采購(gòu)工作。所謂政府采購(gòu)就是指各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，使用政策性資金采購(gòu)依法制定的集中采購(gòu)目錄以?xún)?nèi)的(空調(diào)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、便攜式計(jì)算機(jī)、臺(tái)式計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印紙等)，或者采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的行為。目前，上海高校中所指的政府采購(gòu)主要是由“上海政府采購(gòu)”(http://www.ccgp-shanghai.gov.cn)的網(wǎng)上電子集市采購(gòu)與“上海市政府采購(gòu)中心”(http://www.shzfcg.gov.cn)的集中采購(gòu)(包括招標(biāo)采購(gòu))所組成。實(shí)行政府采購(gòu)除了能使采購(gòu)工作進(jìn)一步程序化、法制化以外，最主要的優(yōu)勢(shì)就是變分散采購(gòu)為集中采購(gòu)，規(guī)?；牟少?gòu)方式大大節(jié)約了采購(gòu)成本，效益上升，使得買(mǎi)賣(mài)雙方都能得到實(shí)惠。據(jù)統(tǒng)計(jì)，利用政府采購(gòu)至少能節(jié)約學(xué)校10%左右的經(jīng)費(fèi)。

高校作為國(guó)家全額撥款的事業(yè)單位，需要積極響應(yīng)政府要求實(shí)行政府采購(gòu)行為。但由于政府采購(gòu)制度畢竟屬于新興事物，客觀上仍存在許多不完善之處，比如財(cái)務(wù)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃很難做到準(zhǔn)確無(wú)誤;政府采購(gòu)的周期長(zhǎng)，方式單一，難以滿足高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)和學(xué)科建設(shè)需要;仍有很多種類(lèi)的專(zhuān)業(yè)設(shè)備未包含在平臺(tái)目錄內(nèi)，增大了采購(gòu)的隨意性等問(wèn)題經(jīng)常出現(xiàn)。

1.2 采購(gòu)工作效率低，信息不暢，透明度有待提高

以往學(xué)校在招投標(biāo)過(guò)程中通常采用邀請(qǐng)招標(biāo)的方式，招標(biāo)信息的公布形式并不規(guī)范，沒(méi)有一個(gè)功能齊備、權(quán)威的信息渠道。需要招一些專(zhuān)業(yè)特殊設(shè)備的時(shí)候，采購(gòu)部門(mén)往往會(huì)為供應(yīng)商少于法定的三家而發(fā)愁，反之供應(yīng)商方面也可能會(huì)為不能及時(shí)了解到采購(gòu)信息錯(cuò)過(guò)投標(biāo)機(jī)會(huì)而懊悔。有時(shí)候?yàn)榱说却凉M足招標(biāo)要求的供應(yīng)商前來(lái)投標(biāo)不得不花費(fèi)大量時(shí)間，大大地降低了工作效率。

采購(gòu)過(guò)程不夠公開(kāi)透明也是目前存在的主要問(wèn)題，由于參與招標(biāo)過(guò)程的主要是由校物資采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組(小組成員一般是由負(fù)責(zé)相關(guān)工作的校領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)、紀(jì)監(jiān)審領(lǐng)導(dǎo)、物資采購(gòu)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)等組成)和使用部門(mén)的專(zhuān)家領(lǐng)導(dǎo)，校內(nèi)其他老師對(duì)采購(gòu)渠道的選擇、價(jià)格的確定、中標(biāo)結(jié)果的產(chǎn)生并不清楚，存在較多的疑惑。個(gè)別還存在招標(biāo)記錄及談判記錄等檔案資料不完整情況。這些都反映出了的物資采購(gòu)工作效率低，信息不暢，過(guò)程透明度不高等問(wèn)題，使得采購(gòu)工作經(jīng)常處于被動(dòng)局面。

1.3 缺乏統(tǒng)籌管理意識(shí)，設(shè)備閑置浪費(fèi)情況嚴(yán)重

每年學(xué)校都會(huì)大量購(gòu)買(mǎi)臺(tái)式電腦、便攜式計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、照相機(jī)等通用電子設(shè)備，統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，個(gè)別院系或教師個(gè)人資產(chǎn)占有率超過(guò)正常比率，存在擁有大量電腦(臺(tái)式計(jì)算機(jī)、便攜式計(jì)算機(jī)、平板電腦等)和照相機(jī)(卡片機(jī)、專(zhuān)業(yè)單反相機(jī)、微單等)等通用設(shè)備情況。主要原因是院系往往從自身利益出發(fā)，希望盡可能地占用學(xué)校資源，通過(guò)成立不同實(shí)驗(yàn)室或者開(kāi)展不同科研課題項(xiàng)目，爭(zhēng)取學(xué)校較多的投入，盲目購(gòu)置資產(chǎn)設(shè)備，造成設(shè)備增加的隨意性。由于學(xué)校并沒(méi)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)有化管理，從而造成了這種部門(mén)或個(gè)體之間重復(fù)購(gòu)置的現(xiàn)象，導(dǎo)致了大量設(shè)備利用率低，形成了閑置、積壓。

1.4 采購(gòu)人員業(yè)務(wù)水平普遍不高，難以滿足新形勢(shì)下的工作要求

隨著高校的辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教育投入金額越來(lái)越大，高校每年的采購(gòu)量少則幾千萬(wàn)，多則上億。高校物資采購(gòu)工作已經(jīng)成為學(xué)校管理工作中非常重要的一部分，因此對(duì)采購(gòu)人員的職業(yè)素質(zhì)要求也越來(lái)越高，不僅要求采購(gòu)人員能夠熟練掌握采購(gòu)的政策法規(guī)、招投標(biāo)程序、專(zhuān)業(yè)知識(shí)等，還要求能夠處理在合同鑒定、商業(yè)談判、市場(chǎng)調(diào)研等采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的各種復(fù)雜多變的突發(fā)狀況。目前，高校負(fù)責(zé)采購(gòu)的人員多數(shù)來(lái)自后勤或其他管理崗位，幾乎沒(méi)有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的人員，他們之中多數(shù)是沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)化、系統(tǒng)化的崗位培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平普遍不高，更加難以滿足新形式下物資采購(gòu)工作的要求。

2 加強(qiáng)高校物資采購(gòu)管理的對(duì)策

2.1 完善預(yù)算編制工作，健全政府采購(gòu)體制和運(yùn)行機(jī)制

為了減少由于實(shí)行政府采購(gòu)制度造成的財(cái)務(wù)預(yù)算與最終采購(gòu)計(jì)劃難以匹配的情況，只能適當(dāng)?shù)馗淖兏咝５念A(yù)算編制模式。在編制預(yù)算的時(shí)候，要求制定完善的收支范圍，并且加強(qiáng)收支項(xiàng)目的分類(lèi)，這樣能夠有利于實(shí)行國(guó)庫(kù)集中支付制度。在執(zhí)行預(yù)算的過(guò)程中，需要建立一套高效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱?zhí)行機(jī)構(gòu)，嚴(yán)密控制預(yù)算的執(zhí)行，完善預(yù)算的監(jiān)督檢查制度。通過(guò)強(qiáng)化預(yù)算約束，防止重復(fù)建設(shè)、重復(fù)購(gòu)置、設(shè)備閑置等浪費(fèi)現(xiàn)象的出現(xiàn)。

同時(shí)為了節(jié)約學(xué)校資金，在執(zhí)行采購(gòu)的過(guò)程中，可以根據(jù)總體預(yù)算編制情況，將通用性強(qiáng)、技術(shù)指標(biāo)簡(jiǎn)單、采購(gòu)數(shù)量大、時(shí)間要求不高的設(shè)備進(jìn)行匯總，例:計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)、復(fù)印機(jī)等政府采購(gòu)目錄上規(guī)定的設(shè)備形成批量采購(gòu)，充分發(fā)揮政府批量采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)。一旦形成批量采購(gòu)，也能引起供應(yīng)商對(duì)學(xué)校的重視，在保質(zhì)保量的前提下，還能盡可能爭(zhēng)取到最優(yōu)惠的價(jià)格。

2.2 建立物資管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，多方共享采購(gòu)信息，營(yíng)造陽(yáng)光采購(gòu)壞境

從兼顧效率和成本上來(lái)說(shuō)，基于網(wǎng)絡(luò)模式進(jìn)行物資采購(gòu)是今后發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，物資采購(gòu)工作首先必須從基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)管理開(kāi)始，建立一套獨(dú)立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。將分散在各個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)的分析、處理、匯總，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的充分互動(dòng)并共享，這套物資管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)對(duì)采購(gòu)論證、審批、立項(xiàng)、招投標(biāo)流程、評(píng)審專(zhuān)家、供貨廠商信息、合同履行管理等項(xiàng)目設(shè)立單獨(dú)的目錄，在采購(gòu)過(guò)程中可以從不同目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)中挑選符合要求的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行全程管理，加強(qiáng)了各種信息的利用程度，實(shí)現(xiàn)多層面、多視角的監(jiān)督，提高工作效率和專(zhuān)業(yè)化的水平。

在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中還應(yīng)建立一個(gè)設(shè)備價(jià)格表，將近幾年來(lái)不同供應(yīng)商對(duì)相同產(chǎn)品的報(bào)價(jià)建成一個(gè)狀態(tài)數(shù)據(jù)圖表，采購(gòu)人員根據(jù)圖表統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)挑選價(jià)格合理的供應(yīng)商，使得采購(gòu)渠道的選擇更加透明、有依據(jù)。采購(gòu)過(guò)程的信息共享，有利于各部門(mén)相互間的監(jiān)督和制衡，監(jiān)督檢查部門(mén)在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中實(shí)時(shí)檢查設(shè)備到貨、驗(yàn)收、財(cái)務(wù)付款等情況，通過(guò)數(shù)據(jù)分析為監(jiān)督和預(yù)防腐敗提供預(yù)警性信息，使得采購(gòu)的工作更加公開(kāi)、公平、公正，形成全程采購(gòu)陽(yáng)光機(jī)制。

2.3 推行系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理模式，多元化發(fā)展物資采購(gòu)方式

采購(gòu)過(guò)程中通常將項(xiàng)目按金額進(jìn)行分類(lèi)。金額大于100萬(wàn)的項(xiàng)目或者進(jìn)口設(shè)備的采購(gòu)必須委托財(cái)政局認(rèn)可的具有專(zhuān)業(yè)資質(zhì)的招投標(biāo)公司進(jìn)行第三方公開(kāi)招標(biāo);金額超過(guò)5萬(wàn)不足100萬(wàn)的項(xiàng)目，學(xué)校一般采用詢(xún)價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等方式進(jìn)行自行采購(gòu)，將經(jīng)過(guò)論證、審批、立項(xiàng)的采購(gòu)計(jì)劃擬成招標(biāo)文件利用校園網(wǎng)、宣傳欄等媒介進(jìn)行公示，滿足招標(biāo)要求的投標(biāo)商必須達(dá)到3家及以上，再由學(xué)校組成的物資采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo);采購(gòu)金額不足5萬(wàn)元，政府采購(gòu)平臺(tái)目錄中規(guī)定的設(shè)備需在政府采購(gòu)平臺(tái)上購(gòu)買(mǎi)。政府采購(gòu)平臺(tái)目錄中沒(méi)有規(guī)定的設(shè)備，學(xué)校原則上可自行購(gòu)買(mǎi)，由于現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我們通常會(huì)借助日益發(fā)達(dá)的電子商務(wù)平臺(tái)(如京東、易迅、新蛋等網(wǎng)站)來(lái)完成采購(gòu)任務(wù)。

利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)不僅能大大降低采購(gòu)成本，還能極大地提高辦事效率?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展改變了傳統(tǒng)的物資采購(gòu)理念、方法、習(xí)慣，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可及時(shí)將各類(lèi)物資設(shè)備的詳細(xì)資源信息快速發(fā)布，供應(yīng)商能第一時(shí)間查詢(xún)了解設(shè)備需求信息并及時(shí)發(fā)布供貨信息，加快了信息的傳遞速度，強(qiáng)化了網(wǎng)上供需雙方的信息溝通和技術(shù)交流，充分實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)多方信息共享，為科學(xué)決策服務(wù)。與以往的人工方式相比，網(wǎng)絡(luò)化的工作方式規(guī)范了物資采購(gòu)行為，進(jìn)一步減少了商業(yè)賄賂、串標(biāo)等不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)手段，進(jìn)而促進(jìn)物資采購(gòu)工作的健康快速發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)學(xué)習(xí)教育，提高采購(gòu)人員業(yè)務(wù)水平

新形勢(shì)下的物資采購(gòu)工作自身的復(fù)雜性和重要性，要求采購(gòu)人員具有一定的職業(yè)素質(zhì)。通過(guò)開(kāi)展防腐倡廉教育、法制教育和職業(yè)道德教育等，強(qiáng)化采購(gòu)人員的法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立遵紀(jì)守法觀念，杜絕腐敗。通過(guò)相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使得采購(gòu)人員不僅要懂得采購(gòu)的專(zhuān)業(yè)政策和具體流程，還要定期參加專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí);不僅要懂得相關(guān)的經(jīng)濟(jì)知識(shí)，能夠看出合同上的紕漏，還要懂得工程技術(shù)方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí);要了解采購(gòu)技巧，便于解決合同簽訂、商業(yè)談判中出現(xiàn)的各種采購(gòu)問(wèn)題;不僅要有一定的管理、溝通、協(xié)調(diào)能力，還要能熟悉設(shè)備的市場(chǎng)行情，尤其是要懂得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)技術(shù)，能夠熟料操作電腦常用軟件?；谀壳案咝Ｔ絹?lái)越多的大型設(shè)備都需要進(jìn)行海外采購(gòu)，采購(gòu)人員最好還能有一定的英文能力，便于操作進(jìn)口設(shè)備免稅申請(qǐng)等事宜。

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