抗擊疫情，醫(yī)院檔案部門應(yīng)彰顯作為

王前 林晨晨 孫玲 鄭亞萍

疫情防控工作中形成的檔案資料是重要的歷史記錄，對于體現(xiàn)醫(yī)院各部門的組織動(dòng)員力、執(zhí)行力以及今后開展疫情防控、臨床診療、病案研究等具有重要價(jià)值。因此，在面對重大衛(wèi)生事件的時(shí)候檔案部門更應(yīng)該加強(qiáng)對檔案工作的認(rèn)識，有意識主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)，為醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。此次新型冠狀病毒肺炎疫情發(fā)生以來，蘇北人民醫(yī)院迅速反應(yīng)，認(rèn)真貫徹學(xué)習(xí)各級主管部門的要求和文件精神，開展了一系列針對此次新冠病毒肺炎疫情的檔案工作，不僅有效助力疫情防控，也守護(hù)好了此次疫情的重要記憶！

一、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視，促使檔案工作順利開展

新型冠狀病毒肺炎疫情發(fā)生以來，蘇北人民醫(yī)院檔案部門認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記重要指示精神和黨中央、國務(wù)院決策部署，領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)，統(tǒng)一思想認(rèn)識，牢記初心使命，把疫情防控工作作為檔案部門當(dāng)前最重要的工作來抓。醫(yī)院黨委、院部高度重視疫情期間的檔案工作，多次在疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議上強(qiáng)調(diào)做好防疫檔案工作的重要性，要求檔案部門在疫情防控工作中自覺扛起責(zé)任、腳踏實(shí)地、主動(dòng)作為、超前謀劃，做好疫情防控期間檔案收集工作。通過學(xué)習(xí)，醫(yī)院檔案工作人員乃至全院工作人員都提高了對檔案及檔案收集的認(rèn)識。疫情期間，一些科室主動(dòng)把相關(guān)資料交給綜合檔案室存檔，還有一些科室有意識地去做記錄和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等，使檔案部門的各方面工作得以順利開展。

二、完善檔案管理制度，使檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化

突發(fā)公共事件發(fā)生時(shí)，以往檔案管理環(huán)節(jié)的一些工作方法已經(jīng)不完全適應(yīng)新環(huán)境下的需要，過去的檔案管理體制、原則、方法與檔案工作制度都需要重新考慮，進(jìn)行新的探索和嘗試。因此為了加強(qiáng)醫(yī)院對重大活動(dòng)、重要事件檔案的管理，確保檔案的完整與安全，以更好地服務(wù)和促進(jìn)醫(yī)院治理體系和治理能力建設(shè)，根據(jù)《江蘇省重大活動(dòng)和重要事件檔案管理辦法》，蘇北人民醫(yī)院迅速出臺了《蘇北人民醫(yī)院重大活動(dòng)和重要事件檔案管理辦法》。該辦法明確了各部門分工和職責(zé)，提高了檔案工作效率，為此次防疫檔案工作提供了制度保障，并健全了醫(yī)院檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案工作規(guī)范性與科學(xué)性相統(tǒng)一。

三、組建防疫檔案團(tuán)隊(duì)，提高檔案工作效率和質(zhì)量

在醫(yī)院防疫工作全面啟動(dòng)后，蘇北人民醫(yī)院便成立了由綜合檔案室專職檔案員和各職能處室兼職檔案員組成的防疫檔案工作小組，充分發(fā)揮全院兼職檔案員的作用，更好地完成防疫期間各類檔案收集工作。綜合檔案室在第一時(shí)間下發(fā)了《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，要求各個(gè)部門兼職檔案員根據(jù)防疫檔案歸檔要求擔(dān)負(fù)起收集各類防疫檔案工作的責(zé)任，綜合檔案室專職檔案人員全程參與、協(xié)助各科室進(jìn)行防疫文件材料的收集和移交。此外，綜合檔案室與支援武漢醫(yī)療隊(duì)保持密切聯(lián)系，醫(yī)療隊(duì)員中專門有一名檔案員負(fù)責(zé)每日醫(yī)療隊(duì)工作情況記錄和影像資料拍攝。防疫檔案工作團(tuán)隊(duì)共同奮戰(zhàn)有利于形成團(tuán)隊(duì)凝聚力，成員間上下一心，分工協(xié)作，確保檔案資料收集完整齊全。

四、明確防疫檔案歸檔范圍，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸

根據(jù)江蘇省衛(wèi)健委下發(fā)的《關(guān)于做好疫情防控相關(guān)資料收集工作的通知》以及江蘇省檔案局、檔案館和揚(yáng)州市檔案局、檔案館下發(fā)的《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》具體要求，醫(yī)院綜合檔案室在總結(jié)以往材料收集歸檔工作的基礎(chǔ)上，制定了適應(yīng)本院情況的檔案歸檔范圍及分類辦法。新型冠狀病毒肺炎防疫檔案具體分為綜合類、醫(yī)學(xué)防疫技術(shù)類、物資保障類、交流類、科學(xué)研究類以及其他六大類。其中綜合類包括醫(yī)院出臺的相關(guān)防控文件、上級重要批示、講話和會(huì)議紀(jì)要、有關(guān)疫情防治工作的重要資料以及防疫期間作出貢獻(xiàn)的黨員模范或是有失職行為進(jìn)行問責(zé)形成的文件材料等；醫(yī)學(xué)防疫技術(shù)類包括疫情防治、監(jiān)測形成的文件材料，醫(yī)療資源調(diào)配形成的文件材料，以及接收、診治確診和疑似病人的情況等材料；物資保障類包括醫(yī)院醫(yī)藥用品和相關(guān)物資保障和生活保障、捐贈(zèng)物資和財(cái)政撥款使用等材料；交流類包括國際疫病防治交流相關(guān)材料；科學(xué)研究類包括新冠肺炎科技攻關(guān)和防治應(yīng)用取得成果等材料；其他類則包括各項(xiàng)疫情防控工作和活動(dòng)的照片、錄音、錄像、磁盤、電子文件和實(shí)物等。

五、全方位開展防疫檔案收集，將檔案工作貫穿于醫(yī)院防疫全過程

蘇北人民醫(yī)院在疫情發(fā)生后第一時(shí)間啟動(dòng)了此次疫情防控檔案資料的收集工作，并將檔案工作貫穿于醫(yī)院整個(gè)防疫過程。和以往歸檔時(shí)間不同，防疫工作開始的同時(shí)綜合檔案室與兼職檔案員就通過微信工作群、郵箱、電話等多種形式，對疫情期間各項(xiàng)檔案的收集工作溝通和交流，指導(dǎo)兼職檔案員和支援武漢前線檔案員及時(shí)收集相關(guān)材料，發(fā)現(xiàn)材料收集中存在的問題及時(shí)給予提醒。初期，我們的工作重點(diǎn)主要放在與疫情防控有密切聯(lián)系的檔案收集上，以便于為早期疫情防控提供決策服務(wù)；中期，我們開始全面地收集與疫情有關(guān)資料，以探索其中的聯(lián)系和規(guī)律，協(xié)助疫情防控工作順利實(shí)施；到了后期依然不能懈怠，要開始系統(tǒng)地、全方位收集具有檔案價(jià)值的文件資料、影像資料和實(shí)物等，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。多措并舉，統(tǒng)籌推進(jìn)，為詳細(xì)、真實(shí)地還原醫(yī)院在此次抗擊疫情各方面工作的全過程提供了有力保證。

六、重視防疫病歷檔案管理，確保檔案及時(shí)安全歸檔

病歷檔案是全面反映患者在住院期間一切診療活動(dòng)的第一手資料，是此次新冠肺炎防控檔案中不可或缺的一部分。為了確保防疫病歷檔案質(zhì)量，從疫情初期我院病歷檔案工作人員就以高度負(fù)責(zé)任的態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)加強(qiáng)防疫病案管理工作。根據(jù)國家衛(wèi)健委和國家醫(yī)保局聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于印發(fā)新型冠狀病毒感染相關(guān)ICD代碼的通知》并結(jié)合蘇北人民醫(yī)院實(shí)際情況，立即按國家衛(wèi)健委要求增加相關(guān)診斷類型，如新型冠狀病毒肺炎、新型冠狀病毒感染、新型冠狀病毒肺炎臨床診斷病例、新型冠狀病毒疑似病例。同時(shí)，迅速對臨床醫(yī)生進(jìn)行新冠肺炎確診病例、疑似病例的編碼進(jìn)行指導(dǎo)，提高了臨床醫(yī)生疾病診斷準(zhǔn)確性，保證了新冠肺炎病案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性。另外，醫(yī)院檔案室與新區(qū)分院（揚(yáng)州市第三人民醫(yī)院，定點(diǎn)收治全市新冠肺炎病人）建立檔案管理互動(dòng)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)垂直化管理，及時(shí)提醒隔離病房做好確診新冠肺炎或疑似新冠肺炎病歷檔案及時(shí)歸檔和消毒處理工作。新型冠狀病毒感染患者的紙質(zhì)病歷回收到病案室后，置于中溫消毒柜中進(jìn)行消毒，消毒溫度不低于60°C，不高于100°C，消毒時(shí)間不短于30分鐘，杜絕出現(xiàn)病歷沒有及時(shí)被消毒導(dǎo)致檔案室工作人員以及密切接觸醫(yī)護(hù)人員感染新型冠狀病毒風(fēng)險(xiǎn)，保障病歷檔案及時(shí)安全歸檔。

七、加大防疫檔案開發(fā)利用，助力新冠肺炎疫情防控

公共衛(wèi)生事件檔案的價(jià)值在于記載了事件發(fā)生的全過程，通過對以往疫情的防治措施、防治成效進(jìn)行分析，得出事物發(fā)展規(guī)律，能夠?qū)ξ磥淼囊咔榉乐翁峁┛茖W(xué)依據(jù)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)本次疫情與當(dāng)年“非典”疫情非常相似時(shí)，醫(yī)院檔案人員迅速查找到2003年蘇北人民醫(yī)院抗擊SARS時(shí)期所有檔案資料，包括2003年醫(yī)院出臺的抗擊SARS發(fā)文5件、所有重大事件新聞報(bào)道12篇以及照片30余張。這些展現(xiàn)了醫(yī)院在抗擊SARS中所開展的一系列工作，包括成立非典型肺炎防治領(lǐng)導(dǎo)小組和防治專家組、申請“非典”專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、制定“非典”防控預(yù)案等。檔案人員及時(shí)將這些資料篩選提煉，把最重要的信息反映給醫(yī)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、重要醫(yī)師，幫助他們進(jìn)行重要決策以及疾病防治。隨后院黨委、院部迅速成立了抗擊新型冠狀病毒肺炎領(lǐng)導(dǎo)小組，建立例會(huì)制度，有序開展各項(xiàng)防控工作，組織院內(nèi)防控知識培訓(xùn)，各職能部門各司其職負(fù)責(zé)各自防疫工作，迅速出臺了醫(yī)院此次防控工作相關(guān)制度和規(guī)定，各項(xiàng)工作扎實(shí)有效開展，使得目前揚(yáng)州疫情得到有效控制。

由于此次疫情重大，新型冠狀病毒肺炎相關(guān)檔案一經(jīng)收集便需要進(jìn)行整理和利用。因此在歸檔的同時(shí)，醫(yī)院綜合檔案室還及時(shí)將重要的疫情防控手段和措施及時(shí)整理并發(fā)布，以供其他地區(qū)同行參考、交流和學(xué)習(xí)。并且時(shí)刻關(guān)注外界各地報(bào)道，包括有關(guān)重要檔案信息發(fā)布平臺，及時(shí)學(xué)習(xí)并改進(jìn)工作。國家、省、市檔案局、檔案館和檔案權(quán)威雜志等對蘇北人民院加強(qiáng)檔案利用，發(fā)揮檔案價(jià)值的做法進(jìn)行了報(bào)道。

八、規(guī)劃疫后檔案建設(shè)，立足醫(yī)院長遠(yuǎn)工作發(fā)展

此次新型冠狀病毒肺炎疫情防控行動(dòng)規(guī)模之大、影響之遠(yuǎn)，將成為我國防疫史上一次壯舉，也是全國傳染病防治的重要案例，因此蘇北人民醫(yī)院已規(guī)劃對此次疫情建立專題防疫檔案，更加系統(tǒng)地收集、整理、保管此次事件中的各類文書資料、音像視頻等，協(xié)助分析評估事件過程中各部門工作績效，幫助后續(xù)形成各類調(diào)研、專題報(bào)告。這將有助于醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展，同時(shí)也向公眾宣傳檔案工作，使更多人認(rèn)識到檔案的價(jià)值，提升檔案工作的影響力。