信息化時(shí)代圖書(shū)檔案的管理研究

摘?要：信息化時(shí)代下，圖書(shū)檔案管理工作也需要產(chǎn)生相應(yīng)的變化，如何進(jìn)一步提高信息化時(shí)代圖書(shū)檔案管理能力，也成為許多學(xué)者關(guān)注的重點(diǎn)。為此，本文討論了當(dāng)前信息化時(shí)代圖書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題，并提出加速圖書(shū)館檔案電子化進(jìn)程以及構(gòu)建圖書(shū)館專職檔案崗位等具體解決方案，以期為信息化時(shí)代下圖書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展提供參考與幫助。

關(guān)鍵詞：信息化;圖書(shū)館;檔案管理

圖書(shū)館資料檔案管理屬于圖書(shū)館管理工作的關(guān)鍵工作，其也是圖書(shū)館各種社會(huì)活動(dòng)與內(nèi)部管理工作能夠順利進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，伴隨著圖書(shū)館的持續(xù)發(fā)展，檔案數(shù)量也持續(xù)增加，對(duì)圖書(shū)館資料檔案管理能力也提出更高的要求。信息化時(shí)代下，各項(xiàng)信息技術(shù)也開(kāi)始應(yīng)用于圖書(shū)館檔案管理工作之中，而如何通過(guò)信息技術(shù)以實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館的檔案管理信息化水平也成為許多學(xué)者關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。

一、圖書(shū)館工作存在的問(wèn)題

（一）圖書(shū)館檔案的數(shù)字化建設(shè)速度緩慢

國(guó)家檔案局于1999年頒布了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》以及2000年《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》等多篇文件都詳細(xì)寫明了圖書(shū)館檔案部門必須保證檔案工作質(zhì)量，并盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化以及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作，然而在信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，許多圖書(shū)館檔案文件依舊以紙質(zhì)文件為主，而檔案的管理工作以及實(shí)際運(yùn)用依舊采用人力手工予以存儲(chǔ)以及獲取的方式，缺少同圖書(shū)文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)的現(xiàn)代化同步構(gòu)建，檔案資源數(shù)字化進(jìn)程總體而言較為緩慢，難以達(dá)到預(yù)期效果。許多圖書(shū)館本身檔案的載體相對(duì)單一，紙質(zhì)檔案依舊占有較大的比重，但電子檔案以及影像資料型檔案不管是在類別，還是在數(shù)量方面相對(duì)較少。在檔案信息加工方面、存取以及運(yùn)用方面依舊依賴于手工操作方法，缺少針對(duì)檔案信息的信息化加工。上述現(xiàn)象的存在，使得圖書(shū)館館藏檔案結(jié)構(gòu)以及操作方法對(duì)檔案的應(yīng)用率產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，無(wú)法確保檔案的可靠度，也難以滿足圖書(shū)館業(yè)務(wù)發(fā)展的實(shí)際需求。

（二）檔案工作缺乏重視

圖書(shū)館不同級(jí)別管理人員以及基層工作人員都不同程度缺少檔案意識(shí)，針對(duì)圖書(shū)館檔案工作的關(guān)鍵性缺乏認(rèn)知。許多圖書(shū)館管理人員認(rèn)為圖書(shū)館主要是負(fù)責(zé)資料的流通、閱讀、采編等工作，所以本身不需要開(kāi)展檔案管理工作，從而使得圖書(shū)館檔案管理機(jī)構(gòu)本身建設(shè)就存在不健全的現(xiàn)象，而人員本身也缺乏保障，并沒(méi)有專業(yè)的職工負(fù)責(zé)檔案管理，缺少特定的存儲(chǔ)位置，缺少相應(yīng)的管理?xiàng)l件以及所需要的設(shè)備。不僅如此，圖書(shū)館本身也缺少明確、詳盡的規(guī)范管理制度，使得圖書(shū)館檔案文件分類不清晰、卷內(nèi)文件不健全的現(xiàn)象頻發(fā)，使得人員對(duì)陳舊檔案保護(hù)查檢以及網(wǎng)絡(luò)檢索條目的歸類均產(chǎn)生負(fù)面影響。

二、信息時(shí)代下圖書(shū)館檔案管理的具體措施

（一）加速圖書(shū)館電子化進(jìn)程

紙質(zhì)檔案對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境有較強(qiáng)的依賴性，包括保管環(huán)境的大小、濕度、溫度、通風(fēng)情況以及防蛀措施質(zhì)量等。故而，如果紙質(zhì)檔案在檔案中依舊占有較大的比重，可能導(dǎo)致檔案管理難度增加。故而，需要積極實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案同電子檔案并行管理，降低紙質(zhì)檔案在檔案中的比重，加速圖書(shū)館檔案管理電子化實(shí)現(xiàn)。

基于信息時(shí)代的到來(lái)，辦公自動(dòng)化以及政務(wù)電子化，人們針對(duì)圖書(shū)館檔案信息的需要以及檔案信息數(shù)據(jù)挖掘也有更為嚴(yán)苛的要求。圖書(shū)館為了達(dá)到圖書(shū)館檔案長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存、集中管理以及為讀者提供方便等原因，可以強(qiáng)化檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化以及管理自動(dòng)化等，以提高檔案管理效率。具體包括如下內(nèi)容：

第一，強(qiáng)化圖書(shū)館檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)備，包括引入計(jì)算機(jī)、終端服務(wù)器、調(diào)制解調(diào)器、以及光纖等基礎(chǔ)硬件，為圖書(shū)館檔案信息化的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)，從而提高圖書(shū)館檔案管理人員信息化管理水平。

第二，應(yīng)實(shí)現(xiàn)針對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的加載方法以及載體類型的轉(zhuǎn)化，引入多媒體設(shè)備、高速掃描以及數(shù)據(jù)壓縮等多項(xiàng)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將檔案各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)設(shè)備之中，同時(shí)強(qiáng)化關(guān)于電子文件的歸檔處理，以便用戶能夠通過(guò)檢索的方式迅速查找圖書(shū)館各項(xiàng)檔案信息內(nèi)容。

第三，合理運(yùn)用數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)，將處于分散狀態(tài)下的圖書(shū)館電子檔案信息數(shù)據(jù)集進(jìn)行匯總，開(kāi)發(fā)包括有檔案管理人員記錄、編輯、統(tǒng)計(jì)，同時(shí)也包含有讀者借閱、搜索等不同功能的檔案管控系統(tǒng)，在紙質(zhì)檔案管理模式中產(chǎn)生的信息流通不便捷、紙質(zhì)文件隨意堆放以及難以有效搜索的等問(wèn)題的處理方面具有較強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，使得圖書(shū)館檔案信息數(shù)據(jù)可以為用戶提供更為便捷的信息服務(wù)。

（二）構(gòu)建圖書(shū)館專職檔案崗位

有條件的圖書(shū)館應(yīng)構(gòu)建一個(gè)專職負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，并組建專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，其日常工作即負(fù)責(zé)所在圖書(shū)館檔案的第一時(shí)間匯總、歸納、鑒定、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)以及運(yùn)用等各項(xiàng)工作，檔案管理人員日常工作便是將圖書(shū)館不同部門遞交的檔案予以分類、組卷、再次分類然后逐頁(yè)進(jìn)行變化，將已經(jīng)編號(hào)檔案依照號(hào)碼、名稱、分類、負(fù)責(zé)人以及存儲(chǔ)時(shí)間等各項(xiàng)數(shù)據(jù)同時(shí)記錄，然后將以上數(shù)據(jù)構(gòu)成案卷文件清單以便后續(xù)用戶進(jìn)行搜索使用。不僅如此，信息化時(shí)代需要進(jìn)一步強(qiáng)化針對(duì)圖書(shū)館專業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員的培訓(xùn)力度，定期邀請(qǐng)專家針對(duì)工作人員理論知識(shí)以及實(shí)操技能予以培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握檔案管理工作有關(guān)理論內(nèi)容，也能夠更為熟練的運(yùn)用各項(xiàng)信息技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)技術(shù)以及各類應(yīng)用軟件的應(yīng)用方式，幫助其掌握更多的新技術(shù)以及理論知識(shí)，持續(xù)拓展其知識(shí)面，從而提高檔案管理工作整體質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

如今，我國(guó)圖書(shū)館管理工作已然開(kāi)始朝向信息化以及現(xiàn)代化趨勢(shì)發(fā)展，圖書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化是一個(gè)相對(duì)漫長(zhǎng)的工作，其令圖書(shū)館檔案管理信息化工作檔案部門從封閉狀態(tài)逐漸朝向開(kāi)放的發(fā)展，較大程度提高了檔案資料的運(yùn)用效率以及價(jià)值，減少了圖書(shū)館在人力、物力以及財(cái)力方面投入的成本。故而，圖書(shū)館應(yīng)加速圖書(shū)館電子化進(jìn)程以及構(gòu)建圖書(shū)館專職檔案崗位等措施，以提高其檔案管理信息化水平。

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作者簡(jiǎn)介：劉子劍，黑龍江人，網(wǎng)絡(luò)工程師（中級(jí)）。