事業(yè)單位檔案信息化實(shí)施中遇到的問題及相關(guān)建議

邵紅艷

【摘要】本文探究了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要意義，分析了目前事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面存在的不足，最后提出了自己的一些建議，以供參考。

【關(guān)鍵詞】信息化? 檔案管理? 事業(yè)單位? 問題? 舉措

為了更好地適應(yīng)新形勢(shì)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位也在加強(qiáng)體制改革探索。對(duì)于事業(yè)單位來說在改革發(fā)展的過程中加強(qiáng)檔案管理，強(qiáng)化信息化建設(shè)是非常重要的一環(huán)。但是目前受到多方面因素的影響事業(yè)單位在檔案信息化實(shí)施過程中還存在不少的問題，需要引起高度重視并加強(qiáng)優(yōu)化探索，這樣才能更好地提升檔案利用價(jià)值。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化實(shí)施中遇到的問題與相關(guān)建議探究具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、事業(yè)單位開展檔案信息化建設(shè)的必要性

對(duì)于事業(yè)單位而來檔案管理本身就是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，通過開展檔案信息化建設(shè)，一方面可以不斷提升檔案管理的效率。傳統(tǒng)的人工檔案管理模式不僅存在較大的滯后性，并且也存在一些不便利性。通過借助現(xiàn)代信息技術(shù)等加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)可以大大提高檔案信息的采集和整合效率，借助相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)等加強(qiáng)信息的存儲(chǔ)和利用，實(shí)現(xiàn)便捷高效化管理，從而可以更好地發(fā)揮信息載體的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理效率。另一方面隨著事業(yè)單位不斷向前發(fā)展，在檔案管理方面面臨的信息也更加復(fù)雜和多樣化，通過借助相關(guān)的硬件軟件系統(tǒng)等進(jìn)行檔案資源的分類開發(fā)利用，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的全面共享，不僅可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源的分類整合和高效利用，同時(shí)也有助于更好地強(qiáng)化事業(yè)單位和其他部門之間的溝通合作，實(shí)現(xiàn)信息的有效互換和分享，推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和有序發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題分析

當(dāng)前事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面雖然進(jìn)行了很多的探索，也配置了一些硬件軟件設(shè)施，但是總體上看檔案信息化建設(shè)依然還存在一些不足，具體表現(xiàn)在：

（1）對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏全面的認(rèn)知。對(duì)于事業(yè)單位來說他們本身對(duì)檔案管理工作就重視程度不夠，平時(shí)利用率不高，沒有將檔案管理作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作來進(jìn)行安排和設(shè)計(jì)，沒有進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)計(jì)，在檔案管理信息化建設(shè)方面認(rèn)知度不夠，甚至沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)開展的重要意義，習(xí)慣于經(jīng)驗(yàn)管理，局限于傳統(tǒng)的思維，不利于提升檔案管理信息化成效。

（2）檔案信息資源開發(fā)利用度不夠。有的事業(yè)單位雖然開展了檔案信息化體系建設(shè)，但是局限于開展檔案信息資源的匯總，沒有從充分加強(qiáng)檔案信息資源深度開發(fā)利用的角度來進(jìn)行研究和部署，沒有構(gòu)建完善的分類整合的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)體系，從而不利于檔案資源的深度應(yīng)用。

此外在檔案信息化建設(shè)方面缺乏敏感性和安全意識(shí)，很多事業(yè)單位在檔案信息安全防護(hù)等方面沒有進(jìn)行認(rèn)真的思考和針對(duì)性的防護(hù)設(shè)計(jì)，從而面臨檔案信息資源丟失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)，不利于維護(hù)檔案信息的保密性。

（3）檔案管理人員素質(zhì)需要強(qiáng)化。開展檔案管理信息化建設(shè)除了要完善相關(guān)的硬件軟件設(shè)施資源以外，還需要不斷提升檔案管理隊(duì)伍的素養(yǎng)，這樣才能更好地提高他們對(duì)信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力，將更多的大數(shù)據(jù)技術(shù)等和檔案管理工作結(jié)合起來，全面提升檔案管理工作價(jià)值。事業(yè)單位往往沒有配置專門的檔案管理人員，他們?nèi)狈I(yè)系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，相關(guān)的技能和素質(zhì)等未能滿足檔案信息化建設(shè)的要求，從而不利于提高檔案管理綜合管理效能。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的具體改進(jìn)措施

為了有效發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作的價(jià)值，更好地提升檔案信息資源整合利用成效，建議從以下幾個(gè)方面予以優(yōu)化探索：

（1）加強(qiáng)相關(guān)政策的研究并完善相關(guān)的硬軟件設(shè)施。一方面要圍繞檔案管理工作加強(qiáng)相關(guān)政策的研究學(xué)習(xí)，提高事業(yè)單位檔案管理工作的關(guān)注度和參與度。另一方面要圍繞檔案管理信息化建設(shè)，緊密結(jié)合事業(yè)單位業(yè)務(wù)管理職能等加強(qiáng)相關(guān)硬件軟件設(shè)施的配置，采購(gòu)現(xiàn)代化的信息軟件來進(jìn)行檔案信息化體系建設(shè)，在檔案系統(tǒng)的開發(fā)、檔案網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)等方面進(jìn)行積極探索，并強(qiáng)化監(jiān)督管理，從而確保檔案管理信息化建設(shè)工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（2）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)體系建設(shè)，促進(jìn)檔案信息的深度開發(fā)利用。在堅(jiān)持檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)的基礎(chǔ)上，在事業(yè)單位內(nèi)部完善檔案目錄體系，加強(qiáng)相關(guān)制度的建立，構(gòu)建適合事業(yè)單位自身實(shí)際的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)體系，并明確相關(guān)的監(jiān)管機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度，從而更好地保證信息化資源全面監(jiān)管。同時(shí)要加強(qiáng)檔案信息資源的深度開發(fā)應(yīng)用，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)等進(jìn)行檔案資源的分類整合和深度開發(fā)，在檔案信息資源的隨機(jī)采集、數(shù)據(jù)整合分析以及共享等方面不斷優(yōu)化流程，從而全面提升檔案管理信息價(jià)值。

（3）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的能力和素質(zhì)培訓(xùn)，加強(qiáng)信息安全防護(hù)。一方面要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)，通過網(wǎng)站學(xué)習(xí)、專家講座、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)應(yīng)用等方式提高檔案管理人員自身的素質(zhì)和能力，尤其是在檔案信息資源整合利用等方面不斷引導(dǎo)檔案管理人員加強(qiáng)信息技術(shù)的融入應(yīng)用，從而更好地利用信息技術(shù)促進(jìn)檔案資源的有效利用，提出更多的合理化應(yīng)用建議，更好地融入事業(yè)單位發(fā)展的方方面面。另一方面要加強(qiáng)檔案信息安全化管理，配置功能更為完善的硬軟件設(shè)施并加強(qiáng)升級(jí)防護(hù)。注重內(nèi)外網(wǎng)站的協(xié)同應(yīng)用，針對(duì)可能存在的檔案信息泄露、弄虛作假等風(fēng)險(xiǎn)全面加強(qiáng)隱患排查，不斷提升檔案信息化安全效能。

對(duì)于事業(yè)單位而言檔案管理工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)項(xiàng)目，但是目前在檔案管理建設(shè)工作過程中還存在一些問題，比如檔案管理信息化建設(shè)工作開展滯后、流于形式等等，這些問題如果不及時(shí)解決，不僅耗費(fèi)成本，甚至還影響事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展。只有結(jié)合存在的問題加強(qiáng)信息化優(yōu)化管理才能不斷提高檔案管理信息化建設(shè)效能。

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