數(shù)字化時(shí)代化工企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化模式分析

李俠

【摘要】檔案管理信息化是數(shù)字時(shí)代化工企業(yè)檔案管理工作的主流趨勢(shì)?；诖耍疚姆治隽藬?shù)字化時(shí)代化工企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)，并結(jié)合筆者在青海鹽湖工業(yè)股份有限公司的工作實(shí)踐，提出了紙質(zhì)檔案數(shù)字化、加大軟硬件設(shè)備投入、完善管理制度、信息安全管理這些數(shù)字化時(shí)代化工企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化時(shí)代? 化工企業(yè)? 檔案管理

引言：現(xiàn)階段，信息技術(shù)迅速發(fā)展，且在多個(gè)行業(yè)得到了較好應(yīng)用，對(duì)化工企業(yè)的檔案管理工作產(chǎn)生了一定沖擊。特別是在無(wú)紙化辦公深入推行的當(dāng)前，依托數(shù)字化、信息化技術(shù)進(jìn)行化工企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新改革是必然趨勢(shì)。利用數(shù)字化檔案管理，能夠提升化工企業(yè)檔案管理工作的效率效果，為形成科學(xué)決策、更好發(fā)展提供支持。

一、數(shù)字化時(shí)代化工企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)分析

第一，呈現(xiàn)信息化發(fā)展趨勢(shì)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，普遍使用了人工管理的方式完成。而在數(shù)字化時(shí)代背景下，使用信息技術(shù)完成檔案管理成為主流趨勢(shì)。依托信息化手段，能夠提升化工企業(yè)檔案信息整理、編排與管理工作的效率效果，避免人為操作失誤的發(fā)生，促使檔案管理工作水平得到整體性增高，推動(dòng)化工企業(yè)更好發(fā)展。

第二，管理流程更加規(guī)范。誠(chéng)然，人工管理也能夠保證檔案信息的準(zhǔn)確性，但是卻無(wú)法確保檔案管理流程的規(guī)范。而依托信息化手段就能夠解決這一問(wèn)題，推動(dòng)化工企業(yè)檔案管理流程向著規(guī)范化的方向發(fā)展。此時(shí)，電子檔案成為檔案管理的主流，使用相應(yīng)管理系統(tǒng)，就可以在提前設(shè)定的流程支持下完成管理。

二、數(shù)字化時(shí)代化工企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化策略探究

（一）加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化

在數(shù)字化時(shí)代背景下，使用電子檔案進(jìn)行保存與應(yīng)用是化工企業(yè)檔案管理工作的必然選擇，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要推動(dòng)企業(yè)中的紙質(zhì)檔案向數(shù)字化、電子化的方向轉(zhuǎn)化。此時(shí)，除了要對(duì)新產(chǎn)生的檔案、文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化之外（也就是使用加大電子檔案的使用力度，推行無(wú)紙化辦公），還要對(duì)企業(yè)中原有的檔案文件展開數(shù)字化。

對(duì)于化工企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)營(yíng)，產(chǎn)生的歷史檔案文件相對(duì)較多，且復(fù)雜程度較高，因此落實(shí)數(shù)字化轉(zhuǎn)化具有一定難度。筆者認(rèn)為，可以將原有紙質(zhì)檔案依托重要程度、使用頻率等因素劃分為不同的等級(jí)，優(yōu)先落實(shí)高等級(jí)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化，然后逐級(jí)完成其他紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，最終保證化工企業(yè)中具有的紙質(zhì)檔案文件全部轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。在此過(guò)程中，必須要重點(diǎn)保證電子檔案與原始紙質(zhì)檔案信息一致，其中的信息內(nèi)容全面、真實(shí)、完整?？梢允褂脪呙璧姆绞酵瓿杉堎|(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，避免人工錄入錯(cuò)誤的出現(xiàn)。

（二）加大電子檔案管理軟硬件設(shè)備投入

為了實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理，促使化工企業(yè)檔案管理工作由“雙套制”（即“電子檔案+紙質(zhì)檔案”）逐漸轉(zhuǎn)向“單套制”（即僅使用電子檔案），滿足數(shù)字化時(shí)代背景對(duì)化工企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)要求，需要進(jìn)一步加大對(duì)電子檔案管理軟硬件設(shè)備的投入。此時(shí)，要重點(diǎn)配置計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備等硬件設(shè)備，為電子檔案形成與紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化提供硬件設(shè)備支持。

在此基礎(chǔ)上，要重點(diǎn)展開電子檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用。筆者認(rèn)為，檔案管理系統(tǒng)（E6）在化工企業(yè)電子檔案管理中發(fā)揮出較高的優(yōu)勢(shì)。在該檔案管理系統(tǒng)中，包含著在線錄入和離線客戶端錄入兩種錄入模式。對(duì)于在線錄入來(lái)說(shuō)，其需要連接化工企業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)，并在完成身份認(rèn)證后實(shí)現(xiàn)錄入，不需要反復(fù)導(dǎo)入數(shù)據(jù);對(duì)于離線客戶端錄入來(lái)說(shuō)，可以使用安裝Excel和ERMS離線客戶端的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行錄入，不需要展開身份驗(yàn)證，但是要落實(shí)數(shù)據(jù)信息的多次導(dǎo)入導(dǎo)出。依托這兩種電子檔案信息導(dǎo)入模式，極大的提升電子信息導(dǎo)入的便捷性，為化工企業(yè)電子檔案管理工作提供了更為全面、充足的檔案信息，支持相關(guān)管理工作的有效落實(shí)。

（三）完善管理制度

化工企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)與實(shí)際情況，設(shè)置合理的檔案管理制度（特別是有關(guān)電子檔案管理的制度要求）。在制度中，需明確規(guī)劃?rùn)n案管理以及技術(shù)管理人員的職責(zé)范圍;確定檔案管理的主管部門、業(yè)務(wù)流程與要求;設(shè)定檔案文件資料采集、移交、歸檔、借閱等多個(gè)環(huán)節(jié)的具體要求。同時(shí)，可以引入責(zé)任制度，確保檔案管理制度得到嚴(yán)格落實(shí)，保證檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)展開的及時(shí)性，維護(hù)檔案資料的完整性、真實(shí)性。

另外，筆者認(rèn)為，還應(yīng)當(dāng)在化工企業(yè)中建立檔案管理人員的績(jī)效考核制度。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化、電子檔案管理效果、參與培訓(xùn)積極性等指標(biāo)納入考核機(jī)制中，并將其與責(zé)任制度、獎(jiǎng)懲制度相掛鉤，提升檔案管理人員的工作積極性，最大程度的保證管理制度切實(shí)執(zhí)行。

（四）引入信息安全管理技術(shù)

數(shù)字化時(shí)代背景下，電子檔案是化工企業(yè)檔案管理的主流趨勢(shì)，但是，其各個(gè)環(huán)節(jié)中均具有信息遭到篡改、丟失的隱患，需要重點(diǎn)處理?；诖耍仨氁胄畔踩芾砑夹g(shù)，強(qiáng)化化工企業(yè)電子檔案的安全管理。例如，可以引入權(quán)限管理技術(shù)，避免未授權(quán)的人員非法登錄檔案管理系統(tǒng)中，并對(duì)檔案信息進(jìn)行編輯與提取;可以引入內(nèi)外防火墻技術(shù)，使化工企業(yè)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)有效隔絕的同時(shí)，維護(hù)系統(tǒng)環(huán)境的穩(wěn)定性，防止系統(tǒng)受到攻擊或非法入侵;可以引入數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù)，在系統(tǒng)硬件損壞的情況下，依舊能夠順利恢復(fù)、提取有關(guān)檔案信息;可以引入病毒查殺技術(shù)，保證電子檔案不被病毒感染。

三、總結(jié)

綜上所述，在數(shù)字化時(shí)代背景下，電子檔案是化工企業(yè)檔案管理中的主要內(nèi)容，實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)。通過(guò)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、加大電子檔案管理軟硬件設(shè)備投入、完善管理制度、引入信息安全管理技術(shù)，提升了化工企業(yè)檔案管理工作的效率效果，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的工作升級(jí)。

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