解析倉庫財務(wù)管理制度及流程

郝明陽

【摘要】倉庫管理也是單位財務(wù)管理的重要組成部分，對單位發(fā)展非常重要。尤其是其財務(wù)管理水平直接影響到了單位項目成本控制效果。所以，單位應(yīng)制定完善的倉庫財務(wù)管理制度、流程，規(guī)范倉庫財務(wù)管理工作。文章就此展開了討論，先是對倉庫財務(wù)管理的貨物買入、貨物借入、貨物售出、貨物借出的管理流程及規(guī)范。然后就如何提高倉庫財務(wù)管理成效，規(guī)范倉庫財務(wù)管理流程提出了實現(xiàn)倉庫報表分類、應(yīng)用信息技術(shù)、加強人員培訓(xùn)三項措施。

【關(guān)鍵詞】倉庫財務(wù)管理? 制度? 流程

一、倉庫財務(wù)管理制度及流程

（一）貨物買入管理制度

在貨物、發(fā)票同時到達(dá)倉庫時，倉庫管理人員要詳細(xì)填寫入庫單，明確標(biāo)示出貨物的購入單位、貨品規(guī)格及數(shù)量等。會計人員要及時接受貨物發(fā)票，并核實發(fā)票信息及其真?zhèn)?，而后依?jù)約定好的付款方式，采用不同的付款方式，并向上級申報、處理。如貨物未到，而發(fā)票達(dá)到時，采購員則要詳細(xì)填寫入庫單、出庫單，并辦理好貨品入庫出庫手續(xù)。同時，會計接受發(fā)票仍按照上述方法進(jìn)行處理。若是貨物到達(dá)倉庫，而發(fā)票并未到，那么采購人員、倉庫管理人員仍需按照上述規(guī)則處理貨物。但還要及時開展發(fā)票催要工作。另外，在貨物入庫后倉庫管理人員還要及時查驗貨物數(shù)量、規(guī)格等信息。

（二）貨物借入管理

在借入時，借入人員要及時填寫入庫單，詳細(xì)標(biāo)示出貨物型號、數(shù)量、形式，并將其提交給倉庫管理人員。由倉庫管理人員依據(jù)規(guī)范流程辦理貨物入庫工作。與此同時，技術(shù)人員還要對貨物進(jìn)行技術(shù)參數(shù)檢測，確認(rèn)其合格后再簽字確認(rèn)。

（三）貨物售出管理

首先，生產(chǎn)人員要依據(jù)生產(chǎn)情況，詳細(xì)填寫貨物出庫申請單，標(biāo)示出出庫貨物的數(shù)量、型號等信息。同時，還應(yīng)填寫出庫申請單，并提交給倉庫管理人員，由倉庫管理人員開具相應(yīng)的出庫單及送貨單。接下來，出納人員要及時將接收回單、發(fā)票記賬聯(lián)提交給會計，保證財務(wù)收支賬單信息的真實性、完善性。其次，在進(jìn)行工程物料管理中，工程人員也要依據(jù)上述流程進(jìn)行倉庫管理、財務(wù)管理工作。不同的是工程人員需要完整填寫庫存材料暫借單，倉庫管理人員要及時依據(jù)庫存材料暫借單、出貨申請單進(jìn)行材料回收，會計人員要進(jìn)行工程成本核算。

（四）貨物借出管理

首先，使用人員在貨物借出時，要填寫出庫單，并標(biāo)明貨物歸還、去向。同時，要求借用人所在的單位要簽字確認(rèn)。隨后，在借出時借出人員要對貨物進(jìn)行檢查，倉庫管理人員要在貨物歸還時進(jìn)行貨物檢查。其次，出納、會計要每天進(jìn)行出入庫、進(jìn)出發(fā)票的檢查。確認(rèn)出庫已經(jīng)得到申請人、主管、財務(wù)的簽字確認(rèn)，且要核對相應(yīng)的銷售合同，確保出庫貨物符合合同條款。如不符，則不能簽字。最后，財務(wù)人員要將有關(guān)銷售、采購的合同正本進(jìn)行存檔，由財務(wù)人員依據(jù)合同進(jìn)行收付款管理。

（五）特別注意事項

在出現(xiàn)缺貨或缺發(fā)票的情況下，要及時催要;出入庫單一定要具體的負(fù)責(zé)人;一定要在收到對方發(fā)票之后再付款;倉庫進(jìn)出一定由倉庫管理人員親自負(fù)責(zé);購貨一定要有發(fā)票;進(jìn)出庫時一定要進(jìn)行貨物檢查。耗材類出庫申請必須有相關(guān)經(jīng)理簽字。

二、完善倉庫財務(wù)管理流程的措施

考慮到現(xiàn)代化商品的多樣化，商品越來越豐富，倉庫財務(wù)管理工作也越來越重要。單位還應(yīng)采取有效的措施提升倉庫財務(wù)管理水平，規(guī)范倉庫財務(wù)管理流程。

（一）進(jìn)行倉庫報表的分類

就以往的倉庫管理工作來說，多是人工制作excel表格進(jìn)行記錄管理。但是人為操作很容易出現(xiàn)遺漏、錯誤情況，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不完整、不真實，以致于數(shù)據(jù)與實際賬務(wù)不符，進(jìn)一步影響到倉庫財務(wù)管理成效。所以，為了簡化倉庫管理流程，提升倉庫管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行倉庫報表的分類管理。

倉庫報表的分類還要依據(jù)單位性質(zhì)、倉庫存儲貨物類型進(jìn)行科學(xué)分類，確保能滿足倉庫管理工作需求。如依據(jù)商品名稱、客戶信息、供應(yīng)商信息進(jìn)行分類，并以此往下進(jìn)行細(xì)分，將所有產(chǎn)品信息納入到其中。但從整體上來說，可將倉庫報表分為三大類：第一類是采購相關(guān)報表。商品采購訂單、付款單、入庫單、采購?fù)素浶畔蔚?。第二類是倉庫管理報表。如產(chǎn)品入庫報表、產(chǎn)品出庫報表、產(chǎn)品調(diào)撥報表等。第三類是與銷售有關(guān)的報表。如銷售訂單報表、銷售訂單退貨報表等?？傊瑘蟊碓皆敿?xì)，倉庫財務(wù)管越高效。

（二）充分應(yīng)用信息技術(shù)

信息時代，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到單位管理中，信息化的管理系統(tǒng)、軟件等已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用。在倉庫管理方面，倉庫管理系統(tǒng)、軟件等也得到了廣泛應(yīng)用?？梢哉f，實現(xiàn)倉庫管理流程的信息化、系統(tǒng)化不僅僅可以簡化倉庫財務(wù)管理流程，而且還可提高倉庫財務(wù)管理質(zhì)量。

比如構(gòu)建倉庫管理信息系統(tǒng)，并引入射頻識別技術(shù)、電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)、條碼技術(shù)，實現(xiàn)商品管理的信息化，并將其聯(lián)入到倉庫管理信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)入庫、出庫、調(diào)撥等流程的信息化管理，并搭建出能實現(xiàn)質(zhì)檢管理、庫存管理、批次管理等功能的綜合化管理系統(tǒng)，從而有效加強物流管理、成本管理。如應(yīng)用ERP系統(tǒng)就可將倉庫管理、財務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理、供應(yīng)商管理等結(jié)合在一起，提升倉庫財務(wù)管理成效?？傊?，實現(xiàn)倉庫財務(wù)管理的信息化是大勢所趨。

（三）加強人員培訓(xùn)

倉庫管理工作的開展還需要人的參與。也就是說，人的因素會影響到倉庫財務(wù)管理成效。所以，為了提高單位倉庫財務(wù)管理工作質(zhì)量，單位還需引入更加專業(yè)的倉庫管理人員、財務(wù)管理人員，使其能有效配合在一起，真正實現(xiàn)倉庫財務(wù)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。比如采購人員若能做好清單、數(shù)據(jù)核對、盤點等工作，并積極配合出納、會計人員開展報賬、核對等工作，就可以加強倉庫財務(wù)管理，提升成本控制水平。而且再配以更加詳細(xì)、具體的倉庫財務(wù)管理流程，就可以保證各方人員能充分應(yīng)用自己的專業(yè)知識開展規(guī)范的倉庫財務(wù)管理工作。

綜上所述，通過制定有效的倉庫財務(wù)管理制度、流程，才能加強每一個管理環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理，明確每一個工作人員的責(zé)任，有效提升倉庫財務(wù)管理質(zhì)量，加強單位物流、產(chǎn)品投入成本的管理。尤其是在新形勢下，單位還應(yīng)積極分類倉庫報表，應(yīng)用信息技術(shù)搭建信息化管理系統(tǒng)，并引入專業(yè)的管理人員，切實提升倉庫財務(wù)管理水平。

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