淺談檔案管理工作的重要性及策略

范春發(fā)

【摘要】檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展是非常重要的，能夠影響企業(yè)的健康運(yùn)營(yíng)。檔案管理主要是對(duì)企業(yè)的檔案資料進(jìn)行管理，而檔案資料中記錄了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況，屬于企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。因此，檔案管理人員要注重這項(xiàng)工作的重要意義，將管理工作當(dāng)中遇到的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，積極找出對(duì)策，來(lái)提高檔案管理的工作效率。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 檔案管理人員 檔案信息 重要性 策略

檔案管理工作具有專(zhuān)業(yè)性和機(jī)密性，檔案中包含了員工的個(gè)人信息，通過(guò)對(duì)個(gè)人信息的有效整理，能夠幫助企業(yè)對(duì)員工的信息進(jìn)行快速了解和查找，有利于人力資源的合理利用和分配。檔案管理工作的水平，能夠?qū)挝缓推髽I(yè)的管理水平進(jìn)行衡量，為單位或企業(yè)提供必要的參考資料，幫助企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展。由此可見(jiàn)，在企業(yè)或單位當(dāng)中必須要重視檔案管理的相關(guān)工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

一、檔案管理工作的重要性

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，有越來(lái)越多的數(shù)據(jù)信息需要進(jìn)行檔案記錄。在各行各業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作水平的高低都會(huì)影響企業(yè)或單位的發(fā)展，由此可見(jiàn)，必須要提高檔案管理的工作水平，才能發(fā)揮出檔案的真正價(jià)值，做好為企業(yè)或單位的服務(wù)工作。檔案管理工作能夠起到一定的社會(huì)價(jià)值，主要表現(xiàn)在檔案當(dāng)中會(huì)對(duì)職工的個(gè)人信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，能夠在招聘環(huán)節(jié)中提供有力的參考，便于企業(yè)招聘。不僅如此，也可以為員工的工資待遇提供有力依據(jù)，有許多單位或企業(yè)不僅僅會(huì)依據(jù)職工的工作業(yè)績(jī)，還會(huì)根據(jù)職工的工作年限和工齡對(duì)其進(jìn)行職位安排。從事檔案管理的相關(guān)工作人員，必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值和意義，才能努力提高自身技能，提高檔案管理工作的實(shí)效性。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

眾所周知，檔案資料的信息量是非常大的，并且，檔案信息會(huì)涉及到企業(yè)或單位的各個(gè)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案信息的管理會(huì)影響企業(yè)或單位的發(fā)展。但在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，有許多相關(guān)工作人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其工作的重要作用，認(rèn)為管理檔案只是簡(jiǎn)單的把資料信息進(jìn)行整理和保管，認(rèn)為工作簡(jiǎn)單，不需要付出精力。并且，從事檔案管理的工作人員普遍的年齡比較大，很難接受新的管理理念和方法，這也會(huì)阻礙檔案管理水平的提高。

（二）檔案管理不規(guī)范

隨著企業(yè)或單位的不斷發(fā)展，需要管理的檔案信息會(huì)越來(lái)越多，如果檔案管理的方法不夠規(guī)范，那么會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的滯后，甚至?xí)㈠e(cuò)誤堆積起來(lái)，增加了管理的復(fù)雜性。

（三）檔案管理工作信息化程度不高

在如今的信息時(shí)代下，信息技術(shù)被廣泛的運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，信息技術(shù)的運(yùn)用能夠給人們的生活和工作帶來(lái)許多便利。在檔案管理中也是如此，電子檔案的出現(xiàn)和運(yùn)用能夠?yàn)榇斯ぷ鲙?lái)許多便捷。但當(dāng)前，檔案管理的信息化程度并不高，沒(méi)有很好的將信息技術(shù)融入到管理工作當(dāng)中，難以滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展需求。

（四）檔案管理設(shè)備落后

由于許多單位和企業(yè)并沒(méi)有給予檔案管理工作足夠的重視，導(dǎo)致企業(yè)或單位對(duì)此的投資力度不夠，對(duì)設(shè)備的引進(jìn)不夠上心，因此，存在著設(shè)備落后，效率難以提高的問(wèn)題。

（五）檔案管理人員綜合素質(zhì)過(guò)低

從事檔案管理工作的人員存在著綜合素質(zhì)低下的問(wèn)題。綜合素質(zhì)低主要表現(xiàn)在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低和職業(yè)道德素質(zhì)低這兩方面。其中，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低會(huì)影響管理技術(shù)的提升，主要體現(xiàn)在專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力不夠;職業(yè)道德素質(zhì)低會(huì)影響檔案工作的安全性，容易出現(xiàn)失職的問(wèn)題。

三、檔案管理工作的策略

（一）提升檔案管理意識(shí)

為了能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量，就必須提高對(duì)檔案管理工作的重視力度。對(duì)此，高層領(lǐng)導(dǎo)者要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，加強(qiáng)建立管理意識(shí)和管理制度的同時(shí)，也要注重嚴(yán)格對(duì)員工進(jìn)行管理，讓員工也對(duì)讓管理工作的價(jià)值進(jìn)行了解，端正工作態(tài)度。在企業(yè)或單位內(nèi)部，可以通過(guò)宣傳的手段，讓領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員都對(duì)檔案管理工作有著正確的認(rèn)識(shí)，從而提升領(lǐng)導(dǎo)者與工作人員檔案管理的意識(shí)。

（二）健全檔案管理制度

檔案管理工作必須依靠完善的管理制度，才能讓員工在工作中有章可依。由于檔案管理的工作環(huán)節(jié)比較多，包含了對(duì)檔案信息的整理、歸檔和保密保管以及后期的利用工作，這種多步驟的工作必須有規(guī)范的制度進(jìn)行引導(dǎo)。在對(duì)檔管理的相關(guān)制度進(jìn)行建立健全時(shí)，需要根據(jù)每一工作環(huán)節(jié)的需求制定一個(gè)詳細(xì)的制度規(guī)范，從而能夠有效避免錯(cuò)誤的產(chǎn)生。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化

為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，必須將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)電子檔案的運(yùn)用。信息化的檔案管理能夠提高檔案管理的質(zhì)量和效率，一定程度上能夠解放勞動(dòng)力和降低工作量。對(duì)此，企業(yè)或單位要注重對(duì)檔案管理的先進(jìn)軟件進(jìn)行引進(jìn)，來(lái)建設(shè)信息化的檔案管理。

（四）加大資金投入

在檔案信息的不斷增長(zhǎng)中，檔案管理的難度也越來(lái)越高，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無(wú)法跟上檔案管理的工作需求。檔案管理工作要依靠先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備支持，對(duì)此，企業(yè)或單位就需要加大對(duì)其的資金投入，來(lái)引進(jìn)高科技技術(shù)和設(shè)備。

（五）提高工作人員的綜合素質(zhì)

為了從根本上提升檔案管理工作的質(zhì)量，就需要重視提高工作人員的綜合素質(zhì)。在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)方面，企業(yè)或單位要重視招聘工作，提高招聘要求，要求工作人員必須熟悉檔案管理的工作流程，并且，在上崗之前要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)，讓其正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的價(jià)值，以及掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，來(lái)提升工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì);在職業(yè)道德素質(zhì)方面，企業(yè)和單位在招聘時(shí)，要考慮到檔案工作的保密性，要對(duì)人員的履歷進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，還需要要求工作人員具備很高的自律性，避免出現(xiàn)安全隱患。

綜上所述，高層領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，對(duì)當(dāng)前檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合自身的實(shí)際情況和發(fā)現(xiàn)需求，進(jìn)行有針對(duì)性的解決，來(lái)提升檔案管理工作的質(zhì)量。

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