高校檔案規(guī)范化管理的實(shí)施難點(diǎn)探究

王輝

一、引言

檔案管理是高校內(nèi)部管理的重要工作之一，但是由于這一項(xiàng)工作得不到足夠的重視，導(dǎo)致高校檔案管理仍然存在一定的不規(guī)范之處，檔案管理的實(shí)際作用得不到發(fā)揮，為此，新形勢(shì)下高校要正視其檔案規(guī)范化管理中的難點(diǎn)，并采取科學(xué)的應(yīng)對(duì)措施，基于此，本文則針對(duì)高校檔案規(guī)范化管理的相關(guān)內(nèi)容展開(kāi)討論。

二、高校檔案規(guī)范化管理的重要性

高校檔案規(guī)范化管理，首先有利于提升高校的綜合管理水平，在檔案管理工作的支撐下，能夠?qū)處煹墓ぷ髑闆r進(jìn)行全面反映，然后為學(xué)校進(jìn)行教師安排提供可靠的依據(jù)，而且根據(jù)檔案信息，高?？梢詫?duì)本校學(xué)生狀況有一個(gè)更為全面的了解，并以此為基礎(chǔ)開(kāi)展更具針對(duì)性的學(xué)生管理工作。比如在新生入學(xué)階段，高校教師可以根據(jù)學(xué)生的檔案信息了解學(xué)生的實(shí)際情況，然后制定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)計(jì)劃。

三、高校檔案規(guī)范化管理的實(shí)施難點(diǎn)

（一）管理制度建設(shè)有所缺失

高校檔案管理這一方面工作的不足，很大程度是因?yàn)楦咝ｎI(lǐng)導(dǎo)缺乏重視，一些高校領(lǐng)導(dǎo)將更多的精力和時(shí)間放在了大學(xué)生教育管理方面，但是針對(duì)本校的檔案管理重視不夠，往往只是全權(quán)交于特定的人員參與管理。學(xué)校雖然針對(duì)這一項(xiàng)工作設(shè)立了相應(yīng)的管理制度，但是具體的工作往往無(wú)法按照制度要求嚴(yán)格執(zhí)行，受此影響，學(xué)校的檔案管理人員即使在工作中出現(xiàn)明顯的隨意性且達(dá)不到工作要求，往往也不會(huì)被發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作因此表現(xiàn)出明顯的不規(guī)范之處。

（二）檔案管理信息化程度低

檔案管理信息化是現(xiàn)代各類機(jī)構(gòu)檔案工作的主要方向，但是一些高校在這一方面的工作中仍然表現(xiàn)出明顯的落后，信息技術(shù)在檔案管理中的融合程度相對(duì)較低，無(wú)法利用現(xiàn)代信息科技有力促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展。

（三）檔案管理機(jī)制有待完善

檔案信息包含多個(gè)類型，如人事信息、文件信息等，因此往往會(huì)涉及到高校內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)，但是在具體的檔案管理工作實(shí)施中，檔案管理部門(mén)與其它部門(mén)或人員之間并沒(méi)有建立起相應(yīng)的聯(lián)系，缺乏必要的溝通，導(dǎo)致檔案信息記錄不完善，而且無(wú)法利用檔案信息更好地反饋和指導(dǎo)其它部門(mén)的工作。

（四）檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

任何一項(xiàng)工作實(shí)施推進(jìn)都需要專業(yè)人員的參與，然而一些高校并不注重檔案專業(yè)人才的開(kāi)發(fā)，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案工作者無(wú)論在檔案信息搜集還是整理方面表現(xiàn)出明顯的業(yè)余性，而且，即使學(xué)校引進(jìn)了新的技術(shù)，其在技術(shù)應(yīng)用的相關(guān)操作中也表現(xiàn)出適應(yīng)性較差，進(jìn)而影響到高校檔案管理的規(guī)范化開(kāi)展。

四、高校檔案規(guī)范化管理的實(shí)施

（一）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

在新形勢(shì)下，高校領(lǐng)導(dǎo)化要能夠加大對(duì)檔案管理工作規(guī)范實(shí)施的重視程度，謹(jǐn)防管理制度的形式化，圍繞規(guī)范本校檔案管理這一目的，重新審視管理制度建設(shè)這一項(xiàng)工作。為此，高校要能夠?qū)鹘y(tǒng)的管理制度內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，使得所建立起的管理制度更加的切合當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際要求，比如在制度中確立檔案管理在本校的實(shí)際地位，在管理制度中做好職責(zé)劃分，在制度中明確具體工作環(huán)節(jié)，使得所建立的制度具有明顯的指引性，這樣能夠使本校的檔案工作者明確自己的工作內(nèi)容，并根據(jù)制度中的規(guī)定對(duì)其檔案工作嚴(yán)格實(shí)施，并明確自身的責(zé)任。

（二）加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)

積極適應(yīng)外部信息化環(huán)境的變化，并不斷加大對(duì)現(xiàn)代科技的利用程度，是高校檔案管理規(guī)范化的重要途徑。為此，高校檔案管理部門(mén)要積極尋求信息技術(shù)公司的幫助，并根據(jù)本校檔案工作內(nèi)容建立起特定的信息化檔案管理系統(tǒng)。然后借助這一操作系統(tǒng)，進(jìn)行本校檔案信息的精準(zhǔn)化處理，而且即使在短時(shí)間內(nèi)處理類型不同且數(shù)量龐大的檔案信息，出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率也非常低。另外，還可以根據(jù)本校檔案管理內(nèi)容的變化，開(kāi)發(fā)針對(duì)性的工作軟件，這對(duì)于高校檔案管理規(guī)范化的提升有著重要的促進(jìn)作用。

（三）完善高校檔案管理機(jī)制

對(duì)于高校檔案管理人員而言，在日常工作實(shí)踐中，不能是本部門(mén)被孤立，而是要主動(dòng)與學(xué)校的各個(gè)部門(mén)之間取得聯(lián)系，了解其部門(mén)動(dòng)態(tài)，并及時(shí)進(jìn)行檔案信息的補(bǔ)充和完善。比如檔案管理部門(mén)要及時(shí)與學(xué)校人事部門(mén)取得聯(lián)系，全面了解本校人事信息變動(dòng)情況，進(jìn)而為本校人事工作成效的提升提供有力的支持。

（四）強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

高校領(lǐng)導(dǎo)要能夠加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重視程度，并且指導(dǎo)檔案管理部門(mén)進(jìn)行科學(xué)的人才開(kāi)發(fā)。在具體的人才開(kāi)發(fā)工作中，要能夠注重專業(yè)化檔案管理人員的引進(jìn)，所引進(jìn)的人員要具備一定的工作經(jīng)驗(yàn)，具備先進(jìn)的工作理念，具備熟練的工作技能，能夠?yàn)楸拘n案管理工作提供有力的支持。

五、總結(jié)

綜上所述，高校檔案管理規(guī)范化開(kāi)展有著重要的意義，為此，高校要能夠?qū)n案規(guī)范化管理的實(shí)施難點(diǎn)有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，并從多個(gè)層面人手有針對(duì)性的予以應(yīng)對(duì)，以此不斷提升其檔案管理的規(guī)范化。