信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

羅曉玲

摘? ?要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理與服務(wù)迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，將信息技術(shù)融入檔案管理中，推進(jìn)檔案信息化管理，不僅可以有效打破書(shū)面限制，簡(jiǎn)化檔案管理工作程序，優(yōu)化檔案信息采集、收集、管理效率，還可以促進(jìn)檔案信息功能的充分發(fā)揮。文章分析了信息化時(shí)代檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的意義，并嘗試提出了優(yōu)化檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的途徑，希望為檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;服務(wù)創(chuàng)新;管理體制

隨著信息全球化擴(kuò)展，檔案管理與服務(wù)的方式已逐步發(fā)生轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)紙質(zhì)方式轉(zhuǎn)變得更加信息化與智能化，人們可以越來(lái)越便捷地瀏覽與使用檔案信息。信息化在檔案管理中的應(yīng)用對(duì)推動(dòng)檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新具有重要作用，研究?jī)?yōu)化信息技術(shù)在檔案管理與服務(wù)中的應(yīng)用具有重大意義。

1? ? 信息化條件下檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的重要意義

1.1? 打破紙質(zhì)檔案資源提取的局限性

在信息化條件下，依托信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案信息管理，通過(guò)將紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行電子收錄，并建立與之相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站等，可有效打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理資源提取的局限性，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)互動(dòng)，進(jìn)而為檔案管理與服務(wù)的提升及進(jìn)一步創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。

1.2? 提升檔案信息的完整性

在電子檔案出現(xiàn)以前，對(duì)檔案資料的提取與應(yīng)用都需要人工翻閱，不僅消耗大量的時(shí)間與精力，還會(huì)對(duì)檔案資料產(chǎn)生侵蝕、腐蝕、損耗等威脅，不利于檔案的長(zhǎng)期保管。而且在調(diào)用紙質(zhì)檔案時(shí)還需經(jīng)過(guò)煩瑣的申請(qǐng)流程，既影響檔案資料利用的時(shí)效性，還因查找、借閱、歸還等煩瑣的流程帶來(lái)了大量人力資源的消耗。

1.3? 更好地發(fā)揮檔案管理的功能

信息化條件下，將信息技術(shù)引入檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新中，有助于推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，提升服務(wù)水平，進(jìn)而為檔案管理整體水平的提升創(chuàng)造條件。而且隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)對(duì)社會(huì)的影響越來(lái)越大，檔案管理信息化的開(kāi)展可有效拓寬大數(shù)據(jù)資料分析范圍，在一定程度上有利于提升大數(shù)據(jù)分析的客觀(guān)性與科學(xué)性，進(jìn)而更好地發(fā)揮檔案管理功能。

2? ? 信息化條件下檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的策略

2.1? 革新檔案管理與服務(wù)觀(guān)念

在信息化條件下，檔案管理部門(mén)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)信息化對(duì)檔案管理帶來(lái)的發(fā)展機(jī)遇，對(duì)自身檔案管理工作內(nèi)容、方式進(jìn)行審視，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀(guān)念，結(jié)合信息化特點(diǎn)從檔案收集、整理、存儲(chǔ)等方面對(duì)工作進(jìn)行革新，推行無(wú)紙化辦公理念，將紙質(zhì)檔案資料以圖片、文檔、視頻等形式進(jìn)行梳理、歸類(lèi)與存儲(chǔ)。檔案服務(wù)是檔案管理工作的重要構(gòu)成，檔案管理工作人員應(yīng)積極改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集、整理、查閱等服務(wù)方式，轉(zhuǎn)變以往被動(dòng)、惰性化的服務(wù)理念，向公眾提供更加便捷的收集、查閱等檔案服務(wù)，提高檔案服務(wù)實(shí)效。

2.2? 創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)手段

在信息化時(shí)代，檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)是檔案信息的錄入與收集，需要通過(guò)檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)操作，因此，為提升檔案信息的真實(shí)性與可靠性，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，為管理人員配置自動(dòng)化的信息上傳與收集設(shè)備，依托先進(jìn)的信息技術(shù)及程序軟件等來(lái)提高檔案管理質(zhì)量，以最大限度地避免因人工操作不當(dāng)帶來(lái)的不良影響。在檔案服務(wù)環(huán)節(jié)，檔案管理部門(mén)應(yīng)依托信息化技術(shù)加強(qiáng)對(duì)在線(xiàn)查詢(xún)檔案信息的網(wǎng)站、熱線(xiàn)、APP等的建設(shè)，為公眾提供豐富的檔案查詢(xún)窗口，使其既可前往檔案館進(jìn)行實(shí)地查詢(xún)，又可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等訪(fǎng)問(wèn)電子檔案，以避免單一途徑帶來(lái)的時(shí)間、精力浪費(fèi)及大批量人次到訪(fǎng)對(duì)檔案館帶來(lái)的服務(wù)負(fù)擔(dān)。

2.3? 完善檔案管理體制

為優(yōu)化信息技術(shù)在檔案管理與服務(wù)中的應(yīng)用，檔案管理部門(mén)應(yīng)建立完善的檔案管理體制，為檔案管理工作的開(kāi)展提供依據(jù)與支撐。首先，檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況制定相關(guān)管理制度和規(guī)定，并加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的宣傳與推廣力度，引導(dǎo)檔案管理工作人員積極應(yīng)用信息技術(shù)辦公，同時(shí)通過(guò)抽查等方式督促檔案信息化管理的科學(xué)開(kāi)展。其次，在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)建立完善的系統(tǒng)防護(hù)系統(tǒng)，針對(duì)不同級(jí)別的管理工作人員設(shè)置不同的管理權(quán)限，以提升檔案信息化管理抵抗外界入侵及惡意攻擊的能力。此外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)定期對(duì)檔案管理防護(hù)系統(tǒng)的登記及防控能力進(jìn)行評(píng)估，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修補(bǔ)安全漏洞，增強(qiáng)檔案信息化管理的安全性與穩(wěn)定性。最后，檔案管理部門(mén)還應(yīng)完善緊急服務(wù)系統(tǒng)，除了對(duì)核心數(shù)據(jù)加強(qiáng)權(quán)限監(jiān)管外，還應(yīng)做好檔案信息備份工作，以及時(shí)恢復(fù)、修復(fù)檔案管理信息。

2.4? 健全檔案管理與服務(wù)隊(duì)伍

信息化條件下，檔案管理面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存狀況，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)、提升檔案管理與服務(wù)工作人員綜合素養(yǎng)對(duì)促進(jìn)檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的有效落實(shí)具有重要意義。檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化發(fā)展需求，適當(dāng)調(diào)整檔案管理工作人員聘用標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理工作不斷注入新鮮血液，為檔案信息化管理與安全提供人才保障。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)培訓(xùn)力度，通過(guò)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、實(shí)操培訓(xùn)等提升其對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)備的操作技能，進(jìn)而更好地適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理與服務(wù)工作。當(dāng)然，為促進(jìn)檔案信息化管理的有序開(kāi)展，檔案管理部門(mén)還應(yīng)健全檔案管理用人機(jī)制與獎(jiǎng)懲制度，通過(guò)將工資與績(jī)效掛鉤、提供晉升機(jī)會(huì)等方式提高檔案管理工作人員的工作積極性。

3? ? 結(jié)語(yǔ)

總而言之，信息技術(shù)的應(yīng)用與普及為檔案管理與服務(wù)的優(yōu)化發(fā)展創(chuàng)造了條件，對(duì)提升檔案信息完整性、打破紙質(zhì)檔案資源提取的局限性、更好地發(fā)揮檔案管理功能等具有重要意義。檔案管理部門(mén)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理與服務(wù)觀(guān)念，科學(xué)利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理與服務(wù)手段，不斷完善檔案管理與服務(wù)體制，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)與培訓(xùn)力度，通過(guò)全方位的努力來(lái)提升檔案管理與服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。

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