知識(shí)密集型企業(yè)境外機(jī)構(gòu)項(xiàng)目文檔管理體系建設(shè)

郭婷

摘 要：新經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)境外交流合作日益增多，在拓展境外市場(chǎng)過(guò)程中，圍繞境外項(xiàng)目的建設(shè)和運(yùn)營(yíng)形成了大量項(xiàng)目文檔資料，如何提升企業(yè)境外信息資源有序管理能力，本文從分析具備技術(shù)領(lǐng)先和創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)的知識(shí)密集型企業(yè)境外項(xiàng)目管理現(xiàn)狀入手，以業(yè)務(wù)鏈上的項(xiàng)目文檔質(zhì)量控制為導(dǎo)向，提出知識(shí)密集型企業(yè)境外機(jī)構(gòu)項(xiàng)目文檔管理體系建設(shè)模型框架和實(shí)施措施。

關(guān)鍵詞：境外機(jī)構(gòu);項(xiàng)目文檔;體系建設(shè)

以大量知識(shí)員工為主體，生產(chǎn)知識(shí)型高附加值產(chǎn)品的知識(shí)密集型企業(yè)，具有高知識(shí)度、高技術(shù)度、高創(chuàng)新度、高互動(dòng)性等特征，其知識(shí)積累與技術(shù)創(chuàng)新對(duì)知識(shí)密集型企業(yè)的建設(shè)與運(yùn)營(yíng)尤為重要。運(yùn)用數(shù)字化、智能化技術(shù)，將項(xiàng)目文檔資源進(jìn)行收集、整理、分析、研究、儲(chǔ)存并轉(zhuǎn)化為企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、管理現(xiàn)狀和難點(diǎn)

知識(shí)密集型企業(yè)在國(guó)內(nèi)的文檔管理漸趨成熟，但因境外項(xiàng)目實(shí)施的外部環(huán)境與國(guó)內(nèi)項(xiàng)目管理存在差異，不能簡(jiǎn)單運(yùn)用國(guó)內(nèi)的管理經(jīng)驗(yàn)和制度標(biāo)準(zhǔn)。由國(guó)內(nèi)母體公司通過(guò)參股、控股等資本運(yùn)營(yíng)方式管理和控制的境外機(jī)構(gòu)，在開(kāi)展境外項(xiàng)目文檔管理工作時(shí)，受資源配置和所駐國(guó)或地區(qū)法律限制，存在與國(guó)內(nèi)總部的文檔管理邊界不清、項(xiàng)目過(guò)程質(zhì)量控制不到位、信息失真或缺失等矛盾，造成境外項(xiàng)目的文檔資源無(wú)法得以完整保存和應(yīng)用，其管控難點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下三方面：

1. 管理規(guī)范方面。項(xiàng)目的管理模式是從國(guó)內(nèi)派出隊(duì)伍，隨著境外合作增多，屬地化管理逐漸增強(qiáng)。有的國(guó)家因當(dāng)?shù)丶夹g(shù)準(zhǔn)入門(mén)檻低，技術(shù)壁壘較少，有利于推行我們的項(xiàng)目文檔管理標(biāo)準(zhǔn);有的國(guó)家對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的要求較為嚴(yán)格，項(xiàng)目文檔的管理模式不能完全照搬國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，境外項(xiàng)目實(shí)施須遵守所駐國(guó)或地區(qū)以及國(guó)內(nèi)總部相關(guān)法規(guī)制度雙重標(biāo)準(zhǔn)，境外機(jī)構(gòu)因管理模式的變化以及管理規(guī)范的不一致，項(xiàng)目文檔管理的規(guī)范性和適宜性難以得到保障。

2. 管理能力方面。境外機(jī)構(gòu)因人力成本投入較高，文檔管理人員一般身兼數(shù)職，缺乏系統(tǒng)的文檔專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，文檔管理的深度和廣度受個(gè)人能力和素質(zhì)的影響較大。同時(shí)，境外檔案基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，設(shè)備功能不能與需求相匹配，項(xiàng)目文檔資源的完整性和準(zhǔn)確性難以保障。

3. 技術(shù)手段方面。受項(xiàng)目成本控制、所駐國(guó)或地區(qū)政策等因素影響，境外項(xiàng)目文檔的信息化水平較低，多數(shù)境外機(jī)構(gòu)沒(méi)有信息管理系統(tǒng)，或者與國(guó)內(nèi)總部的文檔系統(tǒng)缺乏接口，系統(tǒng)功能欠缺，服務(wù)器和存儲(chǔ)系統(tǒng)配置不滿(mǎn)足需求，同時(shí)也受當(dāng)?shù)卣呦拗啤?/p>

二、基本思路和原則

面對(duì)境外項(xiàng)目文檔管控難點(diǎn)，采用項(xiàng)目文檔數(shù)據(jù)生命周期管理，建立境外機(jī)構(gòu)項(xiàng)目文檔管理體系，解決制度、能力和技術(shù)幾方面問(wèn)題。境外項(xiàng)目文檔管理既要遵循境外機(jī)構(gòu)獨(dú)立性原則又要符合國(guó)內(nèi)總部知情權(quán)要求，以及尊重所駐國(guó)或地區(qū)文化，執(zhí)行相關(guān)法律制度要求。在與其他關(guān)聯(lián)公司合作時(shí)，管理同樣需要遵守雙方約定的制度要求。在體系建設(shè)過(guò)程中，需要遵從三個(gè)原則：

1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、分級(jí)管理原則。由國(guó)內(nèi)母體公司、歸口管理單位負(fù)責(zé)境外文檔工作監(jiān)督指導(dǎo)，境外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)活動(dòng)，形成三級(jí)責(zé)任、聯(lián)動(dòng)管理機(jī)制。

2.安全原則。境外項(xiàng)目應(yīng)建立信息化驅(qū)動(dòng)型的文檔管理機(jī)制，保證信息安全，維護(hù)不同介質(zhì)文檔的完整和安全是項(xiàng)目文檔管理的基本要求。保證數(shù)據(jù)的傳輸和接收安全，防止泄密，尤其是對(duì)保密文檔管理，確保數(shù)據(jù)在線(xiàn)、離線(xiàn)和備份安全。

3.規(guī)范性原則。按類(lèi)型和級(jí)別制定文檔管理模式和質(zhì)量規(guī)范，體現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程、輸入數(shù)據(jù)與輸出成品的規(guī)范，便于業(yè)務(wù)接口對(duì)接，關(guān)聯(lián)相關(guān)文檔，信息和數(shù)據(jù)運(yùn)行及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、可復(fù)用。

三、體系建設(shè)

1.框架設(shè)計(jì)

境外項(xiàng)目文檔管理在項(xiàng)目實(shí)施管理過(guò)程中，以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行收集和管理。

保證項(xiàng)目文檔有序受控的要素有三個(gè)。一是組織結(jié)構(gòu)與制度;二是平臺(tái)建設(shè);三是資源管理。組織結(jié)構(gòu)與制度是文檔管理組織結(jié)構(gòu)、文檔管理制度體系的建立;平臺(tái)建設(shè)是文檔管理系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)。資源管理主要內(nèi)容是基礎(chǔ)設(shè)施、文檔人員配置和培訓(xùn)。

2.業(yè)務(wù)流程

境外機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目文檔工作應(yīng)涵蓋項(xiàng)目活動(dòng)全過(guò)程，在項(xiàng)目管理的不同階段實(shí)行過(guò)程控制，并通過(guò)文檔管理系統(tǒng)，將項(xiàng)目文檔管理制度和規(guī)范要求固化在電子模版中并嵌入文檔管理信息系統(tǒng)，具備條件的境外機(jī)構(gòu)可將其項(xiàng)目文檔業(yè)務(wù)流程嵌入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全流程的電子化管理。

3.業(yè)務(wù)流程導(dǎo)向的境外項(xiàng)目文檔過(guò)程控制

（1）境外項(xiàng)目文件控制

滿(mǎn)足所駐國(guó)或地區(qū)的相關(guān)行業(yè)或部門(mén)的規(guī)定，以及遵守我國(guó)法律法規(guī)和國(guó)內(nèi)總部規(guī)定。保證歸檔文件完整齊全，應(yīng)將歸檔要求落實(shí)在文件形成階段。界定項(xiàng)目文件的歸檔范圍和保管期限，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中細(xì)化，項(xiàng)目收尾時(shí)作為項(xiàng)目文件移交的依據(jù)，按規(guī)定要求完成項(xiàng)目文件移交歸檔。在文件階段，電子文件通過(guò)文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行邏輯歸檔。文件流轉(zhuǎn)完畢，可按歸檔計(jì)劃進(jìn)行在線(xiàn)歸檔或卸載式歸檔。

（2）境外項(xiàng)目檔案控制

境外項(xiàng)目文件材料由項(xiàng)目立項(xiàng)單位與項(xiàng)目承攬單位負(fù)責(zé)歸檔，由文檔管理人員接收并整理。在文檔管理系統(tǒng)中形成的項(xiàng)目文件，自動(dòng)按類(lèi)別存儲(chǔ)在系統(tǒng)中。境外機(jī)構(gòu)的檔案主管部門(mén)負(fù)有對(duì)檔案質(zhì)量的監(jiān)督檢查責(zé)任。檔案整理完畢應(yīng)由專(zhuān)人審核檔案質(zhì)量。在檔案收集和移交時(shí)辦理相關(guān)合法、合規(guī)手續(xù)。

（3）保管和利用過(guò)程控制

在“安全完整、利用便捷”原則下，采取相對(duì)集中分散保管相結(jié)合的保管方式，由文件的形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理和保管。保管的方式、環(huán)境應(yīng)符合檔案管理規(guī)定。歸檔后的項(xiàng)目文件由檔管主管單位管理。在法律法規(guī)允許的情況下，重要實(shí)體檔案需要運(yùn)回國(guó)內(nèi)保管，電子文件和電子檔案應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)加密傳輸。要求在當(dāng)?shù)乇９艿?，在法?guī)許可前提下，可將目錄清單報(bào)送國(guó)內(nèi)總部。文檔利用須履行相應(yīng)借閱登記手續(xù)。

4.支撐要素

（1）組織結(jié)構(gòu)與制度。第一，文檔管理組織結(jié)構(gòu)。因海外人力成本較高，企業(yè)為減少運(yùn)營(yíng)成本，不設(shè)置專(zhuān)門(mén)的文檔部門(mén)，文件和檔案管理工作根據(jù)情況由不同部門(mén)負(fù)責(zé)，由各業(yè)務(wù)部門(mén)和其它職能部門(mén)履行各自的文件管理責(zé)任。第二，文檔管理制度體系建設(shè)。應(yīng)執(zhí)行所駐國(guó)或地區(qū)及我國(guó)的法律法規(guī)，遵循國(guó)內(nèi)總部的文檔管理要求。形成法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)清單作為依據(jù)性文件。根據(jù)各環(huán)節(jié)的工作，按業(yè)務(wù)層級(jí)制訂管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，以保證項(xiàng)目文檔業(yè)務(wù)規(guī)范運(yùn)作。

（2）平臺(tái)建設(shè)。第一，著重從文檔管理、安全控制和協(xié)同辦公三方面考慮。文檔管理是搭建文檔集中存儲(chǔ)的平臺(tái)，支撐多形式的文件管理，為用戶(hù)提供便捷的檢索功能。安全控制是要設(shè)置合理的管理權(quán)限，包含管理人員的管理權(quán)限和文檔本身的權(quán)限。文件采用加密存儲(chǔ)，保證數(shù)據(jù)的安全可靠。協(xié)同辦公是將文檔管理系統(tǒng)與國(guó)內(nèi)總部其它管理平臺(tái)相集成，關(guān)聯(lián)相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。第二，文檔管理信息系統(tǒng)。應(yīng)遵循“及時(shí)、便捷、安全”原則，將信息資源收集整合形成項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)統(tǒng)一便捷的搜索界面實(shí)時(shí)檢索。系統(tǒng)可分統(tǒng)一門(mén)戶(hù)、智能檢索引擎、流程管理、分發(fā)管理、存儲(chǔ)管理、監(jiān)控管理等功能模塊，集成任務(wù)中心、個(gè)人設(shè)置、常用鏈接等常規(guī)功能，提供檢索模式，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)流程監(jiān)控，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)文檔全流程聯(lián)動(dòng)管理。第三，基礎(chǔ)信息平臺(tái)建設(shè)。結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境和用戶(hù)需求綜合考慮，確定設(shè)備是本地采購(gòu)或國(guó)內(nèi)采購(gòu)。信息平臺(tái)建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、設(shè)備安裝聯(lián)調(diào)。然后，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行服務(wù)器運(yùn)維等培訓(xùn)。第四，技術(shù)支持。是對(duì)文檔管理信息系統(tǒng)的管理，即系統(tǒng)數(shù)據(jù)發(fā)布與傳遞及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移歸口管理。具體工作有系統(tǒng)需求管理、系統(tǒng)功能測(cè)試、日常維護(hù)、系統(tǒng)優(yōu)化、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移的審計(jì)和監(jiān)管，保證文件形成、流轉(zhuǎn)、保管、利用等功能符合要求，滿(mǎn)足信息化建設(shè)需要。

（3）資源管理。第一，基礎(chǔ)設(shè)施。提供滿(mǎn)足文件收集、整理、保管和利用的設(shè)施設(shè)備，以完成文檔日常業(yè)務(wù)和服務(wù)?；A(chǔ)設(shè)施包括文檔管理系統(tǒng)及平臺(tái)設(shè)備、文檔庫(kù)房、保護(hù)設(shè)備和技術(shù)設(shè)備等，能夠保證文檔工作系統(tǒng)、安全。第二，人員配備和培訓(xùn)。相關(guān)崗位人員都應(yīng)履行文件材料處置職責(zé)，保證合規(guī)合法，保證其能勝任文檔工作。企業(yè)應(yīng)對(duì)境外機(jī)構(gòu)員工進(jìn)行文檔管理知識(shí)培訓(xùn)，定期對(duì)從事文檔相關(guān)人員提供文檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保文檔人員了解和熟悉文檔工作依據(jù)文件，熟練掌握文檔業(yè)務(wù)。文檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)包括保持業(yè)務(wù)熟練程度和提高業(yè)務(wù)水平的相關(guān)培訓(xùn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] European Guide to good Practice in Knowledge Management-PartⅠ： Knowledge Management Framework[S]. European Committee for Standardization， 2004： 6-8

（作者單位：中廣核工程有限公司）