計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用

胡陽(yáng)陽(yáng) 安利偉

摘要：計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展，改變了人們傳統(tǒng)的工作模式，極大地提高了工作效率，有效地降低了人們的工作量，同時(shí)也避免了人工出錯(cuò)的概率。對(duì)于辦公工作的創(chuàng)新改革而言，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)可以說(shuō)是居功至偉。但在實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中受各方面因素的影響，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的作用難以在辦公中得以充分的發(fā)揮，甚至由于某些應(yīng)用問(wèn)題的發(fā)生而影響了辦公的效率。因此，本文簡(jiǎn)要論述了計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用中存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出了相應(yīng)的解決策略，從而能夠更好地將其應(yīng)用到辦公自動(dòng)化中，更好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù);辦公自動(dòng)化;應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化將很快地滲透到企業(yè)的方方面面，企業(yè)的辦公自動(dòng)化不僅能很快讓其擁有良好的辦公效率，同時(shí)也會(huì)使計(jì)算機(jī)行業(yè)朝著實(shí)現(xiàn)化的方面發(fā)展，這是科技發(fā)展的趨勢(shì)，同時(shí)也是發(fā)展的前景。

1、計(jì)算機(jī)信息的應(yīng)用與辦公自動(dòng)化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們的生活方式發(fā)生了改變，而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于社會(huì)的發(fā)展起到了一定的助推作用，隨著經(jīng)濟(jì)的全球化，越來(lái)越多的企業(yè)出現(xiàn)客戶分散的情況。企業(yè)面臨管理不便的問(wèn)題。通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以有效改變這種情況，建立辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，可以讓辦公效率更高。

1.1 自動(dòng)化的辦公

在傳統(tǒng)的辦公中，人們需要花費(fèi)大量的時(shí)間來(lái)進(jìn)行文件的處理與應(yīng)用，而當(dāng)我們將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到辦公系統(tǒng)中時(shí)，就可以進(jìn)行更加便捷的辦公了，采用人與技術(shù)設(shè)備共同組成的人機(jī)系統(tǒng)，使辦公更加高效，進(jìn)而減少辦公的時(shí)間，同時(shí)增加公司的效益，這對(duì)于現(xiàn)在的很多企業(yè)來(lái)說(shuō)，都具有很高的指向性，可以節(jié)省更多的人力物力，讓辦公更加方便。

1.2 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化的執(zhí)行

一些企業(yè)當(dāng)前對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)存在偏差，這些企業(yè)認(rèn)為這方面在短期內(nèi)并不能很快得到收益，因此在這方面投資力度小，缺乏對(duì)于公司內(nèi)員工計(jì)算機(jī)方面的培訓(xùn)，進(jìn)而導(dǎo)致工作效率降低。所以，企業(yè)要重視信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化上面的運(yùn)用力度，要從實(shí)際出發(fā)，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，有效地去規(guī)范工作流程，大大地提高工作效率，進(jìn)而降低成本。

1.2 文檔需要自動(dòng)化管理

在當(dāng)前的企業(yè)中，一些辦公人員技術(shù)水平不高，在處理文檔方面難以勝任，利用信息技術(shù)手段來(lái)保存歸納文檔比較方便，工作人員收到文檔后，要及時(shí)利用信息技術(shù)進(jìn)行有效的處理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔自動(dòng)化管理。辦公自動(dòng)化，可以形成高效的信息交流中心，使文件的有效處理可以快速地完成。

2、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用時(shí)存在的問(wèn)題

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化過(guò)程中得到了廣泛的應(yīng)用，極大地提高了人們的工作效率，但是根據(jù)本文的調(diào)查可知，在單位政府辦公自動(dòng)化中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)時(shí)，依然存在很多不足，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 辦公自動(dòng)化軟件缺乏實(shí)用性的特點(diǎn)

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息處理是辦公自動(dòng)化中的常用方式，然而不同行業(yè)對(duì)信息處理的要求不同，所以需要辦公自動(dòng)化體現(xiàn)其實(shí)用性的特點(diǎn)，這是目前計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中的不足：第一，不同行業(yè)和不同單位對(duì)于信息處理的要求不同，雖然都屬于辦公自動(dòng)化軟件，但是很多個(gè)性化的需求進(jìn)行定制，但是目前的辦公自動(dòng)化軟件缺乏個(gè)性化需求的定制功能，還需要在整體框架的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，只能實(shí)現(xiàn)半自動(dòng)化的效果;第二，很多工作人員在使用辦公自動(dòng)化軟件的過(guò)程中發(fā)展，其對(duì)信息處理的效果非常不好，無(wú)法更好地滿足實(shí)用性的需求，從而導(dǎo)致辦公自動(dòng)化軟件被擱置，人們依然采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行信息化處理。

2.2 需要計(jì)算機(jī)專業(yè)人員進(jìn)行操作

目前，很多辦公自動(dòng)化軟件對(duì)于操作人員的專業(yè)性有著較高的要求，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，目前很多辦公自動(dòng)化軟件的功能非常齊全，而且也具有一定的個(gè)性化定制功能，但是人們?cè)谑褂眠^(guò)程中發(fā)現(xiàn)，會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)莫名其妙的問(wèn)題，從而對(duì)整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)造成影響。而操作人員不具有專業(yè)的知識(shí)，無(wú)法及時(shí)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行修復(fù)，需要專業(yè)的人員進(jìn)行操作，進(jìn)而影響單位政府辦公室的正常工作。第二，很多操作人員自身的辦公自動(dòng)化能力較差，因此需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的培訓(xùn)，才能夠熟練掌握辦公自動(dòng)化的操作過(guò)程;同時(shí)，由于辦公自動(dòng)化軟件的個(gè)性化需求，從而導(dǎo)致使用過(guò)程比較復(fù)雜，操作人員上手比較慢，無(wú)法更好地滿足工作的需求。

2.3 協(xié)同工作中存在的問(wèn)題

辦公自動(dòng)化軟件中可以允許員工對(duì)一些工作流程進(jìn)行協(xié)同處理，但是在協(xié)同工作中依然存在多個(gè)方面的問(wèn)題：第一，很多員工在使用辦公自動(dòng)化軟件的過(guò)程中，僅僅關(guān)注自身的模塊，但是對(duì)于協(xié)同工作的內(nèi)容不夠了解，而如果軟件的功能不是特別全面，無(wú)法及時(shí)給工作人員進(jìn)行提醒，從而導(dǎo)致協(xié)同工作的效率非常低下。第二，在使用辦公自動(dòng)化軟件過(guò)程中，往往會(huì)存在權(quán)限比較混亂的問(wèn)題，不具有相關(guān)權(quán)限的人員可能會(huì)獲得相應(yīng)的權(quán)限，從而出現(xiàn)越權(quán)處理問(wèn)題的情況出現(xiàn)，造成協(xié)同工作中的混亂;而且出現(xiàn)問(wèn)題后，無(wú)法及時(shí)定位到相關(guān)的負(fù)責(zé)人，會(huì)出現(xiàn)責(zé)任混亂的情況。

3、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用策略

3.1 創(chuàng)新服務(wù)模式

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)是為辦公自動(dòng)化服務(wù)的，而要想提高辦公自動(dòng)化水平，促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)作用的發(fā)揮，就必須完善服務(wù)模式。首先，結(jié)合辦公自動(dòng)化發(fā)展需要，構(gòu)建完善的自動(dòng)化框架，確定服務(wù)平臺(tái)，加大辦公自動(dòng)化服務(wù)的投入，不斷完善現(xiàn)有的服務(wù)模式;其次，要根據(jù)實(shí)際情況，有針對(duì)性地推進(jìn)辦公自動(dòng)化，對(duì)用戶的具體需求進(jìn)行全面的調(diào)查，以調(diào)查結(jié)果為依據(jù)，制定出科學(xué)的設(shè)計(jì)方案、軟件及最終項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)[2]。

3.2 強(qiáng)化工作人員的培訓(xùn)

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用具有必然性和重要性，而要想發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的作用，加大工作人員的培訓(xùn)尤為重要?；诂F(xiàn)有的辦公人員，要進(jìn)行集中培訓(xùn)，使其了解計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)來(lái)解決相關(guān)問(wèn)題;其次，對(duì)外引進(jìn)專業(yè)的辦公人員，為辦公自動(dòng)化發(fā)展提供支持[3]。另外，要加強(qiáng)工作人員服務(wù)意識(shí)的培訓(xùn)，引導(dǎo)辦公人員樹(shù)立正確的服務(wù)觀念，進(jìn)而更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。

3.3 做好信息安全管理

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化的發(fā)展中有著積極的作用，雖然計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)便利了辦公工作，但是也給辦公自動(dòng)化發(fā)展帶來(lái)了一定的隱患。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息存在較大的安全隱患，而要想保證辦公信息安全、完整，就必須做好信息安全管理[4]。對(duì)此，企業(yè)在應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，要做好信息安全管理。一方面，要保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性，從軟硬件入手，確保操作系統(tǒng)穩(wěn)定、安全;另一方面，運(yùn)用信息安全技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行安全保護(hù)，如加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)，借助這些技術(shù)為辦公自動(dòng)化發(fā)展?fàn)I造一個(gè)安全的環(huán)境。

4、結(jié)語(yǔ)

在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的同時(shí)，信息處理技術(shù)也得到了廣泛應(yīng)用，辦公信息處理模式也發(fā)生了改變。在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境下，效率是企業(yè)所追求的，企業(yè)為了提高信息處理效率，提高辦公自動(dòng)化水平，都在引用自動(dòng)化技術(shù)。借助自動(dòng)化技術(shù)，不僅可以將企業(yè)各部門有效聯(lián)系起來(lái)，提高工作效率，同時(shí)也有利于企業(yè)管理結(jié)構(gòu)的完善，使企業(yè)管理更加順暢、便捷。作為企業(yè)，要認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的作用，善于利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)來(lái)推進(jìn)辦公自動(dòng)化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[4]郝玉芳.辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用探析[J].現(xiàn)代商業(yè)，2018（18）：25-26..