如何建設國有中型企業(yè)數字檔案室

毋珊

本文闡述傳統(tǒng)國有中型企業(yè)檔案管理的現狀及弊端，說明建立國有中型企業(yè)數字檔案室的必要性，對如何建設國有中型企業(yè)數字檔案室提出思考，然后提出對策，從規(guī)章制度的制定、政策的支持、人員的培訓、數據庫和軟件的建立、數字化裝備及安全保障的措施等方面提出策略，對國有中型企業(yè)數字檔案室的建設具有重要的意義。

現今，普遍通過智能設備閱讀文章、傳輸和存儲文件、查詢信息。因此，在數字化技術的推進下，隨著時代的發(fā)展和科技的進步，也要求檔案資料由紙質媒介向數字化模式轉化，相關管理人員和學者對國有中型企業(yè)數字檔案室的建設與研究也越來越重視。然而，建設國有中型企業(yè)數字檔案室必須以保障檔案資料信息安全為前提，創(chuàng)建健全相關規(guī)章制度，加強人員從業(yè)水平，增加財政資金投入，推進國有中型企業(yè)數字化檔案室的建立。本文就如何對大數據時代國有中型企業(yè)檔案數字化建設提出一些思考與對策建議，具有一定意義。

一、國有中型企業(yè)檔案室現存問題

（一）管理者對檔案信息化不夠了解

隨著科學技術的不斷發(fā)展，各行業(yè)信息化逐步實現，工作得到很大便利。國有中型企業(yè)檔案的數字信息化可提高檔案管理工作效率，然而受傳統(tǒng)因素的影響，大部分工作人員習慣手動處理檔案，個人工作效率低下，部門整體職能沒有得到良好體現。相關工作人員對檔案信息化領域的相關知識了解不足，現有信息化技術手段沒有得到良好應用。相關積極信息沒有得到良好傳遞，檔案信息化工作開展不夠完善。

（二）企業(yè)檔案工作信息化人才較少。

國有中型企業(yè)檔案的信息化發(fā)展建設離不開信息人才的工作貢獻，伴隨我國各項改革措施的提出和實施，國有中型企業(yè)中大量的歷史技術文檔資料和辦事過程文件的收集、保存、管理工作也將面臨更大挑戰(zhàn)，只有擁有專業(yè)數字化檔案管理知識和相關從業(yè)經驗的人才，才能保證數字化檔案管理工作的有序進行。國有中型企業(yè)檔案信息化建設需要檔案管理專業(yè)人才，然而這還遠遠不夠，還需要既懂得檔案管理工作又掌握計算機專業(yè)知識的信息化人才。但有計算機專業(yè)知識的人才基本上分布在計算機信息研究開發(fā)領域，國有中型企業(yè)檔案工作因其工作特點，掌握計算機信息化知識的人才相對較少，國有中型企業(yè)檔案信息化建設很難進一步發(fā)展。

二、國有中型企業(yè)數字檔案室建設策略

（一）健全法律規(guī)章，增加政策扶持

健全國有中型企業(yè)數字檔案室工作的制度標準體系。根據《國家檔案法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等法律法規(guī)，制定適合相關國有企業(yè)的檔案數字化相關規(guī)章制度。創(chuàng)建國有中型企業(yè)電子檔案管理辦法，明確電子檔案保管管理辦法，為電子檔案歸檔提供依據。讓工作人員可以有法可依有章可循，工作成果考核標準清晰可見，獎懲分明，可最大化調動工作人員積極性。且新入行從業(yè)人員能夠快速上手工作，可快速推動數字化檔案管理發(fā)展并真正做到可持續(xù)發(fā)展。統(tǒng)一建立紙質檔案媒質等轉化為電子檔案方法及標準，做好信息采集，需要大量財力物力，必須增加政策扶持，加大資金投入，建立數字化檔案室項目專項資金，統(tǒng)籌分配資金使用，促進內部開展技術經驗交流，對于提出創(chuàng)新建議的人員給予褒獎，為建設信息化系統(tǒng)機房、現代化網絡基礎設施，提供資金保障。

（二）建立數字化檔案系統(tǒng)，提升信息化水平

數字檔案室必須配備有掃描儀、計算機、打印機和錄像機、交換機、路由器、等設備。開發(fā)數字化檔案系統(tǒng)，建立功能完善的數字檔案室，滿足國有企業(yè)開發(fā)和運營的需要，深化檔案管理與搜索查詢信息化。建立檔案信息網站，將以往紙質資料、光盤資料等實物資料通過掃描儀、錄像錄音機等現代設備儀器轉化為電子文檔和數字音頻影響資料。做好檔案管理服務，使信息服務更加便捷高效。建立搜索引擎，在企業(yè)內部檔案信息管理中，利用搜索引擎查找檔案資源大幅度提升檔案管理工作效率，也能有效提升企業(yè)內其他部門的工作效率。

（三）建立安全保障的措施，提高行業(yè)人才素質

國有企業(yè)檔案包含大量歷史資料數據，可能涉及商業(yè)機密，甚至與國家和人民財產安全有關。在推動檔案管理工作信息化的同時必須要保證檔案管理的安全性。國有中型企業(yè)可按照相關等級保護要求，將數字化檔案分類，分別收集分別管理。必須為安全等級高的數字檔案建立完善的數字檔案室安全防護、數據資源安全管理和網絡安全應急處置措施，構筑安全保障防線，防止不法分子故意入侵竊取、破壞等行為。數字檔案室的建立對于提高國有中型企業(yè)檔案信息化水平，檔案利用服務水平。國有中型企業(yè)統(tǒng)籌協(xié)調能力增強，對增強國企的競爭力進而促進中華民族偉大復興有積極意義。數字化檔案管理工作者必須要懂得現代信息化檔案知識，結合工作實際，更新?lián)Q代，扎實做好數字化檔案室的管理工作。讓檔案真實地反映各種信息，為國有中型企業(yè)的各項工作提供原始、真實的依據。

三、結語

隨著社會經濟的不斷發(fā)展，國有中型企業(yè)檔案管理變得更為重要。當前國有中型企業(yè)的檔案管理制度體系不夠完善、部分檔案管理人員專業(yè)化水平不達標、檔案管理信息化程度低的問題日益突出。國有中型企業(yè)必須發(fā)展建立數字化檔案室，推陳出新，將智能化設備應用到檔案管理工作中去，建立健全檔案管理系統(tǒng)提升工作效率和完善工作成果。加強檔案管理工作人員對數字化檔案管理系統(tǒng)的學習，提高管理人員的整體素質，加強檔案管理的保密性工作，為國有中型企業(yè)的不斷發(fā)展提供動力。（作者單位：山西蘭花科技創(chuàng)業(yè)股份有限公司）