檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)方法

（吉林省白山市江源區(qū)民政局，吉林 白山 134300）

檔案信息化是新時期檔案管理事業(yè)的發(fā)展需求，且隨著“互聯(lián)網(wǎng)＋”技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)得到了諸多的技術(shù)支撐。但目前各級部門在檔案管理信息化建設(shè)和管理中均存在諸多的問題，如何解決這些問題尤為關(guān)鍵。

一、檔案信息化建設(shè)要點與策略

檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部門的一項基礎(chǔ)性工作，在推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步中均發(fā)揮著重要的作用。十八大以來，我國對各職能部門的檔案管理工作提出了更高的要求，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、“互聯(lián)網(wǎng)＋”等技術(shù)的快速發(fā)展背景下，檔案信息化建設(shè)工作的重要性日益凸顯，值得給予充分的重視。總的來說，在新時期要做好檔案信息化建設(shè)工作，必須做好以下幾點工作：

（一）規(guī)范和強化檔案信息化建設(shè)工作：檔案信息化建設(shè)涉及較多的專業(yè)知識，尤其是其中的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用更是重點，鑒于現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)存在技術(shù)應(yīng)用不到位、人員專業(yè)能力不強等問題，后續(xù)要做好檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性與科學(xué)化。一方面，要統(tǒng)籌全局，充分認(rèn)清信息時代背景下檔案信息化建設(shè)的任務(wù)與難點，有計劃地開展檔案信息計劃建設(shè)工作，另一方面要將檔案信息化建設(shè)與管理落實到具體的部門和人員身上，對具體的工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化分解，確保責(zé)任明確，按照檔案建設(shè)與管理規(guī)范開展工作。

（二）檔案信息化資源整合：檔案信息化資源整合是實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的有力抓手，必須予以充分的重視。建設(shè)過程中可以借助大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對相關(guān)的檔案信息進(jìn)行收集、分析、整合與歸檔，提升各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用力度。另外，需要配備現(xiàn)代化的專業(yè)設(shè)備和人才，為檔案信息化資源整合奠定堅實的基礎(chǔ)，要求各個部門和人員均要積極參與到檔案信息化建設(shè)工作中來，提升工作積極性，尤其是要做好檔案信息采集的即時性和檔案信息服務(wù)與共享的網(wǎng)絡(luò)化。圖1，檔案信息化的未來發(fā)展趨勢。

（三）檔案信息化建設(shè)重點與難點把控：檔案信息化建設(shè)工作涉及的專業(yè)內(nèi)容較多，明確和把控好工作重點與難點尤為關(guān)鍵。在工作過程中要重點做好以下幾點工作：a）工作人員是開展檔案信息化建設(shè)的主體，必須對工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提升給予充分的重視。包括可以熟練應(yīng)用信息化工具、鑒定有效的檔案信息、加工檔案信息、檔案信息存儲的規(guī)范化；b）檔案信息化建設(shè)與管理工作是一項長期性工作，具有長期性和復(fù)雜性的顯著特點，無論是建設(shè)還是管理過程中均要加強檔案信息化質(zhì)量，尤其要將檔案室安全管理作為重點。目前來看，多數(shù)的檔案職能部門通過應(yīng)用PDCA 循環(huán)管理模式大大提升了檔案信息化建設(shè)與管理質(zhì)量，在不斷的循環(huán)過程中積累了較多的檔案信息化管理經(jīng)驗，檔案信息化建設(shè)的重點與難點把控較好，整項工作取得了較好的效果。

二、檔案信息化建設(shè)與管理的改進(jìn)措施

（一）加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度不足是目前檔案信息化建設(shè)過程中存在的一大問題，其對檔案信息化建設(shè)與管理質(zhì)量產(chǎn)生了直接的影響。因此，后續(xù)要做好兩方面的改進(jìn)工作，一方面要加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施資金投入力度，做好事前規(guī)劃和事中控制，對檔案信息化建設(shè)工作做到全過程監(jiān)管，另一方面檔案館庫房建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)均要進(jìn)一步納入到日常工作中來，構(gòu)建數(shù)字化檔案館，加強以“互聯(lián)網(wǎng)＋”技術(shù)為代表的信息化技術(shù)建設(shè)力度，逐步提升信息化水平。

（二）提升檔案信息化資源建設(shè)與利用

在檔案信息化資源建設(shè)與利用中要做好以下幾點工作：①檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)依然是后續(xù)改進(jìn)工作的重點，要充分運用計算機技術(shù)的優(yōu)勢，強化檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有針對性的優(yōu)化檢索服務(wù)質(zhì)量；②檔案全文數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作也是后續(xù)改進(jìn)重點，但鑒于此項工作本身具有較大的難度，因而相關(guān)的工作人員一方面要推動檔案的電子化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，另一方面對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行重組完善，加大創(chuàng)新力度，生產(chǎn)出更多的檔案信息化產(chǎn)品，提升檔案信息融合與共享能力，提升服務(wù)效率與質(zhì)量[1]。

（三）電子檔案歸檔管理

歸檔管理效果直接影響到檔案信息化質(zhì)量，因而檔案部門要嚴(yán)格按照方案管理的相關(guān)規(guī)范要求，對入庫檔案信息進(jìn)行全方位的檢查與鑒定，務(wù)必確保電子檔案信息的完整與有效，做好后續(xù)的保管工作。同時隨著“互聯(lián)網(wǎng)＋”技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息處理計算機化已經(jīng)成為發(fā)展的必然，信息存儲數(shù)字化、采集即時化及信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化均是后續(xù)需要重點強化并落實的工作。信息工具的應(yīng)用是開展檔案信息化建設(shè)的強有力抓手，必須時刻放在關(guān)鍵位置。

（四）檔案信息安全與人員素質(zhì)提升

在檔案信息化安全提升方面，檔案要強化檔案數(shù)據(jù)庫與檔案借用的安全管理力度，對檔案信息管理進(jìn)行全過程和動態(tài)監(jiān)管，尤其是對一些重要信息更要加大管理質(zhì)量，構(gòu)建多重網(wǎng)絡(luò)安全屏障，確保檔案信息的安全。在人員素質(zhì)提升方面，檔案管理部門要定期組織相關(guān)的培訓(xùn)活動，幫助工作人員增強信息化工具的應(yīng)用能力，為檔案信息化建設(shè)奠定堅實的人才基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

檔案信息化已然成為檔案管理的必然趨勢，在“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)挖掘及數(shù)字化技術(shù)的配合下，檔案管理部門要進(jìn)一步貫徹和落實檔案信息化建設(shè)工作，緊抓工作重點與難點，統(tǒng)籌全局，保證和提升檔案信息化工作質(zhì)量。