企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究

劉麗

【摘要】隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供豐富的信息資源服務(wù)和支持。因此，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理技術(shù)和服務(wù)模式，對(duì)提升企業(yè)檔案管理水平具有重要的作用。本文通過具體論述企業(yè)檔案管理策略與服務(wù)模式，旨在為強(qiáng)化企業(yè)檔案管理實(shí)效性提供可參考的資料。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案管理;服務(wù)模式

在現(xiàn)代新經(jīng)濟(jì)常態(tài)的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足企業(yè)發(fā)展的要求。因此，在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的過程中，應(yīng)該積極創(chuàng)新檔案管理策略和服務(wù)模式，充分利用現(xiàn)代化的管理手段來推動(dòng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)程，讓企業(yè)能夠逐步朝著可持續(xù)性的方向發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理策略創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新檔案管理思路，樹立新型的檔案管理觀念。首先，應(yīng)該樹立良好的檔案工作服務(wù)大局觀念。在當(dāng)前新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，企業(yè)在不斷發(fā)展過程中的核心任務(wù)就是經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，在企業(yè)檔案管理的過程中必須堅(jiān)持從整體大局出發(fā)，讓檔案管理更好地服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。其次，及時(shí)革新檔案管理思路。通過創(chuàng)新檔案管理理念，摒棄傳統(tǒng)的封閉性理念和守舊思想，并緊密結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)在不斷發(fā)展中的實(shí)際情況，合理創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機(jī)制。這樣才能夠在保證檔案資料的安全性基礎(chǔ)上，擴(kuò)大企業(yè)檔案管理的開放范圍，讓企業(yè)內(nèi)部人員逐步深入到檔案管理的實(shí)踐工作中，充分凸顯出檔案資料的社會(huì)服務(wù)化功能，從而最大限度地提升檔案管理的水平。

（二）創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，完善檔案管理規(guī)章制度。在創(chuàng)新企業(yè)檔案管理策略的過程中，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理機(jī)制，完善檔案管理規(guī)章制度。首先，通過建立檔案信息資源收集網(wǎng)站。在現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息化技術(shù)的滲透逐步加深，有效擴(kuò)大了檔案信息資料管理的覆蓋面。這樣在企業(yè)檔案管理日常工作的開展過程中，便無法全面及時(shí)地收集檔案資料。因此，對(duì)于這種情況，可以充分利用檔案信息資源收集網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮現(xiàn)代社會(huì)在不斷發(fā)展中各個(gè)部門的力量，有效拓展檔案收集的途徑。其次，應(yīng)該構(gòu)建完善的檔案管理規(guī)章制度。通過準(zhǔn)確把握現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)，制定完善的檔案管理規(guī)章制度，充分調(diào)動(dòng)起檔案管理工作人員的積極性和主動(dòng)性。通過將檔案管理工作的中心作為目標(biāo)任務(wù)，嚴(yán)格考核檔案管理工作的質(zhì)量，明確企業(yè)檔案管理工作人員的工作責(zé)任和目標(biāo)，以科學(xué)的方法來考核檔案管理的成效性，為強(qiáng)化檔案管理的實(shí)效性創(chuàng)造良好的保障條件。

（三）創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展?；谌缃襁@種信息化的時(shí)代，使得計(jì)算機(jī)技術(shù)已然全面替代了傳統(tǒng)低效的人工搜索模式。而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的輔助，使得檢測(cè)、統(tǒng)計(jì)以及編研等一眾工作之效率均有了明顯提升，這也在很大程度上提高了檔案信息資源的管理效率。不僅如此，因檢索的時(shí)間大幅縮短，加之信息的輸出量大幅增加，也使得檔案的利用與傳播的速度及效率均有了十分顯著的提升。而目前，絕大多數(shù)企業(yè)已然構(gòu)建起了屬于自己的電子檔案管理信息系統(tǒng)，而基于該系統(tǒng)所具有的資源共享功能，使得用戶不僅能更加高效地查找資料，且對(duì)資料的運(yùn)用也變得更加合理，這對(duì)檔案工作的進(jìn)步及發(fā)展而言無疑是至關(guān)重要的。

（四）深化檔案編研層次，完善檔案管理工作。在具體的操作過程中，企業(yè)要想確保檔案信息資料管理的科學(xué)性，便必然要對(duì)以下幾方面給予高度關(guān)注：首先是針對(duì)檔案管理的具體過程，因可能受到檔案種類及數(shù)量影響而對(duì)檔案管理的效率造成阻礙。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)事先商討防范策略，如對(duì)于重要的檔案信息資料予以優(yōu)先管理，而管理的具體方式則是可事先對(duì)不同的檔案類型予以層級(jí)劃分，如此一來，不僅能讓后續(xù)的檔案資料管理工作變得更加有序，且能切實(shí)提升企業(yè)的檔案管理效率。其次則是針對(duì)企業(yè)切身利益相關(guān)的檔案信息資料，需務(wù)必確保負(fù)責(zé)管理的人員本身具有較為豐富的編研經(jīng)驗(yàn)或是邀請(qǐng)此方面的權(quán)威專家到企業(yè)來提供協(xié)助，以確保檔案編研的科學(xué)與合理。再次則是針對(duì)部分指導(dǎo)性資料文件或與企業(yè)管理相關(guān)信息資料的處理，需務(wù)必保證編研的及時(shí)性以及要有精準(zhǔn)的完成時(shí)間，這樣便能夠切實(shí)保證檔案的及時(shí)性與完整性。如若檔案之中還涉及部分細(xì)節(jié)，則編研過程需更加細(xì)致來確保編研的完整性。最后則是為確保檔案資料價(jià)值的充分發(fā)揮，則編研人員還需予以定期的匯總并將具體的編研流程編制為額外的小冊(cè)，以便后續(xù)的查閱。

二、企業(yè)檔案管理服務(wù)模式

（一）有效完善網(wǎng)站功能。當(dāng)前諸多企業(yè)在創(chuàng)新檔案服務(wù)模式時(shí)均對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有著較高程度的運(yùn)用，而運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的目的：一方面是為了享有網(wǎng)站本身所具有的優(yōu)勢(shì)功能來提升服務(wù);另一方面則是為了保證數(shù)據(jù)與信息組織的有效性。對(duì)此，為進(jìn)一步提升企業(yè)的檔案服務(wù)效率，則企業(yè)檔案部門可自主建立網(wǎng)站，這樣對(duì)檔案信息檢索效率的提升亦能起到良好的促進(jìn)作用。

（二）構(gòu)建電子文檔中心。構(gòu)建電子文檔除了要對(duì)各單位的電子文檔予以集中歸檔外，尚需對(duì)文檔的具體類型予以合理劃分。而考慮到部分文檔還具有一定的保密性特征，若是借助網(wǎng)站來實(shí)施檔案管理，則需對(duì)用戶權(quán)限予以單獨(dú)設(shè)置。當(dāng)然，網(wǎng)站本身還應(yīng)具備自動(dòng)上傳、搜集以及整理電子文檔的功能，以便后續(xù)的信息資源共享。至于該如何去節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本，則可通過構(gòu)建電子文檔中心的方式，這樣不但不需要購買專業(yè)的檔案管理軟件，而且還能夠提高檔案管理的覆蓋面，切實(shí)發(fā)揮電子檔案中心的內(nèi)容豐富、利用率高等優(yōu)勢(shì)，從而達(dá)到節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本的目的。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)能力。企業(yè)開展檔案管理工作的最終目的自然是為了給企業(yè)發(fā)展提供支撐。故創(chuàng)新檔案的服務(wù)能力亦當(dāng)是企業(yè)所應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)。至于企業(yè)的檔案服務(wù)能力該如何創(chuàng)新，首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案管理的重要性。充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，將檔案管理視作企業(yè)的日常工作來確保各項(xiàng)管理措施均能得到有效落實(shí)。其次，由于在檔案管理的過程中，所提供的服務(wù)主要是為了超前策劃和為各項(xiàng)專題項(xiàng)目的開展提供支撐，所以檔案信息服務(wù)應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的主動(dòng)性。簡(jiǎn)言之，檔案管理應(yīng)主動(dòng)為企業(yè)各部門提供當(dāng)前所需的各項(xiàng)信息服務(wù)，以此方能提升企業(yè)的檔案服務(wù)效率，繼而切實(shí)維護(hù)企業(yè)整體的有效發(fā)展。再次，創(chuàng)新檔案部門遠(yuǎn)程服務(wù)能力。為切實(shí)滿足企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展需求，則企業(yè)的檔案信息服務(wù)亦當(dāng)加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的合理運(yùn)用，以切實(shí)發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)來讓檔案信息服務(wù)變得更加便捷，繼而在提升檔案部門的遠(yuǎn)程服務(wù)能力同時(shí)確保企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。最后，要加強(qiáng)檔案的深層次編研。檔案編研無疑企業(yè)檔案管理工作中最重要的環(huán)節(jié)之一。因此，確保檔案編研的科學(xué)與合理亦是提升企業(yè)檔案利用效率的關(guān)鍵。對(duì)此，為保證檔案編研工作的有序開展，則需在具體編研之前對(duì)不同類型文件予以明確。與此同時(shí)，考慮到部分資料還將直接關(guān)系到企業(yè)利益，故聘請(qǐng)?jiān)诖朔矫婢哂胸S富經(jīng)驗(yàn)的專家來協(xié)同編研工作的深層次開展，對(duì)提升檔案資料編研的科學(xué)與合理性等諸多方面亦將大有助益。

三、結(jié)語

總之，企業(yè)的檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展而言無疑有著極其重要的價(jià)值。因此，企業(yè)除了需對(duì)檔案管理工作給予高度重視外，尚需積極針對(duì)檔案管理方式方法予以合理創(chuàng)新，以此方能提升檔案資源的實(shí)用價(jià)值，繼而切實(shí)維護(hù)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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