新時代企業(yè)檔案館的安全管理體系建設(shè)

劉杜鸝 許高杰

【摘要】檔案館的安全管理作為企業(yè)檔案館管理工作的重要組成部分，是一項常抓不懈的工作。在實際工作中，合理采用保護(hù)措施，做好檔案館的安全管理，不僅能夠保證檔案的安全，有效防止檔案實體的損失，還能對館員的人身健康安全起到一定的保護(hù)作用，進(jìn)而保證整個檔案館的有序健康發(fā)展。本文就檔案館管理工作中存在的系列安全問題提出了具體措施，對檔案館的安全管理有一定的參考價值，并對館員的職業(yè)健康安全做了特別關(guān)注。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案館;檔案管理;檔案安全管理;館員安全管理

檔案記錄著企業(yè)發(fā)展和員工成長中重要的信息，是企業(yè)不可再生的資源，直接影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展能力和在市場生存中的競爭力，部分檔案還可能涉及國家機(jī)密和企業(yè)秘密、個人隱私，如有泄露將直接危及國家安全、企業(yè)安全和個人利益。因此在企業(yè)檔案館的各項管理活動中，安全管理是抓得最緊、最勤且最為重視的一項工作，也是企業(yè)從事檔案工作的生命線與底線。但是在市場經(jīng)濟(jì)高度發(fā)展的今天，企業(yè)檔案館在企業(yè)發(fā)展過程中因其價值還不夠凸顯而逐漸被忽視和邊緣化，檔案安全管理經(jīng)費(fèi)不能足額投入，安全管理主體責(zé)任不能細(xì)化落實，檔案安全監(jiān)管也長期處于虛化失效狀態(tài)。與此同時，因行業(yè)不被重視和長期缺乏人文關(guān)愛所引發(fā)的檔案工作者職業(yè)健康安全問題也與日俱增，成為企業(yè)檔案館穩(wěn)定健康發(fā)展的不和諧因素。因此筆者認(rèn)為，在新時代，企業(yè)為了自身的長期穩(wěn)健發(fā)展，全面加強(qiáng)檔案安全管理體系建設(shè)刻不容緩，具體包括檔案實體安全、檔案信息安全、檔案人身安全三個方面的工作，三個方面的工作同等重要，缺一不可。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案館安全管理中存在的主要問題及原因

檔案信息化的推廣，使檔案管理工作呈現(xiàn)出了模式多元化和內(nèi)容多樣化，推進(jìn)了企業(yè)檔案館管理工作的發(fā)展進(jìn)程，同時也帶來了諸多不安全因素。主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）實體檔案收集、整編問題。實體檔案在收集、整編及入庫保管時，收集內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，歸檔案卷內(nèi)容載體和形式不一致，交接手續(xù)清點(diǎn)核對與實體不相符，存放目標(biāo)庫房沒有到達(dá)基本要求，都有可能造成實體檔案的損壞，導(dǎo)致其受到不同程度的安全影響。其中，珍貴與特殊的實體檔案大多數(shù)是孤本，如若保管不當(dāng)，將對企業(yè)造成不可挽回的損失。

（二）電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。電子檔案以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送檔案，更好地解決了異地利用人員利用檔案的困難，無疑是未來檔案資源共享優(yōu)勢發(fā)展的有效媒介。但電子檔案的不斷發(fā)展存在著兩面性，為人們提供便捷的同時也容易遭受黑客、病毒入侵的隱患，如電子檔案沒有做好加密防護(hù)，就可能因感染病毒造成機(jī)密泄露，甚至整個系統(tǒng)崩潰，造成檔案信息永久丟失，給檔案工作以致命性的損失。

（三）檔案庫房設(shè)備設(shè)施差。庫房是實體檔案存儲的基本空間，是檔案安全保管的設(shè)施保障，然而因經(jīng)濟(jì)條件等各種因素，有些單位的檔案庫房設(shè)在頂樓或者地下樓層未能達(dá)到庫房建筑及庫房要求的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，存在一定的安全隱患。另外，一些單位的庫房與閱覽室、辦公室設(shè)在一起，工作環(huán)境混淆，非檔案人員也可隨意出入檔案業(yè)務(wù)用房和庫房，給檔案的安全管理增加了難度。

（四）檔案利用制度不健全。檔案最大的作用在于發(fā)揮其利用功能，或參考，或憑證，或情感，它以多種多樣的形式存在在人類社會中，是不被人們丟棄且有助于人類成熟的寶貴財富。但檔案分類較多，制度不完善，檔案利用者對檔案認(rèn)識薄弱，簽字審批不到位，檔案不合規(guī)借出，私自涂改、偷盜，或毀滅檔案，致使一些不該公開的或未達(dá)到公開年限的涉密檔案上網(wǎng)或被借閱復(fù)制等，使一些不法分子有機(jī)可乘，安全危機(jī)無處不在。

（五）館員人身安全存在一定的安全隱患。人是開展檔案工作的主體，保證館員的安全是保證檔案工作正常開展的先決條件。在紛繁復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)世界里，館員面臨著各式各樣的現(xiàn)實困難，職業(yè)危害頻出。他們也時常忍受著來自于外界對檔案工作的誤解、白眼和委屈，也因活多人少任務(wù)急經(jīng)常性面臨著

“白加黑”“5+2”的加班加點(diǎn)而不被家人理解。如此這些工作壓力長期積壓在檔案館員心里，會逐漸影響?zhàn)^員情緒，容易出現(xiàn)焦慮、沮喪、憤怒、抑郁情緒。若不引起重視，檔案工作將面臨人員困境難題，給檔案事業(yè)的發(fā)展造成阻礙。

二、建立企業(yè)檔案安全管理體系的重要意義及基本原則

檔案館的安全管理是保證檔案工作正常開展的前提，屬于一項基礎(chǔ)性工作。檔案真實記錄著許多重要的歷史事件、科研活動等內(nèi)容，是不同載體的歷史記錄，也記錄和保存著一些生產(chǎn)活動中具有重要的信息或?qū)氋F的經(jīng)驗，具有重要的保存價值，若檔案的安全管理存在漏洞，常常會造成信息額泄露，給一些單位帶來無可挽回的損失。建立以“嚴(yán)格管理、預(yù)防為主、防治結(jié)合、確保安全”為基本工作原則的企業(yè)檔案安全管理體系，既是順應(yīng)和落實國家對檔案安全保護(hù)工作越來越重視的各項政策要求，也是防止國內(nèi)外敵對勢力和企業(yè)競爭對手竊取國家和企業(yè)的核心檔案信息資源;預(yù)防和減輕自然災(zāi)害、人為災(zāi)害對檔案造成的損害;解決檔案信息開放服務(wù)與檔案信息安全保管之間的矛盾;應(yīng)對新技術(shù)條件下數(shù)字檔案信息安全挑戰(zhàn)，消除檔案部門各種安全隱患的必備舉措。另外，新時代的企業(yè)檔案館管理也由傳統(tǒng)的重檔案管理的模式發(fā)展成為現(xiàn)在人和檔案并重的管理模式，這一變化的根本進(jìn)步是把人作為核心資源和要素來發(fā)展、培養(yǎng)和管理。要出色地完成檔案工作，需要積極地發(fā)揮館員的作用，提高館員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，保障館員的職業(yè)安全，重視館員的身心健康，這直接關(guān)乎整個企業(yè)檔案館工作的有序、穩(wěn)健發(fā)展。

三、建立企業(yè)檔案安全管理體系的主要舉措

（一）檔案實體安全。1.加強(qiáng)檔案實體安全的管理。檔案實體安全是保證檔案完整、維護(hù)檔案保密性的最基本條件和保障。檔案實體安全管理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）建立健全實體檔案歸檔制度，認(rèn)真梳理漏洞，確保檔案安全萬無一失。

（2）對不同載體的檔案應(yīng)分類存放，規(guī)范要求，選取合適的保管裝具進(jìn)行保管。（3）對珍貴檔案的保管應(yīng)盡快封存原件，確保檔案原件安全，用復(fù)制件代替原件提供利用。

（4）對老化、褪色、破損、霉變等受損檔案，應(yīng)采取搶救措施，按檔案保護(hù)要求對檔案實體進(jìn)行修復(fù)完善，適時開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。2.加強(qiáng)檔案庫房安全的管理。檔案庫房的安全管理主要做好以下幾點(diǎn)：（1）規(guī)范建設(shè)檔案庫房。檔案館庫房是一個特殊性建筑，有其自身的特定建設(shè)要求與特點(diǎn)。建設(shè)檔案館庫房必須嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性文件設(shè)計與施工，切忌單純?yōu)榱嗽O(shè)計獨(dú)特或者美觀而忽視檔案庫房的實用性和功能性、安全性等原則。（2）庫房管理向智能化、自動化邁進(jìn)，實現(xiàn)由傳統(tǒng)的館員下庫房安全巡查轉(zhuǎn)變到通過機(jī)器系統(tǒng)實時遠(yuǎn)程自動調(diào)節(jié)并監(jiān)控來保障庫房安全，通過利用綜合管理系統(tǒng)對檔案庫房進(jìn)行一站式安全保護(hù)。（3）存放音像檔案、電子檔案等特殊載體檔案的庫房，應(yīng)安裝特殊的溫濕度調(diào)控和防磁等設(shè)施，涉密計算機(jī)房還要有信息屏蔽設(shè)施。（4）安裝監(jiān)控防盜設(shè)施，加強(qiáng)對檔案原件的監(jiān)控。（5）檔案裝具也要以有利于檔案安全和人身安全為第一原則，注重柜架質(zhì)量和合理排列。（6）檔案館功能分區(qū)布局合理規(guī)范，做到辦公室、庫房、閱覽室嚴(yán)格實行“三分開”。

（二）檔案信息安全。1.加強(qiáng)電子檔案信息的存儲與保管的安全管理。電子檔案作為當(dāng)前檔案信息化工作發(fā)展的產(chǎn)物，其運(yùn)行環(huán)境主要依賴于計算機(jī)系統(tǒng)，保證電子檔案運(yùn)行環(huán)境的安全管理就是對計算機(jī)系統(tǒng)的安全管理，其安全管理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）明確歸檔范圍，保證應(yīng)歸盡歸。（2）統(tǒng)一技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，宜使用兼容性強(qiáng)和適應(yīng)范圍廣的技術(shù)。（3）及時進(jìn)行有效驗證。收集電子檔案時應(yīng)確認(rèn)未攜帶病毒，保證電子檔案載體物理上的安全可靠和可讀可寫的有效性。（4）密切關(guān)注計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，加強(qiáng)對電子文件信息系統(tǒng)和媒體的安全檢測，定期對電子檔案管理軟件的升級與維護(hù)，適時對電子檔案的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并根據(jù)情況做好電子文件備份和異地存儲機(jī)制。（5）加強(qiáng)對電子文件利用活動的管理，健全涉密、保密制度和應(yīng)急預(yù)案，嚴(yán)格遵守“涉密不上網(wǎng)、上網(wǎng)不涉密”基本原則，保證電子檔案的信息安全。2.加強(qiáng)檔案信息利用安全的管理。檔案利用的安全管理主要從意識形態(tài)和制度建設(shè)兩方面著手：（1）強(qiáng)化安全意識，完善檔案安全管理制度，嚴(yán)格責(zé)任追究。不僅要樹立好維護(hù)檔案安全的責(zé)任意識、保護(hù)意識和法律意識，更要讓每一個檔案利用者自覺配合檔案部門做好檔案安全工作，與檔案工作者共同維護(hù)檔案安全秩序。（2）建立健全檔案、人員出入庫登記制度，保障檔案利用安全。涉密檔案專庫專柜存放、專人管理，提供檔案人和利用檔案方都必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》《保密法》等法規(guī)，嚴(yán)格利用審批程序。（3）對擬解密開放和擬網(wǎng)上公開的檔案信息資源要組織專人進(jìn)行逐項審核，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)確認(rèn)后方可開放。

（三）檔案人身安全。1.加強(qiáng)檔案館員人身健康安全的管理。加強(qiáng)檔案館員人身健康安全，具體應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：

（1）建立健全相關(guān)制度。加大檔案事業(yè)投入保障力度，全面加強(qiáng)檔案職業(yè)危害治理，切實解決廣大館員的后顧之憂。（2）強(qiáng)化管理，加大安全宣教力度。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，制定檔案安全責(zé)任制，做到安全教育經(jīng)?；⒅贫然?。加強(qiáng)防控，制定防控措施，將安全工作貫穿于檔案工作始終。提高安全意識，定期進(jìn)行安全自檢工作，發(fā)現(xiàn)問題或安全隱患應(yīng)及時采取相應(yīng)的處理措施。（3）改善工作環(huán)境。應(yīng)用綠色、環(huán)保的技術(shù)方法、設(shè)施設(shè)備，提高檔案從業(yè)人員職業(yè)健康保護(hù)水平。（4）定期體檢，加強(qiáng)鍛煉，勞逸結(jié)合，重視身體健康。2.加強(qiáng)檔案館員精神健康的安全管理。企業(yè)檔案工作是一項極度需要耐心與責(zé)任心的基礎(chǔ)性工作，為企守史、為企明志的工作價值與目標(biāo)要求我們檔案工作者必須時時背負(fù)起對企業(yè)歷史負(fù)責(zé)，對企業(yè)未來負(fù)責(zé)的高度精神壓力。加強(qiáng)對檔案館員的精神健康安全管理應(yīng)納入為企業(yè)檔案安全工作的重要一環(huán)，做好防微杜漸工作。具體來說，社會和企業(yè)應(yīng)給予檔案工作者應(yīng)有的尊重和價值認(rèn)可，正確認(rèn)識到企業(yè)檔案工作在企業(yè)發(fā)展中有著不可輕視的地位和作用，給予企業(yè)檔案工作和檔案工作者應(yīng)有的重視和關(guān)懷，并將舉措落在實處;進(jìn)一步提升企業(yè)檔案工作者的經(jīng)濟(jì)待遇，保持與企業(yè)效益增長相適應(yīng)，與社會物質(zhì)文化生活需求的變化相適應(yīng);限于業(yè)務(wù)技術(shù)范圍，檔案工作者普遍缺乏跨崗位就業(yè)的能力，應(yīng)著重從技術(shù)職稱角度給予檔案工作者暢通的個人職業(yè)發(fā)展晉升通道，減少人為的晉升名額限定或者超標(biāo)的硬性的工作業(yè)績要求，重點(diǎn)照顧基層一線檔案崗位工作人員;加強(qiáng)對檔案工作者職業(yè)思想道德的積極引導(dǎo)和教育，正確認(rèn)識自身工作價值，樹立積極工作信心。

四、結(jié)語

無論是檔案信息化飛速發(fā)展的今天，還是傳統(tǒng)的檔案保管，安全工作都是企業(yè)檔案館工作健康、持續(xù)開展的護(hù)航防撞器。樹立檔案工作科學(xué)的發(fā)展觀，堅持“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的原則，持續(xù)關(guān)注檔案人員職業(yè)健康安全，夯實檔案工作者“為企守檔、為企服務(wù)”之初心，進(jìn)一步做好企業(yè)檔案館安全管理工作，是不斷推進(jìn)企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展走向新高度的有力保障。

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