電算化會計(jì)檔案管理

黨健儒

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，會計(jì)檔案管理也發(fā)生了很大變化，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用給會計(jì)檔案管理帶來飛躍發(fā)展。但在發(fā)展的同時(shí)也存在很多方面的問題，從管理角度探討會計(jì)檔案管理，將會提高會計(jì)檔案管理的效率。

【關(guān)鍵詞】會計(jì)檔案;檔案管理;電算化

一、電算化會計(jì)檔案的內(nèi)涵

所謂的會計(jì)檔案，是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動和財(cái)務(wù)收支情況的產(chǎn)物，它反映了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動和財(cái)務(wù)收支在“質(zhì)”上的變化，具有史料和查證的作用。它分為：

（一）機(jī)制檔案。從會計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿以及財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等紙質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當(dāng)依法保存的移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

（二）機(jī)讀檔案。以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤等磁介質(zhì)或光盤等存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計(jì)數(shù)據(jù)，有會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式與計(jì)算公式）等。

（三）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案。計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設(shè)備類型及其變化狀況;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的型號;會計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡等全套文檔資料。

二、電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn)

和傳統(tǒng)的會計(jì)檔案相比較，電算化會計(jì)檔案有下列特點(diǎn)：

（一）大存儲范圍。電算化會計(jì)檔案內(nèi)涵更廣泛，它除了紙質(zhì)的記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表之外，還有包括在電算化會計(jì)系統(tǒng)中運(yùn)用的所有系統(tǒng)軟件、會計(jì)軟件程序及全套文檔資料。

（二）多形式存儲。電算化會計(jì)檔案的存儲形式一方面是紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證;另一方面是磁性介質(zhì)或光盤，同時(shí)也包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤，系統(tǒng)正在使用的電算化會計(jì)資料和存儲在軟盤、光盤等作為備份使用的電算化會計(jì)檔案資料。這種磁性化存儲介質(zhì)的使用使會計(jì)檔案管理更加簡潔、快速和有效。

（三）存儲方式。因?yàn)殡娝慊瘯?jì)檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式，所以其載體不僅傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要是磁性介質(zhì)或光盤等。而電子檔案容易被篡改的特點(diǎn)使得電子檔案的保存及質(zhì)量以及對檔案的存放環(huán)境、存儲信息有了特殊要求。

（四）對檔案管理的要求嚴(yán)格。電算化會計(jì)檔案要求從事管理檔案的人員不僅要熟悉本專業(yè)——會計(jì)核算的專業(yè)知識，還必須同時(shí)掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技能和計(jì)算機(jī)維護(hù)方面的知識;對系統(tǒng)安全性，則更因?yàn)殡S著網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)行業(yè)的不斷發(fā)展，也對從事電算化檔案管理人員的安全操作及使用提出了新的需要。

三、目前企業(yè)電算化會計(jì)檔案管理存在的問題

（一）制度方面存在的問題。實(shí)行電算化會計(jì)后，檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容增加了不少，因此后續(xù)的收集、歸檔、管理、借閱等一系列工作也就增加了不少，因?yàn)椴坏獙?jì)內(nèi)容進(jìn)行歸檔整理，還要備份電算化相關(guān)的軟件和配套硬件的相關(guān)內(nèi)容，相對應(yīng)的，對存儲這些信息的環(huán)境、條件和人員也就有了要求，這些都需要新的制度和規(guī)定予以保障。很多單位還延續(xù)了以前的管理模式，認(rèn)為會計(jì)電算化僅僅只是從數(shù)據(jù)處理工具有變化，大家只要稍稍培訓(xùn)一下計(jì)算機(jī)知識就足夠了，沒有從思想上重視起來，很大一部分的工作和制度還是沿用以前手工階段的，也沒有對電算化會計(jì)信息系統(tǒng)檔案保管人員的職責(zé)做出相應(yīng)的規(guī)定，適應(yīng)于電算化會計(jì)檔案的環(huán)境和條件也配備不足。

（二）管理人員的問題。隨著電算化會計(jì)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，對于財(cái)務(wù)人員的知識儲備有很高的要求。不但要熟知本身財(cái)務(wù)專業(yè)的相關(guān)知識，還要對計(jì)算機(jī)相關(guān)知識有更深的了解。一般從事會計(jì)的人員，對會計(jì)知識了解的是比較全面的，而對電算化下的會計(jì)檔案管理知識了解不是很全面，因?yàn)闃I(yè)務(wù)的開發(fā)，電算化會計(jì)檔案管理不僅要涉及軟件使用、系統(tǒng)安裝，而且還需要熟悉系統(tǒng)維護(hù)一系列關(guān)于計(jì)算機(jī)方面的知識，這對于從業(yè)人員來說就是很大的難題?，F(xiàn)在的電算化會計(jì)檔案的管理人員普遍年齡偏大，業(yè)務(wù)素質(zhì)低，知識結(jié)構(gòu)不合理。大部分人員對檔案管理知識了解較多，但對計(jì)算機(jī)知識懂的相對較少，這就在很大程度上制約著電算化會計(jì)檔案管理的發(fā)展。相對于工作能力，相關(guān)人員的電子檔案管理意識也是重要的?，F(xiàn)在實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的單位很多，但投入時(shí)間都不是很長，大家還沒有從過去的管理模式和方式方法上轉(zhuǎn)變過來，因此在會計(jì)電算化過程中會出現(xiàn)很多不符合檔案管理的問題。如會計(jì)電子檔案的收集不完整、不齊全等問題。無論什么性質(zhì)的檔案，其目的就是利用，若因?yàn)楣芾砣藛T的電算化操作能力和認(rèn)識不足而影響系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，或者假備份問題的發(fā)生，都將影響電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

（三）電算化會計(jì)檔案的安全問題。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息易被竊取或泄露，非法增刪改等時(shí)有發(fā)生，而計(jì)算機(jī)黑客的入侵無疑是毀滅性的。同樣的，在電算化會計(jì)檔案管理上，也存在這些風(fēng)險(xiǎn)。由于電算化會計(jì)檔案受載體質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息和有效期等條件的影響，所以安全性要求較高，它必須借助一定的環(huán)境（特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)）才可以使用。而隨著電算化時(shí)間的延伸，其軟件的版本很多，這樣就對管理要求越來越高。

四、管理措施

（一）制度的完善。會計(jì)電算化檔案管理是重要的基礎(chǔ)工作，對于電算化跨機(jī)檔案的歸檔、保管、借閱、備份等都有相應(yīng)的管理方面的制度。1.建立電算化會計(jì)檔案管理制度。對初期開發(fā)會計(jì)電算化系統(tǒng)，以及在使用時(shí)的全套文檔資料和軟件程序都要進(jìn)行管理。在打印紙質(zhì)的會計(jì)檔案前，其形成的副本一定要保存好。另外，會計(jì)記賬的憑證、總分類賬以及現(xiàn)金、銀行存款記賬都要打印出來，還要以稅務(wù)審計(jì)部門的要求打印賬簿及報(bào)表，形成書面材料進(jìn)行保管。2.建立電算化會計(jì)檔案歸檔制度。要?dú)w檔，就得先確定歸檔的內(nèi)容和范圍。一般的包括各種憑證、賬簿、報(bào)表、預(yù)算、財(cái)務(wù)計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)合同、源程序文件、操作規(guī)程、使用手冊、電算化會計(jì)科目及代碼表、會計(jì)報(bào)表的格式、會計(jì)計(jì)算公式及其他相關(guān)的資料等。還有會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序等。其次，在形成會計(jì)數(shù)據(jù)未打印成書面形式之前，要妥善保管并保留好副本，要按照要求及時(shí)打印相關(guān)的賬簿和各種報(bào)表。3.建立嚴(yán)格的借用手續(xù)。本單位有想要查閱本單位的會計(jì)檔案的人，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)才能查閱與自己相關(guān)的會計(jì)檔案，否則無權(quán)查閱。對于外單位人員想前來查閱的，首先要出示其單位的介紹信，而且還要得到本單位主管領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)才可以借閱，否則不予查閱。4.電算化會計(jì)檔案保管制度的建立。與手工檔案的保管方式一樣，電算化跨機(jī)檔案，也應(yīng)按規(guī)定和流程進(jìn)行立卷歸檔。按照國家檔案保管的要求和規(guī)定進(jìn)行保管。并按分類和順序?qū)?shù)據(jù)光盤等建立電算化會計(jì)檔案保管制度。一般一年或兩年就應(yīng)該對磁性介質(zhì)檔案進(jìn)行一次復(fù)制。實(shí)行會計(jì)電算化后，對檔案的管理也應(yīng)不同。各單位要根據(jù)自身情況，制定符合本單位的電算化檔案管理的辦法，并形成有效的制約機(jī)制。

（二）提高會計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)。從事會計(jì)電算化工作的人員，不僅要求掌握會計(jì)專業(yè)知識，還要熟悉計(jì)算機(jī)操作的相關(guān)知識，以及網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行與維護(hù)知識。所以，提高其各方面的素質(zhì)十分必要。各單位的財(cái)務(wù)主管部門要定期對下屬分單位的電算化會計(jì)工作進(jìn)行考核，根據(jù)考核情況，對會計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，進(jìn)行分類培訓(xùn)。尤其是提高會計(jì)人員的計(jì)算機(jī)操作能力方面的培訓(xùn)，同時(shí)還需要開發(fā)維護(hù)正常使用的電算化會計(jì)軟件，以及網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行的電算化會計(jì)軟件。只有這兩者完美配合，才能高效地保證會計(jì)電算化的正常運(yùn)行。

（三）安全管理方面。配備專業(yè)計(jì)算機(jī)管理人員，建立防火墻，定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全性檢測，排除隱患，保障計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)的安全運(yùn)行。對電算化會計(jì)檔案易被修改且不留痕這一特點(diǎn)，對所有數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份。在管理時(shí)應(yīng)注意，要進(jìn)行用戶識別及加密操作登記，并對備份好的數(shù)據(jù)注明形成的時(shí)間和操作員的姓名，并貼上寫保護(hù)封條存放在不同的地方。檔案應(yīng)保存在具有保存要求的環(huán)境中;對磁介質(zhì)檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止因消磁、損壞、丟失而造成無法挽救的損失。

五、對電算化會計(jì)檔案的利用

會計(jì)檔案是會計(jì)信息在系統(tǒng)的產(chǎn)物在時(shí)間維度上的積累，從企業(yè)角度看，它呈現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的歷史，為企業(yè)管理提供財(cái)務(wù)預(yù)測、決策的分析數(shù)據(jù)，而它的可利用價(jià)值卻往往被忽視。目前，會計(jì)檔案信息資源開發(fā)利用的相關(guān)規(guī)定不完善，深層次的開發(fā)電算化檔案信息資源沒有強(qiáng)有力的經(jīng)濟(jì)支撐，只停留在檔案利用的本身上。隨著會計(jì)電算化的普及與深入，會計(jì)檔案在利用上有了一定便利與基礎(chǔ)。做好電算化會計(jì)檔案的利用，首先：1.做好數(shù)據(jù)收集和整理，及時(shí)采集動態(tài)數(shù)據(jù)。2.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率。3.促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)的建設(shè)，做好定量分析與定性分析相結(jié)合。

隨著計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)，會出現(xiàn)所調(diào)閱的會計(jì)檔案版本號與當(dāng)前使用的會計(jì)檔案電算化系統(tǒng)的配套性問題，得根據(jù)情況做適當(dāng)?shù)恼{(diào)節(jié)和適配配套。做好電算化會計(jì)檔案信息資源的開發(fā)和利用，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展有著極大的促進(jìn)作用。能否做好會計(jì)檔案管理關(guān)系著企業(yè)檔案管理今后的發(fā)展，電算化會計(jì)檔案管理對于整個(gè)會計(jì)檔案管理來說在一定程度上凸顯其特色個(gè)性，它不僅代表著會計(jì)工作向著規(guī)范化以及現(xiàn)代化方向發(fā)展，還為企業(yè)會計(jì)檔案管理工作提供更多的保障。

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