互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作的現(xiàn)狀與應(yīng)對(duì)措施

聶丹萍

【摘要】在信息技術(shù)被各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用的發(fā)展形勢(shì)下，數(shù)據(jù)形式的數(shù)字化管理模式為我國(guó)的檔案管理工作提供了新發(fā)展方向。本文以檔案管理工作為研究對(duì)象，針對(duì)其在實(shí)踐中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”理念提出幾點(diǎn)增強(qiáng)檔案管理工作水平的建議，旨在進(jìn)一步提升現(xiàn)代檔案管理工作效率，提高檔案的利用率。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng);檔案管理;數(shù)據(jù)庫(kù)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，推動(dòng)了大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，讓其技術(shù)數(shù)據(jù)處理能力得到有效提升，為人們的生活、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)等多項(xiàng)活動(dòng)提供了便捷。檔案管理工作也在這樣的發(fā)展形勢(shì)下，不斷地應(yīng)用與普及相關(guān)技術(shù)，讓傳統(tǒng)檔案管理工作向著數(shù)字化檔案的方向發(fā)展。可以說(shuō)，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的便捷性以及時(shí)效性。此外，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理工作中的資源消耗也得到了有效的緩解。這也推動(dòng)了我國(guó)現(xiàn)代檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。在這個(gè)發(fā)展過(guò)程中，慢慢呈現(xiàn)出了諸多的問(wèn)題，只有針對(duì)性地制定有效的解決辦法，才能夠促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

一、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作概述

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代依托于信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)載體，通過(guò)不斷的創(chuàng)新與發(fā)展，出現(xiàn)了云計(jì)算與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)人們的生活、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)都產(chǎn)生了巨大的影響?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的來(lái)臨，促進(jìn)了其技術(shù)與各類(lèi)型傳統(tǒng)行業(yè)的相關(guān)技術(shù)的結(jié)合。在這樣的發(fā)展背景下，檔案管理工作中開(kāi)始廣泛地應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)，并通過(guò)相關(guān)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式的整合，創(chuàng)新出了新時(shí)代的檔案管理工作。同時(shí)，還增強(qiáng)了檔案管理工作的保密性，提高了檔案管理工作效率?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作內(nèi)容見(jiàn)圖1。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理軟件通用性不強(qiáng)。信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中，具有非常強(qiáng)的適用性。為了能夠更好地提高檔案管理工作的效率，許多軟件企業(yè)開(kāi)始針對(duì)檔案管理工作開(kāi)發(fā)相關(guān)軟件。這些開(kāi)發(fā)的軟件，或多或少都會(huì)存在一個(gè)較為明顯的問(wèn)題，即通用性不強(qiáng)。其問(wèn)題主要表現(xiàn)在不同電腦型號(hào)或者不同管理系統(tǒng)等方面的影響，讓檔案管理工作無(wú)法在軟件環(huán)境中得到較好的協(xié)調(diào)，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，同時(shí)也對(duì)檔案信息共享產(chǎn)生了非常大的影響。此外，其管理軟件通用性不強(qiáng)的問(wèn)題，給互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作的開(kāi)展形成了一定的阻礙。如不同區(qū)域以及不同行業(yè)的檔案管理工作要求不同，其具體工作對(duì)檔案管理軟件需求存在非常大的差異性。在缺少軟件通用性情況下，對(duì)檔案管理工作的應(yīng)用變能力造成非常大的阻礙。

（二）缺少檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。檔案管理工作必須具備較強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化細(xì)則，才能促進(jìn)相關(guān)工作的穩(wěn)定推進(jìn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)現(xiàn)代化檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的成就，但依然受到發(fā)展環(huán)境的限制，導(dǎo)致不同部分的檔案管理信息化建設(shè)工作呈現(xiàn)出差異性，如不同規(guī)模同行業(yè)的檔案管理、不同行業(yè)不同規(guī)模的檔案管理等。因此，無(wú)法真正意義上的針對(duì)檔案管理基礎(chǔ)性工作制定有效的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)劃細(xì)則，導(dǎo)致互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作無(wú)法順利開(kāi)展。

（三）檔案管理工作存在安全隱患?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理工作提供了非常大的便利性，同時(shí)其工作也面臨著諸多的安全隱患。一方面，電腦系統(tǒng)中本身就會(huì)存在漏洞風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)其接入網(wǎng)絡(luò)之后，會(huì)面臨著病毒以及黑客的威脅，甚至?xí)斐刹糠謾C(jī)密檔案信息發(fā)生被竊取的問(wèn)題;另一方面，電腦系統(tǒng)存在崩潰風(fēng)險(xiǎn)，在一定程度上會(huì)給檔案信息管理工作形成非常大的損害性。這些問(wèn)題的存在，給檔案管理工作預(yù)埋下了不同程度、不同類(lèi)型的安全隱患。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代要想讓檔案管理工作得到可持續(xù)發(fā)展，必須提高對(duì)相關(guān)工作人員的要求。參與現(xiàn)代檔案管理工作人員，需要熟練計(jì)算機(jī)信息操作術(shù)，并能夠處理一些常見(jiàn)問(wèn)題。但就目前參與檔案管理工作人員而言，具備專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)兼?zhèn)涫炀毜挠?jì)算機(jī)信息技術(shù)操作能力的人才非常少。所以，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案管理工作人員，需要從專(zhuān)業(yè)素質(zhì)方面進(jìn)行提升，讓其具備較強(qiáng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還能夠熟練操作計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的系統(tǒng)操作能力。

三、互聯(lián)時(shí)代增強(qiáng)檔案管理工作水平的幾點(diǎn)建議

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念。從某種意義上來(lái)分析，當(dāng)前許多人對(duì)于檔案管理工作的重要性并沒(méi)有太強(qiáng)的概念。這個(gè)問(wèn)題的存在，很大程度上阻礙了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作信息化建設(shè)以及規(guī)范化發(fā)展的進(jìn)程。因此，需要針對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其能夠?qū)ΜF(xiàn)代檔案工作進(jìn)行新的認(rèn)知。通過(guò)在檔案管理工作中構(gòu)建電子信息化管理模式，讓其能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念。通過(guò)電子信息化管理模式，不僅能夠?yàn)闄n案管理節(jié)約大量存儲(chǔ)空間，還能夠促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。同時(shí)，還需要對(duì)相關(guān)操作軟件進(jìn)行熟悉，確保檔案信息的安全性與保密?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案管理工作，需要相關(guān)工作人員能夠盡快對(duì)先進(jìn)的檔案管理模式以及技術(shù)進(jìn)行了解，從根本上提升檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)，確?，F(xiàn)代檔案管理工作能夠?yàn)槊癖娞峁﹥?yōu)質(zhì)的檔管理服務(wù)。尤其是處于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案管理者在信息化建設(shè)過(guò)程中要樹(shù)立大數(shù)據(jù)檔案管理的思維，堅(jiān)持“三融合”（技術(shù)融合、業(yè)務(wù)融合和數(shù)據(jù)融合）為主線，扎實(shí)推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案高質(zhì)量發(fā)展。利用好數(shù)據(jù)平臺(tái)中的海量資源，為用戶提供準(zhǔn)確、便捷的服務(wù)，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)前，許多檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化已基本完成，并建立了本單位的信息平臺(tái)，提高了檔案管理和服務(wù)能力。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，不同檔案機(jī)構(gòu)要加大對(duì)公共檔案資源的開(kāi)放、共享和使用，要考慮將這些分散的信息平臺(tái)如何有效銜接、融合，推動(dòng)檔案公共數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)。

（二）確保檔案信息的安全性與保密性。在此環(huán)節(jié)中，需要構(gòu)建健全的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)期檔案管理制度，讓現(xiàn)代檔案管理工作能夠得到規(guī)范化的管理。通過(guò)構(gòu)建健全的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理工作的責(zé)任分解，并落實(shí)到每一個(gè)工作崗位，明確每個(gè)檔案管理工作人員的工作職責(zé)。目前，我國(guó)對(duì)于檔案管理工作的保密性，還處于一個(gè)初始階段。并沒(méi)有行之有效的現(xiàn)代技術(shù)給予支持。因此，每一名參與檔案保密工作人員，必須要樹(shù)立起檔案信息保密意識(shí)。從根本上意識(shí)到，確保檔案信息安全性，才能夠?qū)?guó)家利益、個(gè)人利益不受侵害提供保障。想要增強(qiáng)檔案信息安全性，需要每一名參與檔案管理工作人員，能夠不斷提高自身的網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備以及數(shù)據(jù)等不同層面的管理水平。同時(shí)，還需要借助高科技管理手段，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查，確保檔案管理系統(tǒng)的安全。如制定定期殺毒制度、定期修補(bǔ)操作系統(tǒng)漏洞、定期更新管理系統(tǒng)補(bǔ)丁等。

（三）構(gòu)建符合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案管理工作，通常都是以數(shù)字檔案的方式出現(xiàn)。在開(kāi)展管理工作過(guò)程中，需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，從而有效提高檔案信息傳輸效率，讓檔案信息以數(shù)字化檔案的方式存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中。而確保檔案管理工作的高效性，則需要構(gòu)建一個(gè)高效運(yùn)行數(shù)據(jù)庫(kù)。并且所構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)要與網(wǎng)絡(luò)傳輸速度相匹配的同時(shí)，還需要確保對(duì)其數(shù)據(jù)信息的讀取要求得到有效的協(xié)調(diào)。以這樣的管理模式，實(shí)現(xiàn)管理工作人員或相關(guān)查詢?nèi)四軌螂S時(shí)隨地利用電腦來(lái)對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行查詢。因此，為了能夠讓檔案管理工作得到長(zhǎng)足發(fā)展，必須要構(gòu)建一套專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)，為其數(shù)據(jù)提供最先進(jìn)的應(yīng)用軟件。在進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代之后，網(wǎng)絡(luò)速度得到了不斷提升，幾乎所有企業(yè)辦公都已經(jīng)具備了自動(dòng)化辦公水平。不僅讓現(xiàn)代檔案管理工作表現(xiàn)出了開(kāi)放性，人們對(duì)于檔案信息安全意識(shí)也越來(lái)越高。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行安全問(wèn)題的研究。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代。在此發(fā)展背景下，對(duì)于檔案管理工作提出了更高的要求。雖然目前的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理工作依然存在著許多問(wèn)題，但通過(guò)及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員管理理念，可以有效提升檔案管理服務(wù)意識(shí)。同時(shí)，必須認(rèn)真做好檔案管理保密工作，確保我國(guó)的檔案管理工作能得到可持續(xù)發(fā)展。

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