媒體公關(guān)從業(yè)者的時間管理淺析

葉豐收

公關(guān)環(huán)境不斷發(fā)展的今天，貫來實行彈性工作制的媒體公關(guān)從業(yè)者群體，面臨的工作頭緒更多，學會合理的時間管理對從業(yè)者變得相當重要。然而這個行業(yè)發(fā)展這么多年，大家對時間管理這個并不新的概念如何跟從業(yè)者工作生活相結(jié)合的問題，卻集體忽視了。本文擬從目前比較受認可的時間管理法入手，來簡要談一談媒體公關(guān)行業(yè)從業(yè)者為何要進行時間管理及如何進行時間管理，以對媒體公關(guān)行業(yè)群體關(guān)注時間管理、提升時間利用效率起到一定提示作用。

時間管理并非新詞，它產(chǎn)生已久并熱門至今。所謂時間管理，是指對時間進行有效的計劃和控制，從而在有限時間內(nèi)創(chuàng)造最大效益。簡單地說，就是一個人，通過一定的方法，用最短的時間或在預定的時間內(nèi)，把事情做好。

時間管理在很多行業(yè)和領(lǐng)域都得到充分實踐，然而在媒體公關(guān)領(lǐng)域，時間管理和從業(yè)者產(chǎn)生的關(guān)聯(lián)甚少。

對于全國大多公關(guān)從業(yè)者而言，其職業(yè)規(guī)則都實行彈性工作制，通過定額考核和績效考核相結(jié)合的方式，由從業(yè)者個體化完成工作任務(wù)，最后打分和評級計算收益。

這樣的工作機制，在過去媒體公關(guān)業(yè)發(fā)展的黃金年代，在公關(guān)路徑相對單一途徑的背景下，能起到兼顧效率和公平的好作用。彼時，大家無需非常重視時間管理，所以時間管理這個話題很少人談起也屬正常。

今天，當融媒體呼嘯而來，當公關(guān)人面臨的環(huán)境天翻地覆，大家進行合理化時間管理，就非常重要。

公關(guān)從業(yè)者為啥要進行時間管理？

如今，我們身邊的媒體公關(guān)從業(yè)者工作狀態(tài)是怎樣的呢？“忙”是大多人的口頭禪，并且翻看他們的日程表，我們會發(fā)現(xiàn)，確實安排的滿滿當當。“恨不得把每一分每一秒都安排好，結(jié)果感覺時間總是不夠用?！边@是很多媒體公關(guān)人的共同心聲。當有人出現(xiàn)這樣的狀態(tài)，說明其時間管理存在問題。

有人會說，媒體公關(guān)人有日程表，這不是在進行時間管理了嗎？其實不然，對大家而言，真正的時間管理，是讓公關(guān)人不這么“忙”，讓公關(guān)人在合理調(diào)配時間管理維度下，從容完成各項工作。

公關(guān)人是份職業(yè)，從事這份職業(yè)的也是普通人，“他”或“她”需要有節(jié)奏感的工作，更需要有節(jié)奏感的生活，如果一個公關(guān)人沒有合理的時間管理，在工作和生活中找不到平衡點，光靠收入刺激或雞血激勵，這對公關(guān)人的職業(yè)生涯是一種巨大的損傷。

眾所周知，如今媒體公關(guān)人工作壓力大、強度高，面對這樣的工作氛圍，如果公關(guān)人沒有一點時間管理概念，每天看著忙碌，實則工作效率不高，主要精力都花費在一些瑣事上，終究會像個彈簧一樣，彈性形變超過一定量級，就可能帶來身體垮掉、思維枯竭的狀態(tài)，做出好的公關(guān)案例概率會大大下降。不斷爆出的媒體公關(guān)人英年早逝的噩耗，讓我們傷痛，也是對所有人的提醒。

長時間熬夜、飲食不規(guī)律、時間不夠用、精神壓力大，這些就是公關(guān)人的工作常態(tài)，為什么公關(guān)人要進行時間管理，原因顯而易見——公關(guān)人應該通過合理的時間管理，讓自己的人生更豐富起來，生活的質(zhì)量更高，這樣也有利于公關(guān)人做出更好的公關(guān)案例。

時間管理方法有哪些？

在多年來關(guān)于時間管理的運用中，世界各地的專家總結(jié)了不少被驗證可行的方法，例如二八法則、番茄工作法、四象限法則等。這些時間管理法在其他性質(zhì)職業(yè)人群如教師、護士、秘書中被廣泛使用，同理應該可以跟公關(guān)人的工作產(chǎn)生關(guān)聯(lián)。

可以預想，公關(guān)人群體對這些時間管理法進行梳理，將它們綜合起來結(jié)合自身實際運用，行成對自己最有效的時間管理，也是完全可能的。

首先談?wù)劧朔▌t，二八法則時間管理法來源于著名的二八定律——巴萊多定律，這一定律是19世紀末20世紀初意大利經(jīng)濟學家巴萊多發(fā)現(xiàn)的。他認為，在任何一組東西中，最重要的只占一小部分，約20%，其余80%盡管是多數(shù)，卻是次要的。將二八定律和時間管理相結(jié)合產(chǎn)生的“二八時間法則”，可以理解為“將80%的精力用在20%的最重要事情上”。

合理運用二八法則，能讓公關(guān)人在有效的時間里，把主要精力放在當天重要的工作上，增加自己的職業(yè)體驗感和獲得感。

其次跟公關(guān)人群體推薦下番茄工作法，這個工作法是弗朗西斯科？西里洛1992年創(chuàng)立的一種時間管理方法，簡單易行。

番茄工作法的核心，在于大家面對每日任務(wù)清單時選擇一個待完成的任務(wù)，將番茄時間設(shè)為25分鐘，之后為了這個任務(wù)專注工作，中途不做與該任務(wù)無關(guān)的事，直到番茄時鐘響起，可以休息5分鐘，然后繼續(xù)，每個番茄時間是不可割裂的整體。當執(zhí)行者為任務(wù)持續(xù)推進了4個番茄時間后，可以選擇多休息一會兒。

番茄工作法保證公關(guān)人在一定的時間段內(nèi)集中精力完成手上工作，形成階段成就感，讓公關(guān)人減輕時間焦慮、提升集中力和注意力、減少事情推進過程中的中斷、鞏固做出更好公關(guān)案例的決心，也有利于公關(guān)人通過一次次番茄時間，改進自己的工作流程。

時間管理法中還有一個被廣泛使用的方法是四象限法，這是美國管理學家科維提出的，科維將工作按照重要和緊急兩個程度劃分為四個“象限”，第一象限為緊急又重要的事項，第二象限為重要但不緊急的事項，第三象限為緊急但不重要的事項，第四象限為不緊急也不重要的事項。

對于公關(guān)人而言，同樣可以把自己的工作按照這樣的四象限劃分法進行歸類，工作會一目了然。

如何利用這些時間管理法

對公關(guān)人而言，二八法則、番茄工作法、四象限法……這些時間管理方法都能和自己進行很好的結(jié)合，每個人根據(jù)自己的習慣，重點選用其中一種方法來進行時間管理，也可在靈活運用中綜合三種方法的優(yōu)點。

有句話說，“你怎么過一天，就會怎么過一生?！睍r間管理，看起來是管理時間，本質(zhì)上是管理自己，目的是推動個人的發(fā)展。管理好了，短期內(nèi)或許看不到一個人的明顯變化，但時間久了公關(guān)人的發(fā)展路徑會明顯不一樣。

比如說二八法則，占20%的重要事項，可能決定了公關(guān)人80%的提升，因此也需要公關(guān)人投入80%的精力去應對。但這樣并不是說剩下的80%日常瑣事公關(guān)人就需要放棄，放棄的觀點是把本來相互矛盾、卻又相互依存、不可缺一的兩者完全割裂開來，也沒有看到兩者之間的比例并非絕對，而是存在著動態(tài)平衡性。

當然，公關(guān)人要清晰重要事項的80%邊際，如前文所述，公關(guān)人的工作彈性很大，比如當一個公關(guān)人得到一個公關(guān)任務(wù)后，后續(xù)工作看起來隨之開始，雖然往往一個公關(guān)案例有最終提交時間，但很多后續(xù)工作其實都要自行安排，自由度很大。沒有時間管理概念的公關(guān)人，不對事項進行二八分配，不知道將后續(xù)工作中看起來占一小部分比例，實際上對最終成型的公關(guān)案例幫助極大、跟個人公關(guān)水平提升息息相關(guān)的事項列入“優(yōu)先做、重點做”的80%精力范疇，得不償失會在所難免。

當然，公關(guān)人運用二八法則進行時間管理時，也要學會面對占據(jù)日常事務(wù)中80%的瑣事，確保留出20%的精力處理這些瑣事。而不是說，既然抓住20%重要事務(wù)解決了人生80%的獲得感，就不用管這80%的瑣事。

一個公關(guān)人在日常運用中會發(fā)現(xiàn)，當他用20%的精力處理好了80%的瑣事，他的人生幸福感會得到很大提升，而這種幸福感的提升，又能反哺到他花費80%精力處理的20%重要事項，在這種互補中公關(guān)人的時間利用效率將更高。

從科學的二八法則時間管理角度來說，公關(guān)人每天抽出一定精力去看書、看電影等，每月安排一定比例的精力去參加公益，都是對公關(guān)人成長非常有利的時間管理。公關(guān)人通過這20%的安排，身心達到更愉悅的程度，對于保持他的創(chuàng)意激情和意志，能起到巨大的正向助推作用。

說過二八法則，我們再談?wù)劮压ぷ鞣?，這個時間管理法對很多公關(guān)人來說也很適用。公關(guān)人的思維活躍，每天都會面臨大量細節(jié)，尤其對接媒體的公關(guān)人會發(fā)現(xiàn)，隨著融媒體的發(fā)展，除了報紙、電視、電臺外，微博、微信、客戶端、音頻視頻整理等等，都需要一一應對和處理。這時，公關(guān)人就可以采用番茄工作法來進行時間管理，比如微博、微信、客戶端各占一個番茄時間段，這樣可以讓自己在單位時間內(nèi)集中精力將事情一樣樣有條不紊地完成。

對于時間管理中的二八法則、番茄工作法、四象限法等通用方法，如果通過本文能對公關(guān)人產(chǎn)生一些影響，大家有意識去結(jié)合自身情況研究并運用時間管理，會發(fā)現(xiàn)當自己將這些方法進行糅合使用，時間效應可發(fā)揮到更大。

以二八法則和四象限法為例，通過四象限法，公關(guān)人一日工作生活可以按重要程度進行遞減排列，即“重要緊急型”、“重要不緊急型”、“緊急不重要型”、“不緊急不重要型”。這樣的不同維度象限劃分和二八法則融合，公關(guān)人可以自我明確，前兩個象限的事項列入80%精力范疇，后兩個象限為20%精力范疇，繼續(xù)用二八法則進行象限內(nèi)的時間管理，那么第一象限又可占到80%精力中的80%。

以一個會遇到的實際狀況為例，現(xiàn)實中，我們總是發(fā)現(xiàn)有些公關(guān)人總是能更快進入公關(guān)案例的提交、對接和實施。除了熟能生巧對比業(yè)務(wù)生疏的原因外，還有一個重要的原因，就是進度慢的公關(guān)人往往時間管理上出了問題。

比如，一個公關(guān)人，在制作一個公關(guān)案例時，時不時就去刷手機，效率肯定高不了。有的公關(guān)人可能會問，信息時代，不可能不看手機，不了解最新前沿消息。其實，時間管理肯定不是不讓大家看手機，而是要在看手機的時間段上有所選擇。

用好時間管理的積極反饋

我們經(jīng)?？吹揭痪浣∩矸繌V告——“比你忙的人，照樣在健身?！贝嗽捤苑翘摚切┛雌饋砉ぷ髁繕O大的人，反而越能堅持運動，是他們做事手段比大家高明嗎？不是。面對相同事的處理，絕大多數(shù)人差距并不大，差距在于時間管理上。

公關(guān)人一定要找到適合自己的時間管理法，把生活和工作全部納入時間管理里，讓自己的工作生活更有節(jié)奏感。本文鼓勵公關(guān)人進行時間管理，就是為了讓公關(guān)人能從容不迫面對工作和生活。公關(guān)人有了時間管理的方法并依據(jù)這種方法做了計劃和安排，初始階段發(fā)現(xiàn)自己無法執(zhí)行到位，也不必為此煩惱，發(fā)展方向趨好即可。因此，公關(guān)人們從現(xiàn)在再開始時間管理，并不晚。

在可及范圍內(nèi)，我們發(fā)現(xiàn)除了只言片語，沒有真正探討公關(guān)人時間管理的案例，但這不是說，現(xiàn)在就沒有公關(guān)人時間管理做得好。

紐約媒體公關(guān)人Katie Benner就是一個時間管理高手，Katie Benner在一篇訪談里說過，自己曾經(jīng)也沒進行過時間管理，大量時間都被手機消耗，后來意識到問題，開始對自己的精力維度做區(qū)分，摒棄一些無用事項，把更多精力騰出來干自己列出的更重要事，工作效率明顯提高。

在本文行將收尾階段，筆者建議所有的公關(guān)人，“重要的事先做”（FirstThingFirst）。管理學家德魯克在《哈佛商業(yè)評論》上的一篇文章里，以他豐富的經(jīng)歷非常肯定地說：“我還沒有碰到誰可以同時處理兩個以上的任務(wù)，并且仍然保持高效?！?/p>

這句話，理應對所有公關(guān)人有所啟發(fā)。