探析加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效途徑

孫迎夏

摘要：現(xiàn)階段，社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到了顯著發(fā)展，各企業(yè)、單位均需要和社會(huì)的發(fā)展相適應(yīng)。良好的檔案管理是事業(yè)單位開展有效管理的重要基礎(chǔ)，完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是事業(yè)單位一大基本職能，優(yōu)良的檔案管理模式可以使社會(huì)資源得到節(jié)約，確保檔案信息準(zhǔn)確收集、傳遞、整理，可以促進(jìn)檔案管理效率有效提高，將事業(yè)單位工作人員的工作壓力有效減輕，可以多方面將事業(yè)單位的綜合行政能力有效提高。對(duì)此，本文主要對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效途徑進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;重要性

檔案管理是事業(yè)單位管理工作體系中的重點(diǎn)之一。科學(xué)的檔案管理機(jī)制可以確保事業(yè)單位持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，更好地將其在社會(huì)上的職能部門作用充分發(fā)揮出來。事業(yè)單位檔案管理工作具有綜合性，主要包括收集、整理和歸納分析信息等方面。新時(shí)期極為倡導(dǎo)創(chuàng)新這一理念，也為事業(yè)單位展開檔案管理工作提供了良好的發(fā)展機(jī)遇。所以，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)將創(chuàng)新理念的重要性充分認(rèn)識(shí)到，并在檔案管理工作中運(yùn)用。

一、事業(yè)單位檔案管理工作概述及重要性

（一）事業(yè)單位檔案管理工作概述

立足于檔案管理工作的內(nèi)容看，主要是記錄和存檔相關(guān)材料、經(jīng)營情況，為單位提供方便，使其可以第一時(shí)間找到需要查閱的檔案[1]。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中促使信息量迅速增加，因此檔案管理工作的重要性越來越突出，但是現(xiàn)階段我國諸多事業(yè)單位的檔案管理工作均存在管理滯后、不重視其意義等問題，所以，大力對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，把先進(jìn)的信息化因素融入其中，積極革新檔案管理極為重要。

（二）檔案管理工作的重要性

首先，共享檔案的信息資源。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)信息共享平臺(tái)得到了大力建設(shè)，在現(xiàn)代化管理中，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作可以將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等充分融入，可以促進(jìn)工作效率有效提高。如，在人力資源部門中，在獲取職稱、學(xué)歷等信息時(shí)，借助數(shù)據(jù)平臺(tái)，可以第一時(shí)間把相應(yīng)的信息獲得。財(cái)務(wù)部門在統(tǒng)計(jì)固定資產(chǎn)的過程中，借助數(shù)據(jù)平臺(tái)，也能及時(shí)將本單位的實(shí)際情況了解到，以便于各部門更好地展開合作，這對(duì)共享資源極為有利，促進(jìn)了事業(yè)單位工作效率有效提高。

其次，將可靠信息提供給決策者。檔案管理水平使事業(yè)單位發(fā)展情況的反映，檔案既對(duì)全部人員的相關(guān)信息予以了記錄，同時(shí)還保存了諸多重要資料等[2]。借助對(duì)檔案管理工作予以創(chuàng)新，可以規(guī)范檔案管理工作，在程序上合理應(yīng)用檔案資料。當(dāng)相關(guān)科室需要對(duì)所需資料進(jìn)行查找時(shí)，在數(shù)據(jù)庫中便可以第一時(shí)間將所需的資料搜索出來，這可以給予決策者幫助，使其將正確的決策做出，為事業(yè)單位的良好發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

最后，促進(jìn)各部門工作效率有效提高。在事業(yè)單位中明確指出各工作流程，部門和部門之間應(yīng)加大合作力度，一同將相應(yīng)的任務(wù)完成，借助構(gòu)建大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，可以第一時(shí)間共享相關(guān)信息，加大各部門之間的交流力度，可以根據(jù)既定目標(biāo)將工作目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，也為工作人員提供了諸多方便。據(jù)大量實(shí)踐證實(shí)，借助合理開發(fā)和高效管理檔案資源，不僅可以使大量的資源得到節(jié)省，同時(shí)還能促進(jìn)管理水平有效提高，這對(duì)節(jié)能減耗的順利實(shí)現(xiàn)極為有利，促進(jìn)社會(huì)良好發(fā)展。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效途徑

（一）高度重視檔案管理工作

在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)的方向把握發(fā)揮著極為重要的作用。想要將檔案管理質(zhì)量有效提高，首先領(lǐng)導(dǎo)層就必須引起高度重視，實(shí)施上行下效，才可能確保管理結(jié)果的良好性?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位普遍存在忽視檔案管理工作的現(xiàn)象，不能匹配相關(guān)資源和人才，被看作是可有可無的工作，并未充分體現(xiàn)出其價(jià)值。所以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步強(qiáng)化管理制度，將嚴(yán)格有效的規(guī)范形成，確保工作人員可以嚴(yán)格遵循要求開展相關(guān)工作，從而促進(jìn)檔案管理效率和質(zhì)量有效提高[3]。此外，在集體會(huì)議中要將檔案管理工作的重要性充分突顯出來，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)?？梢赃\(yùn)用小組管理的方式，借助集體評(píng)價(jià)將綜合管理順利實(shí)現(xiàn)。獎(jiǎng)罰分明，懲處那些工作不認(rèn)真、態(tài)度懶散的員工，以將公平工作體現(xiàn)出來。在業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的過程中，要和其他部門將分配工作做好，把檔案管理工作的重要價(jià)值充分體現(xiàn)出來，并給與其一定的福利，從而激發(fā)其對(duì)工作的熱愛之情，加強(qiáng)責(zé)任感，確保順利開展工作。高度重視檔案管理工作，也包括將管理要求提高，對(duì)管理人員提出嚴(yán)格要求，將有效的、人性化的人員管理措施制定出來。

（二）建立健全的檔案管理制度

在事業(yè)檔案管理中，檔案管理人員需要將法制意識(shí)樹立起來，確保檔案管理工作更加高效。同時(shí)，為了把檔案管理工作做好，事業(yè)單位需要對(duì)法律法規(guī)的相關(guān)要求予以重視，促進(jìn)所有員工法律意識(shí)提高，保證單位內(nèi)部所有工作均嚴(yán)格遵循相關(guān)法律條款實(shí)施。在事業(yè)單位運(yùn)行和發(fā)展中檔案管理工作所發(fā)揮的作用極為顯著，其可以幫助相關(guān)人員更好地將事業(yè)單位現(xiàn)階段的運(yùn)營情況以及發(fā)展情況了解到，可以準(zhǔn)確預(yù)判今后的方向。所以，事業(yè)單位需要對(duì)檔案建設(shè)以及管理工作引起重視，建立健全檔案管理制度，在事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃以及年度規(guī)劃的重點(diǎn)內(nèi)容中納入進(jìn)檔案管理工作，在實(shí)際工作中貫徹落實(shí)檔案管理工作，使檔案管理工作更加高效。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

現(xiàn)階段，檔案管理模式得到了顯著進(jìn)步，在此形勢(shì)下，對(duì)檔案管理人員的水平要求更高，檔案管理人員的素質(zhì)水平和檔案工作的質(zhì)量息息相關(guān)，所以，檔案管理人員必須具備較高的業(yè)務(wù)水平以及專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。就各單位而言，促進(jìn)檔案管理人員水平提升意義極為重大，在工作中要對(duì)現(xiàn)有人員加大教育培訓(xùn)力度，并積極把檔案專業(yè)人才引進(jìn)。首先，就現(xiàn)有工作人員，要給予其鼓勵(lì)，讓其積極展開自學(xué)，對(duì)其加大培訓(xùn)力度，或給予其機(jī)會(huì)，讓其外出接受相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，或向檔案專家發(fā)出邀請(qǐng)，讓其到本單位授課，使工作人員可以系統(tǒng)接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而將其檔案業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平有效提升。其次，積極引進(jìn)檔案專業(yè)人才，特別是要引進(jìn)復(fù)合型人才，多補(bǔ)充年紀(jì)輕、學(xué)歷高、檔案專業(yè)知識(shí)豐富的人員，不斷壯大檔案管理隊(duì)伍，使檔案管理隊(duì)伍得到有效改善。最后，加大檔案管理人員的管理力度，促進(jìn)其責(zé)任感和職業(yè)道德提高，把獎(jiǎng)懲工作做好，將其工作積極性和熱情有效激發(fā)出來。

（四）創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理中有很多整體工作和檔案分類工作，現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到了顯著發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息處理方式已經(jīng)不能使新形勢(shì)下大批量檔案管理的實(shí)際需求得到滿足，事業(yè)單位需要積極對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，將先進(jìn)的信息化技術(shù)引進(jìn)，促進(jìn)檔案管理朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。同時(shí)，在開展檔案管理工作中，要積極把更多先進(jìn)技術(shù)引進(jìn)，在保證檔案信息準(zhǔn)確無誤的同時(shí)，把檔案保存時(shí)間延長(zhǎng)[4]。此外，事業(yè)單位還需要積極對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行創(chuàng)新，特別要對(duì)下述內(nèi)容引起重視：第一，檔案管理人員需要將自身的信息把握能力增強(qiáng)，使信息的有效性得到保證，第一時(shí)間傳遞信息;第二，把更多先進(jìn)設(shè)備引進(jìn)，如掃描儀、計(jì)算機(jī)等，利用計(jì)算機(jī)開展檔案管理工作。檔案管理人員需要在計(jì)算機(jī)中上傳全部檔案，借助先進(jìn)技術(shù)展開處理，如文字、影像和聲音等，如此才能豐富檔案內(nèi)容，方便人員更好地查閱;第三，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，把沒有設(shè)置保密屬性的檔案公開，這可以給予檔案管理人員幫助，使其將更多的信息獲得，充分利用檔案，將更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給廣大人民群眾。此外，在開展檔案管理工作的時(shí)候，事業(yè)單位需要把系統(tǒng)安全維護(hù)工作做好，在固定的時(shí)間檢查系統(tǒng)，一周不少于以此，第一時(shí)間查殺病毒，把各種維護(hù)管理方式引進(jìn)，使系統(tǒng)檔案的安全性得到保證。

結(jié)語：

新形勢(shì)下，檔案管理工作要和我國國際愛發(fā)展環(huán)境相適應(yīng)，使事業(yè)單位發(fā)展需求得到滿足。事業(yè)單位應(yīng)積極作出調(diào)整，更新檔案管理理念，給予檔案管理工作大力支持，建立健全檔案管理制度，同時(shí)還應(yīng)將檔案管理人員的能力提高，并把較為先進(jìn)的檔案管理技術(shù)引進(jìn)，從而有效提高檔案管理水平和管理效率，使事業(yè)單位發(fā)展需求得到滿足。

參考文獻(xiàn)：

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[4]潘俊華.如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度[J].今日財(cái)富：中國知識(shí)產(chǎn)權(quán)，2018 （4）：166-166.