關(guān)于技師學(xué)院檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的思考與對(duì)策

【摘 要】 本文闡述了推進(jìn)技師學(xué)院檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的重要意義，分析了當(dāng)前技師學(xué)院檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，提出了推進(jìn)技師學(xué)院檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的對(duì)策措施。要加大宣傳教育力度，提高全員檔案意識(shí);加強(qiáng)管理體系和制度建設(shè)，提高檔案管理規(guī)范化水平;加強(qiáng)檔案設(shè)施建設(shè)，提高管理人員整體素質(zhì);加大科技投入力度，提高檔案管理信息化水平;加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用，提高檔案管理工作服務(wù)效能。

【關(guān)鍵詞】 技師學(xué)院;檔案管理;創(chuàng)新發(fā)展;對(duì)策

檔案管理工作是衡量各類學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校規(guī)范化建設(shè)的重要內(nèi)容。進(jìn)入新時(shí)代，隨著我國(guó)職業(yè)教育改革的不斷深化和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，技師學(xué)院檔案管理工作也發(fā)生巨大變化，面臨許多新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，管理內(nèi)容日趨復(fù)雜，管理手段更加多樣，管理水平亟待提高。面對(duì)新的形勢(shì)和任務(wù)，技師學(xué)院必須積極深化檔案管理改革，依靠制度創(chuàng)新和科技進(jìn)步，加快規(guī)范化、信息化建設(shè)，推動(dòng)工作質(zhì)量和水平不斷提升。

一、推進(jìn)技師學(xué)院檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的重要意義

1、推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展是技師學(xué)院有效運(yùn)轉(zhuǎn)的前提基礎(chǔ)

學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作在開(kāi)展過(guò)程中，會(huì)形成各種文字、圖片、聲音等工作記錄和信息資料。這些信息資料，既是各項(xiàng)工作的歷史檔案，又是衡量各項(xiàng)工作完成情況的重要尺度，同時(shí)也是今后開(kāi)展工作需要利用的參考依據(jù)，應(yīng)當(dāng)妥善保存和管理。檔案管理工作做得好不好、是否科學(xué)規(guī)范，能否不斷創(chuàng)新發(fā)展、提高工作水平，決定著檔案信息資料的質(zhì)量高低，從而對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作能否有效運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生直接和間接影響，進(jìn)而影響學(xué)校整體工作的質(zhì)量效率和辦學(xué)事業(yè)的順利發(fā)展。

2、推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展是技師學(xué)院生存發(fā)展的重要保障

作為我國(guó)職業(yè)教育體系中的后起之秀，包括技師學(xué)院在內(nèi)的各類技工院校普遍發(fā)展起步晚、基礎(chǔ)差，實(shí)力較弱。面對(duì)教育競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的新形勢(shì)，技師學(xué)院要想實(shí)現(xiàn)生存和發(fā)展，就必須首先做好做實(shí)各類基礎(chǔ)性管理工作。作為學(xué)校管理的重要基礎(chǔ)性工作之一，檔案管理工作是否規(guī)范、完善，能否提供展示學(xué)校辦學(xué)實(shí)力的詳實(shí)檔案資料，關(guān)系到學(xué)校對(duì)外宣傳工作能否順利開(kāi)展，關(guān)系到招生就業(yè)、校企合作等工作的成敗。從某種意義上說(shuō)，檔案管理工作水平的高低在一定程度上決定著招生就業(yè)、校企合作等工作的成效。而招生就業(yè)、校企合作等工作，對(duì)于學(xué)校的生存發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。因此，推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，不斷提升檔案管理工作質(zhì)量水平，是技師學(xué)院生存發(fā)展的重要保障。

3、推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展是技師學(xué)院順應(yīng)時(shí)代的客觀要求

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為技師學(xué)院創(chuàng)新發(fā)展提供了新的條件和機(jī)遇，也提出了更高的要求。技師學(xué)院傳統(tǒng)的檔案管理模式和手段已不適應(yīng)科技快速發(fā)展、創(chuàng)新不斷加快、競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的新形勢(shì)，必須緊跟時(shí)代步伐，順應(yīng)時(shí)代要求，根據(jù)學(xué)校建設(shè)發(fā)展需要，加大檔案管理工作科技創(chuàng)新和制度創(chuàng)新力度，加快信息化、科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)步伐，推動(dòng)檔案管理工作質(zhì)量和水平不斷提高。

二、當(dāng)前技師學(xué)院檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

隨著職業(yè)教育的快速發(fā)展，技師學(xué)院的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案資料大量增加，但由于基礎(chǔ)管理比較薄弱，創(chuàng)新發(fā)展相對(duì)滯后，檔案管理工作質(zhì)量和水平普遍不高，存在許多不容忽視的問(wèn)題和矛盾。

一是思想認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案工作重視不夠。一些部門單位領(lǐng)導(dǎo)包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作存在模糊認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作缺乏應(yīng)有的重視和支持，從機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備，到資金投入、硬件建設(shè)上，難以滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需要。有些部門和人員對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案資料工作是檔案管理人員的事，與己無(wú)關(guān)，對(duì)檔案工作不重視甚至漠不關(guān)心。

二是管理模式落后，信息化水平較低。目前多數(shù)技師學(xué)院檔案管理模式和手段比較落后，檔案信息載體仍以紙張等有形載體為主，有些檔案收集、整理、歸檔、查閱等工作還依靠手工作業(yè)，計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)手段運(yùn)用比例較低，數(shù)字化水平不高，影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。

三是管理制度不完善，規(guī)范化水平不高。部分學(xué)校雖然制定了一定的檔案管理制度，但制度不夠健全完善，有的制度針對(duì)性、可操作性不強(qiáng)，一些具體規(guī)定缺乏，離規(guī)范化管理的要求還有較大差距。

四是檔案資料開(kāi)發(fā)利用滯后，服務(wù)功能不強(qiáng)。檔案資料管理的最終目的在于開(kāi)發(fā)利用，其價(jià)值也體現(xiàn)在利用其為學(xué)校辦學(xué)和各項(xiàng)工作服務(wù)上。目前，多數(shù)技師學(xué)院檔案資料的開(kāi)發(fā)利用僅限于撰寫工作總結(jié)報(bào)告、編寫招生宣傳材料等方面，開(kāi)發(fā)水平較低，利用率不高，服務(wù)功能發(fā)揮不充分。

五是管理人員配備不齊，人員整體素質(zhì)不高。技師學(xué)院大多由技工學(xué)校和高級(jí)技校發(fā)展升格而來(lái)，人員班底比較薄弱，整體素質(zhì)偏低。近年來(lái)，隨著人才招聘和引進(jìn)力度的加大，一些學(xué)校教學(xué)和管理人員結(jié)構(gòu)有了較大改善，整體素質(zhì)不斷提高。但由于對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，檔案管理人員配備不足、專業(yè)人員缺乏、素質(zhì)普遍不高的問(wèn)題仍較突出，制約著檔案工作的開(kāi)展和管理水平的提高。

三、推進(jìn)技師學(xué)院檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的對(duì)策措施

1、加大宣傳教育力度，提高全員檔案意識(shí)

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，必須從提高思想認(rèn)識(shí)入手。要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》《山東省檔案管理?xiàng)l例》等有關(guān)法規(guī)政策的學(xué)習(xí)，教育引導(dǎo)全體教職工特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員增強(qiáng)檔案意識(shí)，牢固樹立檔案資料是重要信息資源、檔案管理是學(xué)校管理重要基礎(chǔ)工作和學(xué)校建設(shè)發(fā)展重要依托保障的理念，切實(shí)提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。充分利用校園網(wǎng)、新媒體中心、板報(bào)欄目等宣傳陣地，加大對(duì)檔案管理知識(shí)的宣傳，營(yíng)造全校上下重視檔案管理、做好檔案管理工作的濃厚氛圍。

2、加強(qiáng)管理體系和制度建設(shè)，提高檔案管理規(guī)范化水平

建立健全檔案管理體系和管理制度，是檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要保障。首先，要加強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，建立健全檔案管理體系。成立由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)掛帥、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、各部門單位負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)全校檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。在檔案綜合管理機(jī)構(gòu)設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，負(fù)責(zé)對(duì)檔案工作的綜合協(xié)調(diào)管理;檔案室專職人員和各職能部門單位兼職檔案員負(fù)責(zé)日常檔案管理工作的具體實(shí)施，形成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)，各部門分工負(fù)責(zé)、齊抓共管，全員共同參與，涵蓋教學(xué)科研、學(xué)生管理、行政管理、后勤服務(wù)各領(lǐng)域的檔案管理工作格局。其次，要健全檔案管理規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。根據(jù)《檔案法》和上級(jí)部門檔案管理有關(guān)政策規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，健全檔案管理人員工作責(zé)任制，制定完善《檔案管理規(guī)定》《檔案管理流程》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案技術(shù)管理規(guī)定》《電子檔案管理分類標(biāo)準(zhǔn)》《檔案使用管理規(guī)定》《檔案工作保密制度》《檔案管理人員崗位職責(zé)》等規(guī)章制度，規(guī)范各類檔案資料的收集、整理、歸檔、使用，使檔案管理工作有章可循、有規(guī)可依，不斷提升檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平。

3、加強(qiáng)檔案設(shè)施建設(shè)，提高管理人員整體素質(zhì)

良好的硬件設(shè)施是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)條件，要根據(jù)檔案管理工作的需要，加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)，按照規(guī)范要求，設(shè)立專門的檔案室，配齊“六防”設(shè)施，確保檔案材料保管安全、管理規(guī)范、使用方便。檔案管理人員的素質(zhì)高低，直接影響檔案管理工作的質(zhì)量和水平。建立一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。為此，必須高度重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。首先，合理配置人員。按照《檔案法》和上級(jí)檔案部門的有關(guān)規(guī)定和要求，根據(jù)檔案工作實(shí)際需要，配齊配強(qiáng)專兼職檔案管理人員。其次，抓好教育培訓(xùn)。通過(guò)派員參加檔案部門組織的培訓(xùn)班、邀請(qǐng)專家前來(lái)培訓(xùn)等方式，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)鼓勵(lì)檔案人員在實(shí)踐中主動(dòng)學(xué)習(xí)、熟練掌握檔案管理新技術(shù)、新方法，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。

4、加大科技投入力度，提高檔案管理信息化水平

檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容。要主動(dòng)適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的新趨勢(shì)、新要求，改進(jìn)傳統(tǒng)管理模式，加大科技和資金投入，推進(jìn)檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、檢索終端等信息資料收集、存儲(chǔ)、處理、傳輸現(xiàn)代化多媒體管理設(shè)備，健全檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化水平，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

5、加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用，提高檔案管理工作服務(wù)效能

檔案資源價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，最終體現(xiàn)在充分有效利用、為學(xué)院建設(shè)管理和辦學(xué)事業(yè)發(fā)展服務(wù)上。檔案資料的開(kāi)發(fā)利用，也是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。要在搞好檔案資料收集、整理、儲(chǔ)存的同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化和拓展檔案工作的服務(wù)功能，在教學(xué)科研、招生就業(yè)、校企合作、學(xué)生管理、行政管理、對(duì)外宣傳等方面，加大對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用力度，提高檔案資源的利用效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，面對(duì)新時(shí)代、新形勢(shì)，技師學(xué)院檔案管理工作還存在許多不適應(yīng)的地方，必須堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，加大改革創(chuàng)新力度，通過(guò)提高認(rèn)識(shí)、完善制度、依靠科技、建強(qiáng)隊(duì)伍等措施，提升規(guī)范化、信息化、科學(xué)化水平，以更好地為辦學(xué)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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【作者簡(jiǎn)介】

崔旺盛（1968.06—）男，漢族，山東日照人，任職于山東日照市技師學(xué)院，研究方向：教育管理.