新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化研究

楊寶明

【摘要】檔案管理對(duì)于國(guó)家的可持續(xù)發(fā)展有著非常重要的意義，要?jiǎng)?chuàng)新新時(shí)代檔案管理工作，并有益于現(xiàn)代化建設(shè)。作為檔案管理工作者，我們需要?jiǎng)?chuàng)新思維，不斷規(guī)范檔案管理工作。本文對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，分析新形勢(shì)下檔案管理工作存在的問(wèn)題，提出新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的措施。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)據(jù);檔案管理;規(guī)范化

檔案管理是一項(xiàng)兼具管理性、政治性和服務(wù)性的基礎(chǔ)性工作，它是社會(huì)各項(xiàng)管理系統(tǒng)中不可或缺的一部分。在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的今天，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，給檔案管理帶來(lái)了極大的便利，卻也存在著檔案管理混亂、信息泄露等問(wèn)題。因此，加強(qiáng)對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化研究是極其重要的。

一、新形勢(shì)下檔案管理的特點(diǎn)

（一）類型多樣化，內(nèi)容豐富。隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)企業(yè)、單位和機(jī)構(gòu)辦公室的檔案類型不只包含了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，更是包含了許多電子視頻、音頻等檔案，檔案的內(nèi)容比較豐富，其檔案類型包括：1.業(yè)務(wù)性檔案。企業(yè)、單位和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)是以業(yè)務(wù)發(fā)展為主的工作部門，因此，企業(yè)和單位的業(yè)務(wù)性檔案較多且更新速度快。此外，企業(yè)、單位和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)的科室較多，業(yè)務(wù)性質(zhì)的檔案內(nèi)容也比較豐富。2.晉升聘任類檔案。企業(yè)、單位和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)是人才聚集地，每年都會(huì)有大批的員工正常晉升或聘任，數(shù)量是比較龐大的。

（二）檔案管理完整延續(xù)。一般情況下，企業(yè)、單位和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)辦公室的檔案管理人員較為集中且穩(wěn)定，從而使得檔案管理工作更加完整且具有延續(xù)性。同時(shí)，各個(gè)企業(yè)、單位和機(jī)構(gòu)辦公的檔案管理人員會(huì)對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行定期整理和歸類，從而便于尋找和查閱。

（三）檔案文書工作細(xì)致。檔案管理工作是企業(yè)、單位和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)管理工作中的重要組成部分，它的工作質(zhì)量直接影響到企業(yè)、單位和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)管理工作的質(zhì)量，而檔案管理工作的質(zhì)量直接受到檔案管理人員文書工作的影響。檔案管理人員在收集、整理檔案的過(guò)程中，有關(guān)于醫(yī)院的工作報(bào)告以及發(fā)展建設(shè)性文件也是檔案管理工作的重中之重。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作存在問(wèn)題

（一）管理較為混亂。就企業(yè)、單位和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)管理結(jié)構(gòu)而言，由于它的辦公類型眾多，導(dǎo)致其涉及的檔案管理部門較多?？墒?，由于部分企業(yè)、單位和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)辦公室工作內(nèi)容的特殊性，導(dǎo)致其是一個(gè)具有綜合性質(zhì)的中轉(zhuǎn)部門，它不僅需要進(jìn)行文件的上傳，還需要將上級(jí)文件下達(dá)給各下級(jí)部門，所以部分企業(yè)、單位和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)在檔案管理的過(guò)程中存在較大的爭(zhēng)議性。此外，企業(yè)、單位和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)辦公室在檔案管理的過(guò)程中由于涉及的部門太多，使得其在文件歸檔的過(guò)程中導(dǎo)致文件的遺漏或丟失，從而造成管理混亂。

（二）管理人員素質(zhì)亟待提高。事實(shí)上，部分企業(yè)、單位和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)辦公室的檔案管理人員大多是由辦公室人員兼職的，他們?nèi)狈ο嚓P(guān)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。這樣，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)就極其容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，降低了檔案管理的效率和質(zhì)量，所以管理人員素質(zhì)亟待提高。

（三）督導(dǎo)落實(shí)不到位。企業(yè)、單位和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)辦公室在處理重要文件或舉行重大活動(dòng)的過(guò)程中涉及的部門較多，需要協(xié)調(diào)的內(nèi)容過(guò)多且需要按照合理的流程進(jìn)行處理。并且，在實(shí)際的工作中，企業(yè)、單位和各項(xiàng)機(jī)構(gòu)辦公室的檔案管理人員較少，但需要負(fù)責(zé)的工作卻十分復(fù)雜繁瑣，從而導(dǎo)致在協(xié)調(diào)工作的過(guò)程中容易出現(xiàn)督導(dǎo)落實(shí)不到位的現(xiàn)象。

三、新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范性措施

（一）大力培育大數(shù)據(jù)檔案管理人才。孫中山先生曾說(shuō)：“人能盡其才則百事興”，人才是社會(huì)發(fā)展的根本動(dòng)力，而新形勢(shì)背景下的檔案管理也是如此。傳統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)于管理人員的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)要求不是太高，但是，隨著新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作規(guī)范性要求的提高，使得原有的傳統(tǒng)檔案管理人才已無(wú)法適應(yīng)越發(fā)復(fù)雜且規(guī)模龐大的檔案管理工作。例如，人事檔案的管理關(guān)系著人才的好壞，也關(guān)系著公司的發(fā)展，如果檔案管理人員不能對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，那么企業(yè)在進(jìn)行管理和人事調(diào)動(dòng)時(shí)就無(wú)法準(zhǔn)確地掌握每個(gè)職員的特點(diǎn)和能力，從而進(jìn)行更好的分配。因此，新形勢(shì)下要大力培育大數(shù)據(jù)檔案管理人才：首先，政府要鼓勵(lì)高校加大對(duì)相關(guān)專業(yè)人才的引進(jìn)，從而為檔案管理工作培養(yǎng)技術(shù)人才。其次，加大人才培養(yǎng)資金投入，讓相關(guān)的人才進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。只要這樣，才能不斷提高我國(guó)檔案管理工作的規(guī)范性。

（二）著力開(kāi)發(fā)適合檔案行業(yè)的大數(shù)據(jù)分析工具。新形勢(shì)下的檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，其中涉及的相關(guān)技術(shù)類型繁多且復(fù)雜，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，一個(gè)行業(yè)想要精準(zhǔn)調(diào)取各項(xiàng)檔案，就必須要解決不同專業(yè)領(lǐng)域帶來(lái)的差異，并且與相關(guān)的信息技術(shù)開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行合作，從而避免擁有大量的檔案卻沒(méi)有相關(guān)技術(shù)，而懂相關(guān)技術(shù)的卻沒(méi)有檔案數(shù)據(jù)支持的現(xiàn)象。例如，一家醫(yī)藥公司，制藥是他們的專長(zhǎng)，而檔案研究院雖然對(duì)檔案數(shù)據(jù)分析很在行，卻不懂得制藥技術(shù)，無(wú)法順利地進(jìn)行檔案管理工作，最后，他們請(qǐng)來(lái)一個(gè)生物制藥專業(yè)的專家，三方共同進(jìn)行研究合作，才取得了一定的成效。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理要開(kāi)發(fā)適合檔案行業(yè)的大數(shù)據(jù)分析工具，不斷提高檔案管理技術(shù)，從而提高檔案管理工作的規(guī)范性。

（三）制定檔案管理工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理的類型復(fù)雜多樣，且信息資源十分豐富，包括了學(xué)籍檔案、人事檔案等檔案管理。在新形勢(shì)下，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)管理工作要制定一定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做好引進(jìn)設(shè)備的構(gòu)建和軟件的應(yīng)用，杜絕信息重復(fù)出現(xiàn)的現(xiàn)象。同時(shí)，管理人員一般是在庫(kù)房中完成檔案數(shù)據(jù)的制定，因此對(duì)于檔案庫(kù)房和各類技術(shù)用房的溫度和濕度都有一定的標(biāo)準(zhǔn)，從而提升檔案管理工作的規(guī)范性，使得檔案管理的質(zhì)量和效率更高。

（四）不斷強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的安全性。雖然新形勢(shì)下的檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理效率更高、成本更低，但是，由于檔案管理可以通過(guò)U盤進(jìn)行保存，雖然便于攜帶卻也極易丟失或泄密，還容易被電腦病毒入侵造成信息泄露，造成嚴(yán)重危害。如果檔案管理員將自己撰寫的計(jì)劃、總結(jié)等私密文件儲(chǔ)存在U盤中，而在此期間他用該U盤在互聯(lián)網(wǎng)上下載資料時(shí)受互聯(lián)網(wǎng)木馬病毒的影響， U盤上的私密資料極有可能被泄露，從而給事業(yè)單位造成不可估量的損失，檔案管理員也會(huì)受到相關(guān)處罰。因此，針對(duì)新形勢(shì)背景下的檔案管理工作一定要大力加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全性。首先，政府要出臺(tái)一些相關(guān)的檔案管理安全規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。其次，檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)硬盤設(shè)施的安全管理，不斷提高檔案管理的安全意識(shí)，避免將電腦病毒帶入檔案管理中，從而使得檔案管理工作變得更加安全和規(guī)范。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的全面縱深發(fā)展，各類檔案信息必將持續(xù)呈現(xiàn)出增長(zhǎng)的趨勢(shì)，這給檔案管理工作提出了極大的挑戰(zhàn)。但是，挑戰(zhàn)與機(jī)遇是并存的，為適應(yīng)新形勢(shì)下各行各業(yè)對(duì)檔案管理工作的不同要求，檔案管理工作的規(guī)范化研究是必不可少的重要環(huán)節(jié)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]嚴(yán)莊婷，周翠蘭.醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（01）：94-96.

[2]任珊，宋林子，楊敬.醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題與思考[J].醫(yī)學(xué)教育管理，2017（2）：156-159.

[3]張澄橙.數(shù)字化時(shí)代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建[J].信息記錄材料，2016（4）：82-83.

[4]李國(guó)杰，程學(xué)旗.大數(shù)據(jù)研究：未來(lái)科技及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重大戰(zhàn)略領(lǐng)域——大數(shù)據(jù)的研究現(xiàn)狀與科學(xué)思考[J].中國(guó)科學(xué)院院刊，2012，27（6）：648.