辦公室人員如何提高公文寫作水平

劉德記

摘要：當(dāng)前社會(huì)各個(gè)行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。辦公室是公司的重要的部門，在辦公室中，秘書扮演著重要角色，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的日常工作具有很大影響。作為辦公室秘書，最關(guān)鍵的工作就是輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作，最關(guān)鍵的就是要負(fù)責(zé)公文寫作。由于公文寫作會(huì)涉及方方面面，辦公室秘書不僅要具備良好的寫作能力，還要掌握豐富的知識(shí)。因此，加強(qiáng)辦公室秘書的寫作能力非常重要。

關(guān)鍵詞：辦公室;秘書;公文;寫作能力;對(duì)策

中圖分類號(hào)：F457

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度越來(lái)越快，現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程日新月異，競(jìng)爭(zhēng)不斷激烈的社會(huì)化大環(huán)境形勢(shì)嚴(yán)峻。今天，各行各業(yè)面臨的壓力正在逐步擴(kuò)大。辦公室秘書的工作更具綜合性和復(fù)雜性，對(duì)相關(guān)從業(yè)人員的綜合素養(yǎng)有更高的要求。

1辦公室人員公文寫作存在問(wèn)題

如果發(fā)現(xiàn)公文寫作的水平不高，對(duì)其原因進(jìn)行深究，主要是不夠理解寫作的本質(zhì)。公文寫作不單單是某個(gè)文字工作，它應(yīng)該有比較高的政治性和政策性。想要把公文寫作的工作做好，不單單需要比較深厚的文字功底，還應(yīng)該有非常好的理論素養(yǎng)和思想水平，還有比較強(qiáng)的認(rèn)知能力以及一定的綜合分析能力等。利用對(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行的考慮和分析，我們能夠發(fā)現(xiàn)，在進(jìn)行公文寫作的能力培養(yǎng)方面，出現(xiàn)了下面幾種認(rèn)識(shí)方面的偏頗，試析如下：

1.1過(guò)度注重格式

許多人對(duì)公文格式過(guò)分看重，甚至視其為寫作的一個(gè)根本。從表面上看，對(duì)公文格式準(zhǔn)確掌握是非常必要的，但符合這一要求，只是比較淺層的寫作能力，更需要注意的是公文內(nèi)容方面進(jìn)行的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練。

1.2寄望于培訓(xùn)

公文寫作需要進(jìn)行實(shí)踐，不要寄希望于培訓(xùn)課進(jìn)行一些短暫訓(xùn)練可以加強(qiáng)寫作能力，這是不切實(shí)際的。在培養(yǎng)公文寫作能力方面一定利用自身的反復(fù)實(shí)踐才可以進(jìn)行加強(qiáng)和鞏固。

1.3依賴于仿造

通過(guò)本單位以前發(fā)文的一些慣例，進(jìn)行一定的仿造加工操作，這樣可以更好地熟悉公文規(guī)范，是加強(qiáng)公文寫作能力的一種科學(xué)有效的途徑。但到了現(xiàn)在，還是對(duì)相關(guān)法規(guī)、規(guī)章的規(guī)范性要求不是很了解，只是單純依賴慣例進(jìn)行寫作，很容易發(fā)生不規(guī)范的問(wèn)題。

2加強(qiáng)辦公室人員公文寫作水平的對(duì)策

2.1明確寫作的要求和主旨

鑒于公文寫作的核心目標(biāo)是為了解決機(jī)關(guān)某一項(xiàng)具體的事件或問(wèn)題，故也決定了公文寫作通常具有較強(qiáng)的目的性。諸如報(bào)告一類的公文，“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)”。該如何準(zhǔn)確掌握并保證寫作的意圖得到充分、有效的表達(dá)，這便需要辦公室人員站在維護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)、踐行黨的政策方針的高度，基于地方實(shí)際去表明思想和觀點(diǎn)，而不是將個(gè)人看法加諸在內(nèi)，以此方能確保文稿的立場(chǎng)不偏并保證內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確。針對(duì)剛從業(yè)的辦公室人員，各方面經(jīng)驗(yàn)也有一定的欠缺，故為避免公文寫作出現(xiàn)詞不達(dá)意等狀況，辦公室人員需加強(qiáng)與職能部門、領(lǐng)導(dǎo)和同事的溝通交流，盡快熟悉并掌握核心重點(diǎn)工作，如實(shí)把握領(lǐng)導(dǎo)思路和工作要求，進(jìn)而確保公文主旨表達(dá)的準(zhǔn)確、有效。

唯有觀點(diǎn)正確且論據(jù)充分的公文，方能在說(shuō)明問(wèn)題同時(shí)為后續(xù)的解決問(wèn)題提供思路及依據(jù)。倘若辦公室人員一味追求華麗的辭藻并過(guò)于注重公文的形式，反而導(dǎo)致觀點(diǎn)無(wú)法得到準(zhǔn)確呈現(xiàn)。因此，寫好公文的關(guān)鍵，一是要確保材料真實(shí)，二是要保證對(duì)各種材料的恰當(dāng)使用，三是要始終秉持實(shí)事求是的觀念。以此方能讓材料與觀點(diǎn)前后呼應(yīng)，繼而為后續(xù)的分析提供理論方面的支撐。

2.2注重材料的收集和分析

辦公室公文的寫作需與實(shí)踐相結(jié)合，方能撰寫出高質(zhì)量的公文。當(dāng)然這與辦事人員平日里的資料搜集亦有著極為密切的關(guān)系。正所謂“工作做前頭，功夫下平時(shí)”，因公文寫作的時(shí)間通常較為緊迫，辦公室人員唯有依靠平日里一點(diǎn)一滴的積累，著眼于本單位、本系統(tǒng)的職能，重點(diǎn)關(guān)注相關(guān)基礎(chǔ)信息和材料的搜集，到了具體的寫作過(guò)程方有“資源”可調(diào)用，從而可最大限度避免言之無(wú)物的情況發(fā)生。至于辦公室人員平時(shí)材料積累，主要的范圍應(yīng)當(dāng)集中在時(shí)事政治、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話、上級(jí)工作部署以及機(jī)關(guān)單位當(dāng)前存在的主要問(wèn)題之上，以上范圍的資料方能對(duì)公文的實(shí)際寫作過(guò)程提供有價(jià)值的參考，繼而確保在時(shí)間較為緊張的前提下亦能寫出高質(zhì)量的公文。除此之外，還需加強(qiáng)對(duì)上級(jí)及同級(jí)之間來(lái)文的學(xué)習(xí)，熟悉公文的格式和行文規(guī)則，了解工作的最新部署和要求，特別是上級(jí)的規(guī)范性文件，要仔細(xì)研讀，認(rèn)真落實(shí)到日常的公文文稿起草中。

2.3錘煉筆頭

多練在加強(qiáng)公文寫作水平方面具有很好的意義，是非常有效的一種途徑，辦公室人員在剛開始學(xué)習(xí)公文寫作的過(guò)程中，需要從新聞報(bào)道、會(huì)議紀(jì)要等小材料進(jìn)行著手，由于這種公文具有比較固定的格式能夠進(jìn)行參照，只需要把基本事實(shí)進(jìn)行表達(dá)就可以了，不要進(jìn)行大的創(chuàng)新。辦公室人員不要對(duì)這些“扎馬步”小材料的寫作采取忽視的態(tài)度，如果這些基礎(chǔ)掌握不牢，就會(huì)出現(xiàn)地動(dòng)山搖的情況。等這些基本功扎實(shí)后，再嘗試對(duì)企業(yè)年度工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議講話進(jìn)行撰寫。與此同時(shí)，在進(jìn)行公文寫作的過(guò)程中需要進(jìn)行一定的思考，需要靜下心來(lái)進(jìn)行反復(fù)地琢磨和推敲，沒(méi)有比較就不會(huì)出現(xiàn)區(qū)別。

2.4與領(lǐng)導(dǎo)保持積極有效的溝通，充分領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)想法

作為辦公室秘書，在辦公室領(lǐng)導(dǎo)審查工作文件管理之前，需要準(zhǔn)備相關(guān)的處理文件。同時(shí)，要與領(lǐng)導(dǎo)保持積極溝通，準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)者設(shè)定的企業(yè)目標(biāo)，充分認(rèn)識(shí)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者的真實(shí)理念。在領(lǐng)導(dǎo)決策下達(dá)之后，要快速根據(jù)已經(jīng)搜集到的既有資料，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖。并以官方文件的形式向各部門發(fā)布領(lǐng)導(dǎo)決策的內(nèi)容。進(jìn)一步完善目標(biāo)要求，按照領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)指示處理相應(yīng)事務(wù)，規(guī)范相關(guān)事務(wù)的發(fā)展，為領(lǐng)導(dǎo)做好輔助工作。

結(jié)束語(yǔ)

在組織機(jī)構(gòu)中，辦公室是重要的部門，是各種信息的中轉(zhuǎn)站，與各個(gè)部門都要打交道。所以，作為辦公室的秘書，應(yīng)該及時(shí)掌握各個(gè)方面的動(dòng)態(tài)信息，促進(jìn)組織內(nèi)外的交流，不斷擴(kuò)展公文寫作，開闊自己的眼界。在實(shí)踐工作中，還應(yīng)該積極總結(jié)寫作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而強(qiáng)化自身的寫作能力，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，為辦公室工作作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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