運(yùn)用創(chuàng)新檔管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

王萌

摘 要：檔案是信息的重要載體，其中的信息資源是了解事物的有效方式。在信息化建設(shè)不斷加速的當(dāng)下，各個(gè)領(lǐng)域都開(kāi)始應(yīng)用信息技術(shù)。檔案管理工作的開(kāi)展也引入了信息技術(shù)手段，傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橄冗M(jìn)的信息技術(shù)處理方式，極大的減少了人們的工作量，同時(shí)也促進(jìn)了檔案管理效率的有效提升。在新時(shí)期，檔案管理工作發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，因此，檔案管理從業(yè)人員必須更新與轉(zhuǎn)變檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提升信息資源的利用率，推動(dòng)檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：檔案管理;理念;信息化;創(chuàng)新

在社會(huì)及科技飛速發(fā)展的當(dāng)下，傳統(tǒng)的人工調(diào)取檔案與人工檢索檢案資料的方式與時(shí)代的發(fā)展難以適應(yīng)，因此，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，滿足時(shí)代發(fā)展的需求。新時(shí)期，檔案管理工作應(yīng)結(jié)合遠(yuǎn)程通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)等各種先進(jìn)的技術(shù)方式，建立系統(tǒng)、全面的服務(wù)體系，在此基礎(chǔ)上共享信息資源，確保檔案信息可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳送，進(jìn)而提高檔案資料的查閱及管理工作效率。

1 檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

1）提升檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式較為復(fù)雜，檔案的管理速度較慢，必須通過(guò)人工錄入的方式進(jìn)行檔案信息的整理，在此過(guò)程中，存在輸入失誤或遺漏等問(wèn)題，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息資料的準(zhǔn)確度不高。傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法滿足人們?nèi)仗嵘男枨螅谛畔⒓夹g(shù)飛速發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用越來(lái)越廣泛的當(dāng)下，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的條件較為完備，可以將信息技術(shù)手段引入到檔案管理工作當(dāng)中，創(chuàng)新檔案管理方式，取代傳統(tǒng)的人工管理方式。檔案管理人員只需在計(jì)算機(jī)上輸入關(guān)鍵詞，即可快速檢索到需要的檔案資料信息，檔案查找速度得以大大提升，同時(shí)檔案管理人員還可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的整理與存儲(chǔ)，可以有效避免發(fā)生信息缺失或遺漏的情況，使檔案信息資料的準(zhǔn)確度得以提升，進(jìn)而提高檔案管理效率。

2）實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，人們可以共享檔案資料信息資源。傳統(tǒng)的人工管理方式難以實(shí)現(xiàn)資源共享，難以發(fā)揮出檔案資源的利用價(jià)值，同時(shí)信息資料的查閱及處理也較為困難。在檔案管理工作中引入信息技術(shù)手段，可以將檔案信息內(nèi)容進(jìn)行分類匯總，編制檔案信息目標(biāo)，建立檔案信息管理體系。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化的基礎(chǔ)上，可以建立信息資源共享平臺(tái)，人們可以隨時(shí)隨地進(jìn)行資料的查找與閱讀，可以極大地提高檔案信息資源的利用率。

3）信息存儲(chǔ)更加安全可靠。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案難以保存，保存時(shí)間越長(zhǎng)，檔案的保存越困難，同時(shí)，檔案信息在傳送或借閱過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)一定程度的損壞，甚至出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象，檔案管理工作人員要定期進(jìn)行損毀檔案資料的修復(fù)，工作量較大。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，檔案信息存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，可以極大的減少人才損壞的概率，信息可以永久性保存，也無(wú)需進(jìn)行大量的信息修復(fù)。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)傳輸更加安全，可以實(shí)現(xiàn)跨地域的檔案資料傳輸，信息傳送更加便捷，信息存儲(chǔ)與管理更加安全可靠。

2 檔案管理信息化存在的問(wèn)題

1）檔案信息的保密性受到網(wǎng)絡(luò)媒介的影響。網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展可以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，檔案資料的管理及查閱極為便利，然而由于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，會(huì)對(duì)檔案管理的保密性及安全性帶來(lái)影響。部分檔案管理人員缺乏安全意識(shí)，或自身的計(jì)算機(jī)操作能力有所欠缺，同時(shí)還存在黑客故意攻擊網(wǎng)絡(luò)盜取檔案信息資源的情況，檔案管理工作中難以保證檔案資料的保密性與安全性，檔案管理人員必須重視這一問(wèn)題，采取積極的方式進(jìn)行解決。

2）檔案管理部門(mén)的協(xié)作能力不足。在檔案管理工作當(dāng)中，由于受到競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)的影響，各部門(mén)的團(tuán)結(jié)協(xié)作能力不強(qiáng)，關(guān)于檔案管理的溝通與交流并不通暢。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，可以為內(nèi)部工作人員搭建溝通與互動(dòng)平臺(tái)，提升各部門(mén)的合作意識(shí)與協(xié)作能力，進(jìn)而提升檔案信息管理的安全性與管理效率。

3）電子檔案管理方式不合理。在檔案管理過(guò)程中，電子檔案的數(shù)量日益提升，然而電子檔案管理方式選取不當(dāng)，必然會(huì)影響工作效率，因此，檔案管理人員要及時(shí)創(chuàng)新電子檔案的數(shù)據(jù)處理及數(shù)據(jù)保存方式，采用適合的管理方式確保電子檔案在網(wǎng)絡(luò)流通中更加安全與快速，促進(jìn)檔案管理工作的有序開(kāi)展。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的措施

1）轉(zhuǎn)變檔案管理理念、豐富服務(wù)方式。在檔案管理過(guò)程中，檔案管理工作者必須及時(shí)更新與轉(zhuǎn)變檔案管理理念，意識(shí)到電子信息技術(shù)在檔案管理中的重要性，以主動(dòng)式的服務(wù)模式取代傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)方式，避免出現(xiàn)形式化的檔案服務(wù)，提升檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，擴(kuò)大檔案信息的服務(wù)范圍，滿足社會(huì)需求。檔案管理工作的開(kāi)展是服務(wù)于人民群眾，因此，檔案管理工作者應(yīng)融入社會(huì)，在豐富的實(shí)踐活動(dòng)當(dāng)中了解民眾對(duì)社會(huì)資源的需求，分析信息資源使用者的特點(diǎn)，開(kāi)放檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，整合現(xiàn)有的信息資源并提高信息資源的利用率，使檔案管理工作與時(shí)代的發(fā)展步伐相一致。

2）共享信息資源，實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理工作的開(kāi)展必然要實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的共享，不斷進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新與改變，才可以促進(jìn)檔案管理工作的服務(wù)效率。部分檔案信息管理者對(duì)檔案信息的重視不足，導(dǎo)致檔案信息資料存在重復(fù)或被忽略的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化可以有效改善這種情況。檔案管理人員可以將檔案資源進(jìn)行重新整合，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與數(shù)字化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息資源的快速檢索，整合所有檔案信息，建立科學(xué)、全面的檔案管理信息體系。

3）及時(shí)更新檔案信息，轉(zhuǎn)變檔案管理及服務(wù)形式。信息化技術(shù)的引入，為檔案管理及服務(wù)形式的創(chuàng)新創(chuàng)造了條件。檔案管理工作人員應(yīng)用電子文檔取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存儲(chǔ)方式，運(yùn)用信息技術(shù)手段進(jìn)行電子文件的制作及處理，建立檔案目錄，實(shí)現(xiàn)檔案管理類別的有效劃分及存儲(chǔ)，建立完善的檔案管理信息體系，為檔案資料的查閱與使用提供便利。在檔案資料整理過(guò)程中，檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)收集有效的資源信息的匯總及處理，保證信息資源的真實(shí)性與全面性，同時(shí)還應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案信息資料進(jìn)行更新與補(bǔ)充，使之符合時(shí)代的發(fā)展需求。轉(zhuǎn)變服務(wù)形式，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)檢索及查閱的方式取代傳統(tǒng)的人工查閱形式，提高檔案管理的工作效率。

4）組建檔案管理及服務(wù)團(tuán)隊(duì)。在信息化時(shí)代，檔案管理工作的開(kāi)展不僅是進(jìn)行檔案的收集與管理，同時(shí)還必須為信息資源的需求者提供信息服務(wù)。因此，必須組建一支具有高標(biāo)準(zhǔn)及專業(yè)能力的檔案管理及服務(wù)團(tuán)隊(duì)。一方面可以針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員的知識(shí)及技能情況開(kāi)展適合的培訓(xùn)，使之更加適合檔案管理及服務(wù)工作的崗位標(biāo)準(zhǔn)，提升工作效率與服務(wù)水平。另一方面，還應(yīng)從外部引進(jìn)專業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理及服務(wù)人才，優(yōu)化檔案管理工作的人員結(jié)構(gòu)。此外，還要建立科學(xué)的檔案管理人才激勵(lì)機(jī)制，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員予以適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)及精神獎(jiǎng)勵(lì)，以提高其工作積極性，根據(jù)檔案工作人員的實(shí)際需求進(jìn)行激勵(lì)機(jī)制的優(yōu)化與完善，進(jìn)而使檔案管理工作人員的價(jià)值可以最大化發(fā)揮。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理信息化具有重要意義，傳統(tǒng)的檔案管理方式與時(shí)代的發(fā)展難以適應(yīng)，因此，檔案管理工作必然要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)手段，采用高效、科學(xué)的管理模式，提高檔案信息資的完整性與安全性，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，促進(jìn)檔案管理及服務(wù)效果的有效提升。

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