紀(jì)念館藏品檔案管理探析

劉文佳

摘 要：藏品檔案管理作為紀(jì)念館管理工作的一部分，一直以來(lái)都并不受重視，很多紀(jì)念館雖然設(shè)立了專門的檔案管理部門，但藏品檔案管理工作的作用卻并未能夠真正發(fā)揮出來(lái)，而這也對(duì)紀(jì)念館管理工作的完善產(chǎn)生了很大的限制。為此，本文對(duì)當(dāng)前國(guó)內(nèi)紀(jì)念館藏品檔案管理存在的普遍性問(wèn)題展開了分析，同時(shí)基于藏品檔案管理的實(shí)際問(wèn)題，提出了一些關(guān)于加強(qiáng)紀(jì)念館藏品檔案管理的建議，希望能夠?qū)o(jì)念館管理工作的優(yōu)化起到一定幫助。

關(guān)鍵詞：紀(jì)念館;藏品;檔案管理

如果說(shuō)文物藏品管理、保護(hù)是紀(jì)念館各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，那么藏品檔案管理就可以看做是紀(jì)念館各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要依據(jù)，無(wú)論是對(duì)藏品的征集、鑒定、登記，還是相關(guān)藏品的保護(hù)、研究、使用活動(dòng)，都需要記錄在紀(jì)念館藏品檔案之中，并依據(jù)相關(guān)檔案信息制定具體工作規(guī)范與計(jì)劃。由此可見，紀(jì)念館藏品檔案管理具有非常高的重要性，而對(duì)于加強(qiáng)紀(jì)念館藏品檔案管理的研究，則是十分必要且具有現(xiàn)實(shí)意義的。

1 當(dāng)前紀(jì)念館藏品檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理人員素質(zhì)不足

近年來(lái)隨著人民生活水平的提高，近幾年我國(guó)紀(jì)念館、博物館的客流量雖然出現(xiàn)了明顯的提升，但由于紀(jì)念館、博物館本身就具有一定的公益性質(zhì)，而藏品引進(jìn)、管理、維護(hù)、展覽、研究等各項(xiàng)工作所需經(jīng)費(fèi)又比較多，因此其業(yè)務(wù)活動(dòng)資金仍然是比較緊張的。受此影響，很多紀(jì)念館都會(huì)選擇精簡(jiǎn)內(nèi)部工作人員，而檔案管理因長(zhǎng)期不受重視，導(dǎo)致人員配置自然隨之大大減少，有些紀(jì)念館甚至將藏品檔案管理設(shè)為了兼職崗位，僅聘用兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，或是由其他部門人員兼任檔案管理，這樣的人員配備很難滿足藏品檔案管理工作實(shí)際需求，而藏品檔案管理的工作質(zhì)量與效率會(huì)受到很大的影響。

1.2 檔案信息收集困難

檔案信息收集是紀(jì)念館藏品檔案管理最為基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)工作之一，這項(xiàng)工作雖然看似比較簡(jiǎn)單，但在實(shí)際工作中，仍然出現(xiàn)各種各樣的困難。首先，紀(jì)念館藏品數(shù)量較多，各類藏品所需要記錄的檔案信息也比較多，在檔案管理人員數(shù)量相對(duì)不足的情況，檔案信息收集的工作量往往會(huì)非常大，有時(shí)甚至?xí)蛉耸植蛔愣绊懙狡渌仄窓n案管理工作的進(jìn)度[1]。其次，由于對(duì)藏品檔案管理的了解不多，重視程度也比較低，紀(jì)念館其他部門的部分工作人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不配合檔案收集工作的情況，不僅不愿按規(guī)定時(shí)間上交相關(guān)文件，漏交文件、文件材料不完整等情況也比較常見，給藏品檔案信息的整理增添了很多麻煩。最后，很多負(fù)責(zé)藏品研究工作的科研人員常常會(huì)認(rèn)為科研項(xiàng)目、課題及其相關(guān)材料均為個(gè)人所有，并以此為由拒絕將文件材料交給檔案部門，而在文件材料無(wú)法得到規(guī)范保管的情況下，檔案材料丟失、損毀等現(xiàn)象也很容易出現(xiàn)。

1.3 硬件設(shè)施不夠完善

硬件基礎(chǔ)設(shè)施是藏品檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，如果缺少了必要的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備，那么很多藏品檔案管理工作都無(wú)法進(jìn)行下去。然而從目前來(lái)看，由于藏品檔案管理工作并不受重視，因此很多紀(jì)念館的檔案管理相關(guān)硬件設(shè)施都并不完善，而藏品檔案管理工作也受到了不小的影響。例如部分紀(jì)念館在檔案室的設(shè)置上過(guò)于隨意，將檔案室及相關(guān)設(shè)備設(shè)置在頂樓或底層，室內(nèi)往往會(huì)出現(xiàn)漏水、空氣潮濕等問(wèn)題，而檔案文件也可能會(huì)因受潮、發(fā)霉而出現(xiàn)損毀。

1.4 理論制度嚴(yán)重缺失

藏品檔案管理與其他檔案管理工作相比具有一定的特殊性，為保證實(shí)際工作的規(guī)范性、合理性與高效性，必須要以明確的工作制度標(biāo)準(zhǔn)為支撐，但由于很多紀(jì)念館的專業(yè)檔案管理人員較少，而在不同紀(jì)念館工作實(shí)際差異較大的情況下，國(guó)家文物局又很難對(duì)藏品檔案管理作出太過(guò)細(xì)致的制度規(guī)定，因此目前仍然有不少紀(jì)念館未能將藏品檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)建立起來(lái)，而檔案管理工作也無(wú)法得到客觀、具體的指導(dǎo)，這對(duì)于檔案管理質(zhì)量的影響是非常大的。

2 加強(qiáng)紀(jì)念館藏品檔案管理的有效措施

2.1 重視專業(yè)人才引進(jìn)

藏品檔案管理在紀(jì)念館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中都能夠發(fā)揮出非常重要的基礎(chǔ)性作用，尤其是對(duì)于文物征集、藏品管理、陳列展覽，對(duì)于藏品檔案文件的應(yīng)用更是顯得尤為關(guān)鍵，因此紀(jì)念館領(lǐng)導(dǎo)管理人員必須要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，并通過(guò)專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)來(lái)為藏品檔案管理提供人力資源支持，以保證藏品檔案管理工作的專業(yè)性。在具體措施上，紀(jì)念館一方面要調(diào)整藏品檔案管理工作制度，建立專門的藏品檔案管理部門，根據(jù)實(shí)際工作需求設(shè)立具體工作崗位，安排專人負(fù)責(zé)各項(xiàng)檔案管理工作，以保證藏品檔案管理部門的獨(dú)立性[2]。而在另一方面，則需要對(duì)藏品檔案管理的工作待遇、工作環(huán)境等進(jìn)行全面改善與優(yōu)化，以吸引高素質(zhì)的檔案管理人才，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。

2.2 創(chuàng)新信息收集機(jī)制

針對(duì)藏品檔案的信息收集問(wèn)題，紀(jì)念館還需加強(qiáng)對(duì)藏品檔案管理工作的宣傳，明確各部門、各崗位在藏品檔案信息收集工作中的責(zé)任，明確要求其配合檔案管理人員工作，按規(guī)定上交相關(guān)文件材料。另外，為提高藏品檔案信息收集整理的效率，還需進(jìn)一步加快檔案信息資源建設(shè)，在單位內(nèi)部全面實(shí)行無(wú)紙化辦公，并建立專門的藏品檔案管理信息系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)，用于各種電子公文、電子資料的收集與歸檔管理，為檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造良好基礎(chǔ)條件。

2.3 優(yōu)化硬件基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理工作目前雖然已經(jīng)呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，但無(wú)論是紙質(zhì)檔案文件的管理，還是信息化、數(shù)字化檔案管理，對(duì)硬件基礎(chǔ)設(shè)施的要求都非常嚴(yán)格，而對(duì)于各紀(jì)念館來(lái)說(shuō)，要想將藏品檔案管理工作的作用充分發(fā)揮出來(lái)，也同樣需要對(duì)各種硬件基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行全面優(yōu)化。例如在紙質(zhì)藏品檔案的管理中，必須要在充分考慮紙質(zhì)檔案存放環(huán)境要求的情況下，對(duì)檔案室進(jìn)行選擇，并從溫度、空氣濕度、用電安全等多方面入手對(duì)檔案室環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，以免因文件受潮、高溫起火等事故而導(dǎo)致檔案文件損毀[3]。

2.4 加強(qiáng)檔案制度建設(shè)

制度化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，面對(duì)當(dāng)前紀(jì)念館藏品檔案管理工作現(xiàn)狀，各紀(jì)念館還需以國(guó)家文物局制定的《文物保護(hù)管理暫行條例》為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際工作情況，將文物藏品檔案登記、收集整理等各項(xiàng)工作的具體工作制度明確下來(lái)，為藏品檔案管理提供客觀指導(dǎo)。同時(shí)為保證工作制度的落實(shí)，還需實(shí)行檔案工作負(fù)責(zé)人制度，確定各部門的歸檔責(zé)任人，并將部門歸檔責(zé)任人名單備案，一旦藏品檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)立即探明原因并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，當(dāng)前紀(jì)念館的藏品檔案管理工作雖然仍然存在著一定的不足，但只要能夠明確問(wèn)題原因，并從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理制度完善、專業(yè)檔案管理人才引進(jìn)等方面入手，采取合適的藏品檔案管理策略，仍然能夠讓藏品檔案管理工作的作用在實(shí)際工作中得到充分體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]王幸.基層文物單位藏品檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題——以扁鵲紀(jì)念館為例[J].陜西檔案，2019（05）：39-40.

[2]李一平.紀(jì)念館藏品檔案管理措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：129.

[3]張紅衛(wèi).淺談紀(jì)念館藏品的檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：119.