提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的思考

高旭

摘 要：人力資源檔案屬于事業(yè)單位管理工作的重點(diǎn)，抓好人力資源檔案管理工作，對(duì)各項(xiàng)檔案資源進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)與利用，有助于從整體上提升人員價(jià)值水平，挖掘員工的內(nèi)在潛能，促進(jìn)人力資源管理體系和長(zhǎng)效機(jī)制的建立。在當(dāng)前事業(yè)單位全面改革背景之下，事業(yè)單位要在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中尋求突破，就要把關(guān)注點(diǎn)放在人力資源的開(kāi)發(fā)建設(shè)上，把握人力資源檔案管理的特點(diǎn)和推進(jìn)落實(shí)的重要作用，在此基礎(chǔ)之上，找到科學(xué)有效的檔案管理方案，創(chuàng)造更大價(jià)值助推單位長(zhǎng)效發(fā)展。本文將著重就怎樣提升事業(yè)單位的人力資源檔案管理有效性進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人力資源;檔案管理

人力資源在事業(yè)單位的長(zhǎng)效運(yùn)轉(zhuǎn)和改革發(fā)展當(dāng)中扮演著重要角色，是不能忽視的單位資源，也是關(guān)系事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)力水平的重要因素。要真正做好事業(yè)單位的用人和任人工作，消除實(shí)際工作當(dāng)中的缺陷與不足，事業(yè)單位就要增強(qiáng)對(duì)人力資源檔案的認(rèn)知，提高對(duì)檔案管理重要作用的把握，在此基礎(chǔ)之上找到優(yōu)化檔案管理的方法和技巧，增加事業(yè)單位在競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程當(dāng)中的優(yōu)勢(shì)，并且為單位的長(zhǎng)效運(yùn)轉(zhuǎn)和管理體系建設(shè)提供動(dòng)力。從當(dāng)前事業(yè)單位長(zhǎng)效發(fā)展的角度出發(fā)，把人力資源作為單位的戰(zhàn)略性資源，并把做好人力資源檔案管理作為工作重點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適合新時(shí)期的人力資源管理工作要求，所以單位要加強(qiáng)改革創(chuàng)新力度，走現(xiàn)代化的檔案管理改革之路。

1 提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的意義

當(dāng)前我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都在面臨著全新形勢(shì)與更高要求，事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中也面對(duì)了一系列的壓力和挑戰(zhàn)，在這樣的情況之下要實(shí)現(xiàn)突破，就是要做好人力資源開(kāi)發(fā)與管理，以便從根本上提高單位的競(jìng)爭(zhēng)力水平。人力資源管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)和重要內(nèi)容就是人力資源檔案的管理，所以事業(yè)單位要以此為突破口，尋求提升人力資源檔案管理水平的方法，并正確認(rèn)識(shí)做好人力資源檔案管理的意義與價(jià)值。第一，有助于開(kāi)辟事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的新路徑。對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)效發(fā)展和日常運(yùn)轉(zhuǎn)來(lái)說(shuō)，人力資源檔案管理作用不可忽視，甚至?xí)诤艽蟪潭壬嫌绊憜挝坏恼w發(fā)展水平。各項(xiàng)工作的實(shí)施可以增強(qiáng)單位管理者對(duì)員工工作狀況的了解，并以此為依據(jù)制定出符合單位發(fā)展特點(diǎn)和需求的計(jì)劃。其原因在于只有充分有效開(kāi)發(fā)人力資源，才能夠保證單位核心能力的發(fā)展。另外，在查找有關(guān)檔案資料的過(guò)程中，可以迅速了解員工的能力水平，增強(qiáng)認(rèn)知和定位的準(zhǔn)確性。因?yàn)槭聵I(yè)單位在持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程當(dāng)中會(huì)有人員流動(dòng)或崗位變化等情況存在，因此要想體現(xiàn)出員工內(nèi)在價(jià)值，就要保證人力檔案的溝通共享，保證人員的合理化浮動(dòng)，實(shí)現(xiàn)人力資源最優(yōu)配置。從這一角度上進(jìn)行分析，有效的人力資源檔案管理，可以為單位的持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障和鋪平道路。第二，有助于挖掘員工內(nèi)在潛能提升員工核心價(jià)值。事業(yè)單位在穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，管理者為提升單位的效益水平，就會(huì)提高對(duì)人力資源建設(shè)的重視程度，并在人員調(diào)動(dòng)時(shí)考慮其素質(zhì)能力。人力資源檔案管理能夠全面記錄員工的表現(xiàn)情況，體現(xiàn)出其職業(yè)生涯的諸多重要信息，所以管理好人力資源檔案，是單位做好人力資源開(kāi)發(fā)工作的重點(diǎn)，既能夠形成對(duì)員工的約束和規(guī)范，也可以發(fā)掘員工的潛能，帶來(lái)更大

價(jià)值。

2 提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的有效措施

2.1 強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，奠定管理基礎(chǔ)

人力資源檔案管理在事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展過(guò)程中扮演著重要角色，這一點(diǎn)已經(jīng)得到了單位的高度認(rèn)可，而要在行動(dòng)當(dāng)中進(jìn)行體現(xiàn)，確保人力資源檔案管理和事業(yè)單位各項(xiàng)工作的落實(shí)保持一致，就要構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)與工作團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化的管理和專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)，期間必須選擇具備豐富管理經(jīng)驗(yàn)的人員對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。要使一個(gè)檔案管理者能夠認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性并強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，就要加大培訓(xùn)力度，培訓(xùn)過(guò)程當(dāng)中保證每個(gè)檔案管理者都能夠把握自身的職責(zé)，明確檔案管理工作中擔(dān)當(dāng)?shù)木唧w職務(wù)，以便在檔案管理中做到無(wú)差錯(cuò)與不疏忽?？紤]到管理者和其他人員在薪資體系方面存在差異，因此可以借助構(gòu)建考核制度的方法，來(lái)增強(qiáng)檔案管理者的工作熱情，增強(qiáng)他們的學(xué)習(xí)意識(shí)和工作優(yōu)化觀念，為了檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)效發(fā)展打下基礎(chǔ)。當(dāng)然也要優(yōu)化檔案管理者的工作環(huán)境，使得他們?cè)诟邮孢m的環(huán)境之下投入工作，提高工作活力。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理

事業(yè)單位人力資源檔案管理必須在規(guī)范化的環(huán)境之下推進(jìn)落實(shí)，為了滿(mǎn)足人力資源檔案管理規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的要求，讓每個(gè)檔案管理者都能夠在實(shí)際工作當(dāng)中有據(jù)可循，提升管理執(zhí)行力，就要在管理制度建設(shè)方面加大力度。事業(yè)單位需要結(jié)合國(guó)家的相關(guān)制度以及標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)系事業(yè)單位的實(shí)際情況，構(gòu)建科學(xué)完善的人力資源檔案管理規(guī)章制度，增加制度建設(shè)的可行性和科學(xué)化。人力資源檔案管理的復(fù)雜度極高，因此對(duì)規(guī)章制度建設(shè)的要求也很高，既要保證完整規(guī)范，又要確保系統(tǒng)性和標(biāo)準(zhǔn)性。所以，在制定規(guī)章制度當(dāng)中，單位必須對(duì)檔案的接收、保管、查閱、開(kāi)發(fā)利用等相關(guān)細(xì)節(jié)給出明確規(guī)范與要求，要求對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行定期更新，確保檔案資料真實(shí)準(zhǔn)確和時(shí)效性強(qiáng)。針對(duì)制度的落實(shí)，事業(yè)單位也要完善一系列的保障措施和監(jiān)督機(jī)制。面對(duì)制度落實(shí)不力的情況，必須嚴(yán)肅追責(zé)，查找問(wèn)題根源，保證各項(xiàng)制度的貫徹落實(shí)。

2.3 引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息管理

檔案管理的技術(shù)應(yīng)用水平和現(xiàn)代化建設(shè)水平會(huì)給當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)非常深刻的影響，其影響涉及工作效率和質(zhì)量，也影響到事業(yè)單位的整體發(fā)展水平。尤其是在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，要想真正促進(jìn)事業(yè)單位與時(shí)俱進(jìn)，就要提高人力資源檔案管理的現(xiàn)代化水平，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)手段，并根據(jù)事業(yè)單位工作的實(shí)施情況進(jìn)行技術(shù)吸收和運(yùn)用調(diào)整，保證技術(shù)手段的全面應(yīng)用。信息化的檔案管理方法可以簡(jiǎn)化復(fù)雜的檔案管理工作，保證各項(xiàng)檔案信息的有效傳輸和高度共享，提升檔案資料的利用效率。事業(yè)單位可以從實(shí)際情況出發(fā)，引進(jìn)先進(jìn)的信息化檔案管理系統(tǒng)，并做好信息加密技術(shù)處理，在保證資源利用和溝通共享的同時(shí)，維護(hù)檔案資料的安全性，避免出現(xiàn)違法違規(guī)操作的情況，實(shí)現(xiàn)信息化和高速化管理。

2.4 強(qiáng)化檔案意識(shí)，培育管理人才

很長(zhǎng)一段時(shí)間來(lái)，事業(yè)單位都表現(xiàn)出不重視人力資源檔案管理的情況，這導(dǎo)致廣大工作人員的思想認(rèn)識(shí)不足，如果在人力資源檔案管理環(huán)節(jié)遇到一系列問(wèn)題和阻礙，也通常會(huì)選擇忽略，其他部門(mén)也不會(huì)主動(dòng)配合完成各項(xiàng)檔案管理工作。為了改變這樣的情況，增加部門(mén)之間的協(xié)調(diào)處理利益度，從整體上提高檔案管理有效性就要提升全員的檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)檔案資源的重視程度，并借助科學(xué)恰當(dāng)?shù)姆椒?，得到檔案信息。另外，檔案管理人才培養(yǎng)也是一個(gè)不容忽視的內(nèi)容，需要單位建立專(zhuān)門(mén)的教育培訓(xùn)制度，恰當(dāng)利用案例分析法、組織專(zhuān)家講座活動(dòng)、開(kāi)展檔案管理人員交流會(huì)等不同的方式，提高檔案管理者的終身學(xué)習(xí)意識(shí)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，為事業(yè)單位的檔案管理獻(xiàn)言獻(xiàn)策。

事業(yè)單位在長(zhǎng)效發(fā)展過(guò)程中會(huì)面對(duì)諸多壓力與挑戰(zhàn)，而應(yīng)對(duì)壓力和面對(duì)挑戰(zhàn)的重要方法就是發(fā)揮人力資源作用，對(duì)各項(xiàng)人力資源進(jìn)行科學(xué)恰當(dāng)?shù)呐渲茫畲蠡诰蛉瞬诺膬?nèi)在潛能，升華人才價(jià)值，讓他們給單位的長(zhǎng)效運(yùn)轉(zhuǎn)提供多方面的支持和保障，并進(jìn)一步為單位的有序管理做出積極貢獻(xiàn)。事業(yè)單位要正確認(rèn)識(shí)人力資源的重要價(jià)值，并對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，引入一系列的現(xiàn)代化管理措施，進(jìn)一步完善檔案管理制度，從不同角度著手調(diào)整檔案管理方案，讓檔案管理事業(yè)與時(shí)俱進(jìn)。

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