新時(shí)期提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑研究

張偉

摘 要：在當(dāng)今信息化的時(shí)代中，檔案管理工作的進(jìn)行并不是一帆風(fēng)順的，信息數(shù)量之大，傳播速度之快在帶來(lái)便利的同時(shí)也帶來(lái)信息的不安全性，給檔案管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)。信息化時(shí)代中，以處理數(shù)據(jù)信息為主要工作的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，不斷為適應(yīng)社會(huì)而對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;存在問(wèn)題;提高路徑

對(duì)于各種單位或企業(yè)、組織而言，檔案管理工作影響著其未來(lái)的發(fā)展方向、核心競(jìng)爭(zhēng)力提高、未來(lái)規(guī)劃等多方面，這也代表著，規(guī)范化檔案管理工作的關(guān)鍵性。因此，檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，不斷更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原則，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度，并通過(guò)加大檔案管理工作的監(jiān)管力度，創(chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)和行為，持續(xù)提高檔案管理服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

1 檔案管理工作的重要性

隨著社會(huì)發(fā)展水平的整體提高，檔案信息化管理的方式也在不斷發(fā)生變化，檔案管理工作者在適應(yīng)不斷變化的發(fā)展節(jié)奏，最大程度上滿足人們的需求，基于此，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)的大環(huán)境下，檔案的信息化管理被提上工作日程，與時(shí)俱進(jìn)才能緊跟社會(huì)發(fā)展節(jié)奏，這句話在任何時(shí)候都適用于檔案管理工作，換言之，無(wú)論是企業(yè)發(fā)展還是基礎(chǔ)服務(wù)部門(mén)，檔案管理工作都不可忽略，是有效進(jìn)行其他工作的前提，此外，檔案管理工作落實(shí)到位才能把有效促進(jìn)檔案管理人員工作能力的提高，基礎(chǔ)工作的有效開(kāi)展是能力得以提高的必要階段，能力得到提升，使得檔案管理人員的工作效率與質(zhì)量得到保證，基于上述表達(dá)能夠得知，檔案管理工作人員的素質(zhì)與能力提升對(duì)整個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)十分關(guān)鍵。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理水平有待提高

在實(shí)際的檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理體系，管理工作基本上是各自為政，規(guī)范性有待提高。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)便捷的優(yōu)勢(shì)讓人們獲取信息的渠道更加多元化，這對(duì)于還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中的管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員必須要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，滿足人們多元的信息需求。

2.2 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不足

多數(shù)的檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)知識(shí)，對(duì)于檔案管理的基本原則和制度了解不夠深，對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為只是將檔案收集起來(lái)，進(jìn)行分類(lèi)保存就可以了，檔案信息的價(jià)值不能很好地發(fā)揮出來(lái)。此外，檔案管理工作多是中老年人員，對(duì)于現(xiàn)代的新技術(shù)接受能力比較差，對(duì)于檔案的編研工作研究不夠深入，而且人員的流動(dòng)性比較強(qiáng)，很難保證檔案管理工作連續(xù)的開(kāi)展。

2.3 檔案管理設(shè)施建設(shè)不足

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)據(jù)信息的猛增，檔案的管理工作越來(lái)越復(fù)雜，工作量越來(lái)越大。因此，要做好檔案管理工作還需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)完成，這就需要加強(qiáng)對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。當(dāng)前存在的情況是，多數(shù)單位對(duì)于檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，導(dǎo)致一些檔案管理的設(shè)備、場(chǎng)地配備不足，老化的設(shè)備也不能及時(shí)更新，出現(xiàn)檔案資料丟失或是損壞的情況。

3 優(yōu)化檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

3.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)的宣傳力度

實(shí)施檔案規(guī)范化管理最重要的工作部分就是要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)的宣傳力度。為此，各單位、組織或企業(yè)都要先確認(rèn)檔案管理部門(mén)的正確的檔案管理意識(shí)，在平常的檔案管理工作中，直接將規(guī)范化的相關(guān)內(nèi)容添加進(jìn)去，先由單位、組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理有正確的，全新的看法，繼而可以真正認(rèn)識(shí)到規(guī)范化對(duì)檔案管理的關(guān)鍵性。在此之后，由各單位、組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層將檔案規(guī)范化管理模式與自己的工作特質(zhì)相結(jié)合，不僅會(huì)起到一定的帶頭示范作用，也能為本單位、組織或企業(yè)的后續(xù)檔案規(guī)范化管理模式提供良好的發(fā)展環(huán)境。

3.2 完善檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)

完善的檔案管理制度能夠保證檔案規(guī)范化管理順利開(kāi)展下去，這也就要求人們要不斷地完善檔案規(guī)范化管理制度，并給予越來(lái)越高的重視度。單位、各組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層要在應(yīng)用檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，自覺(jué)使用科學(xué)的管理方式改善人們的慣性思維和指揮的隨意性，創(chuàng)建兼具計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制的檔案規(guī)范化管理體系，從樹(shù)立目標(biāo)、建立規(guī)章、落實(shí)責(zé)任層面逐步建立，增強(qiáng)工作人員們的工作動(dòng)力，規(guī)范工作、進(jìn)一步提高工作效率。同時(shí)，要在檔案的規(guī)范化管理中創(chuàng)建分級(jí)管理，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的管理原則，這也是完善規(guī)范化管理的關(guān)鍵性部分，在分級(jí)管理制度的指導(dǎo)下，相關(guān)的檔案管理人員能夠十分有效的分類(lèi)管理檔案。也可在單位、組織、企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建專門(mén)的檔案規(guī)范化管理小組，其可以直接明確一系列與檔案規(guī)范化密切相關(guān)的管理計(jì)劃，并確認(rèn)相關(guān)工作內(nèi)容。

3.3 強(qiáng)化人員培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理工作的關(guān)鍵地位

目前，我國(guó)的檔案規(guī)范化管理工作尚有些不足，主要原因在于檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素質(zhì)有些欠缺，且其對(duì)檔案規(guī)范化管理重視程度較低，尚未完全認(rèn)識(shí)到檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵性。因此，強(qiáng)化人員培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理工作的關(guān)鍵地位非常重要。主要可從兩個(gè)方面入手，一是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的檔案管理規(guī)范化的意識(shí)培養(yǎng)，使其能夠正確認(rèn)識(shí)檔案規(guī)范化管理工作，充分發(fā)揮檔案管理規(guī)范化的積極性作用。二是要增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)深度，可安排專業(yè)人員直接培訓(xùn)相關(guān)檔案管理工作人員，強(qiáng)化檔案管理工作人員的理論知識(shí)和工作技能。與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)和管理層也要根據(jù)本單位、組織或企業(yè)的情況制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲制度，表現(xiàn)較好的檔案管理人員可以給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，促進(jìn)其充分發(fā)揮積極性。

3.4 充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度

在現(xiàn)代化信息技術(shù)大力發(fā)展的如今，檔案規(guī)范化管理工作也可以充分使用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度。反映到具體操作上，即檔案管理工作人員可以依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)分類(lèi)管理檔案，并創(chuàng)建檔案共享平臺(tái)進(jìn)行檔案資源的共享，充分利用現(xiàn)有的信息資源，也可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)采集各項(xiàng)檔案資料，進(jìn)而可以確保所采集資料的全面性。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理人員一定要立足時(shí)代發(fā)展，在新時(shí)代檔案管理工作實(shí)踐中不斷完善檔案管理制度，不斷創(chuàng)新工作機(jī)制，以新的檔案管理理念與方法，積極學(xué)習(xí)、不斷探索，有效提高檔案管理水平，以滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理提出的新要求。

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