大數(shù)據(jù)檔案信息化建設(shè)及其開發(fā)保護(hù)與利用研究

羅瀠

摘 要 隨著大數(shù)據(jù)運(yùn)行進(jìn)程逐漸加快，其為檔案信息化工作的開展也提供了良好的發(fā)展機(jī)遇。文章就大數(shù)據(jù)檔案信息化建設(shè)及其開發(fā)保護(hù)、利用相關(guān)問題進(jìn)行簡(jiǎn)要的闡述和分析，以此提高檔案信息化管理服務(wù)水平，促使檔案信息化建設(shè)工作穩(wěn)定開展。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)檔案;信息化建設(shè);開發(fā)保護(hù);利用策略

前言

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速運(yùn)行的背景下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工程得到了良好的開展，檔案信息化的集中統(tǒng)一管理作用隨之體現(xiàn)了出來，其產(chǎn)生的優(yōu)勢(shì)極為明顯，有利于確保檔案資源的完善性和準(zhǔn)確性。對(duì)于檔案信息化工作來講，離不開多項(xiàng)部門的共同努力和幫助，只有這樣，才可以達(dá)到檔案信息化建設(shè)的目的。

1大數(shù)據(jù)檔案信息化的建設(shè)要求

1.1 擯棄以往傳統(tǒng)的管理理念，科學(xué)合理地進(jìn)行規(guī)劃

在大數(shù)據(jù)檔案管理工作開展過程中，要想進(jìn)一步提升信息化管理效率，健全信息化體系，就需要摒棄以往單一的管理理念，引進(jìn)新型的管理意識(shí)，明確認(rèn)識(shí)和了解到大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中的必然性，將各項(xiàng)信息化體系和管理制度建設(shè)等措施全面落實(shí)于各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中，使工作人員清楚地意識(shí)到強(qiáng)化信息管理的作用，從而結(jié)合實(shí)際情況制定出完善的信息化規(guī)劃方案，明確落實(shí)工作人員的具體職責(zé)，從而為完善信息系統(tǒng)建設(shè)工作和管理體系的落實(shí)等提供良好的依據(jù)。

1.2 對(duì)檔案信息化軟件進(jìn)行大力開發(fā)

當(dāng)前階段，需要從實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀入手，研究出和本單位要求相一致的檔案信息化建設(shè)軟件技術(shù)。在實(shí)施信息化處理工作的時(shí)候，必須樹立安全且保密的管理理念，以免數(shù)據(jù)和信息受損。增強(qiáng)檔案的保密性，禁止和外部網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)系，在明確身份以及創(chuàng)建防火墻和備份數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上查詢檔案，這樣做的目的是為了避免出現(xiàn)不法人員竊取信息的現(xiàn)象，從一定程度上預(yù)防了計(jì)算機(jī)受到病毒的侵害，從而引起安全隱患。所以，為了有效共享檔案信息，研究各項(xiàng)新型的檔案管理軟件系統(tǒng)是很有必要的，方便后期整理和類型劃分。

1.3 注重大數(shù)據(jù)技術(shù)的具體應(yīng)用現(xiàn)象

目前，檔案管理工作正處于體系創(chuàng)新和制度改革的重要時(shí)期，管理人員逐漸了解到合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性，由于該項(xiàng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)極高，將其應(yīng)用到了諸多檔案的基礎(chǔ)性工作環(huán)節(jié)和流程中，對(duì)工作人員的工作情況產(chǎn)生了一定的影響，促使工作人員思想理念有所改變，管理模式也發(fā)生了明顯的變化。對(duì)于檔案管理人員來講，在構(gòu)建信息化管理體系的時(shí)候，必須重視大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用效果的體現(xiàn)。

其一，引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，利用該項(xiàng)技術(shù)來制定規(guī)范性的電子化檔案管理體系，將以往紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子類型，如此一來，就可以提升工作質(zhì)量，減少紙張輸出，節(jié)省成本。

其二，對(duì)檔案信息處理系統(tǒng)和平臺(tái)進(jìn)行合理應(yīng)用，保持規(guī)范性，加大對(duì)日常工作的控制和管理力度，借助技術(shù)優(yōu)勢(shì)來分析和整合諸多的數(shù)據(jù)。從中看出，大數(shù)據(jù)分析處理技術(shù)可以全面處理復(fù)雜的數(shù)據(jù)，確保結(jié)果的精準(zhǔn)性。

1.4 將檔案信息的價(jià)值全面挖掘和發(fā)揮出來

檔案信息自身有著較強(qiáng)的價(jià)值性，工作人員需要引進(jìn)整理和分析數(shù)據(jù)的有關(guān)方式，提取出價(jià)值性高的信息，為部門后期決策和規(guī)劃提供一定的參考依據(jù)，其屬于建設(shè)信息化體系的主要環(huán)節(jié)?；诖耍瑸榱藢n案信息的整體價(jià)值體現(xiàn)出來，提高使用質(zhì)量，做好各環(huán)節(jié)的信息整合工作是很有必要的。所以，以各項(xiàng)信息和數(shù)據(jù)分析工作為主，制定健全的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，借助計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行搜索，發(fā)揮出信息的價(jià)值和實(shí)際功能，為工作發(fā)展提供諸多的信息支撐。另外，檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提高還可以加深各部門的合作和交流，有利于該部門高效率的開展各項(xiàng)工作。

1.5 做好員工培訓(xùn)工作，制定健全的培訓(xùn)體系

通過比較檔案管理工作方式和以往傳統(tǒng)的管理方式可以看出，兩者有著明顯的差別，在平時(shí)辦公和事務(wù)管理等方面中，均是借助計(jì)算機(jī)程序和軟件進(jìn)行操作的，這就要求相關(guān)人員必須熟練的對(duì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行操作，掌握軟件的具體功能和操作程序，通過培訓(xùn)的方式提升員工操作能力，健全內(nèi)部培訓(xùn)體系，培養(yǎng)自身素質(zhì)[1]。

2檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 保密和權(quán)限問題

保密和權(quán)限在檔案信息化管理期間特別重要。在以往檔案管理期間，工作人員均是將有關(guān)的資料儲(chǔ)存于檔案室內(nèi)，而信息化檔案管理不同，其表現(xiàn)為所有用戶處于不同地點(diǎn)中訪問數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在這一環(huán)節(jié)中，可能會(huì)出現(xiàn)不法人員攻擊數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)并且隨意修改信息的現(xiàn)象。而且，擁有賬號(hào)和密碼的人都可以登錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查詢相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，致使檔案系統(tǒng)的信息安全性下降，風(fēng)險(xiǎn)隱患隨之形成。

2.2 檔案信息的真實(shí)性較低

當(dāng)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理的時(shí)候，存在著檔案信息真實(shí)性不高的現(xiàn)象。比如，相關(guān)人員接受了上級(jí)指示以后，要求對(duì)檔案系統(tǒng)內(nèi)的信息進(jìn)行整理，可是因?yàn)槠綍r(shí)沒有將檔案信息資料完整的錄入進(jìn)去，員工為了應(yīng)付上級(jí)檢查，隨便錄入了一些和實(shí)際情況不相符的資料，使得檔案信息的資料不真實(shí)。再者，有的部門雖然要求員工錄入了檔案資料，可是并不會(huì)對(duì)該治療進(jìn)行檢查，員工也不會(huì)進(jìn)一步反饋錄入的資料，再加上沒有完善制度的約束，所以導(dǎo)致資料的真實(shí)性下降，難以將實(shí)際情況體現(xiàn)出來[2]。

3大數(shù)據(jù)檔案信息化的開發(fā)保護(hù)和利用策略

3.1 遵循科學(xué)管理理念，加大重視程度

伴隨著檔案管理工作的深入開展，其逐漸朝著信息化發(fā)展趨勢(shì)轉(zhuǎn)變，不管是企業(yè)還是單位，都必須強(qiáng)化對(duì)信息化和大數(shù)據(jù)技術(shù)的重視力度，摒棄以往不正確的管理理念，對(duì)檔案信息資料有著正確的了解和認(rèn)識(shí)，比如，清楚地知道檔案信息屬于企業(yè)運(yùn)行期間不可缺少的一項(xiàng)資源，其必須和當(dāng)今信息化發(fā)展趨勢(shì)相符合，遵循科學(xué)的管理理念。強(qiáng)調(diào)管理合理性和科學(xué)性的目的是因?yàn)槠髽I(yè)運(yùn)行期間，雖然也比較關(guān)注信息化水平的提升，可是在具體開發(fā)保護(hù)和應(yīng)用環(huán)節(jié)中，依舊有著諸多的不足之處，比如雖然電子檔案受到了普遍的應(yīng)用，可是紙質(zhì)檔案仍舊起著極高的作用。部分企業(yè)在創(chuàng)建電子檔案的過程中，完全忽視了保存和管理紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致諸多信息缺失和遺漏，難以進(jìn)行查詢。

3.2 對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)保護(hù)和利用

將信息化技術(shù)應(yīng)用到管理檔案信息化資源內(nèi)，可以加快資源管理的數(shù)字化運(yùn)行進(jìn)程?；诖?，應(yīng)當(dāng)緊抓電子政務(wù)建設(shè)帶來的良好機(jī)遇，有效開發(fā)檔案管理信息化資源，優(yōu)化和改善思維理念，延伸數(shù)字化信息資源的傳播渠道。在政府信息資源方面，檔案部門也是不可缺少的一項(xiàng)機(jī)構(gòu)，只有強(qiáng)化檔案信息化開發(fā)保護(hù)和利用程序，根據(jù)政府相關(guān)信息的公開工作進(jìn)行改革，依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加以操作，以此確保資源的充足性。除此之外，檔案信息化管理體系也必須進(jìn)行完善，成立規(guī)范的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，在創(chuàng)新思維理念的基礎(chǔ)上探索新型的資源管理模式，從而達(dá)到檔案信息為社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目的。

3.3 制定完善的法律法規(guī)制度

在改革和應(yīng)用檔案管理體系以及信息化體系的過程中，均離不開完善法律法規(guī)制度的約束，只有這樣，才可以將其的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來。所以，必須對(duì)檔案信息化建設(shè)和開發(fā)期間的法律體系加以健全，增強(qiáng)檔案管理工作流程的規(guī)范性，促使檔案信息整理和分析工作越來越具備標(biāo)準(zhǔn)性，以此促使檔案管理工作高效率開展。

3.4 強(qiáng)化檔案信息化服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)水平

檔案管理工作包含的內(nèi)容較多，本身有著一定的特殊性和復(fù)雜性特征，這就要求管理人員必須增強(qiáng)自身的操作能力，謹(jǐn)遵優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行大力宣傳，提供良好的服務(wù)，將檔案信息化存在的價(jià)值體現(xiàn)出來。針對(duì)檔案信息化管理期間出現(xiàn)的異?，F(xiàn)象，必須及時(shí)解決和處理，確保檔案信息化和人們以及社會(huì)提出的要求相符合。

自從步入了信息化領(lǐng)域以后，我國(guó)檔案管理模式得到了一定程度的改進(jìn)和創(chuàng)新，所以，應(yīng)合理使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，全面建設(shè)檔案信息化，將檔案信息化在社會(huì)運(yùn)行中的保護(hù)和使用價(jià)值發(fā)揮出來。

3.5 集檔案信息化和電子政務(wù)為一體

信息化檔案資源屬于電子政務(wù)建設(shè)環(huán)節(jié)的主要方式，其和我國(guó)政務(wù)機(jī)密建設(shè)有著密切的聯(lián)系性，將檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)相互結(jié)合到一起，使其成為一項(xiàng)完善的結(jié)構(gòu)類型是很有必要的。雙方部門應(yīng)當(dāng)做好交流工作，加深聯(lián)系，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完善性。

4結(jié)束語

以上所述，檔案信息化建設(shè)是未來主流發(fā)展趨勢(shì)。在新形勢(shì)背景下，需要結(jié)合實(shí)際情況實(shí)施檔案信息化管理和建設(shè)工作，強(qiáng)化人員的檔案信息化管理意識(shí)，落實(shí)完善制度，從而促使該項(xiàng)工作高效率開展。

參考文獻(xiàn)

[1] 綜合檔案管理理念在扶貧檔案管理中的運(yùn)用策略[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019，（8）：25-26.

[2] 更新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化[J].智慧健康，2018，（8）：9-10.