現(xiàn)階段檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用探索

黃士強(qiáng)

摘 要 當(dāng)前世界上科技發(fā)展十分迅速計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也是在不斷完善，發(fā)展迅速且成熟的計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛用在各行各業(yè)中，檔案管理方式也不例外。新型計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用與檔案管理確實(shí)大大提高的檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來了便捷也帶來了挑戰(zhàn)。相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)模式下的檔案管理方式確實(shí)發(fā)生了改變，這也就成為檔案管理的難題之一。傳統(tǒng)的檔案管理模式也就不適用于新型方法，不過萬變不離其宗，檔案管理的模式及方法是基于檔案管理原理來實(shí)施的，現(xiàn)在出現(xiàn)的現(xiàn)代化的檔案管理模式也須依據(jù)檔案管理的原理來進(jìn)行，因此，重視檔案管理原理，使檔案管理更加具有信息化，同時(shí)對維護(hù)檔案的完整度以及安全也有重要意義。

關(guān)鍵詞 檔案管理;管理原理;檔案管理現(xiàn)代化;應(yīng)用

世界經(jīng)濟(jì)以及科技的快速發(fā)展，對檔案管理的要求也越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足飛速發(fā)展的科技要求。傳統(tǒng)檔案管理存在著占地面積大、調(diào)取不方便的問題，管理以及人員素質(zhì)也相對落后?，F(xiàn)代化檔案管理模式就是在趕上科技浪潮的基礎(chǔ)上，改掉傳統(tǒng)管路模式的弊端，讓檔案管理朝著智能化、現(xiàn)代化以及系統(tǒng)化發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化就是指管理者應(yīng)用先進(jìn)的管理理念與科學(xué)技術(shù)，充分發(fā)揮自身能力，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行變革。變革的核心在于遵守檔案管理的原理，本文通過分析檔案管理的原理在現(xiàn)代化檔案管理中的應(yīng)用來展示檔案管理原理的重要性。

1檔案管理原理的特征

1.1 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化包括三個(gè)方面：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。其一管理標(biāo)準(zhǔn)是指要求檔案管理按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的制度進(jìn)行管理，要求檔案管理要具備合法性與合理性;其二基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)是指檔案管理工作的開展需要在廣泛的指導(dǎo)意義下進(jìn)行，需要一定的經(jīng)驗(yàn);其三技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是指檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，充分利用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行管理，不斷完善創(chuàng)新管理辦法，進(jìn)一步提高工作效率與工作質(zhì)量[1]。

1.2 檔案管理的統(tǒng)一化

統(tǒng)一化原理主要分為內(nèi)部及外部兩方面。內(nèi)部原理又分為兩條：一是不論是完整的或者是分割開來的檔案，都必須進(jìn)行統(tǒng)一化管理，防止檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，確保檔案管理無疏忽無紕漏;二是維持管理方法的統(tǒng)一，檔案作為主要的管理對象，要做到維持好檔案管理的秩序以及提高檔案管理的效率。外部主要表現(xiàn)為檔案管理的方式與理念以及技術(shù)要跟隨社會發(fā)展腳步，保持同步。

1.3 檔案管理的通用化

檔案管理的通用化是指開展檔案管理時(shí)將檔案文檔立卷、檔案的整理編排以及檔案的保護(hù)都有通用的方法以及秩序，這樣可以提高檔案管理的開發(fā)和利用力度，同時(shí)可以降低檔案管理工作人員工作量，提高工作效率。并不斷更新檔案管理技術(shù)，增強(qiáng)管理效果[2]。

2檔案管理原理在檔案管理中的應(yīng)用

2.1 系統(tǒng)化管理

系統(tǒng)管理科學(xué)是現(xiàn)代化檔案管理的主要應(yīng)用原理，它是將現(xiàn)代化檔案管理統(tǒng)一為一個(gè)有機(jī)的整體。第一，要重視檔案管理工作，因?yàn)闄n案管理與國家的政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展息息相關(guān)，是保證有序開展社會各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。例如，某市要成立一家醫(yī)院或疾病預(yù)防控制中心，除了要對區(qū)域位置和本市人口情況進(jìn)行分析外，相關(guān)設(shè)計(jì)和施工單位可以調(diào)取本市其他醫(yī)院或疾病預(yù)防控制中心的設(shè)計(jì)和施工檔案，這樣既可以了解實(shí)際的建設(shè)情況，也可以在建設(shè)和設(shè)計(jì)過程中規(guī)避一些潛在的問題，提升設(shè)計(jì)和施工效率，因此，醫(yī)院或疾病預(yù)防控制中心要重視對現(xiàn)代檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理。第二，發(fā)揮檔案管理的內(nèi)外向作用。檔案管理部門本身的管理制度要完善，檔案管理人員認(rèn)真做好自己的分內(nèi)工作，保證檔案管理部門有條不紊地運(yùn)轉(zhuǎn)，這就是檔案管理的內(nèi)向作用。檔案管理的內(nèi)向作用要求檔案管理部門及其工作人員嚴(yán)格要求自身，做好檔案管理的內(nèi)部工作。通過科學(xué)、合理的檔案管理，保證檔案管理在一定程度上能夠?yàn)樯鐣谓?jīng)濟(jì)發(fā)展帶來價(jià)值，就是檔案管理的外向作用。檔案管理的外向作用強(qiáng)調(diào)檔案管理對外界環(huán)境的積極、正向的作用。檔案管理的內(nèi)外向作用是不可分割、相輔相成的，作為檔案管理人員要合理發(fā)揮它的功能[3]。

2.2 反饋管理原理在檔案管理中的運(yùn)用

反饋管理原理主要是在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中，由系統(tǒng)管理部門向檔案管理機(jī)構(gòu)利用固定的信傳輸?shù)缆穫鬟f管理命令，從而檔案管理部門能夠及時(shí)做出相應(yīng)處理。反饋原理的實(shí)施可以提高管理效率，部分檔案信息需要定期進(jìn)行更新，所以應(yīng)用反饋管理原理可以很好地保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性，并且可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理數(shù)據(jù)存在的不足。并且可以第一時(shí)間掌握最新消息，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的及時(shí)性[4]。

2.3 整分管理原理在檔案管理中的運(yùn)用

整分管理主要是針對檔案管理的每一個(gè)步驟進(jìn)行的，檔案管理包括信息的收集、整理、統(tǒng)計(jì)以及檔案編號幾個(gè)方面?！罢敝饕w現(xiàn)在對檔案管理的整體進(jìn)行分析，確定檔案管理的基本方法與管理規(guī)律，總結(jié)出整體檔案管理的功能。然后是“分”，分是指針對檔案管理中各個(gè)細(xì)節(jié)處采取特別的管理方式，根據(jù)檔案管理的不同進(jìn)行分解調(diào)整，然后收納歸類，方便管理。利用整分的管理方式既可以保證檔案管理的穩(wěn)定性與整體性，又能針對問題提出解決方法，極大地提高了檔案管理的效率，也更有助于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化[5]。

3結(jié)束語

檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理的必行之路，依據(jù)檔案管理原理為基礎(chǔ)可以將檔案管理現(xiàn)代化開展的更優(yōu)更快?？萍荚谶M(jìn)步，檔案管理方式也要進(jìn)步，只有緊跟社會發(fā)展潮流的檔案管理才能適應(yīng)社會以及大眾的需求。

參考文獻(xiàn)

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[3] 侯有霞.現(xiàn)階段檔案管理計(jì)算機(jī)化過程中若干問題的思考[J].計(jì)算機(jī)產(chǎn)品與流通，2017，（12）：283，285.

[4] 鄧喜英.現(xiàn)階段檔案管理計(jì)算機(jī)化過程中若干問題的思考[J].黑龍江科技信息，2016，（14）：174.

[5] 朱莉.現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（5）：87.