信息時(shí)代提高檔案管理效率的舉措

周濤

【摘 要】隨著時(shí)代的進(jìn)步、信息化的發(fā)展，我國整體實(shí)力也得到長足的提高，各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的腳步慢慢加快，高效率辦公成為發(fā)展趨勢。高效率的辦公模式要求檔案管理也要加快創(chuàng)新，改進(jìn)管理方法和思路，采取有效舉措不斷提高管理效率。大數(shù)據(jù)信息的背景下，我們要充分利用好信息化給我們帶來的福利，做好網(wǎng)絡(luò)與檔案管理的結(jié)合文章，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)解決檔案管理利用中的弊端和問題，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?；诖耍疚膹漠?dāng)前我國檔案管理中暴露出來的問題入手分析，針對問題采取相應(yīng)的改進(jìn)舉措，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的逐漸提高。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;效率;問題;舉措

當(dāng)前，我國各單位采用的檔案管理工作方法普遍偏向于傳統(tǒng)方式，創(chuàng)新成分不足，不夠信息化、現(xiàn)代化，因而工作效率也普遍較低。在信息化快速發(fā)展的當(dāng)下，我們應(yīng)該找出當(dāng)前檔案管理過程中存在的問題，并以問題為突破口，采取更加科學(xué)實(shí)用的信息技術(shù)手段，改進(jìn)當(dāng)前檔案管理暴露的不足之處，讓檔案管理工作提質(zhì)增效，不斷向前發(fā)展。

一、目前檔案管理暴露的問題

1.1檔案管理人員管理意識薄弱，綜合素質(zhì)較低。

由于檔案管理工作是一項(xiàng)不體現(xiàn)政績的工作，導(dǎo)致各方面對檔案管理的重視程度不夠，人員配備兼職居多，專職偏少，專業(yè)知識缺乏，綜合素質(zhì)不高，檔案管理工作質(zhì)量和效率得不到保障，這不僅影響了檔案管理工作的進(jìn)一步完善，也影響了管理方法的創(chuàng)新和改進(jìn)。由于培訓(xùn)教育缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)得不到提升，管理手段和方法停滯不前，不能適應(yīng)社會和時(shí)代對檔案工作的要求，不能有效利用信息化手段管理檔案，致使管理方式落后，管理效率低。

1.2檔案管理設(shè)施落后，信息化設(shè)備較缺乏。

時(shí)代的發(fā)展需要檔案事業(yè)也要不斷發(fā)展，為各項(xiàng)事業(yè)助力加油，需要不斷加快信息化發(fā)展的腳步，讓檔案管理也得以在信息化的道路上不斷發(fā)展，但檔案管理設(shè)備還相對缺乏，軟件設(shè)施不健全，一方面缺少設(shè)施資金的投入，有些單位覺得已有設(shè)備能夠滿足基本的檔案管理，未設(shè)立購進(jìn)先進(jìn)設(shè)備的資金預(yù)算，因而管理設(shè)施逐漸陳舊，難以保證高效率的檔案管理工作;另一方面，即使有的單位已購買了完善的管理設(shè)備，使用人員卻缺乏相關(guān)技術(shù)知識，對設(shè)備的應(yīng)用流于表面，對信息化設(shè)備及管理軟件的利用率低，沒有充分發(fā)揮管理設(shè)備的的真正作用，導(dǎo)致檔案管理的信息化不夠。

1.3檔案管理方法缺少創(chuàng)新，已跟不上現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

傳統(tǒng)落后的檔案管理方法，使檔案管理整個(gè)過程暴露出很多弊端，例如檔案文件多，種類繁雜，在分類整理時(shí)缺乏科學(xué)有效的管理方法和規(guī)范的流程，檔案各個(gè)環(huán)節(jié)管理不規(guī)范不及時(shí)，甚至收集材料不齊全，給檔案管理工作人員也帶來更大的難度，檔案管理無秩序，甚至任其自由發(fā)展。日積月累，檔案管理問題不斷沉淀，舊的問題得不到解決，新的問題又頻繁出現(xiàn)，這些問題的存在不僅影響了檔案管理的質(zhì)量和效率，也不利于檔案管理事業(yè)的長效發(fā)展，落后的檔案管理方法阻礙了檔案管理的信息化發(fā)展，也影響了單位管理事業(yè)的快速發(fā)展。

二、提高檔案管理效率的舉措

2.1提高檔案管理人員意識，增強(qiáng)人員綜合素質(zhì)。

人是所有工作的第一因素。檔案管理需要人才和技術(shù)的支撐保障，只有檔案人員熟悉檔案管理知識才能做好檔案管理工作。但是，大部分檔案管理人員基本檔案知識欠，業(yè)務(wù)能力薄弱，在實(shí)際管理工作中，缺乏創(chuàng)新能力和實(shí)際操作能力，因而為確保檔案管理工作的有序進(jìn)行，增強(qiáng)工作人員整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力是關(guān)鍵。一方面要做好宣傳工作，宣傳檔案管理工作的重要性及對單位發(fā)展的重要意義，使檔案管理意義深入人心，不斷增強(qiáng)工作人員的重視程度，提高管理人員管理意識;另一方面要逐步提高檔案管理人員整體素質(zhì)，首先加高選拔門檻，對有業(yè)務(wù)能力和經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先錄用，其次要加強(qiáng)培訓(xùn)，將業(yè)務(wù)知識及操作實(shí)務(wù)的培訓(xùn)慣于日常，以解決檔案管理人員因業(yè)務(wù)不熟悉導(dǎo)致的工作質(zhì)量低下的問題。

2.2創(chuàng)新檔案管理方法，使檔案管理制度化、規(guī)范化。

時(shí)代在進(jìn)步，各項(xiàng)事業(yè)也在推陳出新，檔案工作也一樣，需要不斷提升改進(jìn)，創(chuàng)新發(fā)展。無規(guī)矩不成方圓，首先應(yīng)完善檔案管理各項(xiàng)制度，包括歸檔移交、鑒定審查、利用等系列重要制度，做到用制度規(guī)范工作，保障工作的落實(shí);其次，要規(guī)范管理操作，對檔案的形成積累，按時(shí)移交，提供利用等進(jìn)一步明確，從細(xì)處著手，逐步規(guī)范管理流程，遵循檔案管理的基本流程和原則，使檔案管理更具有實(shí)際操作性。

2.3充分利用電子化設(shè)備，使檔案管理信息化、科學(xué)化。

管理工作的電子化能大大縮短工作時(shí)間，提高工作效率，要充分利用電子化設(shè)施，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管檔軟件對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化管理，設(shè)立專門的檔案分類目錄，既方便檔案的分類管理，也方便后期有目的的查閱，同時(shí)，利用互聯(lián)網(wǎng)功能，實(shí)現(xiàn)資源信息共享，為所需信息人員異地查詢提供便利。另外，要安裝專門的安全軟件，對檔案的保管和查閱提供安全安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，為檔案管理帶來了新的生機(jī)和活力，讓檔案工作更加便捷的參與到社會大數(shù)據(jù)的融合之中。

結(jié)束語

總之，社會形勢在逐漸發(fā)生變化，檔案工作首先要適應(yīng)這種變化，努力突破自身壁壘，緊跟信息化發(fā)展步伐，運(yùn)用符合自身特點(diǎn)的技術(shù)，創(chuàng)新管理方法，最終實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作與信息技術(shù)的完美結(jié)合，相互促進(jìn)，進(jìn)而為單位管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

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（作者單位：山東省濰坊市臨朐縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行監(jiān)管服務(wù)中心）