高職院校合并后遺留檔案規(guī)范化管理的分析與研究

鄔彩虹

[摘? ? ? ? ? ?要]? 高職院校的合并發(fā)展在很大程度上促進(jìn)了高職院校教育資源的整合，為高職院校的改革發(fā)展開辟了新天地。但同樣高職院校合并后也帶來了許多附加工作，遺留檔案管理工作便是主要工作之一。目前高職院校在合并后遺留檔案管理工作上有效性并不強，無法達(dá)到規(guī)范化管理的要求，存在諸多問題，需要高職院校工作者加以重視。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 高職院校合并;遺留檔案;規(guī)范化管理;對策

[中圖分類號]? G717? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2020）39-0228-02

檔案是歷史的見證，是對原有工作的記錄。它是高職院校在科研、教學(xué)以及其他管理工作教育工作中的真實反映，是諸多工作經(jīng)驗的積累，其作用不可磨滅，是學(xué)校開展教育教學(xué)工作的支撐之一。為響應(yīng)教育發(fā)展，高職院校在合并共享資源中開辟了新的發(fā)展空間，但也出現(xiàn)了遺留檔案無法規(guī)范化管理這一實際性問題。若不能夠有效做好遺留檔案規(guī)范化管理工作，很容易影響檔案作用的發(fā)揮，甚至?xí)绊懜呗氃盒：喜⒑蟮墓ぷ鬟M(jìn)程。

因此，高職院校教育工作者必須充分認(rèn)識高校合并后遺留檔案規(guī)范化管理工作的重要性，并基于新情況和新問題探析新舉措。

一、高職院校合并后檔案管理工作面臨的新情況與新問題

（一）高職院校合并后出現(xiàn)檔案資源拋棄情況

高職院校合并后，學(xué)校之間的檔案材料復(fù)雜地堆砌在一起，需要花費大量的時間、精力來對當(dāng)年材料進(jìn)行匯總和整合。但在整合這些材料時經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的狀況，如檔案管理者沒有尊重他校歷史隨意拋棄他校檔案，如檔案管理者面對非高職性質(zhì)的檔案直接選擇拋棄或者冷落，這導(dǎo)致許多優(yōu)秀的檔案在高職院校合并后遺失，不利于高職院校教育工作的進(jìn)一步開展。

（二）高職院校合并后出現(xiàn)檔案資源不公開化

高職院校在合并后處理檔案的思想仍然是“保密化、不公開化”。尤其是在合并后檔案之間存在的對立矛盾較多，為了減少矛盾的出現(xiàn)，降低問題的發(fā)生率，高職院校在檔案管理上更是遵從了不公開原則。這導(dǎo)致檔案的信息職能作用無法得到有效的發(fā)揮，也不利于高職院校教育工作者對檔案的利用，反而降低了檔案的存在價值。

（三）高職院校合并后缺乏對應(yīng)檔案管理制度

對待院校合并后的檔案，并沒有統(tǒng)一的管理方法和管理制度，在管理過程中無論是硬件設(shè)施設(shè)備還是管理人員，實際效能都不高。硬件設(shè)施設(shè)備較為落后，有的學(xué)校甚至沒有專門的檔案室，更別說電子檔案的信息化管理。且合并前學(xué)校之間的檔案管理工作是分散的，但合并后檔案管理工作需要集中進(jìn)行，缺乏有效的檔案移交、交接工作，沒有與之相對應(yīng)的檔案管理制度，也導(dǎo)致檔案管理難上加難，有效性不強。檔案管理的工作人員管理能力較差，缺乏一定的有效管理觀念，無法適應(yīng)高職院校合并后繁雜的檔案管理工作，也影響了檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（四）高職院校合并后缺乏有效的檔案管理方法

目前在高職院校合并后的檔案管理工作上，仍然采用“整理文件、裝訂成冊、放入檔案柜”這一模式。實際上并沒有有效地對檔案進(jìn)行歸檔、處理、篩選，也沒有利用信息設(shè)備進(jìn)行電子檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作落后于時代發(fā)展，檔案管理利用效率低下。

二、高職院校合并后遺留檔案規(guī)范化管理的對策

正如前所述，在高職院校合并后遺留檔案管理工作存在重重問題，因此高職院校才要基于現(xiàn)存問題探析針對性的對策，以實現(xiàn)遺留檔案的規(guī)范化管理，更好地支撐高職院校合并后的教育教學(xué)新發(fā)展。

（一）檔案統(tǒng)一管理，精心篩選檔案

1.精心篩選檔案，科學(xué)儲存檔案

合并后的高職院校檔案資源更為集中，檔案管理者在面對繁多的檔案資源時應(yīng)當(dāng)仔細(xì)篩選、仔細(xì)把握，要將有保存價值的檔案納入檔案資源的范圍內(nèi)，無論是其他學(xué)校的檔案還是不具有高職性質(zhì)的檔案，都應(yīng)當(dāng)從價值性的角度去篩選，并在篩選的基礎(chǔ)上科學(xué)地儲存。只有突破原有的檔案管理制度壁壘，將所有的檔案都納入管理范疇，才能夠避免有價值檔案的遺漏。

2.針對公開檔案，利用信息特征

檔案不僅僅是一種信息材料，它還有信息資源的特性。因此高職院校在合并后進(jìn)行檔案管理工作時應(yīng)當(dāng)為了滿足學(xué)校管理者、教育者、教職工的需要適當(dāng)?shù)?、有針對性地、有選擇地開放一些有價值而材料，這樣能夠利用檔案的信息特征，更好地讓檔案推動推動合并后的高職院校的工作開展。

3.建立檔案館所，發(fā)揮支撐作用

為實現(xiàn)統(tǒng)一管理，增強遺留檔案的管理有效性，在高職院校合并后要適當(dāng)?shù)卦跈n案管理中投入相應(yīng)的經(jīng)費，改變檔案數(shù)目增多、檔案庫房相對狹小的問題，建立一個現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)檔案館所，這樣能夠更有效地集中處理和整合檔案，能夠發(fā)揮檔案對學(xué)生教育工作的支撐作用。

4.依法治理檔案，實現(xiàn)集中管理

合并后的高職院校在開展檔案管理工作時必須堅持依法治檔的要求，要滿足檔案集中管理的統(tǒng)一需要，從法治層面做好對應(yīng)的檔案管理工作。首先高職院校應(yīng)當(dāng)按照教育部頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的文件規(guī)定進(jìn)行檔案管理工作;其次學(xué)校要深入理解《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，制定帶有學(xué)校特色、符合學(xué)校管理要求的檔案管理相關(guān)文件，這樣才能從法治管理的層面實現(xiàn)集中管理，為高職院校順利進(jìn)行檔案管理工作提供有力支撐。

（二）建立管理制度，實行部門立卷

1.明確職責(zé)，規(guī)范管理

檔案管理工作必須由專人專員進(jìn)行，尤其是在高職院校合并后，面對更為復(fù)雜的檔案管理工作，學(xué)校更應(yīng)當(dāng)選擇有責(zé)任心的、有能力的檔案管理工作人員進(jìn)行該項工作。并且要將檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，如篩選人員、歸檔人員、信息處理人員等都應(yīng)當(dāng)由專員負(fù)責(zé)，這樣才能從根本上明確每一項工作的職責(zé)，才能從人員角度保證遺留檔案的規(guī)范管理。

2.部門立卷，有效管理

實現(xiàn)部門立卷，是滿足《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的集中體現(xiàn)，它能夠有效應(yīng)對高職院校合并后分散的檔案現(xiàn)狀，能夠更好地對檔案材料進(jìn)行處理和歸檔，能夠在一定程度上保障檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開展。因此，高職院校在合并后必須實行部門立卷，讓各部門的檔案員之間形成交流溝通，并且權(quán)、責(zé)對位。

3.健全制度，制度管理

制度在一定程度上決定著管理的效能。因此，高職院校在合并后必須針對檔案管理工作建立健全相對應(yīng)的各項規(guī)章制度，從根本上保障檔案管理工作的有效開展，避免工作的混亂、無序。

首先，高職院校檔案管理機構(gòu)必須貫徹落實國家的相關(guān)檔案法律法規(guī)，要根據(jù)相關(guān)文件以及有關(guān)規(guī)定明確學(xué)校內(nèi)部的檔案歸檔范圍、檔案移交制度、檔案街與制度、庫房管理制度、檔案銷毀制度等存在并落實;其次，高職院校在進(jìn)行檔案管理工作時，必須確保檔案工作與學(xué)校其他工作能夠同步進(jìn)行能夠?qū)⒏呗氃盒：喜⒑蟮母鞣N工作活動、教學(xué)計劃等都及時納入檔案記錄中，這樣才能夠防止檔案的丟失，確保檔案的有效銜接。

（三）加強隊伍建設(shè)，提升管理效能

1.加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理能力

要改變檔案管理人員兼職色彩，從檔案管理隊伍上做好遺留檔案規(guī)范化管理工作，高職院校應(yīng)當(dāng)對學(xué)校內(nèi)部的檔案管理工作人員進(jìn)行必要的檔案業(yè)知識培訓(xùn)。一方面要讓檔案管理人員明確本部門、個人的管理職責(zé)，另一方面則要提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識，這樣才能建立一支具有高效管理能力的檔案管理隊伍。

2.強化法規(guī)宣傳，確保檔案管理有章可循

要廣泛宣傳檔案法規(guī)，要確保兼職檔案員知法、懂法、守法，這樣才能夠保障檔案管理工作的法治開展。學(xué)?？梢愿鶕?jù)相關(guān)的法治文件，結(jié)合學(xué)校的實際情況，指定相對應(yīng)的《專、兼職檔案員工組守則》《歸檔材料評分標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則》等，嚴(yán)格按照法治法規(guī)對檔案管理工作人員的工作情況進(jìn)行全面把控，并且要明確相對應(yīng)的獎懲制度，做好檔案管理工作的定期檢查，這樣才能夠從根本上約束檔案管理人員的行為，并且實現(xiàn)對高職院校檔案管理工作人員積極性的調(diào)動。

（四）創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)信息化管理

1.加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

合并后的高職院校應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理方式，順應(yīng)時代發(fā)展，實現(xiàn)信息化管理。高職院校應(yīng)當(dāng)加強電子檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，硬件方面包括計算機、存儲設(shè)備等，軟件方面則包括電子檔案管理系統(tǒng)軟件以及其他信息防護(hù)軟件等。

2.保障檔案安全，實行電子管理

伴隨電子檔案管理的“無紙化”開展，也隨之帶來了一個不得不思考的問題即檔案資料的泄露風(fēng)險。尤其是在高職院校合并后，資料的泄露很容易影響工作的進(jìn)一步開展。因此，高職院校應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的電子檔案管理準(zhǔn)備工作。

（1）要使用局域網(wǎng)。在檔案管理部門內(nèi)部建構(gòu)局域網(wǎng)，防止病毒入侵;（2）要加強網(wǎng)絡(luò)防火墻的建設(shè)工作，防止檔案在轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入、查閱過程中存在的資料泄露風(fēng)險;（3）要建立硬件設(shè)施巡查制度，高職院校要定期委派專員對學(xué)校的硬件設(shè)備進(jìn)行檢查和修補;（4）要建立“云端”數(shù)據(jù)保護(hù)機制，將學(xué)校規(guī)整好的檔案進(jìn)行備份，防止檔案的遺失。

（五）重視檔案編研，合理開發(fā)利用

檔案利用是檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點。高職院校在合并后各項工作的開展都需要檔案做支撐，因此高職院校必須做好檔案編研工作，合理開發(fā)和利用檔案。

高職院校學(xué)校內(nèi)部的教職員工必須都具備一定的檔案收集意識，對自己日常工作有價值的應(yīng)當(dāng)將其進(jìn)行存檔，并且將這些有價值的檔案主動移交到檔案部門。學(xué)校檔案管理人員則需要對學(xué)校內(nèi)部的所有檔案做到心中有數(shù)，要及時滿足檔案借閱者的需要。高職學(xué)校要不斷開發(fā)對學(xué)院工作有指導(dǎo)性的檔案編研，要延長檔案的生命，減少對檔案的磨損和消耗，進(jìn)而合理地開發(fā)和利用檔案，讓檔案能夠更好地發(fā)揮自身的價值。

雖然高職院校合并發(fā)展會為檔案管理工作的規(guī)范化管理帶來一定的困難和挑戰(zhàn)，但高職院校教育工作者必須以積極的態(tài)度應(yīng)對這一困難。要在高職院校合并后對遺留檔案進(jìn)行優(yōu)化配置和有效管理，更要基于高職院校合并后的新形勢、新情況采取有效對策。只有這樣高職院校的檔案管理工作才能夠規(guī)范化開展，檔案對高職院校的教育教學(xué)支撐作用才能夠得到有效發(fā)揮。

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◎編輯 司 楠