淺議人事檔案信息化在高職院校干部管理與監(jiān)督中的作用

楊彩英 于美慧

[摘? ? ? ? ? ?要]? 在新時(shí)代全面從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部的背景下，要落實(shí)黨管干部、黨管人才工作，加強(qiáng)干部人事檔案的管理是基礎(chǔ)工作之一。從高職院校人事檔案管理的誤區(qū)、人事檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，闡述加強(qiáng)高職院校人事檔案管理信息化的必要性和途徑，強(qiáng)調(diào)人事檔案信息化在高職院校干部管理與監(jiān)督的作用。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 人事檔案;檔案信息化;干部監(jiān)管

[中圖分類號]? G717? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2020）39-0006-02

一、引言

黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央對新時(shí)代干部工作提出了更高要求，高職院校黨委堅(jiān)持圍繞中心、服務(wù)大局，準(zhǔn)確把握、堅(jiān)決貫徹“信念堅(jiān)定、為民服務(wù)、勤政務(wù)實(shí)、敢于擔(dān)當(dāng)、清正廉潔”的干部選拔標(biāo)準(zhǔn)，努力探索新形勢下干部的培養(yǎng)工作，對培養(yǎng)造就一支忠誠、干凈、有擔(dān)當(dāng)?shù)膬?yōu)秀干部隊(duì)伍起到極大的推動(dòng)作用。2019年，教育部等七部門聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新時(shí)代師德師風(fēng)建設(shè)的意見》，對加強(qiáng)師德師風(fēng)建設(shè)提出了明確的更高的要求。新形勢下，加強(qiáng)高職院校干部管理和監(jiān)督具有新的內(nèi)涵和意義，其重要性和緊迫性也被提到前所未有的高度。而在黨管干部、黨管人才工作當(dāng)中，加強(qiáng)干部人事檔案的管理，則是基礎(chǔ)工作，需要先行一步。

二、人事檔案管理以及干部管理和監(jiān)督的誤區(qū)

我國的高職教育起步較晚，大部分的高職院校是由中專院校升格而成，高等職業(yè)教育的高等性和職業(yè)性特色不鮮明。長期以來，高職院校的內(nèi)部管理或沿襲中專的管理模式，或套搬大學(xué)的管理模式，并且高職院校的行政化氛圍相對更濃厚，教師應(yīng)有的社會地位沒有凸顯，教師習(xí)慣將干部與教師分割成兩個(gè)獨(dú)立的群體，提到干部檔案，則默認(rèn)為具有黨政職務(wù)的干部人事檔案，而不是將干部檔案與干部身份人員的人事檔案聯(lián)系起來。在思想上，對教師檔案管理工作不重視，對本人檔案材料重要性也缺乏應(yīng)有的認(rèn)識。由此，帶來了人事檔案管理和干部監(jiān)管的誤區(qū)。

（一）對干部人事檔案的理解不到位

1991年4月中組部、國家檔案局印發(fā)實(shí)施《干部檔案工作條例》，時(shí)隔27年之后，2018年11月中共中央辦公廳印發(fā)了新的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱新條例）。新條例的印發(fā)實(shí)施，充分體現(xiàn)了從嚴(yán)管理干部的工作遵循。新條例從“干部檔案”這一提法轉(zhuǎn)變?yōu)椤案刹咳耸聶n案”，將檔案被管理的人員重點(diǎn)從具有行政職務(wù)的干部擴(kuò)大到高職院校所有教職工。而新條例中關(guān)于檔案的數(shù)字化建設(shè)規(guī)定，也對人事檔案管理和利用的范圍從獨(dú)立的單位擴(kuò)大到多個(gè)主體，當(dāng)然資料的保密性是必須考慮的前提。

（二）人事檔案管理與干部管理結(jié)合不夠

新條例明確規(guī)定檔案審核要堅(jiān)持“凡提必審”“凡進(jìn)必審”。通常在黨政干部的選拔環(huán)節(jié)，檔案審核是規(guī)定動(dòng)作，組織部門可以按照政策和標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)進(jìn)行檔案審核。但是在專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升時(shí)，檔案審核則往往被忽視，由此容易導(dǎo)致學(xué)術(shù)造假、學(xué)術(shù)不端等行為，重視教師業(yè)務(wù)能力、輕視檔案管理的做法很普遍。專業(yè)技術(shù)人員的管理是高職院校干部人事管理的重頭戲，教師人事檔案管理與教師管理沒有有效結(jié)合，造成管理漏洞，其顯性和隱性的危害較大。

三、高職院校人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對干部人事檔案工作重要性認(rèn)識不足

由于長期以來檔案工作體制機(jī)制的不健全，再加上檔案業(yè)務(wù)的繁雜性、資料整理的特殊規(guī)范性、人事檔案的保密性，導(dǎo)致該項(xiàng)工作的重要性沒有被宣傳，體現(xiàn)在高職院校管理層也對該項(xiàng)工作管理意識淡薄，更談不上責(zé)任清晰劃分，現(xiàn)代治理思維也沒有運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中。

（二）干部人事檔案場館設(shè)施落后

新條例提出要加強(qiáng)干部人事檔案庫房安全管理和技術(shù)防護(hù)。目前高職院?；驹O(shè)置了專用檔案管理房間，但是據(jù)調(diào)研，閱檔場所與保管房間混用、整理場所與辦公場所不分情況較多，部分保管房間和閱檔場所沒有安裝監(jiān)控設(shè)備，沒有必要的復(fù)印、掃描等設(shè)備，溫濕度計(jì)、通風(fēng)設(shè)備的配備不到位。

（三）干部人事檔案工作人員素質(zhì)有待提升

高職院校的“主業(yè)”是教育教學(xué)，教師作為人力資源的大多數(shù)，其引進(jìn)、教育培訓(xùn)、職稱晉升等渠道清晰，教師職業(yè)規(guī)劃目標(biāo)明確。作為內(nèi)部管理的“輔業(yè)”，檔案工作被“邊緣化”在高職院校中普遍存在。檔案工作人員的培訓(xùn)、晉升往往被忽視，由此工作人員的工作幸福指數(shù)不高，工作價(jià)值沒有被宣傳和利用，素質(zhì)能力有待提升。

（四）干部人事檔案數(shù)字化工作未普及

作為干部個(gè)人成長軌跡記錄的紙質(zhì)檔案材料在收集、整理、查閱等流轉(zhuǎn)過程中，不同程度存在磨損，隨著干部人才流動(dòng)性加強(qiáng)，檔案材料流轉(zhuǎn)次數(shù)增多，特別是檔案材料收集版式也會跟隨政策文件要求而改變，由此引起的原已收集檔案材料重新整理而帶來的磨損或者損壞很大。為更好保護(hù)檔案原始材料，增強(qiáng)干部管理的信息化，人事檔案數(shù)字化成為必然。檔案數(shù)字化是檔案信息化的第一步，但是目前高職院校普遍未開展檔案數(shù)字化。

四、提高人事檔案信息化水平的路徑

（一）增強(qiáng)人事檔案管理重要性意識

干部人事檔案工作是新時(shí)期黨建工作的重要內(nèi)容，落實(shí)黨要管黨、從嚴(yán)治黨，需從從嚴(yán)治吏、從嚴(yán)管理干部入手。各高職院校要調(diào)整檔案工作內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，完善人員設(shè)置，從經(jīng)費(fèi)和條件保障等方面還原檔案工作應(yīng)有的地位，從嚴(yán)管理干部人事檔案，監(jiān)督查處造假行為，保證檔案材料的權(quán)威性。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理工作考核

由于檔案工作職責(zé)不清，管理不細(xì)，其考核工作在絕大多數(shù)高職院校未被納入黨建工作目標(biāo)考核中[1]。檔案材料從收集到真?zhèn)握鐒e、從整理到入檔、從保管到審核利用，涉及學(xué)校的每個(gè)部門和每一位教職工。每一位教職工的檔案又分為入校之前和入校后形成的材料，檔案管理的主體會隨著人員的流動(dòng)而變化。針對個(gè)人，其履歷、培訓(xùn)、進(jìn)修、科研、政審、招聘錄用、提報(bào)、工資材料等均需入檔，需要各部門相互協(xié)調(diào)，及時(shí)溝通[2]，按照工作要求，及時(shí)做好本部門的檔案工作。由此檔案管理水平的高低，反映出學(xué)校管理底蘊(yùn)的深厚與否，反映出內(nèi)部考核的落實(shí)與否。三分管理，七分考核，只有加強(qiáng)考核工作，才能有效監(jiān)管工作的落實(shí)情況，將考核情況納入績效考核中，與績效工資掛鉤，推動(dòng)檔案管理工作的落實(shí)。

（三）提升干部人事檔案的信息化水平

以局域網(wǎng)、智慧校園建設(shè)為抓手增強(qiáng)組織人事工作的信息化，是目前各高職院校行之有效的提升管理效率的方式之一。但是人事檔案管理的信息化由于檔案工作的安全性和保密性要求而未普遍開展，檔案管理的審核和利用效率仍然較低。各高職院校內(nèi)部管理的模式不同、人員基礎(chǔ)不同，很難有一個(gè)適合所有高職院校的人事檔案管理系統(tǒng)可供各高校使用，這需要檔案管理人員和系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)人員充分溝通，開發(fā)出實(shí)用、適用、便利、安全且具有前瞻性的系統(tǒng)，集數(shù)據(jù)整理、工作管理和數(shù)據(jù)分析于一體，數(shù)據(jù)易于實(shí)現(xiàn)對接和交換，系統(tǒng)易升級，提升檔案管理信息化。

（四）加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度

檔案管理工作，不僅僅是檔案材料的收集和整理，即使是材料的收集也需要專業(yè)知識，檔案材料的整理和審核、利用，更需要檔案管理人員加強(qiáng)黨性修養(yǎng)，提高人事管理綜合知識和能力。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息化水平的提高，如何在檔案工作中充分利用信息化技術(shù)，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建“大檔案”體系，則需要檔案管理人員提高政治站位，更新意識，熟悉和學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案管理與信息化技術(shù)結(jié)合，熟練使用檔案管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的安全性和使用效率。只有對檔案管理人員持續(xù)進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，才能保證工作的順利開展。

五、人事檔案信息化水平提升對干部監(jiān)管的意義

（一）有助于促進(jìn)干部忠誠

隨著新時(shí)代黨建工作的加強(qiáng)，人事檔案收集材料范圍的擴(kuò)大，材料的全面性和真實(shí)性要求更嚴(yán)，反映干部個(gè)人誠信、對黨忠誠等的材料需要收集，而同時(shí)干部本人提交的入檔材料也是干部本人對黨忠誠的具體體現(xiàn)，也反映了干部個(gè)人誠信。干部的培養(yǎng)，重在管理和監(jiān)督。檔案材料數(shù)字化、檔案信息化水平的提升，可以有效降低材料的涂改和造假，有助于強(qiáng)化干部的規(guī)矩意識和紀(jì)律意識，使他們心存敬畏，提高自我管理要求。

（二）有助于保證資料準(zhǔn)確

檔案材料是干部成長軌跡的真實(shí)記載，在管理和流轉(zhuǎn)過程中，由于監(jiān)管不力、轉(zhuǎn)遞不規(guī)范等原因，容易出現(xiàn)檔案材料丟失、涂改、造假等情況。人事檔案材料繁雜且數(shù)量巨多，很難將所有的材料均復(fù)印備份，檔案副本材料增多，同時(shí)帶來保管空間的增加及保管成本的提高。將檔案材料數(shù)字化，方便了查詢，減小保存空間，節(jié)約成本，最重要的是有效減少涂改和造假，有利于為學(xué)校干部隊(duì)伍建設(shè)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料。

（三）有助于實(shí)現(xiàn)管理實(shí)效

干部人事檔案工作的核心在于利用。干部的選拔和培養(yǎng)，不是孤立的工作，與干部檔案管理、黨建工作、教師培訓(xùn)等相互聯(lián)系，從“大檔案”“大數(shù)據(jù)”的角度，客觀記錄和分析干部成長的軌跡，更具有真實(shí)性和客觀性，更有利于為干部的成長提供預(yù)警支持。從學(xué)校層面，通過人事檔案信息化管理模塊，設(shè)置總體干部隊(duì)伍狀況動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)，分析及預(yù)測干部隊(duì)伍變化情況，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供建議;從干部個(gè)體層面，準(zhǔn)確以及實(shí)時(shí)記錄個(gè)人在管理、教學(xué)、科研、社會服務(wù)等方面所取得的優(yōu)秀成績與出色表現(xiàn)，有利于干部強(qiáng)化有效的自我監(jiān)督，有利于干部的全面發(fā)展。

（四）有助于提高工作效率

將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與干部的管理相結(jié)合，既增強(qiáng)了干部管理工作的準(zhǔn)確性，同時(shí)也為工作人員節(jié)省了更多的時(shí)間，從而有更多的時(shí)間與空間去研究干部管理工作，有利于提高干部工作人員自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、道德素養(yǎng)和培養(yǎng)優(yōu)良作風(fēng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》[EB/OL].[2018-11-28].http：//www.12371.cn/2018/11/28/ARTI15433968306

61437.shtml.

[2]葛菖霞.干部人事檔案信息化管理研究[J].中國管理信息化，2015（12）：218.

◎編輯 司 楠