中職學校檔案管理工作現狀及對策

文/廣東省江門恩平市職業(yè)技術教育中心 何紹芬

中職教育事業(yè)的發(fā)展形勢越來越好，學校檔案管理工作越來越重要。檔案是學?？茖W發(fā)展的第一手資料，是全面掌握中職教育教學工作方面改革演變的依據，是中職學校長期發(fā)展留下的歷史記錄，是學校的寶貴財富。檔案管理工作應充分發(fā)揮檔案的功能與作用，更好地為改革中的中職學校發(fā)展服務，為新時期學校建設提供重要借鑒和依據。正視現狀，面對挑戰(zhàn)，與時俱進，勇于創(chuàng)新，才能擔起中職面臨的變革，才能注入一股新流有利于一所學校的健康發(fā)展。本文就如何做好中職學校檔案管理工作談些看法。

一、中職學校檔案管理工作的現狀和問題

(一)檔案意識淡薄，檔案制度不全

就學校檔案管理現狀來看，上至學校領導，下至一線教師由于缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無，沒有充分認識到檔案對教育事業(yè)的促進作用，對檔案工作重視程度不夠，檔案歸案意識不強，造成了檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高。也沒有制定明確檔案管理制度和工作職責，更沒有相關的檢查考核制度和措施，學校目標管理考核中，也沒有將檔案管理納入目標考核，使檔案人員工作積極性不高。

(二)機構人員變動大，檔案工作難開展

“一年一小變，五年一大變”的中職教育事業(yè)正在快速發(fā)展，中職學校無論從人數、規(guī)模已不同往昔，為了更好地適應教育新形勢，學校的機構處室因發(fā)展需要，根據職能分工的不同，經常調整變化，人員也變動較大，剛到崗位的檔案信息人員，對檔案業(yè)務不熟悉，能熟悉業(yè)務的，卻身兼幾職，無法配合檔案人員工作，使檔案工作難以開展。

(三)停留傳統(tǒng)手工組卷，對工作帶來不便

許多中職學校完成檔案升級任務后，就不再重視檔案的后續(xù)性工作，沒有對檔案人手及設備設施的更新或適當的投入，使檔案工作一直停滯不前。學校檔案管理模式一直停留在傳統(tǒng)手工組卷，這樣的手工組卷，工作量大，工序繁雜，使檔案人員的工作量不斷加大，也對保管及查找?guī)碓S多不便。

(四)保存資料不明確，檔案資料收集不全

學校職能有所增加或改變，人事幾番變動，工作崗位職責不斷更改，中職學校還依舊使用多年前建立的一套檔案文件材料歸檔范圍及保管期限表，沒有以當今學校職能、處室及個人崗位職責作為依據，及時更新修改或制定一份以學校發(fā)文檔案歸檔管理文件作指引，對業(yè)務不熟悉的檔案員是一個新挑戰(zhàn)，對經常變動處室檔案信息員來說更是無所適從，不知從何落手收集歸檔資料，而致移交檔案資料不全。

(五)檔案人員不足，素質參差不齊

由于中職學校領導對檔案管理工作沒有深入了解，認為檔案管理工作是一份輕松、工作量不重的活兒，不但不對檔案工作投入人手，還讓檔案員兼職其他工作，致使每年應該歸檔文件堆積如山難以消化，檔案工作沒能踏上正常軌道。而且檔案工作人員專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，現有的檔案管理人員業(yè)務水平偏低，一些專(兼)職檔案管理人員不經過培訓就上崗，對檔案的分類、歸檔、整理、保管、利用等最基本的檔案管理業(yè)務知識未能很好掌握，常出現檔案難以查找缺檔的現象。

(六)資金投入不足，檔案工作舉步維艱

沒有資金投入，許多中職學校常出現“巧婦難為無米之炊”局面，庫房不達標，檔案柜不夠用、檔案配置使用多年未及時更新，甚至出現其他處室圖工作之便占用檔案室，使檔案工作受阻，影響檔案管理工作持續(xù)健康開展。

二、做好中職學校檔案管理工作的對策

(一)加強宣傳，健全制度

嚴格執(zhí)行《檔案法》以及有關檔案工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的宣傳工作，讓廣大教師時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立健全檔案管理，人人有責任的思想，并健全制定《檔案室工作職責》《檔案人員工作職責》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案查(借)閱制度》《檔案鑒定，銷毀制度》等檔案制度，為依法管檔治檔提供強有力的思想和制度保障。

(二)層級傳遞，壓實責任

要切實加強對檔案工作的領導，實行管檔領導一把手負責制，落實檔案工作的主管領導、各業(yè)務處室和檔案機構責任的層級責任制。平時能根據人事變動情況，及時調整充實管檔責任人。常把檔案管理教育貫穿到全體教職員工的學習上來，重點加強各處室工作人員的檔案崗位職責的建設，時刻增強各處室工作人員的檔案意識，促使各處室人員都重視檔案工作，認真落實本部門的檔案工作任務。要把檔案工作列入年度目標考核范圍，及時通過檢查及時總結成績，指出存在問題，加強督促整改。要通過定期收集意見和建議的方式工，暢通檔案管理工作的民主表達途徑，做好研究分析，研判相關情況加以改進。

(三)與時俱進，提高水平

要正確確立中職學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制，建立電子文件歸檔制度，組建檔案電子信息平臺，讓檔案數字化基礎、檔案信息采集和存貯、檔案自動化管理三大平臺發(fā)揮最大功效。要實現辦公自動化，同時迅速培養(yǎng)一支會用檔案信息管理自動化新生隊伍，提高管理水平，與當今檔案信息技術同步，為中職學校服務。

(四)規(guī)范歸集，把好關口

為了把好收集關，使檔案資料定質、定量完成，學校應根據實際情況，每年應更新每個處室及工作人員崗位工作職責，補充和修訂完善好每年《檔案文件材料歸檔范圍、保管期限》機制。把檔案資料歸集工作列入本校工作的議事日程，研究部署定期和不定期歸集檔案資料要求。明確工作人員，劃定階段性任務、目標，建立健全文件收發(fā)登記管理制度，對處室收集有困難信息員要加強培訓，及時對文件材料進行清理收納歸檔，使檔案資料歸集工作做到齊、全和及時。

(五)增加人員，提升素質

人是決定因素，檔案管理人員的人數及綜合素質，直接影響檔案業(yè)務的效率，水平和質量，對發(fā)揮檔案資料整體效能有著不可替代的作用。中職學校應根據管檔工作的需要，及時聽取檔管理人員的建議意見，研究解決管檔工作的存在問題，能根據建設信息技術檔案管理需求及檔案人員的老齡化特點，及時補充檔檔案人員。選派年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)的人員擔任學校專職檔案管理員，安排檔案員參加每年檔案培訓學習，及時掌握相關知識，運用現代化管理知識和先進技術設備，使學校的檔案管理工作跟上辦公自動化步伐。

(六)加大投入，改善條件

軟硬件基礎設施是檔案信息化建議不可缺少的基本條件，是提高檔案管理水平的基礎，是保證檔案管理質量的最好手段。中職學校應將檔案室?guī)旆拷ㄔO列入基本建設規(guī)劃，要專門設立檔案室，配備“八防”設施，檔案部門的經費應列入學校預算，要為檔案部門添置必要的設備，不斷改善檔案工作條件，保障檔案管理工作的順利開展，讓檔案室提高一個新臺階。

在檔案管理工作中只有正視存在問題，避免消除不利于工作開展的障礙，堅持科學化、規(guī)范化、信息化管理模式，抓住機遇，實現檔案管理工作的自身價值，為廣大師生服務，為中職學校服務，開創(chuàng)中職學校檔案管理工作的新局面。