新華文軒物流中心企業(yè)內(nèi)控管理思路與實(shí)踐

文/魏 虹

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，物流企業(yè)規(guī)模呈現(xiàn)不斷擴(kuò)大趨勢(shì)，物流企業(yè)內(nèi)部分工越來(lái)越細(xì)，專(zhuān)業(yè)化程度越來(lái)越高，物流企業(yè)的經(jīng)營(yíng)形態(tài)也向著高品質(zhì)方向延伸。

2006年上海證交所發(fā)布《上市公司內(nèi)部控制指引》，國(guó)家財(cái)政部等五部委在2008年發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等四項(xiàng)內(nèi)控相關(guān)的規(guī)定，2014年香港聯(lián)交所更新《企業(yè)管治守則》……這些相關(guān)規(guī)定的頒布實(shí)施，都要求上市公司必須擁有完善的內(nèi)控管理體系。

四川新華文軒物流中心承擔(dān)著公司的各銷(xiāo)售渠道以及社會(huì)第三方的物流配送任務(wù)

圖1 新華文軒物流中心內(nèi)控開(kāi)展歷程

四川新華文軒物流中心，作為國(guó)內(nèi)“A+H”出版?zhèn)髅狡髽I(yè)的物流平臺(tái)，承擔(dān)著公司的各銷(xiāo)售渠道以及社會(huì)第三方的物流配送任務(wù)，在大力拓展物流業(yè)務(wù)的同時(shí)，也“狠抓”內(nèi)控管理工作。

一、“內(nèi)控”的定義和目的

內(nèi)控是“內(nèi)部控制”的簡(jiǎn)稱(chēng)，是在一定環(huán)境下，企業(yè)單位為了提高經(jīng)營(yíng)效率，充分有效地獲得和使用各種資源，達(dá)到既定管理目標(biāo)，而在單位內(nèi)部實(shí)施的各種制約和調(diào)節(jié)的組織、計(jì)劃、程序和方法，主要由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工共同實(shí)施。通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)控，可以使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告集相關(guān)信息真實(shí)完整、提高經(jīng)營(yíng)效率和效果、促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

具體而言，實(shí)施內(nèi)控的目的主要包括以下幾方面：

1.檢查管理的規(guī)范性，查找業(yè)務(wù)執(zhí)行中的漏洞

根據(jù)業(yè)務(wù)既定的流程、規(guī)章、制度，用內(nèi)控的角度來(lái)審視業(yè)務(wù)執(zhí)行的偏差，找出關(guān)鍵的、嚴(yán)重的差異進(jìn)行糾偏，為業(yè)務(wù)的安全運(yùn)行保駕護(hù)航。

2.優(yōu)化管控流程，探索內(nèi)控價(jià)值創(chuàng)造

從內(nèi)控的角度深入到業(yè)務(wù)流程的各個(gè)作業(yè)面，探討流程的合規(guī)性、規(guī)范性，是否需要進(jìn)行精簡(jiǎn)、細(xì)化，從而提高業(yè)務(wù)價(jià)值創(chuàng)造的能力和效率，內(nèi)控將不再是停留在紙上的規(guī)章和制度。

3.實(shí)現(xiàn)控制風(fēng)險(xiǎn)與追求效益、效率的平衡

業(yè)務(wù)在追求發(fā)展贏利的同時(shí)，也需要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的控制與防范。內(nèi)控管理可以健全企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理，加強(qiáng)對(duì)自身薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)控，保障企業(yè)財(cái)產(chǎn)的完整性與安全性，防止浪費(fèi)行為的發(fā)生。

二、目前國(guó)內(nèi)物流行業(yè)內(nèi)控的現(xiàn)狀

1.重視業(yè)務(wù)生產(chǎn)，內(nèi)控管理意識(shí)有待提高

國(guó)內(nèi)物流企業(yè)大多從經(jīng)營(yíng)出發(fā)，以業(yè)務(wù)為主，對(duì)內(nèi)部控制還缺乏正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)設(shè)立內(nèi)控機(jī)構(gòu)和人員缺乏緊迫感，內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)相對(duì)薄弱。

圖2 內(nèi)控工作程序

圖3 內(nèi)控管理體系

2.內(nèi)控監(jiān)管力度普遍不足

現(xiàn)在企業(yè)大多重視財(cái)務(wù)審查，多以事后檢查為主，缺乏經(jīng)常性的定期檢查，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修正業(yè)務(wù)管控制度上的缺陷，無(wú)法及時(shí)診斷出業(yè)務(wù)執(zhí)行和發(fā)展中潛在的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

3.內(nèi)控隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后

目前的物流企業(yè)員工，除高層管理者外，多數(shù)綜合素質(zhì)不是太高，并且也普遍專(zhuān)注于基礎(chǔ)性操作，對(duì)企業(yè)的內(nèi)控管理流程、規(guī)章制度的認(rèn)識(shí)不足，若沒(méi)有匹配相應(yīng)的內(nèi)控培訓(xùn)來(lái)跟進(jìn)企業(yè)的發(fā)展需求，那么制定出來(lái)的內(nèi)控措施將無(wú)法有效推行，內(nèi)部控制必然失效。

三、新華文軒物流中心內(nèi)控的開(kāi)展歷程（如圖1）

四、文軒物流中心內(nèi)控的實(shí)施步驟

1.明確內(nèi)控目標(biāo)、建立內(nèi)控體系：根據(jù)企業(yè)已有的各項(xiàng)流程、規(guī)章、制度，來(lái)梳理內(nèi)控關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，編制《內(nèi)控手冊(cè)》。

2.實(shí)施內(nèi)控培訓(xùn)：掌握內(nèi)控的基本方法。

3.按照內(nèi)控關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行操作：在日常工作業(yè)務(wù)中按照《內(nèi)控手冊(cè)》中約定內(nèi)控的要求進(jìn)行業(yè)務(wù)操作和管理。

4.抽樣自評(píng)、識(shí)別內(nèi)控缺陷：進(jìn)行內(nèi)控抽樣檢查，檢查樣本的內(nèi)控執(zhí)行情況，看看在日常工作中對(duì)內(nèi)控要求的關(guān)鍵點(diǎn)是否控制到位？有沒(méi)有出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)？

5.如果在內(nèi)控檢查的時(shí)候發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，實(shí)施缺陷整改、追蹤整改的效果，不斷完善內(nèi)控體系。

以上5個(gè)步驟就構(gòu)成了文軒物流內(nèi)控的PDCA循環(huán)管理，如圖2。

五、文軒物流中心的內(nèi)控管理舉措

1.管理層的介入，搭建全覆蓋的內(nèi)控管理體系，實(shí)施機(jī)構(gòu)控制

四川新華文軒物流中心成立了以物流中心總經(jīng)理為組長(zhǎng)、分管副經(jīng)理為副組長(zhǎng)、各部門(mén)/DC經(jīng)理為成員的內(nèi)控管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確各自的職責(zé)和目標(biāo)；每個(gè)部門(mén)還設(shè)置了一名內(nèi)控聯(lián)系人，負(fù)責(zé)協(xié)助部門(mén)/DC經(jīng)理開(kāi)展各項(xiàng)內(nèi)控管理工件，形成層層抓落實(shí)的組織架構(gòu)，為內(nèi)控管理工作順利開(kāi)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。內(nèi)控管理體系如圖3。

圖4 圖書(shū)返品收貨業(yè)務(wù)流程

圖5 內(nèi)控具體內(nèi)容和職責(zé)

圖6 DC內(nèi)控自評(píng)、年度考核和物流中心內(nèi)控自評(píng)

圖7 部門(mén)年度KPI考評(píng)

內(nèi)控不是一個(gè)人、一個(gè)部門(mén)的事，涉及整個(gè)公司，由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工共同實(shí)施，共同參與，共同執(zhí)行，是每一個(gè)人都要遵守的規(guī)定。

2.不斷完善內(nèi)控制度的建設(shè)，緊跟業(yè)務(wù)發(fā)展的步伐

針對(duì)企業(yè)主要的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，識(shí)別出重要且主要的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，針對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)建立起完善的、全覆蓋的內(nèi)控管理制度，做到誰(shuí)驗(yàn)收、誰(shuí)復(fù)核、誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)審核都在內(nèi)控制度里面進(jìn)行準(zhǔn)確控制，做到權(quán)責(zé)分明。嚴(yán)格按照內(nèi)控制度實(shí)施各項(xiàng)操作，把好授權(quán)審批控制關(guān)，在業(yè)務(wù)發(fā)生之際就把風(fēng)險(xiǎn)控制在允許的范圍內(nèi)。截至2018年末，業(yè)務(wù)差錯(cuò)率由1‰下降至0.1‰以?xún)?nèi)，作業(yè)效率提升20%。圖書(shū)返品收貨業(yè)務(wù)流程，如圖4。

3.重視內(nèi)控專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍的培養(yǎng)，提升員工的內(nèi)控能力

物流中心內(nèi)控組織架構(gòu)中，每一環(huán)都至關(guān)重要，人是內(nèi)控執(zhí)行的主體，企業(yè)建立的內(nèi)控制度更需要有相匹配的員工來(lái)執(zhí)行。四川新華文軒物流中心將內(nèi)控培訓(xùn)納入企業(yè)的年度培訓(xùn)計(jì)劃中，定期開(kāi)展有針對(duì)性的內(nèi)控講座、知識(shí)培訓(xùn)，以提高員工的內(nèi)控意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、執(zhí)行意識(shí)，使內(nèi)控管理融入到平每一項(xiàng)具體工作內(nèi)容當(dāng)中。內(nèi)控具體內(nèi)容和職責(zé)，如圖5。

4.定期開(kāi)展內(nèi)控自評(píng)，實(shí)現(xiàn)自管自查自我改進(jìn)

在制定了內(nèi)控的各項(xiàng)制度和規(guī)范后，還需要對(duì)其執(zhí)行過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行追蹤和檢查，以確保內(nèi)控工作真正的落實(shí)到位。DC內(nèi)控自評(píng)，年度考核和物流中心內(nèi)控自評(píng)，如圖6。

根據(jù)各部門(mén)/DC的業(yè)務(wù)工作周期，制訂出年度內(nèi)控自評(píng)計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃的內(nèi)容定期開(kāi)展內(nèi)控自評(píng)工作：檢查現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)的關(guān)鍵控制點(diǎn)是否都控制到位，重點(diǎn)單據(jù)的保管是否都符合內(nèi)控的要求，授權(quán)管理的實(shí)際執(zhí)行是否符合相關(guān)制度要求等等。

針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)、執(zhí)行不到位的情況，組織相關(guān)人員進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)追蹤，認(rèn)真分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，找出具體解決方法，著手進(jìn)行整改；并定期對(duì)整改情況進(jìn)行監(jiān)控，做到發(fā)現(xiàn)一個(gè)，解決一個(gè)，不斷完善內(nèi)控體系。

5.實(shí)現(xiàn)內(nèi)控考核機(jī)制，保障內(nèi)控措施的順利實(shí)施

在物流中心，針對(duì)內(nèi)控管理的檢查工作不僅僅是一個(gè)檢查，一個(gè)報(bào)表，也是與各部門(mén)的績(jī)效考核緊密聯(lián)系的。內(nèi)控工作的完成質(zhì)量直接納入部門(mén)年度KPI考評(píng)中，如圖7。

各部門(mén)根據(jù)內(nèi)控考核的分?jǐn)?shù)，匹配相應(yīng)的權(quán)重，得出對(duì)應(yīng)的KPI分值。這樣做既體現(xiàn)出中心高層管理者對(duì)內(nèi)控工作的重視程度，也使內(nèi)控工作從外在需求轉(zhuǎn)化為內(nèi)在動(dòng)力，進(jìn)一步提高內(nèi)控管理的執(zhí)行效率。

六、出版物物流內(nèi)控管理任重道遠(yuǎn)

1.加強(qiáng)內(nèi)控管理過(guò)程中實(shí)施證據(jù)的管理力度

實(shí)施證據(jù)是內(nèi)控實(shí)施過(guò)程中的信息和數(shù)據(jù)載體，其表現(xiàn)形式多樣，如WORD文檔、EXCEL電子表格、紙質(zhì)單據(jù)、系統(tǒng)操作記錄等。

實(shí)施證據(jù)如果隨意性大，將造成內(nèi)控依據(jù)的不真實(shí)、不完整，例如：重要工作的變化只是口頭通知沒(méi)有形成會(huì)議記錄或是執(zhí)行簽批流程；重要訂單/采購(gòu)文件沒(méi)有經(jīng)過(guò)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽批；工作檢查沒(méi)有相應(yīng)的檢查登記或記錄……這將使內(nèi)控管理結(jié)果無(wú)法真實(shí)、有效地體現(xiàn)，造成執(zhí)行缺陷。

因此，理清實(shí)施證據(jù)的形成過(guò)程，針對(duì)關(guān)鍵活動(dòng)必須留下管理的痕跡，做到有章可循、有據(jù)可查，提升內(nèi)控管理的質(zhì)量。

在物流中心內(nèi)控組織架構(gòu)中，每一環(huán)都至關(guān)重要

2.大數(shù)據(jù)分析

隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的日益繁雜變化，對(duì)內(nèi)控管理工作的要求也越來(lái)越高，內(nèi)控管理不能僅局限于當(dāng)下，更要考慮到未來(lái)預(yù)期可能會(huì)發(fā)生的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，并提前做出防范預(yù)案，而這就要依賴(lài)高效率的大數(shù)據(jù)分析提供技術(shù)支持。以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，建立風(fēng)險(xiǎn)樹(shù)、安全樹(shù)等內(nèi)控管理矩陣，為內(nèi)控事項(xiàng)的事前、事中控制提供科學(xué)的數(shù)據(jù)參考。

3.信息溝通的完善

信息與溝通是內(nèi)控管理的兩大核心要素，確保信息在企業(yè)內(nèi)、外部的及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞，將直接影響內(nèi)控管理的真實(shí)性和有效性。在企業(yè)內(nèi)部建立起行之有效的分層信息收集和報(bào)告制度，提高信息反饋的效率和質(zhì)量，保障信息傳遞過(guò)程的順暢，提高內(nèi)控管理的實(shí)施效果。

4.基于風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向的內(nèi)控管理

物流企業(yè)立足市場(chǎng)，必將面臨來(lái)自方方面面的風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)控管理起源較早，具體針對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)管理制度、措施，對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)方面的關(guān)注力度不夠。例如，有些企業(yè)針對(duì)電話(huà)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)規(guī)定明確、細(xì)致，表面上控制得很好，但無(wú)形中也帶來(lái)了管理資源的占用，甚至?xí)鲆曇恍撛陲L(fēng)險(xiǎn)。所以，在內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上，搭建風(fēng)控管理體系，擴(kuò)展內(nèi)控管理的接觸面，更好地發(fā)揮“防火墻”作用。

5.將內(nèi)控管理納入企業(yè)文化的范疇

現(xiàn)在任何一個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，將員工們的積極性、主動(dòng)性凝聚起來(lái)，從而提升自我約束、自我管理的能力。從這一點(diǎn)來(lái)看，內(nèi)控管理與企業(yè)文化有著異曲同工之處，將內(nèi)部控制的自我約束上升為企業(yè)文化，能夠真正實(shí)現(xiàn)員工的思想、步調(diào)一致，把自己的本職工作視為實(shí)現(xiàn)企業(yè)共同目標(biāo)的重要組成部分，將內(nèi)控管理的被動(dòng)執(zhí)行轉(zhuǎn)化為主動(dòng)實(shí)施，從而引導(dǎo)內(nèi)控管理的可持續(xù)發(fā)展。