事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路探討

摘 要：社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)深入發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平不斷提升，這些都為事業(yè)單位辦公室檔案管理提出了更高的要求。事業(yè)單位面臨轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，必須將檔案管理的重要作用充分發(fā)揮，對(duì)此事業(yè)單位要認(rèn)清行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，將信息技術(shù)融入至檔案管理之中，創(chuàng)新管理理念及方式。通過(guò)思想的革新方式的進(jìn)步構(gòu)建現(xiàn)代化的管理體系。本文從辦公室檔案管理原則入手，分析當(dāng)前背景下事業(yè)單位辦公室檔案管理仍存在的問(wèn)題并探究針對(duì)性創(chuàng)新策略，以期全面提升檔案管理質(zhì)量，為促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)步健康可持續(xù)發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;辦公室;檔案管理

信息記錄和資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和及時(shí)性可以有效促進(jìn)各部門間相互聯(lián)合，進(jìn)而全面提升事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)效率。但是就目前來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位在辦公室檔案管理方面仍存在諸多問(wèn)題，管理意識(shí)較為落后，人員水平以及管理方式均無(wú)法與現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展相匹配。因此，事業(yè)單位必須重視辦公室檔案管理意識(shí)的創(chuàng)新，以此探求信息化背景下高校檔案管理方法，最大化發(fā)揮辦公室檔案管理在促進(jìn)自身發(fā)展進(jìn)步中的積極作用。

一、辦公室檔案管理原則

1.規(guī)范與靈活共存

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，國(guó)家對(duì)于其檔案管理工作有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，因此規(guī)范性較強(qiáng)，是十分嚴(yán)肅的一項(xiàng)工作。事業(yè)單位在進(jìn)行辦公室檔案管理時(shí)要以國(guó)家法律法規(guī)為基本遵循，在符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的前提下實(shí)施各項(xiàng)工作，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，體現(xiàn)自身工作的制度性和科學(xué)性。與此同時(shí)，強(qiáng)調(diào)規(guī)范性并不意味著檔案管理工作的死板，進(jìn)行各個(gè)事業(yè)單位均存在不同工作性質(zhì)和發(fā)展特點(diǎn)，各單位應(yīng)在自身發(fā)展實(shí)際的基礎(chǔ)上制定出靈活性強(qiáng)可行性高的檔案管理制度。因此，檔案管理工作應(yīng)既體現(xiàn)規(guī)范性，又體現(xiàn)靈活性。

2.制定與執(zhí)行并重

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)必須履行自身義務(wù)，遵循國(guó)家法律標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于規(guī)定的要求必須履行，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)條款。但是這并不影響其靈活性的實(shí)現(xiàn)，各地方各單位可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)辦公室檔案管理策略進(jìn)行調(diào)整，并不能完全照搬某一既定管理方法，要尊重自身發(fā)展實(shí)際，提升措施的可行性，制定與執(zhí)行并重。這也就要求事業(yè)單位并不能將既定的檔案管理方法束之高閣，要將其應(yīng)用于實(shí)際檔案管理工作之中，發(fā)揮檔案管理的重要作用。

3.權(quán)職兼顧

權(quán)責(zé)分明、權(quán)責(zé)兼顧是事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)必須秉承的另一原則，只有權(quán)責(zé)明確、檔案管理工作和責(zé)任細(xì)化才能保證各項(xiàng)管理工作都有專人負(fù)責(zé)。這樣既可以提升檔案管理工作的專業(yè)性和有效性，也能夠保證責(zé)任到人，還能起到一定監(jiān)督作用。另外，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)干部工作人員也需要加強(qiáng)管理，提升工作質(zhì)量。作為領(lǐng)導(dǎo)層，領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)自身權(quán)利和責(zé)任予以明確，在盡到職責(zé)的同時(shí)做到不越權(quán)，在工作過(guò)程中也要對(duì)檔案管理方法的落實(shí)情況進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，保障工作人員合法權(quán)益。

4.動(dòng)靜結(jié)合

動(dòng)靜結(jié)合是事業(yè)單位實(shí)施辦公室檔案管理的關(guān)鍵一步，其中的靜指的是制度，動(dòng)指的是時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。動(dòng)靜結(jié)合即嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事的同時(shí)緊隨時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，不斷對(duì)檔案管理工作方式予以創(chuàng)新以及調(diào)整。以制度為保障、以趨勢(shì)為方向，將檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展步伐相融合，防止工作狀態(tài)與時(shí)代發(fā)展脫節(jié)狀況的出現(xiàn)，否則將無(wú)法有效發(fā)揮檔案管理工作價(jià)值。

二、當(dāng)前事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案管理重視度不高

對(duì)檔案管理重視度不高是我國(guó)部分事業(yè)單位普遍存在的問(wèn)題之一，認(rèn)為檔案管理工作無(wú)法在短期內(nèi)為單位帶來(lái)可見(jiàn)效益，因此認(rèn)為該份工作可有可無(wú)，這就直接導(dǎo)致了管理工作質(zhì)量不佳、管理混亂等問(wèn)題。而對(duì)于檔案管理的忽視也會(huì)使得該工作本身完整性和連貫性缺乏，工作的各個(gè)部分無(wú)法形成一個(gè)完整體系，因此無(wú)法發(fā)揮檔案管理作用。一些單位甚至?xí)驗(yàn)闄n案管理的無(wú)序致使其他一系列工作秩序混亂，對(duì)此事業(yè)單位必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，全面提升檔案管理質(zhì)量。

2.信息化程度較為落后

信息技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)了廣泛的科技革命，傳統(tǒng)以人工為主力的檔案管理模式已經(jīng)逐漸無(wú)法滿足當(dāng)前形勢(shì)下各單位在檔案管理工作中的具體需求。隨著電子資料的普及，事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理中不可避免地會(huì)向信息化發(fā)展，紙質(zhì)檔案也逐步轉(zhuǎn)化成了電子檔案，這就需要事業(yè)單位不斷促進(jìn)自身向信息化發(fā)展。但是目前而言，部分事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理時(shí)并未認(rèn)識(shí)到信息化的重視程度，依然采用傳統(tǒng)人工管理，不僅極大增加了人員工作量，還可能會(huì)造成管理工作中錯(cuò)誤頻出，也無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確更新人事材料及其他相關(guān)資料，無(wú)法為后續(xù)工作提供科學(xué)、合理的參考和支撐，將會(huì)對(duì)事業(yè)單位整體發(fā)展造成不良影響。

3.管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理人員是實(shí)施事業(yè)單位辦公室檔案管理的直接參與者，因此檔案管理人員綜合素質(zhì)就成為了關(guān)鍵影響因素。目前多數(shù)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理存在思想誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理專業(yè)人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)并非必要工作內(nèi)容，甚至辦公室檔案管理由其他部門人員兼職完成。這種情況會(huì)使得檔案管理工作人員專業(yè)程度不高、缺乏管理思維和管理能力，進(jìn)而致使辦公室檔案管理混亂，工作質(zhì)量無(wú)法得到提升，甚至成為阻礙事業(yè)單位繼續(xù)發(fā)展的因素。另外，專業(yè)人員團(tuán)隊(duì)的缺乏也會(huì)使得人員在工作態(tài)度上存在專業(yè)性不強(qiáng)、重視度不高等問(wèn)題，工作中極易出現(xiàn)紕漏。

4.辦公室檔案存儲(chǔ)制度不健全

事業(yè)單位在實(shí)施辦公室檔案管理工作時(shí)需保證檔案管理可以被快速、準(zhǔn)確地調(diào)取和查詢，但是在實(shí)際工作過(guò)程中因儲(chǔ)存制度不完善可能會(huì)造成信息無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。這主要是因?yàn)楦鞑块T之間信息共享的缺乏，各部門間無(wú)法形成良好的配合模式，彼此間存在信息孤島，各自管理部門檔案，這極大限制了檔案信息有效性的揮發(fā)。雖然對(duì)于自己部門內(nèi)部查找檔案形成有利條件，但是對(duì)于整個(gè)事業(yè)單位而言卻會(huì)產(chǎn)生不利影響，可能會(huì)造成檔案不完全、不及時(shí)性等一系列問(wèn)題。

三、事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

1.提升對(duì)檔案管理工作的重視程度

事業(yè)單位若想提升檔案管理質(zhì)量就必須從轉(zhuǎn)變態(tài)度和理念入手，提升對(duì)于檔案管理的重視程度，這首先就需要從領(lǐng)導(dǎo)層面出發(fā)。只有領(lǐng)導(dǎo)層面重視辦公室檔案管理才能夠認(rèn)真研究和探討檔案管理實(shí)施的具體方法，在做好表率的同時(shí)對(duì)下級(jí)部門傳達(dá)任務(wù)以及相關(guān)指標(biāo)，并對(duì)下屬工作內(nèi)容和工作質(zhì)量予以監(jiān)督，保證各項(xiàng)管理措施的落實(shí)。另外，領(lǐng)導(dǎo)在以身作則的情況下，除要監(jiān)督下屬的工作完成情況，還需要對(duì)全體員工實(shí)施思想教育，保證全體工作者認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理的重要作用，督促各部門相互配合、相互協(xié)作，準(zhǔn)確落實(shí)檔案管理工作。

2.提升檔案管理信息化水平

信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，事業(yè)單位必須重視檔案管理的信息化水平，突破傳統(tǒng)人工管理模式，建立起電子管理平臺(tái)。這主要應(yīng)從設(shè)備、資料更新以及安全保護(hù)三個(gè)方面入手。在設(shè)備應(yīng)用上，事業(yè)單位要積極引進(jìn)和使用先進(jìn)檔案管理設(shè)備及技術(shù)，重視檔案管理系統(tǒng)的建立，減少職能交叉，以此增強(qiáng)信息共享，提升工作效率;而在資料更新方面，信息化的實(shí)現(xiàn)極大便利了信息材料的更新。事業(yè)單位應(yīng)隨時(shí)錄入和更新黨員材料、考核記錄以及其他相關(guān)材料，為之后的檔案查詢及使用提供便利;而在安全保護(hù)上，事業(yè)單位必須將信息安全性和私密性納入考慮的重點(diǎn)，及時(shí)排查網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，保證管理系統(tǒng)健康運(yùn)營(yíng)。

3.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

提升辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)對(duì)于工作質(zhì)量的提升有極為關(guān)鍵的影響，事業(yè)單位應(yīng)將培養(yǎng)人員綜合能力作為重要工作內(nèi)容，定期對(duì)單位內(nèi)工作人員實(shí)施專業(yè)培訓(xùn)，提升人員檔案管理意識(shí)和專業(yè)能力。另外，還需要重視對(duì)于和管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)的提升，增強(qiáng)人員責(zé)任心，提升人員綜合素質(zhì)，從人員態(tài)度和能力兩方面入手保證檔案管理工作質(zhì)量的提升。此外，在信息化背景下，單位還需要將人員信息管理水平的提升作為重點(diǎn)，為信息化管理的實(shí)現(xiàn)提供人才支撐。

4.健全辦公室檔案存儲(chǔ)制度

完善的檔案存儲(chǔ)制度是檔案管理工作有序展開(kāi)的條件和保證，但存儲(chǔ)制度存在不足則會(huì)嚴(yán)重影響管理工作，對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)重視完善存儲(chǔ)制度的建立。具體而言，企事業(yè)單位在秉承檔案保密性的前提下可以建立起部門間的專門檔案管理通道，以互聯(lián)網(wǎng)為媒介進(jìn)行文件以及其他檔案信息的傳輸。這樣既完成了檔案的收錄工作，又強(qiáng)化了檔案保密性。不僅如此，良好的檔案存儲(chǔ)制度可以加強(qiáng)各部門間的交流，最大化發(fā)揮檔案管理工作價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

在事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，檔案管理是其中關(guān)鍵內(nèi)容，檔案管理水平與企事業(yè)單位工作質(zhì)量直接相關(guān)。所謂檔案管理就是對(duì)事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)步的詳細(xì)記錄和總結(jié)，通過(guò)檔案觀察企事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程及其中存在的問(wèn)題，可以為事業(yè)單位健康發(fā)展提供科學(xué)全面參考和依據(jù)。事業(yè)單位要對(duì)自身存在的管理問(wèn)題予以深入探究，分析問(wèn)題出現(xiàn)的原因并予以針對(duì)性解決，采取有效措施提升檔案管理工作效率，充分發(fā)揮事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中檔案管理的重要作用，讓檔案管理更好為單位發(fā)展服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：黃曉鶯（1983.04-），女，漢族，本科學(xué)歷。